操春兵

【摘 要】在任何一個(gè)企業(yè)，辦公室都是企業(yè)有序運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，是企業(yè)對(duì)外聯(lián)絡(luò)的窗口。辦公室工作效率的高低會(huì)影響到企業(yè)各項(xiàng)工作的開展，而央企辦公室要想提高自身管理效率，就需要實(shí)施精細(xì)化管理，這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。文章闡述了精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵，圍繞央企辦公室精細(xì)化管理的必要性及實(shí)施策略進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

【關(guān)鍵詞】辦公室;精細(xì)化管理;必要性

【中圖分類號(hào)】F426.61;F272.9【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1674-0688（2020）01-0251-02

0 引言

當(dāng)前，我國(guó)央企辦公室管理模式還存在一定的問題，導(dǎo)致干部的執(zhí)行力不高，使得各部門之間缺乏有效的溝通。我國(guó)要建設(shè)成服務(wù)型政府，就需要改善央企辦公室的管理模式，實(shí)施精細(xì)化管理?；诖耍瑖@精細(xì)化管理在央企辦公室中的實(shí)施意義及實(shí)施措施進(jìn)行分析具有重要的意義。

1 精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵分析

精細(xì)化管理指社會(huì)分工的精細(xì)化，也指服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化，它是一種理念，更是一種文化，是在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理模式的不斷深入?，F(xiàn)代管理學(xué)指出，科學(xué)化的管理主要有以下幾個(gè)層次：第一是規(guī)范化，第二是精細(xì)化，第三為個(gè)性化。

精細(xì)化管理的內(nèi)涵體現(xiàn)在以下4個(gè)方面：{1}精確定位。即對(duì)每個(gè)單位或部門都需要做到定位準(zhǔn)確，使各系統(tǒng)的工序規(guī)范清晰。{2}精益求精。指提高工作標(biāo)準(zhǔn)，盡可能做到盡善盡美。{3}細(xì)化目標(biāo)。指對(duì)任務(wù)進(jìn)行分解，然后將各項(xiàng)指標(biāo)落實(shí)到個(gè)人。{4}細(xì)化考核。要做到對(duì)員工的及時(shí)考核，并保證考核的定量非常準(zhǔn)確，而且要及時(shí)兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲。這種管理模式的實(shí)質(zhì)就是追求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的運(yùn)營(yíng)管理。

在精細(xì)化管理模式中，永遠(yuǎn)要追求效率，杜絕浪費(fèi)，該模式的靈魂在于不斷創(chuàng)新、不斷改進(jìn)。其要求管理者做到盡職盡責(zé)，實(shí)現(xiàn)工作的日清日結(jié)，及時(shí)檢查當(dāng)天的情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。

2 實(shí)施精細(xì)化管理的必要性分析

2.1 精細(xì)化管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

如今，全球經(jīng)濟(jì)一體化使得各國(guó)之間的聯(lián)系越來越密切，彼此間的依附力逐漸增強(qiáng)，尤其是全球性經(jīng)濟(jì)危機(jī)的出現(xiàn)，更是彰顯了各國(guó)聯(lián)系的緊密程度。這種密切的關(guān)系一方面會(huì)給我國(guó)政府部門帶來發(fā)展機(jī)遇，另一方面也給我國(guó)央企辦公室?guī)硇碌奶魬?zhàn)。此外，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的來臨，信息化水平在國(guó)家及企業(yè)發(fā)展中起著舉足輕重的作用，尤其是各種新興媒體的出現(xiàn)，極大地拓寬了人們的信息獲取渠道，改變了人們的工作方式及生活方式，較大地改變了各企業(yè)的管理方式。而精細(xì)化管理的核心在于不斷創(chuàng)新、不斷改進(jìn)，那么在社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，央企辦公室也需要與時(shí)俱進(jìn)，改變自己的管理模式。因此，央企辦公室精細(xì)化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.2 有助于降低企業(yè)的運(yùn)行成本

對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)而言，降低成本、提高效能都非常具有實(shí)際價(jià)值。從企業(yè)層面來看，成本是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中十分重視的方面，只有當(dāng)企業(yè)在行業(yè)中的成本處于領(lǐng)先地位，才能使企業(yè)形成一個(gè)有效的競(jìng)爭(zhēng)力。而精細(xì)化管理能夠降低企業(yè)的運(yùn)行成本，因?yàn)槠渲饕菑募?xì)節(jié)入手，通過運(yùn)用最新的管理技術(shù)，促使央企的人力、物力及財(cái)力等資源得到充分利用，以此降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。

2.3 有助于解決企業(yè)各部門之間的銜接配合問題

在企業(yè)管理中，辦公室經(jīng)常會(huì)與其他部門相互配合，以共同完成某項(xiàng)任務(wù)或者經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。而精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)一種系統(tǒng)化的管理概念，即在完成某個(gè)項(xiàng)目時(shí)，先要有一個(gè)系統(tǒng)性的思維，然后才可以實(shí)施精細(xì)化管理，否則就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)各部門的不協(xié)調(diào)。

如今，在一些央企辦公室管理中，各部門在銜接配合上存在一定的問題，表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：{1}企業(yè)各部門的分工過細(xì)，這樣使得一些部門缺乏必要的溝通，出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象。{2}當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)新問題時(shí)，部分央企會(huì)采取成立新的部門來負(fù)責(zé)解決該問題，并沒有從企業(yè)全局管理考慮，所以導(dǎo)致企業(yè)各部門的分工與合作存在障礙。

但是，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)整體的配合，所秉承的也是系統(tǒng)性的管理理念，這就有助于提升央企辦公室的管理效率。

3 精細(xì)化管理實(shí)施策略分析

辦公室具有指導(dǎo)、管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)及監(jiān)督等職能，在央企辦公室中，諸如公文的后處理及文稿的撰寫、網(wǎng)絡(luò)OA、辦公用品、機(jī)要保密等都屬于辦公室的管理范疇，這些工作都需要人力、物力、財(cái)力加以支撐。辦公室的工作面廣，對(duì)工作質(zhì)量有著較高的要求，為此，必須實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，否則就會(huì)影響辦公室的工作效率。對(duì)此，央企辦公室精細(xì)化管理可從以下5個(gè)方面著手。

3.1 加強(qiáng)對(duì)辦公室員工的培訓(xùn)

在央企辦公室管理中，辦公室人員工作能力的高低、專業(yè)素質(zhì)的強(qiáng)弱等，會(huì)直接影響到辦公室的管理效率。因此，央企要想實(shí)現(xiàn)信息化、精細(xì)化管理，就需要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，提高他們的綜合素質(zhì)能力。因此，在今后的發(fā)展中，需要制訂一個(gè)長(zhǎng)期的培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)企業(yè)人力資源進(jìn)行開發(fā)，將辦公室員工培養(yǎng)成“優(yōu)質(zhì)資源”。在教育與培訓(xùn)的過程中，需要注意以下幾點(diǎn)：{1}要投入一定的培訓(xùn)資金，安排員工前往其他企業(yè)參觀學(xué)習(xí)。{2}要鼓勵(lì)員工加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，要多讀書、多思考，并在企業(yè)內(nèi)部開展主題讀書活動(dòng)，以提高員工的文化修養(yǎng)。{3}要有計(jì)劃、有步驟地向員工宣傳企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)與制度，并鼓勵(lì)員工分享自己的工作心得。通過培訓(xùn)與教育，提高他們的工作能力，為辦公室的精細(xì)化管理打下良好基礎(chǔ)。

3.2 做好辦公室的清潔工作

臟亂差的環(huán)境會(huì)給人一種壓抑的感覺，會(huì)讓人覺得這個(gè)企業(yè)的管理非?；靵y。因此，辦公室管理需要從“清潔工程”開始，切不可將這項(xiàng)工作看做是小事，事實(shí)上干凈整潔的辦公環(huán)境能夠提高工作人員的辦公效率，使他們的身心愉快，更具工作動(dòng)力。辦公室的衛(wèi)生清理工作可從整理、整頓、清掃、習(xí)慣等方面開展，不僅是清理辦公室環(huán)境，而且讓辦公室人員都改變自己的工作及生活習(xí)慣，使他們認(rèn)識(shí)到保持辦公室干凈衛(wèi)生的重要性。

3.3 完善崗位使用手冊(cè)

如今，幾乎每個(gè)崗位都有著特定的工作標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)也會(huì)制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的良好管理。但是，一些企業(yè)的工作標(biāo)準(zhǔn)仍較低，通常只是明確工作職責(zé)及上崗條件等，還沒有達(dá)到“手冊(cè)”的要求。因此，企業(yè)需要參考“手機(jī)使用手冊(cè)”，在企業(yè)辦公室中建立崗位使用手冊(cè)，手冊(cè)只是針對(duì)崗位，使每個(gè)人都能夠?qū)φ帐謨?cè)操作。當(dāng)然，要想實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，需要手冊(cè)具有較強(qiáng)的操作性，即對(duì)每一個(gè)崗位都按照業(yè)務(wù)及流程來實(shí)施。如此一來，就能夠使辦公室工作人員了解自己的工作職責(zé)及工作內(nèi)容，能夠自覺完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

3.4 完善績(jī)效管理體系

辦公室的工作面較為廣泛，如果僅僅憑借1個(gè)季度的績(jī)效考核很難實(shí)現(xiàn)細(xì)化管理，此外，考核也只是一個(gè)結(jié)果，在考核中有可能出現(xiàn)一些“中間隱蔽工程”，如果缺乏實(shí)時(shí)的監(jiān)管，就會(huì)導(dǎo)致考核結(jié)果不夠公正。因此，需要建立一個(gè)完善的巡查制度，要制定相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及制度，然后派遣管理人員展開定期或者不定期的巡視與監(jiān)督，或者是通過明察暗訪等方式進(jìn)行監(jiān)督，若是遇到企業(yè)管理中有違規(guī)現(xiàn)象，則需要采取工作憑單的方式，如同交警部門開罰單一樣。這樣可及時(shí)督促企業(yè)各部門整改各自的問題，從而提高企業(yè)管理效率。

3.5 重視信息化及標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展

如果企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，那么就要對(duì)其進(jìn)行維護(hù)與管理，以保證企業(yè)內(nèi)部的信息系統(tǒng)能夠健康、高效地運(yùn)作。如果企業(yè)內(nèi)部沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理，例如費(fèi)用的管理與分析或者是辦公用品的管理等，如果企業(yè)有條件的話，還是需要爭(zhēng)取信息化，如果缺乏條件，則需要建立規(guī)范性表單，以實(shí)現(xiàn)更好地管理。對(duì)于崗位手冊(cè)，如果還沒有形成標(biāo)準(zhǔn)體系，則需要及時(shí)建立標(biāo)準(zhǔn)，以便更好地指導(dǎo)實(shí)踐。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，央企辦公室要想提高管理效率，就需要實(shí)施精細(xì)化管理，這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。精細(xì)化管理不僅能夠降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，還能加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)作，繼而提高企業(yè)的管理效率。因此，在今后的發(fā)展過程中，央企辦公室需要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，以提高他們的工作能力。此外，要做好辦公室的清潔工作，為辦公室人員營(yíng)造一個(gè)干凈衛(wèi)生的工作環(huán)境，這樣可以提高他們的工作效率;還需要完善績(jī)效管理體系;需要重視信息化及標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展。如此，就能夠提高央企辦公室的管理效率，促進(jìn)央企進(jìn)一步發(fā)展。

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