劉慧敏

摘要：當(dāng)今世界是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)電子信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，油田企業(yè)產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在油田開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來(lái)了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;電子檔案;網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;檔案管理

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛地應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，尤其在油田開(kāi)發(fā)方面應(yīng)用十分廣泛，也產(chǎn)生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，這是勿容置疑的。因此，檔案管理者也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，正確積極地認(rèn)識(shí)電子檔案的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，推進(jìn)檔案管理的電子化進(jìn)程。

1.信息時(shí)代的電子檔案管理

1.1電子檔案的特點(diǎn)

（1）文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來(lái)。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)方便快捷地進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔。

（2）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無(wú)法直觀看到;光盤(pán)載體上記錄信息的斑點(diǎn)是由激光刻寫(xiě)的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。

（3）電子檔案對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴性。一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無(wú)法恢復(fù)電子文件的原貌;另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，操作者互不見(jiàn)面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補(bǔ)充這部分背景信息，將會(huì)給將來(lái)的檔案的有效利用帶來(lái)隱患。

1.2電子檔案具有的優(yōu)越性

（1）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書(shū)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。

（2）電子檔案的微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書(shū)立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢?jiàn)，微機(jī)管理省時(shí)省力，給工作人員節(jié)省了充足的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（3）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡(jiǎn)單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。

2.做好電子檔案管理的措施

2.1要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展;其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行;再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn);最后，檔案部門(mén)在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

2.2要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過(guò)計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無(wú)法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。

2.3應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

2.4應(yīng)優(yōu)化專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，檔案部門(mén)應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識(shí)水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何做好檔案管理工作

隨著社會(huì)的進(jìn)步與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也將帶動(dòng)檔案信息服務(wù)內(nèi)容與方式的變化。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)體現(xiàn)為通過(guò)檔案利用活動(dòng)，達(dá)到開(kāi)發(fā)檔案信息資源、傳播檔案信息內(nèi)容、最大限度地滿足社會(huì)公眾檔案信息需求的目的。要想實(shí)現(xiàn)這一目的，應(yīng)采取如下策略。

3.1重視檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新

檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的雙重打冷戰(zhàn)，檔案部門(mén)必須從解放思想、更新觀念入手，勇于改革，善于創(chuàng)新，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的地位。更多地關(guān)注和開(kāi)展多層次、多渠道的檔案信息開(kāi)發(fā)與利用，使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益;同時(shí)，還要注重宣傳檔案信息，淡檔案信息開(kāi)發(fā)與利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，更好地為檔案信息開(kāi)發(fā)與利用服務(wù)。

3.2強(qiáng)化檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建

一是建立行業(yè)檔案信息資源體系，集中檔案資料，對(duì)檔案信息進(jìn)行整體開(kāi)發(fā)、綜合管理，形成檔案信息庫(kù)，為企業(yè)服務(wù)。二是建立綜合檔案信息資源體系，形成資源共享的格局，以利用檔案信息的整體開(kāi)發(fā)，統(tǒng)一運(yùn)用。三是建立檔案信息資源體系，形成信息開(kāi)發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)，以利于提高檔案信息開(kāi)發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

4.結(jié)論與認(rèn)識(shí)

電子檔案管理工作就是要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，把收集的檔案數(shù)字化。在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)電子檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)電子檔案自身的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開(kāi)發(fā)資源，又能提升信息時(shí)代電子檔案管理的層次和工作效率。

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