雷虹

摘 要：當前，水利部門檔案管理存在管理制度不健全、檔案數(shù)據(jù)采集有待規(guī)范等問題，為了充分發(fā)揮檔案信息的指導價值，應(yīng)建立健全檔案現(xiàn)代化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊伍，完善信息化技術(shù)設(shè)施配置，全面提升檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：水利工作檔案;規(guī)范化管理;必要性;對策

檔案工作是水利部門在水利管理、水利科技、水利項目建設(shè)、水力資源普查等業(yè)務(wù)活動中所形成的各類具有保存價值的原始記錄資料，其表現(xiàn)方式呈現(xiàn)為文字、圖表、音頻、影像等[1]。水利部門檔案是水利業(yè)務(wù)活動開展全過程的歷史憑證，檔案管理是水利工作的重要組成部分，展開檔案規(guī)范化管理，能夠更好地水利業(yè)務(wù)活動開展提供信息支持。21世紀是信息化時代，信息資產(chǎn)得到高度利用，水利部門應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動檔案規(guī)范化、信息化、數(shù)字化管理，全面提升檔案管理效率及質(zhì)量，高效利用檔案信息。

1 水利工作檔案規(guī)范化管理的必要性分析

水利工作檔案管理水平，直接關(guān)系到水利部門的整體工作質(zhì)量，關(guān)系重大。但是當前，水利工作檔案管理中，存在不少問題，其一，水利部門對于項目建設(shè)、防災減災等業(yè)務(wù)活動較為重視，對于檔案管理相對疏忽，單位領(lǐng)導并沒有正確認識到檔案信息對于水利業(yè)務(wù)活動的指導作用，檔案管理制度不健全，在檔案管理中所投入的經(jīng)費較少，管理手段落后，信息化管理設(shè)施配置不足;其二，在上級缺乏重視的情況下，水利部門工作人員的歸檔意識也比較差，檔案管理流于形式化，導致數(shù)據(jù)信息不齊全，紙質(zhì)檔案管理與信息化檔案管理機制并行，資料規(guī)格不同一，內(nèi)容真實度、全面性、時效性都得不到保障，這影響了檔案信息價值的發(fā)揮;其三，水利工作檔案管理，多由辦公室工作人員兼任，部分雖為檔案專業(yè)人才，在檔案管理上較為專業(yè)，但是缺乏信息化檔案管理意識、知識和技術(shù)，會限制檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進程;其四，在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，文件資料受到潮濕、蟲害等因素的影響會損壞甚至丟失，再加上大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，即使隨著檔案管理信息化水平的提升，由于單位并沒有開發(fā)相關(guān)的信息利用系統(tǒng)，檔案信息檢索、瀏覽、下載不便，檔案信息資源開發(fā)利用仍欠缺[2]。為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，必須規(guī)范檔案管理，完善相關(guān)管理機制，最大限度發(fā)揮檔案信息的指導價值。

2 水利工作檔案規(guī)范化管理對策分析

2.1 建立健全檔案現(xiàn)代化管理制度

當前，水利工作檔案管理形勢發(fā)生了變化，為了保證檔案數(shù)據(jù)采集的完整度與真實度，單位應(yīng)該加大資金投入，構(gòu)建檔案信息化管理室，完善人力資源配置，完善現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施配置。同時，建立健全信息化檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等現(xiàn)行規(guī)章制度為依據(jù)，結(jié)合水利業(yè)務(wù)活動實情，及檔案信息化管理目標，制定科學合理的管理制度，明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化，督促工作人員提升檔案現(xiàn)代化管理意識[3]。

2.2 規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程

在大數(shù)據(jù)時代背景下，為了提升檔案利用價值，應(yīng)該規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，明確各類文件歸檔的要求及標準，提升工作人員的歸檔意識，各部門應(yīng)該及時將工作中形成的資料，統(tǒng)一提交到檔案館，確立檔案信息在真實性、完整性、及時性上達標，從而確保檔案信息的參考價值。為了確保檔案數(shù)據(jù)采集工作質(zhì)量，可相關(guān)的評價考核機制，明確檔案管理的信息化要求，督促各街道將工作過程中累積的資料，以信息化形式上報，確保各部門工作期間所產(chǎn)生的資料被完整納入檔案信息化管理部門，按照日期、模塊分類存檔，推動縣街道辦事處檔案現(xiàn)代化管理的全面落實。

2.3 打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊伍

在檔案現(xiàn)代化管理工作中，水利部門應(yīng)該根據(jù)檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的具備現(xiàn)代信息思維與素養(yǎng)的檔案管理隊伍，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓及學會交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破檔案信息化建設(shè)中遇到的人才瓶頸。同時，水利部門領(lǐng)導應(yīng)該充分認識到檔案信息在單位發(fā)展中的指導作用，設(shè)立檔案管理專職崗位，根據(jù)工作需求引進專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達標的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續(xù)教育，在新購進信息化管理技術(shù)及設(shè)施后，組織管理人員學習，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，以防醫(yī)院機密或患者隱私泄漏。

2.4 完善信息化技術(shù)設(shè)施配置

信息技術(shù)的引進，有利于推動水利工作檔案的規(guī)范化、高效化管理。借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，提高檔案信息的共享效率。水利部門應(yīng)該重視對于檔案的信息化建設(shè)，加大資金投入，選擇合適的數(shù)據(jù)化模式，引進相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調(diào)、消防設(shè)施等，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)信息共享。在電子化、數(shù)字化檔案庫中，信息利用者只需根據(jù)自身需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。不過，在信息平臺管理中，應(yīng)構(gòu)建登記權(quán)限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數(shù)據(jù)平臺防御機制，增設(shè)防火墻、殺毒軟件等，確保檔案管理的安全性[4]。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著社會環(huán)境的改變，基于工作需求和檔案利用需求，優(yōu)化水利部門檔案管理機制，提升信息利用率，是當前檔案管理發(fā)展的必然趨勢。在此過程中，檔案管理人員應(yīng)該積極求變，利用現(xiàn)代化科技，包括大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等，推動檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，全面提升檔案管理水平。這是一個持續(xù)變革的過程，會受到諸多外界因素的干擾，比如說信息資料格式不統(tǒng)一、缺乏檔案現(xiàn)代化管理人才、信息化設(shè)施配置不足等問題，必須規(guī)范水利工作檔案管理，加大資金投入，完善檔案信息利用率，逐步實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理目標。

參考文獻

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[3]張靜，姜尚堃，竇俊偉.新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理模式探討[J].山東水利，2018（08）：39-40.

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