富秀晴

摘 要：隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理部門在具體的工作當(dāng)中也運(yùn)用到了非常多的信息管理技術(shù)，這樣非常的便于日后查詢。在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及發(fā)展過程中，檔案管理信息化發(fā)揮了非常大的作用。本篇文章主要對(duì)于信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題做一下簡(jiǎn)單地介紹，并提出相對(duì)應(yīng)的措施，希望可以給大家?guī)ヒ恍﹩l(fā)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問題及對(duì)策

1 前言

在檔案管理的過程中，會(huì)受到非常多因素的影響，包含：管理者的能力因素以環(huán)境因素等，經(jīng)常會(huì)造成檔案失真以及不夠全面的情況出現(xiàn)，這樣以來就非常的難以為后續(xù)的工作提供比較有效的依據(jù)，如果不能對(duì)于檔案資源進(jìn)行有效的利用，那么檔案本身就會(huì)在很大程度上失去價(jià)值。因此，檔案管理人員需要結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息技術(shù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，真正的做到檔案管理的信息化。

2 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

2.1 檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)大

信息時(shí)代檔案管理采取的是信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)將檔案共享給需要的人，提高檔案的應(yīng)用性，很大程度上提高了檔案的利用效率。但是每一件新產(chǎn)物都是一個(gè)雙刃劍，盡管檔案信息化管理提高檔案效率，管理工作更為系統(tǒng)，減少了對(duì)檔案管理空間需求，但是也存在著諸多的風(fēng)險(xiǎn)，由于檔案管理信息化借助的是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)發(fā)放的自由環(huán)境中，檔案文件的傳輸極容易被人截取篡改，或者植入病毒，導(dǎo)致電子檔案有一定程度損壞以及部分信息丟失，所以說目前檔案信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)高，安全性和完整性無法保障

2.2 管理軟件的不兼容問題

科技一直在不斷的發(fā)展，檔案管理工作在發(fā)展中也具備了更多地信息化特點(diǎn)，由此出現(xiàn)了非常多的檔案管理軟件。在實(shí)際的管理以及應(yīng)用過程當(dāng)中，雖然檔案管理軟件可以很大程度上保障檔案內(nèi)容的信息化，但是依然存在非常多的問題，使得檔案管理工作的具體效率以及質(zhì)量降低。比如，在實(shí)際的應(yīng)用過程當(dāng)中，由于各行各業(yè)使用的都是不同類型的計(jì)算機(jī)，這樣非常容易造成檔案管理軟件具備較大的差異性，相互之間存在不兼容的現(xiàn)象，使檔案資源無法完成共享。

2.3 檔案管理缺乏規(guī)范性

由于歷史原因，我國(guó)的檔案信息化管理并不是非常規(guī)范，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，我國(guó)的檔案管理本身就缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理能力差，檔案的整理和歸檔速度慢，管理質(zhì)量達(dá)不到要求。而在這種背景下，我國(guó)的檔案管理迎來了信息化的時(shí)代，檔案管理朝著信息化發(fā)展，由于缺乏經(jīng)驗(yàn)，信息化的檔案管理只好借鑒這傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理方法，造成了檔案管理信息化過程中的一些錯(cuò)誤。實(shí)體檔案管理驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)都不完善，自然就會(huì)影響到檔案信息化管理。并且，由于我國(guó)檔案管理信息化剛被提出不久，檔案信息化管理并沒有建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各地區(qū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)層次不齊，信息化管理系統(tǒng)只在個(gè)別檔案館中應(yīng)用，還未全面推廣。此外很多檔案館中紙質(zhì)檔案管理仍然是主要業(yè)務(wù)，這制約了檔案管理信息化的發(fā)展?？偠灾?，目前我國(guó)檔案管理缺乏規(guī)范性，對(duì)檔案管理信息化造成了不小的影響。

2.4 管理理念滯后，缺乏服務(wù)意識(shí)

信息化時(shí)代的來臨時(shí)檔案管理的福音，很多企業(yè)對(duì)于檔案的管理都進(jìn)行了變革，檔案管理信息化正如火如荼地進(jìn)行著，但是目前大多數(shù)單位都僅僅是管理方式進(jìn)行了變革，但是他們的管理理念依舊沿用傳統(tǒng)的管理方式，服務(wù)意識(shí)缺乏，為新管理方式的接受和普及造成了一定的阻礙。

3 信息時(shí)代檔案管理的對(duì)策

3.1 提高檔案管理的安全性

檔案管理信息化的重點(diǎn)就是確保檔案管理的安全性，這對(duì)于事業(yè)單位的信息發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，而檔案信息化管理就必須依賴自由網(wǎng)絡(luò)這一媒介，很大程度上降低了檔案管理的安全性，因此必須引起檔案管理人員重視。檔案管理安全性主要是通過兩個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)，一方面就是要建立完善管理制度，規(guī)范檔案信息化管理流程，提高管理人員信息化水平和相關(guān)技能，樹立風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，明確自身的職責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度，對(duì)于不同種類和載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理;另外一方面是加強(qiáng)系統(tǒng)安全性，現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境非常危險(xiǎn)，因此檔案管理要設(shè)置防火墻，傳輸檔案身份驗(yàn)證，防止傳輸中檔案被篡改或者盜取，安裝查殺病毒和木馬軟件，定期更新軟件，修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞。保存電子檔案做好備份，系統(tǒng)遭到?jīng)_擊啟用備份檔案。定期對(duì)計(jì)算機(jī)平臺(tái)展開檢查，同時(shí)備份檔案信息和數(shù)據(jù)，避免由于計(jì)算機(jī)故障而造成的檔案信息永久性丟失。此外，檔案管理的日常工作中需要實(shí)施監(jiān)督和管理檔案儲(chǔ)存與運(yùn)行情況，協(xié)調(diào)檔案管理體系和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)兩者間關(guān)系。加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的監(jiān)督，針對(duì)重要檔案和機(jī)密性文件，要求對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行限制，最大程度上降低網(wǎng)絡(luò)病毒入侵。

3.2 注重軟件的兼容性

強(qiáng)化信息化建設(shè)屬于檔案管理的重要內(nèi)容。從專業(yè)化角度出發(fā)，檔案管理信息化的最終目的在于檔案資源共享，進(jìn)而發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。所以，為實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理人員需要促進(jìn)信息管理技術(shù)的進(jìn)步，不斷創(chuàng)新管理的模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理，從根本上提升檔案檢索效率，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)加強(qiáng)檔案資料的有效傳輸，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源遠(yuǎn)距離甚至是無障礙共享，這樣就會(huì)增加檔案資源儲(chǔ)量，防止檔案資料管理損毀或者是老化問題的出現(xiàn)。

3.3 保障檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)具備統(tǒng)一性

隨著社會(huì)的發(fā)展以及進(jìn)步，檔案管理的相關(guān)手段也發(fā)生了非常大的變化。因此，要不斷地使得檔案管理工作體系更加的完善化，保障檔案管理的細(xì)則更加的統(tǒng)一化，這樣就可以提高系統(tǒng)軟件的兼容性，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，此外，在檔案管理的過程中還會(huì)涉及非常多的部門，員工也比較多，因此，一定要明確具體的崗位職責(zé)，保障各個(gè)部門以及類別的相關(guān)檔案可以集中起來進(jìn)行管理，使檔案管理和事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展。

3.4 提高管理人員的專業(yè)度

檔案管理人員是否專業(yè)對(duì)于信息時(shí)代的具體檔案管理工作將會(huì)造成非常嚴(yán)重的影響。事業(yè)單位需要對(duì)于相關(guān)管理人員進(jìn)行信息技術(shù)方面的專業(yè)培訓(xùn)，最終使得管理人員的專業(yè)性得到提高。而后，對(duì)于培訓(xùn)的具體內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的考核， 按照考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲，對(duì)于平常工作當(dāng)中表現(xiàn)比較良好以及考核成績(jī)比較優(yōu)異的管理人員進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于那些考核結(jié)果不是非常良好的管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐u(píng)。這樣可以很大程度上使得管理人員的積極性得到提高，與此同時(shí)，還可以提高相應(yīng)的專業(yè)度。

4 結(jié)束語

在這個(gè)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理信息化是今后檔案管理的必然選擇。但是目前我國(guó)檔案管理信息化經(jīng)驗(yàn)不足，檔案信息化過程中存在著諸多的問題，相關(guān)人員要不斷創(chuàng)新，培養(yǎng)信息化的人才，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全化的管理，提高檔案管理信息化的安全性，為檔案管理信息化排除路障，以此提高檔案管理效率。

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