王川

【摘要】投遞式報(bào)銷的產(chǎn)生給高校財(cái)務(wù)和報(bào)銷人員提供了便利。文章對(duì)于投遞式報(bào)銷的現(xiàn)狀及利弊進(jìn)行分析，并針對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題提出改進(jìn)建議，對(duì)于提高高校財(cái)務(wù)核算服務(wù)質(zhì)量有著重要的意義。

【關(guān)鍵詞】高校財(cái)務(wù)；信息化；投遞式報(bào)銷；審批系統(tǒng)

【中圖分類號(hào)】G647.5

一、高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要性

隨著高校的不斷擴(kuò)招和國(guó)家對(duì)高?？蒲薪?jīng)費(fèi)投入的增加，高校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)越來(lái)越復(fù)雜而且金額越來(lái)越大，給高校的財(cái)務(wù)核算服務(wù)工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷的方式經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)大量的人員排隊(duì)，因?yàn)閱螕?jù)不齊全重復(fù)跑路等問(wèn)題，消耗了財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員大量的寶貴時(shí)間，傳統(tǒng)的手工報(bào)銷方式已經(jīng)不能滿足日益增長(zhǎng)的會(huì)計(jì)核算服務(wù)需求。高校會(huì)計(jì)信息化改革迫在眉睫，會(huì)計(jì)信息化建設(shè)在高校財(cái)務(wù)工作中的重要性日益凸顯。會(huì)計(jì)信息化不僅可以提高會(huì)計(jì)核算服務(wù)的效率和質(zhì)量，保障高校的科研教學(xué)等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的順利開(kāi)展；同時(shí)也有利于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息公開(kāi)透明，對(duì)高校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行有效監(jiān)督；改進(jìn)財(cái)務(wù)的預(yù)決算分析，提升高校的預(yù)算管理水平；促進(jìn)學(xué)校各部門之間財(cái)務(wù)信息共享，提升高校的財(cái)務(wù)管理水平，對(duì)于服務(wù)高校的各項(xiàng)管理決策工作具有重要意義。會(huì)計(jì)信息化建設(shè)涉及財(cái)務(wù)工作的方方面面，在財(cái)務(wù)工作量逐年增加，但是財(cái)務(wù)人員數(shù)量有限的情況下，如何提高基層財(cái)務(wù)的工作效率，提高會(huì)計(jì)核算的服務(wù)水平，提升高校師生的財(cái)務(wù)服務(wù)體驗(yàn)成為亟待解決的問(wèn)題，而會(huì)計(jì)信息化建設(shè)在解決這些問(wèn)題方面起著不容忽視的重要作用。

二、投遞式報(bào)銷的現(xiàn)狀及利弊分析

目前高校財(cái)務(wù)的報(bào)銷方式主要為取得相關(guān)票據(jù)，填寫(xiě)報(bào)銷單，找到相關(guān)負(fù)責(zé)人逐級(jí)簽字審批，將審批完的票據(jù)及報(bào)銷單交至財(cái)務(wù)，等待現(xiàn)場(chǎng)審核報(bào)銷。在這個(gè)過(guò)程中，一方面經(jīng)辦人員由于排隊(duì)、簽字耗費(fèi)了大量時(shí)間；另一方面財(cái)務(wù)的審核人員在處理現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷業(yè)務(wù)的同時(shí)還要接聽(tīng)并回復(fù)大量的咨詢電話，隨著報(bào)銷單據(jù)及報(bào)銷排隊(duì)人數(shù)的增加，工作壓力也越來(lái)越大；當(dāng)報(bào)銷業(yè)務(wù)出現(xiàn)問(wèn)題，不符合報(bào)銷規(guī)定，經(jīng)辦人員不能理解的時(shí)候，雙方都面臨著很大的壓力，很容易出現(xiàn)矛盾沖突。為了提高財(cái)務(wù)核算的服務(wù)質(zhì)量，很多高校采取了投遞式報(bào)銷的方式，開(kāi)發(fā)并使用自助投遞機(jī)成為了眾多高校的選擇。

（一）投遞式報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)

投遞式報(bào)銷，主要是由經(jīng)辦人員登錄學(xué)校的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，輸入相關(guān)的院系及項(xiàng)目編號(hào)，填寫(xiě)報(bào)銷事由及金額，提交并打印之后，找到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，然后將紙質(zhì)材料投遞至自助投遞機(jī)，財(cái)務(wù)部門每天定期取單、分發(fā)，由財(cái)務(wù)審核人員復(fù)核紙質(zhì)材料，確認(rèn)無(wú)誤后，通過(guò)掃描二維碼進(jìn)行系統(tǒng)接單、制單，并通過(guò)網(wǎng)銀進(jìn)行付款。

在投遞式報(bào)銷下，經(jīng)辦人員填寫(xiě)報(bào)銷單不受時(shí)間和空間的限制，無(wú)論在家還是在學(xué)校都可以操作。自助式投遞機(jī)可以投放在學(xué)校不同的位置：教學(xué)樓、辦公樓、甚至校內(nèi)的銀行等金融機(jī)構(gòu)，24小時(shí)開(kāi)放。投遞式報(bào)銷方便師生隨時(shí)隨地投遞，打破了空間和時(shí)間的限制，滿足了師生使用零碎時(shí)間就近投遞報(bào)銷的需求，并且解決了大量人員排隊(duì)等待的問(wèn)題，大大節(jié)省了報(bào)賬的時(shí)間。另一方面，對(duì)于財(cái)務(wù)審核人員來(lái)說(shuō)，在制單的過(guò)程中，可以減少部分手工錄入的工作，提高了工作效率；同時(shí)因?yàn)闇p少了面對(duì)面辦事的接觸，財(cái)務(wù)人員可以專心核算或者接聽(tīng)電話，不需要同時(shí)做幾件事情，大大降低了出錯(cuò)率；對(duì)于不符合財(cái)務(wù)規(guī)定的報(bào)銷事項(xiàng)，可以通過(guò)發(fā)信息和打電話溝通，減少了面對(duì)面發(fā)生沖突的機(jī)會(huì)，既提升了師生的服務(wù)體驗(yàn)，又減輕了財(cái)務(wù)人員的心理壓力。

（二）投遞式報(bào)銷的問(wèn)題分析

1.問(wèn)題單據(jù)往返跑路

由于投遞式報(bào)銷不需要經(jīng)辦人員到現(xiàn)場(chǎng)辦理，而很多投遞報(bào)銷單的師生并不是專業(yè)的財(cái)務(wù)人員，對(duì)于國(guó)家的財(cái)經(jīng)政策和學(xué)校的報(bào)銷規(guī)定不是很熟悉，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些不符合報(bào)銷規(guī)定的單據(jù)，例如：發(fā)票少簽字、少驗(yàn)證真?zhèn)?、審批手續(xù)缺失、報(bào)銷材料不齊等，在投遞過(guò)程中遇到這種情況都需要財(cái)務(wù)審核人員逐一通知經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員再次來(lái)到財(cái)務(wù)部門，拿回單據(jù)，補(bǔ)充完整后重新投遞，增加了問(wèn)題單據(jù)的往復(fù)次數(shù)。

2.審批簽字流程復(fù)雜，等候時(shí)間長(zhǎng)的問(wèn)題沒(méi)有解決

投遞式報(bào)銷中，相關(guān)票據(jù)的審批簽字需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提前在報(bào)銷單據(jù)上簽好字才可以投遞報(bào)銷。高校的財(cái)務(wù)政策性強(qiáng)，管理規(guī)定比較復(fù)雜，審批流程比較多，在報(bào)銷過(guò)程中，區(qū)分不同的業(yè)務(wù)類型、不同的金額大小、不同的部門等，都需要不同的審批人簽字，比如，一筆大額設(shè)備費(fèi)用付款，很可能需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，院系主管領(lǐng)導(dǎo)審批，設(shè)備處審批，財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)審批等。但是因?yàn)楦咝Ｘ?fù)責(zé)審批簽字的人有一部分并不是專職的行政人員，而是擔(dān)任教學(xué)科研工作的一線教師，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)出差不在單位或者開(kāi)會(huì)不方便簽字的情況，并且不同的審批簽字人的辦公地點(diǎn)也不同，如果一項(xiàng)業(yè)務(wù)涉及幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字，經(jīng)辦人員就需要跑幾個(gè)地方找不同人簽字，遇到找不到的情況還需要長(zhǎng)期等待，最后完成審批簽字的時(shí)間很長(zhǎng)，一項(xiàng)業(yè)務(wù)從發(fā)起到完成需要經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的等待和重復(fù)跑路。如果在提交財(cái)務(wù)審核后，發(fā)現(xiàn)簽字不對(duì)或者缺少簽字的情況還需要取回單據(jù)，重新申請(qǐng)，再次等待，開(kāi)始再一次艱難的簽字之旅。這種情況下，從發(fā)起報(bào)銷事件到最終報(bào)銷完畢，還是需要比較長(zhǎng)的時(shí)間。

3.借款沖賬無(wú)法實(shí)現(xiàn)完全的投遞

對(duì)于部分辦學(xué)規(guī)模較大的院校，由于學(xué)校的教學(xué)辦公地點(diǎn)分散，為了方便師生辦理業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)的辦公場(chǎng)所不只一個(gè)。對(duì)于老師提前辦理了借款需要沖賬的業(yè)務(wù)，由于借款的時(shí)候填寫(xiě)了紙質(zhì)的報(bào)銷單并提交了相關(guān)的合同協(xié)議等材料，所以沖賬的時(shí)候，需要老師到當(dāng)時(shí)借款的財(cái)務(wù)辦公場(chǎng)所查找自己當(dāng)時(shí)的借款材料，才能沖賬報(bào)銷。在此類業(yè)務(wù)當(dāng)中，投遞式報(bào)銷失去了其隨時(shí)隨地投遞報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)。

三、解決投遞式報(bào)銷相關(guān)問(wèn)題的對(duì)策

（一）減少問(wèn)題單據(jù)往返跑路

自助式投遞報(bào)銷產(chǎn)生往返跑路的原因主要是單據(jù)不符合財(cái)務(wù)的相關(guān)規(guī)定。高校財(cái)務(wù)的政策性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)，而且財(cái)務(wù)制度主要是文字形式表現(xiàn)，對(duì)于大多數(shù)從事報(bào)銷的非專業(yè)財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)理解困難，同類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對(duì)于不同的經(jīng)辦人員可能就會(huì)產(chǎn)生偏差，產(chǎn)生不同的理解，出現(xiàn)反復(fù)補(bǔ)充修改材料的情況。建議可以使用流程圖、視頻教學(xué)、舉例示范等多種方式使財(cái)務(wù)制度更加通俗易懂，減少因?yàn)槔斫忮e(cuò)誤產(chǎn)生問(wèn)題導(dǎo)致的重復(fù)跑路。此外，高校從事財(cái)務(wù)報(bào)銷的人員很大一部分并非專職的財(cái)務(wù)，還有繁重的科研工作或者其他的行政工作，而且部分報(bào)賬人員的年齡偏大，財(cái)務(wù)知識(shí)缺乏并且老化、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，同時(shí)由于工作量大，且種類復(fù)雜、繁多，沒(méi)有時(shí)間參加財(cái)務(wù)舉辦的各種培訓(xùn)，以至于不能及時(shí)了解學(xué)校財(cái)務(wù)的相關(guān)規(guī)定和變化，對(duì)于報(bào)銷的手續(xù)和流程不能掌握。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題建議開(kāi)展經(jīng)常性的線上或者線下多種方式的培訓(xùn)，可以采用線上打卡、微信推廣、現(xiàn)場(chǎng)簽到等方式增加被培訓(xùn)人員的參與度；此外還可以在報(bào)銷系統(tǒng)增加報(bào)銷材料說(shuō)明等方式提升報(bào)賬人員對(duì)于財(cái)務(wù)規(guī)定的理解，減少出錯(cuò)率。

（二）提高簽字審批效率，減少簽字審批的等待時(shí)間

1.財(cái)務(wù)簽字審批系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)

由于財(cái)務(wù)對(duì)外付款是經(jīng)辦人員在辦理對(duì)外付款業(yè)務(wù)過(guò)程的終端環(huán)節(jié)，一旦經(jīng)辦人員完成了投遞，意味著已經(jīng)經(jīng)歷了各種漫長(zhǎng)的簽字審批和材料準(zhǔn)備的過(guò)程，這時(shí)候如果被財(cái)務(wù)人員通知由于材料不齊，簽字不全等原因退回，需要重新簽字審批，很容易將矛盾集中在前臺(tái)的財(cái)務(wù)審核人員和經(jīng)辦人員之間，既降低了師生的財(cái)務(wù)服務(wù)體驗(yàn)，也會(huì)降低財(cái)務(wù)人員的工作效率。鑒于高校的財(cái)務(wù)管理相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臓顩r，為了減少經(jīng)辦人員在簽字過(guò)程中的重復(fù)跑路，針對(duì)線下審批簽字等待時(shí)間漫長(zhǎng)的問(wèn)題，建議開(kāi)發(fā)線上審批系統(tǒng)，并且將線上審批系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，減少重復(fù)跑路的問(wèn)題。

針對(duì)線上審批簽字系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，筆者設(shè)想如下：報(bào)銷人員在自助報(bào)賬系統(tǒng)填寫(xiě)相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)銷事項(xiàng)，并上傳發(fā)票、合同等相關(guān)附件，提交至相關(guān)院系領(lǐng)導(dǎo)及校級(jí)相關(guān)部門審批，等事項(xiàng)審批完成后，由系統(tǒng)反饋至經(jīng)辦人員。審批意見(jiàn)分為兩種，同意與不同意。同意的情況，經(jīng)辦人員可以將報(bào)銷單據(jù)在網(wǎng)上提交并打印，通過(guò)自助投遞機(jī)進(jìn)行投遞，此種情況在報(bào)銷單和財(cái)務(wù)系統(tǒng)均可體現(xiàn)簽字審批的意見(jiàn)，財(cái)務(wù)收到報(bào)銷單后直接進(jìn)行處理；不同意的情況，審批人員會(huì)將審批意見(jiàn)及需要補(bǔ)充的材料通過(guò)審批系統(tǒng)反饋至經(jīng)辦人員，由經(jīng)辦人員進(jìn)行補(bǔ)充完善后重新提交審批，直至審批通過(guò)之后再打印報(bào)銷單，提交財(cái)務(wù)。

審批系統(tǒng)建立的困難除了在于需要全校院系師生及部門的全力配合，還在于不同金額、不同業(yè)務(wù)類型、不同院系的財(cái)務(wù)規(guī)定可能不盡相同，要財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員完全掌握比較困難，如何將各個(gè)院系的特殊財(cái)務(wù)規(guī)定和學(xué)校乃至國(guó)家的財(cái)務(wù)規(guī)定都融合進(jìn)入審批系統(tǒng)，減少財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員的記憶成本，實(shí)現(xiàn)審批流程的標(biāo)準(zhǔn)化，減少審批的往復(fù)過(guò)程，提高工作效率，減少等待時(shí)間等非常重要。針對(duì)以上困難提出以下建議：對(duì)于全校不同部門的特殊規(guī)定，可以搜集整理，并嵌入到財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)；對(duì)于不同院系的領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，建議搜集有關(guān)人員的電子簽名，開(kāi)發(fā)多種簽字方式，分為電腦端和移動(dòng)端、手寫(xiě)、上傳圖片附件等；對(duì)于不同院系報(bào)銷規(guī)定的特殊之處，建議區(qū)分一般規(guī)定（即所有院系都要遵守的財(cái)務(wù)規(guī)定）和特殊規(guī)定兩部分，一般規(guī)定直接在報(bào)銷系統(tǒng)中鎖定，對(duì)于特殊規(guī)定，各個(gè)院系提交需求，分類別嵌套進(jìn)入整體的審批系統(tǒng)，而報(bào)銷系統(tǒng)除了一般分類日常報(bào)銷、差旅費(fèi)報(bào)銷、借款等，在此分類的基礎(chǔ)上根據(jù)需要下設(shè)特殊審批類別，例如：固定資產(chǎn)和材料類、后勤類、會(huì)議類、學(xué)生相關(guān)類、人工勞務(wù)類、科研類等，每個(gè)類別再根據(jù)金額進(jìn)行分級(jí)，每個(gè)金額的層級(jí)需要哪些領(lǐng)導(dǎo)簽字分別嵌入系統(tǒng)。根據(jù)經(jīng)費(fèi)使用的項(xiàng)目所屬院系，系統(tǒng)篩選是否顯示以及如何逐級(jí)顯示審批層級(jí)。具體操作流程可以簡(jiǎn)單用流程圖列示（見(jiàn)圖1）。

在整個(gè)審批流程中，審批意見(jiàn)的反饋以及提醒可以通過(guò)微信、短信以及APP等方式實(shí)時(shí)推送，提高審批效率。審批系統(tǒng)的上線可以大大節(jié)省經(jīng)辦人員在學(xué)校復(fù)雜的審批制度規(guī)定下的跑路時(shí)間以及等待時(shí)間，同時(shí)，使用審批系統(tǒng)可以規(guī)范簽字流程，減少經(jīng)辦人員由于不熟悉財(cái)務(wù)規(guī)定而漏簽、少簽發(fā)生的錯(cuò)誤，降低出錯(cuò)率和返工率。審批人員無(wú)論是否在學(xué)校，無(wú)論任何時(shí)間都可以進(jìn)行審批，徹底解決了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷中由于領(lǐng)導(dǎo)出差開(kāi)會(huì)等不能及時(shí)審批的情況，完全打破了時(shí)間空間的限制，提高經(jīng)辦人員的辦事效率。

2.合同審批系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)

在財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)簽字審批需要大量的往返跑路和時(shí)間成本，另外合同的簽署和蓋章需要消耗大量精力，合同審核蓋章所需要經(jīng)歷的流程復(fù)雜，時(shí)間漫長(zhǎng)。經(jīng)辦人員在合同簽署的過(guò)程中需要往返多次，奔波于多個(gè)部門之間，一筆科研業(yè)務(wù)的對(duì)外支付可能因?yàn)楹贤炗喌膹?fù)雜流程而延長(zhǎng)了付款時(shí)間，然而對(duì)于大額支付業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)人員又不能在沒(méi)有合同的情況下進(jìn)行辦理，最后付款時(shí)間長(zhǎng)、辦事效率低的矛盾集中在了財(cái)務(wù)。針對(duì)此種情況，建議可以實(shí)現(xiàn)合同的網(wǎng)上審核及蓋章，并將最終審核通過(guò)、蓋章完成的合同掃描件上傳并且關(guān)聯(lián)至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，便于財(cái)務(wù)查看和備案，減少經(jīng)辦人員因?yàn)楹贤瑔?wèn)題的等待時(shí)間及往返跑路成本，提高辦事效率。

（三）借款材料電子化，實(shí)現(xiàn)沖賬業(yè)務(wù)的投遞式報(bào)銷

現(xiàn)在的高校借款，大部分是網(wǎng)上申請(qǐng)、打印、投遞紙質(zhì)材料，財(cái)務(wù)留存紙質(zhì)借款單及合同協(xié)議等相關(guān)材料，沖回借款的時(shí)候需要持查驗(yàn)的發(fā)票及真?zhèn)蔚认嚓P(guān)單據(jù)到財(cái)務(wù)找到相關(guān)的借款卡片和借款單據(jù)進(jìn)行沖賬。不能完全實(shí)現(xiàn)投遞式報(bào)銷，對(duì)于大型的院校，財(cái)務(wù)部門分區(qū)核算報(bào)銷的情況下也不能跨區(qū)報(bào)銷，提高了財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員報(bào)賬的時(shí)間成本。

針對(duì)這種情況，建議在借款業(yè)務(wù)中，在實(shí)現(xiàn)了線上的簽字審批和線上的合同審批的前提下，可以將兩個(gè)審批系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)，在借款業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，財(cái)務(wù)人員可以在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中查看借款業(yè)務(wù)相關(guān)的線上審批情況，同時(shí)要求經(jīng)辦人員上傳借款業(yè)務(wù)相關(guān)的合同協(xié)議等附件以及審批簽字的電子版材料，并且在財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中生成電子借款單，借款業(yè)務(wù)不留存合同協(xié)議等紙質(zhì)材料。在沖賬業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)候，由財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員在網(wǎng)上填寫(xiě)沖賬業(yè)務(wù)的日常報(bào)銷單，并投遞發(fā)票以及所有的紙質(zhì)附件材料，包括合同協(xié)議及相關(guān)的審批手續(xù)的紙質(zhì)材料；同時(shí)給所有的財(cái)務(wù)審核人員進(jìn)行授權(quán)，打破院系和財(cái)務(wù)分區(qū)的限制，任何一個(gè)審核人員都可以在系統(tǒng)中調(diào)取相關(guān)的電子借款單和合同協(xié)議等電子版借款材料，收到紙質(zhì)材料的審核人員復(fù)核電子版材料和紙質(zhì)版材是否一致，沒(méi)有問(wèn)題就可以進(jìn)行沖賬，從而實(shí)現(xiàn)沖賬業(yè)務(wù)的自助投遞報(bào)銷。

四、結(jié)語(yǔ)

在日新月異的現(xiàn)代化進(jìn)程中，隨著工作節(jié)奏的日益加快，高校財(cái)務(wù)有許多需要改進(jìn)的地方，而財(cái)務(wù)的電子化、信息化的不斷進(jìn)步是大勢(shì)所趨，這也是提升師生的財(cái)務(wù)服務(wù)體驗(yàn)的重中之重，給現(xiàn)代高校的財(cái)務(wù)核算服務(wù)工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，相信隨著改革的逐步深入，我國(guó)高校的財(cái)務(wù)核算服務(wù)工作一定會(huì)實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛越。

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