吳靜

摘要：從上個(gè)世紀(jì)七八十年代一直到本世紀(jì)初是國內(nèi)石油機(jī)械制造企業(yè)積累時(shí)期，這個(gè)時(shí)期的國內(nèi)石油機(jī)械制造企業(yè)主要是引進(jìn)和吸收國外先進(jìn)的技術(shù)和質(zhì)量管理經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過幾十年的自我創(chuàng)新和反復(fù)實(shí)踐，如今的國內(nèi)石油機(jī)械制造企業(yè)產(chǎn)品無論是技術(shù)水平還是質(zhì)量都與國外發(fā)達(dá)國家的產(chǎn)品差距越來越小。中國制造的石油機(jī)械設(shè)備在國內(nèi)及國際上的銷售量和持有量飛速增長勢必會(huì)推動(dòng)零部件銷售向信息化和專業(yè)化方向發(fā)展。過去，零部件銷售業(yè)務(wù)是銷售部門輔助業(yè)務(wù)，如今的銷售部門零部件銷售訂單幾十、上百倍增加，作為企業(yè)利潤的重要來源，作為將企業(yè)，客戶和最終用戶之間真正連接在一起的紐帶，企業(yè)管理層意識(shí)到零部件銷售的重要性。國內(nèi)大中型石油機(jī)械制造企業(yè)將銷售部門的零部件銷售與整機(jī)設(shè)備銷售進(jìn)行分離，設(shè)立了專門的零部件銷售職能和零部件銷售管理職能來幫助和擴(kuò)大零部件銷售，同時(shí)信息系統(tǒng)如ERP系統(tǒng)和辦公軟件如EXCEL數(shù)據(jù)表開始被運(yùn)用到零部件銷售業(yè)務(wù)管理中。

關(guān)鍵詞：石油機(jī)械制造企業(yè);零部件銷售訂單;零部件銷售管理職能;ERP系統(tǒng);EXCEL數(shù)據(jù)表

一、石油機(jī)械制造企業(yè)零部件銷售管理職能概述

國內(nèi)大中型石油機(jī)械制造企業(yè)將銷售部門的零部件市場銷售職能負(fù)責(zé)對外，由若干零部件銷售人員組成，他們負(fù)責(zé)開拓市場和溝通客戶，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)下達(dá)的零部件銷售目標(biāo);零部件銷售管理職能負(fù)責(zé)對內(nèi)協(xié)調(diào)和管理，由若干零部件銷售管理人員組成，他們負(fù)責(zé)零部件銷售訂單的排產(chǎn)，零部件收發(fā)料跟蹤，零部件存貨定期盤查等一系列在零部件訂單交付給客戶前的工作，工作目標(biāo)是確保銷售市場人員從客戶那里獲得的零部件訂單按照合同規(guī)定及企業(yè)或銷售部門的流程規(guī)定順利按時(shí)生產(chǎn)出來并實(shí)現(xiàn)交付.

二、石油機(jī)械制造企業(yè)零部件銷售管理使用的計(jì)算機(jī)軟件

石油機(jī)械制造企業(yè)的零部件銷售管理職能需要利用現(xiàn)代化的信息管理軟件來幫助實(shí)現(xiàn)管理。利用各種軟件對零部件銷售過程中的活動(dòng)進(jìn)行記錄，跟蹤，總結(jié)，從而發(fā)現(xiàn)活動(dòng)中的問題，為決策者和銷售團(tuán)隊(duì)提供信息支持。目前常用的管理軟件包括ERP系統(tǒng)和EXCEL辦公軟件。ERP系統(tǒng)是英文Enterprise Resource Planning的縮寫，全稱為企業(yè)資源計(jì)劃。從概念上來看具體指的是在信息化在基礎(chǔ)上，通過系統(tǒng)化管理思想的指導(dǎo)，為企業(yè)提供一個(gè)科學(xué)化的決策管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)最早起源于20世紀(jì)60年代，最早應(yīng)用于物料需求計(jì)劃當(dāng)中，之后在80年代中期又在制造資源計(jì)劃當(dāng)中得到了充分 的發(fā)展，在90年代的社會(huì)經(jīng)濟(jì)大變革當(dāng)中真正走向技術(shù)上的成熟⑴。零部件銷售管理人員通過ERP的部分功能實(shí)現(xiàn)零部件訂單跟蹤管理。ERP系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)龐大，查詢跟蹤信息比較零散，銷售部門零部件管理人員還需要使用EXCEL數(shù)據(jù)表來對零部件訂單的相關(guān)信息進(jìn)行整合。EXCEL專注于表格和數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選和計(jì)算，功能強(qiáng)大，其中的函數(shù)功能適用于對整合在表中的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。

三、石油機(jī)械制造企業(yè)零部件銷售管理

零部件銷售訂單管理包括以下四個(gè)方面的內(nèi)容：零部件訂單排產(chǎn);零部件在庫房的收發(fā)料跟蹤，EXCEL表格在零部件銷售訂單排產(chǎn)和收發(fā)料及積壓庫存管理中的運(yùn)用。

1.零部件訂單排產(chǎn)

零部件訂單的排產(chǎn)是在ERP系統(tǒng)的SD 模塊（銷售模塊）中完成;按照ERP系統(tǒng)對生成銷售訂單的要求，須在ERP系統(tǒng)中輸入訂單的關(guān)鍵信息：買方在ERP系統(tǒng)中的代碼，零部件編碼，數(shù)量，價(jià)格，收料庫房代碼等，信息填入完畢后，ERP系統(tǒng)會(huì)生成一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)的銷售訂單號(hào)。

2.作為銷售產(chǎn)品的零部件收發(fā)料;

離散型制造企業(yè)的庫房種類很多，根據(jù)零部件的生產(chǎn)狀態(tài)可分為在制品庫和產(chǎn)成品庫;產(chǎn)成品庫根據(jù)來源又可分為自制品庫和外購件庫;外購件庫還可以按照零部件屬性進(jìn)行細(xì)分，如國產(chǎn)件庫和進(jìn)口件庫，鋼材庫和工具庫等等;對于零部件銷售管理人員而言，以上這些分類的庫房統(tǒng)稱為發(fā)料庫房，即可以不用進(jìn)入加工環(huán)節(jié)而直接從這些庫房將零部件領(lǐng)到包裝庫。包裝庫是企業(yè)專門為零部件銷售業(yè)務(wù)而設(shè)置的特殊庫房，顧名思義，包裝庫房是用于暫時(shí)存放等待包裝和發(fā)運(yùn)的零部件產(chǎn)品，銷售部門會(huì)根據(jù)客戶的要求來確定何時(shí)發(fā)運(yùn)哪些零部件。企業(yè)為零部件銷售業(yè)務(wù)還設(shè)置了另一類特殊庫房即外埠庫房，從企業(yè)包裝庫房發(fā)運(yùn)后但還未完成開具增值稅票或做收入等財(cái)務(wù)結(jié)算的零部件需要暫存在外埠庫房，寄售在客戶地點(diǎn)的庫房也屬于外埠庫房。外埠庫可以是真實(shí)也可以是虛擬庫房;無論是真實(shí)的外埠庫還是虛擬的外埠庫，外埠庫的存在都表示零部件已經(jīng)離開了企業(yè)，但是還未做財(cái)務(wù)結(jié)算。綜上所述，發(fā)料庫——包裝庫——外埠庫是直接作為產(chǎn)品銷售的零部件的三個(gè)停留點(diǎn)或追溯位置，跟蹤零部件的收發(fā)料狀態(tài)也就是了解零部件處在哪個(gè)位置。在ERP系統(tǒng)會(huì)為每個(gè)庫房設(shè)置庫位代碼來表示。在EPR系統(tǒng)MM模塊（物資模塊）中，零部件從發(fā)料庫轉(zhuǎn)到包裝庫，包裝庫轉(zhuǎn)到外埠庫等一系列動(dòng)作都是由物流部門來操作完成的。銷售部門可以通過MM模塊的查詢功能，跟蹤了解零部件所處的狀態(tài)。

3.EXCEL表格在零部件銷售訂單排產(chǎn)和收發(fā)料及積壓庫存管理中的運(yùn)用

通過ERP系統(tǒng)排產(chǎn)零部件訂單及查詢零部件訂單生產(chǎn)和收發(fā)料只能針對某一個(gè)或幾個(gè)訂單進(jìn)行查詢和跟蹤。實(shí)際情況是銷售部門的零部件訂單非常多，而且單個(gè)訂單里面的項(xiàng)目也多少不一，少則一兩項(xiàng)，多則幾百項(xiàng)。銷售部門為了了解或統(tǒng)計(jì)當(dāng)月或者全年的零部件排產(chǎn)、發(fā)運(yùn)及存貨情況，最簡單和經(jīng)濟(jì)的方式是采用EXCEL表格將每個(gè)訂單的主要信息進(jìn)行整合，統(tǒng)一錄入和管理。EXCEL表強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)和計(jì)算功能可以方便快捷地將零部件的生產(chǎn)銷售情況進(jìn)行跟蹤和管理。

銷售管理職能的訂單排產(chǎn)信息，訂單生產(chǎn)跟蹤信息和訂單收發(fā)料信息可以整合在一個(gè)EXCEL表里，多人共享，銷售人員可以實(shí)時(shí)跟蹤了解所有零部件訂單直到發(fā)運(yùn)前的任何狀態(tài)或節(jié)點(diǎn)的信息。

第一列為零部件訂單編制的排產(chǎn)序號(hào)，排產(chǎn)序號(hào)的編制規(guī)則是月份+順序。

從這個(gè)EXCEL編制的零部件訂單臺(tái)帳中，可以發(fā)現(xiàn)EXCEL將訂單的信息，ERP系統(tǒng)中的信息，以及收發(fā)料零部件的移動(dòng)信息都整合在了一起，零部件銷售管理人員通過實(shí)時(shí)錄入和維護(hù)這個(gè)臺(tái)帳，可以方便銷售人員和銷售部門經(jīng)理隨時(shí)了解零部件訂單的情況。

零部件訂單的收發(fā)料監(jiān)控還包括對包裝庫庫房和外埠庫庫房的零部件數(shù)量的監(jiān)控。銷售部門負(fù)責(zé)的庫存可以理解為生產(chǎn)完成并從發(fā)料庫房領(lǐng)到包裝庫的零部件以及從包裝庫發(fā)到外埠庫沒有完成開票做收入的零部件。為了保證零部件存貨正常的流動(dòng)性，企業(yè)往往會(huì)要求在包裝庫及外埠庫的庫存不能存放超過二個(gè)月。但實(shí)際情況是，企業(yè)存放在包裝庫及外埠庫的存貨超過一年以上的情況也有很多。因此銷售管理人員需要對銷售部門負(fù)責(zé)的包裝庫和外埠庫的零部件存貨進(jìn)行監(jiān)控，存放時(shí)間過長的零部件需要反饋給銷售人員分析原因并及時(shí)進(jìn)行清理。和前面的零部件訂單排產(chǎn)和收發(fā)料管理一樣，依然可以利用ERP系統(tǒng)和EXCEL辦公軟件進(jìn)對零部件庫存進(jìn)行跟蹤和管理。

通過EXCEL中的函數(shù)Vlookup將截止到6月底的庫存數(shù)量導(dǎo)入，從而得出7月新增存貨的情況和減少的存貨數(shù)量。銷售管理人員與庫房收發(fā)料人員每月對帳，可以將每項(xiàng)庫存物料對應(yīng)訂單號(hào)，入庫時(shí)間和銷售人員姓名等信息整合到同一表中。

石油機(jī)械制造企業(yè)的零部件銷售管理的核心目的是支待零部件銷售，因此未來還可以進(jìn)一步擴(kuò)大職能內(nèi)容，比如將零部件的成本價(jià)格，零部件訂單的應(yīng)收帳款等重要內(nèi)容納入到零部件銷售管理職能范圍內(nèi)，除了ERP系統(tǒng)和EXCEL數(shù)據(jù)表，后期還可以利用VB等與數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理和編程軟件建立更寵大精確的零部件銷售數(shù)據(jù)庫。

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