布學(xué)芝

摘要：檔案管理對于企業(yè)發(fā)展具有重要的意義，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)重視對檔案工作的管理，兩者之間屬于相互促進(jìn)、相互依賴的關(guān)系。但長期以來，許多企業(yè)對于檔案管理缺缺乏應(yīng)有的重視，在檔案管理中暴露出許多問題，對企業(yè)長期健康發(fā)展造成了負(fù)面影響。本文結(jié)合作者所在的地勘企業(yè)，探討當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問題，思考如何解決好這些問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題;思考

一、企業(yè)檔案管理工作的意義

企業(yè)檔案是指企業(yè)在其整個(gè)生命周期中，在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的全部檔案的總和。企業(yè)檔案包括計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、決議、記錄、報(bào)告、市場信息、經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、固定資產(chǎn)、原材料采購、物資供應(yīng)、工程設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、勞動工資、衛(wèi)生、人事等各方面的材料，真實(shí)反映企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷程。企業(yè)檔案為企業(yè)的生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、人力資源管理、產(chǎn)品研發(fā)、財(cái)務(wù)管理提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)、資料。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層可以根據(jù)企業(yè)檔案，了解本企業(yè)每名員工的素質(zhì)、能力、品行，了解本企業(yè)的技術(shù)實(shí)力，從而做出正確、有效的決策，提高企業(yè)的管理水平，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。一流的企業(yè)靠文化，二流的企業(yè)靠管理，三流的企業(yè)靠業(yè)務(wù)，四流的企業(yè)靠投機(jī)。在企業(yè)文化建設(shè)中，企業(yè)檔案發(fā)揮著無可替代的作用。

二、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

2.1企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理缺乏應(yīng)有的重視

當(dāng)前，許多企業(yè)對于檔案管理缺乏足夠的重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層并沒有意識到檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求，也沒有認(rèn)識到企業(yè)檔案所蘊(yùn)藏的價(jià)值。他們錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理不過就是收集、整理過期的文件材料，檔案管理不能為企業(yè)帶來看得見、摸得著的真金白銀，更何況企業(yè)財(cái)力、人力有限，把大量的經(jīng)費(fèi)、技術(shù)、辦公資源投入檔案管理實(shí)在得不償失;一些領(lǐng)導(dǎo)口頭上重視檔案管理工作，但在實(shí)際工作中卻忽視檔案管理;一些企業(yè)的檔案室面積只有幾平方米，一些企業(yè)甚至沒有檔案室，檔案材料胡亂堆放在辦公室里;對各科室業(yè)務(wù)中形成的資料沒有整理檔案的責(zé)任人，有些企業(yè)雖然有，但落實(shí)不到位，不學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)、不整理歸檔、不進(jìn)行定期移交檔案室管理。

2.2檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化

當(dāng)下，一些企業(yè)沒有建立嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理制度，甚至沒有為本企業(yè)各部門明確規(guī)定文件的歸檔內(nèi)容、存檔時(shí)間。一些國有企業(yè)為應(yīng)對上級部門的檢查，進(jìn)行裝樣子的檔案管理工作;一些企業(yè)的檔案管理制度印在紙上，掛在墻上，卻不執(zhí)行，淪為一紙空文;一些企業(yè)的檔案資料長年累月沉睡在各自辦公室里，堆滿了灰塵，而到需要利用時(shí)才想起去亂翻亂找，對工作中形成的有價(jià)值材料不整理、不歸集;企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層也不知道依靠檔案為企業(yè)開展各項(xiàng)工作提供依據(jù)，企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門普遍不配合檔案管理工作，將大量文件資料隨意堆放在自己的辦公室里，任其閑置;給檔案管理員收集、整理、分類帶來很大的困難。

2.3檔案管理信息化水平落后

截止2019年7月，我國網(wǎng)民人數(shù)已經(jīng)超過8億，其規(guī)模高居世界第一。我國手機(jī)用戶數(shù)量甚至超過了全國人口數(shù)量。在這個(gè)信息化時(shí)代，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，采用電子檔案、數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案。但令人遺憾的是，當(dāng)下企業(yè)檔案管理的信息化水平很低，許多企業(yè)仍舊沿用紙質(zhì)檔案，由檔案員手工進(jìn)行檔案收集、整理、查閱。傳統(tǒng)的檔案歸檔和記錄大多以紙質(zhì)和人工的方式進(jìn)行?；谶@些因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進(jìn)行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質(zhì)量不理想，而且紙質(zhì)檔案普遍存在著文件缺失、遺漏、字跡潦草等現(xiàn)象;不少檔案的全宗號、類別號混淆，甚至出現(xiàn)編號錯(cuò)誤。一些企業(yè)雖然采用計(jì)算機(jī)管理檔案，但檔案管理模式仍然停留在封閉式管理模式上，無法有效提高檔案管理工作的效率。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的對策思考

3.1在企業(yè)檔案管理體制上創(chuàng)新

現(xiàn)階段，在開展企業(yè)管理的時(shí)候，最為顯著的特征就是有明確的權(quán)利責(zé)任，有清晰的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)。隨著社會的進(jìn)步，企業(yè)的檔案管理工作也要滿足市場的需要，不斷改進(jìn)創(chuàng)新檔案管理制度。想要使機(jī)構(gòu)更加完善，就需要對傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行改進(jìn)，使其得到優(yōu)化，形成一體化的檔案情報(bào)信息中心，集成信息、情報(bào)、檔案為一體。隨著信息化的深入，情報(bào)可以作為檔案進(jìn)行保存，也可以來源于檔案，想要實(shí)現(xiàn)電子檔案，最為核心的就是信息技術(shù)。目前，在開展工作的時(shí)候，要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用起來，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，這樣就能夠更加便捷的查閱信息資料，使工作效率大大提高。

3.2在企業(yè)檔案管理技術(shù)和手段上創(chuàng)新

在當(dāng)今信息化時(shí)代，在各大城市基本普及了數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案信息能夠徹底打破時(shí)間和空間的制約，只需要電腦有網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)隨地的查找自己想要的檔案信息。隨著檔案網(wǎng)絡(luò)化的深入，大大提高了檔案管理效率，也使檔案工作更加順利的開展。充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，打造良好的工作環(huán)境，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。

隨著我國對外開放的加深，更多的外資企業(yè)將進(jìn)入中國，而外資企業(yè)高質(zhì)量、高效率的檔案管理也會對國內(nèi)企業(yè)檔案管理構(gòu)成沖擊。相較于發(fā)達(dá)國家的企業(yè)，國內(nèi)企業(yè)檔案管理的確存在著不足，但這也為企業(yè)加強(qiáng)檔案管理，提升檔案管理工作質(zhì)量打開了提升空間;國外企業(yè)在檔案管理方面已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)與成熟的技術(shù)，只要國內(nèi)企業(yè)善于借鑒、消化、吸收，強(qiáng)化管理技術(shù)和手段創(chuàng)新，就可以將之轉(zhuǎn)換為后發(fā)優(yōu)勢。

3.3對檔案管理工作給予應(yīng)有的重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識到：在信息化時(shí)代，信息是企業(yè)發(fā)展的重要資源，而企業(yè)檔案對于企業(yè)來說則是非常寶貴的信息資源。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須帶頭重視檔案管理，尊重檔案管理人員，與檔案管理人員共同研究檔案規(guī)范化建設(shè)。企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)的每一名職工也應(yīng)當(dāng)主動參與到檔案管理中來，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，定時(shí)歸檔、存檔。企業(yè)檔案室要逐年增添必要的設(shè)備，在條件允許的情況下逐年擴(kuò)大檔案室面積。

3.4檔案管理必須規(guī)范化、制度化

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的具體情況，制定嚴(yán)格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員要根據(jù)檔案管理制度，仔細(xì)收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性;若發(fā)現(xiàn)文件中存在著字跡潦草、錯(cuò)別字等錯(cuò)誤，需責(zé)成有關(guān)人員進(jìn)行糾正，從源頭上提高檔案質(zhì)量。檔案管理人員從企業(yè)內(nèi)部各部門、各科室收集到檔案后，要將它們根據(jù)文書檔案、人事檔案、實(shí)物檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案進(jìn)行分類存放。檔案管理人員要仔細(xì)審核、鑒定企業(yè)檔案，認(rèn)真分析每一份管理類文件的內(nèi)容、來源、時(shí)間、名稱、稿本、外形特征、完整性、時(shí)效性;認(rèn)真研究每一份科技文件材料的技術(shù)因素、時(shí)間因素、典型因素、作者因素、名稱因素;判斷每一份檔案是否具有保存價(jià)值，確定每一份檔案的保存年限;對于喪失保存價(jià)值、超出保存年限的檔案要定期剔出、銷毀。一般來說，反映企業(yè)一般日常事務(wù)性活動、或內(nèi)容重復(fù)的管理類文件保存價(jià)值較小，不必永久性保存，而會計(jì)類檔案則必須永久保存，科技類、人事類檔案應(yīng)長期保存，保證檔案庫藏量控制在一個(gè)合理的水平。

3.5加快檔案管理信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加快檔案管理信息化建設(shè)，主動應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，盡快用數(shù)字檔案、電子檔案全面淘汰紙質(zhì)檔案。企業(yè)還須運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，人工智能技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)開展檔案研究，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，充分發(fā)掘出檔案中有價(jià)值的信息，通過研究自身檔案來認(rèn)識、掌握企業(yè)發(fā)展規(guī)律。

3.6加強(qiáng)勘察設(shè)計(jì)工程技術(shù)資料的檔案管理

近年來，設(shè)計(jì)單位紛紛進(jìn)行事改企，導(dǎo)致一些檔案管理人員下崗，留下的檔案管理人員需要長時(shí)間進(jìn)行繁瑣、復(fù)雜的檔案管理工作，承受更大的工作強(qiáng)度，又感到自己在單位中無足輕重，難免喪失工作熱情。鑒于此，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)要主動加強(qiáng)工程資料檔案管理，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高他們的業(yè)務(wù)技能。公司對檔案管理人員實(shí)施嚴(yán)格的績效管理，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。本公司建立了規(guī)范的檔案管理制度，對紙質(zhì)檔案、磁介質(zhì)載體檔案、電子文檔實(shí)施了分類管理，不僅豐富了檔案管理的內(nèi)容，而且提升了檔案管理的質(zhì)量;公司還對科技檔案、鉆探科研成果等方面的科技檔案資料實(shí)施精細(xì)化管理，使檔案更好地為公司發(fā)展服務(wù)。

面對快速變遷的現(xiàn)代企業(yè)形勢，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理體制也需要進(jìn)一步深化改革，想要確保企業(yè)的檔案工作順利開展，就需要不斷進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化。在企業(yè)內(nèi)部管理中，檔案管理屬于重要環(huán)節(jié)，通過不斷的創(chuàng)新實(shí)踐，最終必然能夠促進(jìn)檔案工作的快速發(fā)展，提高企業(yè)工作效率，促進(jìn)企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展。提升企業(yè)的管理水平，建設(shè)企業(yè)文化，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理工作。

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