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        淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

        2020-05-20 15:06:32張素霞
        卷宗 2020年7期
        關(guān)鍵詞:安全檔案管理效率

        張素霞

        摘 要:信息技術(shù)如今在很多領(lǐng)域已經(jīng)開始適用,甚至成為不可或缺的工作方式與技術(shù),將信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理中,會提高檔案管理的效率和安全性能,對于學(xué)校檔案管理有極為深遠的意義和影響。

        關(guān)鍵詞:信息技術(shù);檔案管理;安全;效率;資源

        信息技術(shù)(information? technology),是指管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱,隨著科技的發(fā)展,信息技術(shù)越來越廣泛的被應(yīng)用到全社會的各行各業(yè),并且在人們的生產(chǎn)生活中逐漸占據(jù)了很大一部分。學(xué)校檔案是一個學(xué)校發(fā)展史的真實記錄,對于一個學(xué)校的發(fā)展起著承上啟下的作用,對于學(xué)校的學(xué)生和教師也至關(guān)重要,可以讓教師認(rèn)識到自身工作的成績和不足,提出學(xué)習(xí)和改正,也可以為學(xué)校日后的發(fā)展提供研究和參考。學(xué)校檔案管理指的是學(xué)校指派工作人員管理教師教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)檔案,學(xué)生信息檔案、學(xué)習(xí)檔案,會議記錄等。信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用就是利用信息技術(shù)更好的來完成檔案管理工作。

        檔案工作是用科學(xué)的原則和方法管理檔案,在管理過程中應(yīng)該以完備性、實用性、快捷性、安全性為指導(dǎo)原則,實現(xiàn)對于學(xué)校檔案完備、安全、高效的保管,但是學(xué)校檔案在歷來管理過程中卻有很

        多弊端。

        1 紙質(zhì)檔案管理中存在的問題

        1.1 缺乏安全性

        由于檔案是紙質(zhì)的原因,紙張在日積月累之下,年歲一久,就會發(fā)生變黃、變脆、易損壞的情況,記錄檔案用的墨水也會在時間侵蝕之下褪色,或者是在浸泡、高溫等條件下發(fā)生損壞,甚至?xí)龅绞髧А⑾x咬,都會損壞紙質(zhì)檔案的完整性。另外,在檔案被查閱或者借調(diào)的過程中,會發(fā)生保管不力導(dǎo)致丟失、遺失、泄密等不良后果。

        1.2 缺乏效率性

        紙質(zhì)檔案在書寫的時候會存在書寫錯誤的情況,并且不易被發(fā)現(xiàn),會影響檔案的真實性和客觀性;紙質(zhì)檔案在保管上會花費大量的人力、物力,增加檔案管理成本;紙質(zhì)檔案在查閱的時候會花費很長的時間,存在不夠便捷的情況,缺乏效率性。

        1.3 管理單一化

        紙質(zhì)檔案從表現(xiàn)形式上來看是單一的文字和圖片,沒有辦法利用視頻等其他表現(xiàn)手法,比較單一化,不夠多元。

        2 利用信息技術(shù)管理學(xué)校檔案的優(yōu)勢

        將信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理中去,是學(xué)校檔案管理在社會不斷發(fā)展中,保證自身不被淘汰的重要途徑。隨著信息技術(shù)的日新月異,科技遍地開花,辦公自動化已經(jīng)成為企事業(yè)單位辦公的必然要求,因此,在學(xué)校檔案管理方面也要順應(yīng)時代潮流。此舉有以下幾點優(yōu)勢:

        2.1 提高學(xué)校檔案的保密性

        學(xué)校檔案查閱人數(shù)多、查閱量高,隨之而來的保密性差的問題不容忽視,利用信息技術(shù)可以很好的解決這個問題。信息技術(shù)通過構(gòu)建多極、完善的系統(tǒng),在查閱的時候利用電子操作,高效的完成由低到高的報批和由高到低的審批,可以提升檔案的安全性,很好的保護學(xué)校、教師、學(xué)生的隱私安全。

        2.2 提升檔案的完整性

        學(xué)校的很多檔案并不是只有單獨的一冊,而是同一事件有很多冊檔案,利用信息技術(shù)的備份功能可以更完整的保存和管理檔案,使得檔案管理更加高效,也不容易發(fā)生丟失、損壞等嚴(yán)重后果。紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合,相對照,可以提升檔案的管理效率,也可以保證檔案的完整性和客觀性。另外,電腦、檔案管理系統(tǒng)或者U盤的容量很大,可以最大限度的達到檔案的優(yōu)質(zhì)保管效果。

        2.3 提升檔案內(nèi)容的廣泛性

        電子信息可以利用當(dāng)下多媒體的各種優(yōu)勢,從各個方面全面的記錄學(xué)校發(fā)展、教師成績、學(xué)生信息等檔案資料。如今多媒體發(fā)達,可以利用視頻、PPT、電子文檔、電子表格等方式多元化的記錄檔案,令檔案的記錄更加的全面,多方面、全方位、具體化的展現(xiàn)學(xué)校、教師、學(xué)生的風(fēng)貌,令檔案管理最大化的展現(xiàn)其優(yōu)勢。

        2.4 提高資源利用率

        之前的紙質(zhì)檔案除了存在保存不便、易丟失的弊端之外,還存在浪費自然資源的問題,利用信息化的檔案保管,可以節(jié)約紙張,保護環(huán)境。紙質(zhì)檔案在保管過程中需要更多的空間和技術(shù),對保管環(huán)境中光照強度、干濕度有很嚴(yán)格的條件,因此信息化的檔案管理也會在一定程度上實現(xiàn)人力和物力的節(jié)約,也會避免紙質(zhì)檔案在查閱的時候所存在的難題。我們目前所使用的紙質(zhì)檔案的保管方式,在查閱的時候極為不便,但是信息化的檔案管理,系統(tǒng)是聯(lián)動的,只要查閱人提供完備的資料,具有查閱的權(quán)限,便可以查閱任何一級屬于自己的檔案,不用再東奔西走,也不會存在手續(xù)復(fù)雜多變的情況,更加的

        便民。

        3 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的注意事項

        即使檔案管理的信息化已經(jīng)是大勢所趨,亦是不得不做的一件事情,但是在其合理、全面、廣泛的應(yīng)用方面依舊要小心翼翼,不能大而化之,主要有以下幾個方面的注意事項:

        3.1 加強軟件安裝的簡易性

        檔案的電子化管理是為了提高檔案管理效率,可是如果檔案管理系統(tǒng)安裝起來并不方便的話,就會事與愿違。很多學(xué)校里的檔案管理員并不是專業(yè)的信息技術(shù)人員,不能用專業(yè)的思維、業(yè)務(wù)來要求他們,因此,檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計的時候應(yīng)該考慮到安裝的簡易性,要為使用者提供方便。

        3.2 加強軟件升級維護的便捷性

        電子信息技術(shù)如今發(fā)展很快,更新?lián)Q代也是令人目不暇接,在檔案管理方面,也要根據(jù)時代要求和自身情況來不斷完成系統(tǒng)的更新升級,這就要求系統(tǒng)的更新方式要便捷,不能復(fù)雜,達到普通人靠自身理解或者簡單學(xué)習(xí)就能獨立完成的要求。

        3.3 保證系統(tǒng)的安全性

        雖然信息技術(shù)可以提升檔案保管的安全性,但是信息系統(tǒng)本身就存在安全隱患,因此要最低限度的避免這種隱患的發(fā)生概率,這就要求我們的工作人員要有極高的專業(yè)素養(yǎng)和極扎實的專業(yè)功底,而且,系統(tǒng)在投放使用之前也要反復(fù)的測試,以保證最高限度的安全性能。

        4 結(jié)語

        信息技術(shù)的使用在生活、工作中已經(jīng)極為常見,日后還會有更加廣泛的利用,使用信息技術(shù)保管學(xué)校檔案,為檔案保管工作打下堅實的基礎(chǔ)與有力的保障,希望通過信息技術(shù)人才與檔案保管員的協(xié)作,學(xué)校的檔案保管工作會更加有效、安全的進行。

        參考文獻

        [1]倪小明.信息技術(shù)與檔案管理機制的融合分析[A].信息記錄材料,2019年03期.

        [2]侯詠紅.談學(xué)校檔案管理工作的重要性[J].錫林郭勒職業(yè)學(xué)院學(xué)報,2008年01期.

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