劉彥君

摘 要：隨著我國社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)的歸檔文件整理工作也被企業(yè)所重視，這也對(duì)整理歸檔的實(shí)際工作提出了更高的要求。文件是檔案是前身，檔案是文件的歸宿，將文件變身檔案的過程中文件的整理起到了至關(guān)重要的作用，歸檔文件的整理質(zhì)量直接決定著最終檔案質(zhì)量，影響著檔案是否能充分有效地利用。本文就目前核電企業(yè)的歸檔文件整理工作存在的問題以及加強(qiáng)核電企業(yè)檔案整理工作的措施做出了詳細(xì)的論述，并且還說明了核電企業(yè)歸檔文件整理遵循的原則，供相關(guān)部門參考借鑒。

關(guān)鍵詞：核電企業(yè);歸檔文件;整理改革

1 核電企業(yè)歸檔文件整理存在的問題

1.1 存在文件收集不全，記錄不完整現(xiàn)象

在建設(shè)期間，因?yàn)檎麄€(gè)施工過程主抓的是進(jìn)度、安全、質(zhì)量，對(duì)于資料的整理問題卻沒有重視起來，會(huì)出現(xiàn)直到工程臨近結(jié)束時(shí)才開始整理資料的情況，但是在這時(shí)整理起來就比較困難，會(huì)因?yàn)橐恍┦┕と藛T，在完成個(gè)人負(fù)責(zé)的工作后己撤離現(xiàn)場(chǎng)，一旦缺少相應(yīng)資料，后人無法處理或根本找不到原始文件的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致一些文件的缺失，且無從追索，造成文件收集不全。在運(yùn)營維修間段也同樣會(huì)出現(xiàn)類似的問題，因協(xié)作單位人員流動(dòng)變化大，一但參與工作的相關(guān)人員離職，對(duì)于還沒及時(shí)整理歸檔的文件，如出現(xiàn)遺漏簽字的現(xiàn)象就無法彌補(bǔ)，這就在很大程度上造成了收集的資料記錄不完整的現(xiàn)象。

1.2 人員重視度不夠，檔案意識(shí)不足

核電企業(yè)在建設(shè)、運(yùn)營維修期間參建及協(xié)作單位眾多，來自不同的國家及地區(qū)，各單位的管理水平高低不同，對(duì)文檔管理水平更是參差不齊。部分人員存在重工程輕檔案的意識(shí)，缺乏對(duì)檔案重要性的認(rèn)知，導(dǎo)致歸檔文件不能及時(shí)的形成及移交，增加檔案人員收集整理的難度及延長(zhǎng)了歸檔的時(shí)間，無法按時(shí)完成整理歸檔。

1.3 文件提交及問題整改不及時(shí)

文件提交不及時(shí)，如在運(yùn)營維修期間部分由協(xié)作單位編制產(chǎn)生的完工歸檔文件，由于工程師重點(diǎn)關(guān)注的是現(xiàn)場(chǎng)的維修工作，對(duì)完工歸檔文件提交不夠重視，會(huì)有文件提交不及時(shí)的現(xiàn)象，由于拖延提交，在整個(gè)歸檔計(jì)劃時(shí)間內(nèi)，留給檔案人員整理審查的時(shí)間就非常緊迫，易造成無法按期歸檔的情況。問題整改不及時(shí)，檔案人員在對(duì)歸檔文件進(jìn)行全面的審查之后，對(duì)于需要整改的文件協(xié)作單位會(huì)出現(xiàn)整改時(shí)間過長(zhǎng)的情況，主要因文件的修改簽字要當(dāng)時(shí)負(fù)責(zé)的工程師本人進(jìn)行，而他們一般忙于現(xiàn)場(chǎng)工作，從而不能及時(shí)進(jìn)行整改，延長(zhǎng)整改時(shí)間。參建及協(xié)作單位不能按時(shí)向檔案人員移交歸檔文件、文件質(zhì)量不高整改不及時(shí)，增加了檔案人整理的工作難度及影響了最終歸檔工作的進(jìn)度。

2 核電企業(yè)歸檔文件整理遵循的原則

2.1 全面性、完整性原則

核電企業(yè)在工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營期間會(huì)產(chǎn)生大量的需要?dú)w檔保存的各類型文件，這就要求歸檔文件的整理要保持很好的全面性和完整性，在每個(gè)階段都要給予細(xì)致的監(jiān)督管理，更為全面的收集相關(guān)的信息，首先應(yīng)該保證歸檔文件數(shù)量的齊全，防止在某個(gè)階段和某個(gè)內(nèi)容上存在缺失的現(xiàn)象，另外就是要保證歸檔文件的完整性，避免出現(xiàn)人為的遺漏或者缺少，減少文件管理時(shí)可能出現(xiàn)的雜亂的現(xiàn)象，強(qiáng)化對(duì)文件整理的程序化和規(guī)范化的操作管理，讓其更加的科學(xué)合理，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

2.2 真實(shí)性、準(zhǔn)確性原則

只有歸檔文件真實(shí)、準(zhǔn)確，才能如實(shí)的反映出核電企業(yè)在工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營和經(jīng)營管理活動(dòng)中的歷史全過程。

2.3 系統(tǒng)性、有效性原則

系統(tǒng)性、有效性是進(jìn)行檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本的目的，在核電企業(yè)每天產(chǎn)生的需歸檔文件數(shù)量眾多，如在整理時(shí)沒有系統(tǒng)性的將相關(guān)聯(lián)的文件整理在歸檔一起，日后參考使用時(shí)會(huì)增加查找的難度及花費(fèi)大量的時(shí)間。

在歸檔文件整理過程中只有嚴(yán)格遵循：全面、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效的原則，才能確保后續(xù)檔案有效發(fā)揮其憑證作用及參考利用價(jià)值。

3 加強(qiáng)核電企業(yè)歸檔文件整理工作的措施

3.1 加強(qiáng)文件整理的宣傳力度

加強(qiáng)核電企業(yè)文件整理的宣傳力度，可利用企業(yè)網(wǎng)頁、微信公眾號(hào)、雜志、檔案日宣傳等形式進(jìn)行宣傳，可以先從個(gè)人辦公文件資料的整理開始，使人們逐步形成習(xí)慣，營造一種人人都需要整理文件、重視文件整理的氛圍。

3.2 建立培訓(xùn)機(jī)制

定期對(duì)內(nèi)部及協(xié)作單位檔案人員組織培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流反饋活動(dòng)，強(qiáng)化人員業(yè)務(wù)知識(shí)，加強(qiáng)各方工作交流，分享工作經(jīng)驗(yàn)及心得，提高檔案人員的綜合業(yè)務(wù)技能及工作效率。對(duì)協(xié)作單位兼職檔案人員不定期組織考試，從而促使相關(guān)人員增強(qiáng)檔案意識(shí)。

3.3 制定程序規(guī)范流程

制定歸檔文件整理相關(guān)規(guī)定，規(guī)范整理流程及內(nèi)容，并根據(jù)實(shí)際情況定期對(duì)規(guī)定進(jìn)行升版完善。協(xié)作單位人員可依據(jù)規(guī)定對(duì)擬歸檔文件先行自查，避免移交后的大批量退件整改。檔案人員也可參規(guī)定對(duì)照整理審查歸檔文件，預(yù)防對(duì)參考檢查項(xiàng)的遺漏。做到將歸檔文件整理的每項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化。

3.4 制定歸檔計(jì)劃，嚴(yán)控歸檔進(jìn)度

根據(jù)各參建單位及協(xié)作單位參與工程項(xiàng)目計(jì)劃，每年初組織各單位報(bào)送本單位年度內(nèi)計(jì)劃歸檔文件的歸檔計(jì)劃進(jìn)度表，由核電檔案人員每月定期進(jìn)行歸檔計(jì)劃實(shí)施跟蹤，對(duì)超期情況予以通報(bào)。

3.5 建立考核機(jī)制

將歸檔文件的提交進(jìn)度及文件的質(zhì)量情況納入考核機(jī)制，建立詳細(xì)的考核條款，以考核的形式促使各參建單位、協(xié)作單位及人員提高對(duì)歸檔文件的重視，從而督促各方切實(shí)認(rèn)真履行各自的職責(zé)，有效提高各類歸檔文件的質(zhì)量。

4 總結(jié)

核電行業(yè)的敏感性決定了核電企業(yè)的特殊性，正是基于這種特殊性，核電企業(yè)對(duì)文件的歸檔有著嚴(yán)格的要求，高質(zhì)量的歸檔文件即是為核電站的安全可靠運(yùn)行提供堅(jiān)實(shí)的依據(jù)，也是更好的為我國核電技術(shù)發(fā)展儲(chǔ)備參考資料，因此核電企業(yè)的歸檔文件整理工作對(duì)于核電站項(xiàng)目安全順利的建設(shè)或者安全高效可靠的運(yùn)營都產(chǎn)生重要的意義。目前在其整理中還不可避免的存在著一些問題，這就需要企業(yè)要采取必要的措施，重視文件整理工作的開展，加強(qiáng)該方面人員的培訓(xùn)工作，從而提升歸檔文件整理檔案人員的綜合能力，保證文件整理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，提高檔案整理的效率，更好的提高文件歸檔文件的質(zhì)量。

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