黃柳興

摘 要：村鎮(zhèn)建設(shè)過(guò)程中的檔案規(guī)范化建設(shè)與管理勢(shì)在必行，同時(shí)其作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，離不開(kāi)技術(shù)和資金的保障。在當(dāng)前東莞各村鎮(zhèn)檔案建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，優(yōu)化配置和共建共享資源。既要抓好各地區(qū)村鎮(zhèn)檔案資料的接收工作，在東莞市轄區(qū)范圍內(nèi)統(tǒng)一采取電子化建檔與管理模式，這對(duì)于促進(jìn)村鎮(zhèn)的建設(shè)與發(fā)展具有非常重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;村鎮(zhèn)建設(shè);資源共享;規(guī)范管理

近年來(lái)隨著東莞市經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，轄區(qū)內(nèi)村鎮(zhèn)面貌煥然一新，尤其是基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，廣大人民群眾的居住環(huán)境條件大幅度改善，同時(shí)村鎮(zhèn)建設(shè)方面的資料日漸增多。強(qiáng)、富、美的東莞村鎮(zhèn)建設(shè)，離不開(kāi)村鎮(zhèn)檔案資料，因此加強(qiáng)村鎮(zhèn)檔案管理以及資源共享具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

1 村鎮(zhèn)建設(shè)過(guò)程中的檔案管理問(wèn)題分析

雖然近年來(lái)村鎮(zhèn)建設(shè)中的檔案資料管理及其資源共享的重要性日漸凸現(xiàn)出來(lái)，但是村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作中依然存在著一些問(wèn)題與不足之處。

1.1 檔案管理工作中的硬件投入不平衡

從目前東莞市經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，因各村鎮(zhèn)發(fā)展條件和資源存在著較大的差異，所以各地區(qū)發(fā)展側(cè)重點(diǎn)有所不同，而且村鎮(zhèn)發(fā)展也表現(xiàn)出嚴(yán)重的不平衡性，不同村鎮(zhèn)的檔案室建設(shè)硬件投入力度有較大區(qū)別。比如，部分村鎮(zhèn)檔案室的硬件設(shè)施建設(shè)較為完善，而且檔案資料的保管以及利用較為規(guī)范;然后，有些村鎮(zhèn)的檔案室建設(shè)并不理想，硬件投入不完善，以致于村鎮(zhèn)建設(shè)過(guò)程中的檔案資料因管存條件不具備而影響了管理效果。就東莞市轄區(qū)內(nèi)一些邊遠(yuǎn)村鎮(zhèn)而言，村鎮(zhèn)檔案室建筑面積非常的小，“六防”設(shè)施不齊全，而且工作人員配備不到位，很多檔案資料散落在柜子或者桌面上，檔案資料的利用難見(jiàn)成效。由于各地區(qū)村鎮(zhèn)檔案硬件設(shè)施建設(shè)投入不平衡，因此導(dǎo)致全市村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作無(wú)法有效的統(tǒng)一起來(lái)，嚴(yán)重制約了村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的規(guī)范化管理以及村鎮(zhèn)的建設(shè)與發(fā)展。

1.2 村鎮(zhèn)缺乏檔案管理專職人員，不利于村鎮(zhèn)檔案管理工作的高效開(kāi)展

就當(dāng)前東莞市各地區(qū)的村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理人員而言，多數(shù)村鎮(zhèn)是由村鎮(zhèn)辦公室人員兼職，他們的檔案管理專業(yè)水平有限，而且參差不齊，部分檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和技能，未能及時(shí)更新認(rèn)識(shí)，對(duì)每年檔案管理工作的新政策以及新要求和技術(shù)方法把握不到位，而且案管理人員的工作積極性不高。同時(shí)，基于現(xiàn)階段建管所的情況，人員編制相對(duì)較少，而且工作任務(wù)比較重。實(shí)踐中，為了能夠有效提高收入、發(fā)展空間，為數(shù)不少的檔案管理人員經(jīng)常進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)，這種較為頻繁的崗位調(diào)動(dòng)嚴(yán)重影響了檔案管理工作實(shí)效。值得一提的是，各職能部門人員的檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱，對(duì)檔案資料的及時(shí)移交及其完整性缺乏重視。對(duì)于村鎮(zhèn)的建設(shè)檔案而言，其專業(yè)性非常的強(qiáng)，而且各村鎮(zhèn)建設(shè)中形成的檔案資料，比如規(guī)劃、

房產(chǎn)等受人員以及部門限制，各部門主動(dòng)移交檔案資料的意識(shí)不強(qiáng)，檔案資料無(wú)法及時(shí)歸檔，甚至以工作需要為名長(zhǎng)期占有，很多檔案資料長(zhǎng)期散落于各科室無(wú)法有效的歸檔和利用。

2 村鎮(zhèn)建設(shè)檔案規(guī)范管理的有效措施

基于以上對(duì)現(xiàn)階段的村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析，筆者認(rèn)為要想提高檔案管理工作水平，就應(yīng)當(dāng)進(jìn)行規(guī)范化管理，具體從以下幾個(gè)方面著手。

2.1 加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，提高檔案規(guī)范化管理意識(shí)

東莞市新農(nóng)村建設(shè)發(fā)展步伐不斷加快的同時(shí)，對(duì)村鎮(zhèn)建設(shè)過(guò)程中的檔案管理工作也提出了更高的要求。村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理部門以及崗位人員應(yīng)當(dāng)從思想上真正地認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化管理的重要性，一方面要凸顯出監(jiān)督指導(dǎo)的作用，另一方面要明確村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作的具體職責(zé)，通過(guò)不斷健全以及完善村鎮(zhèn)檔案內(nèi)容與村鎮(zhèn)服務(wù)機(jī)制來(lái)有效發(fā)揮村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作的重要作用。第一，不斷加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳，以檔案法以及檔案條例等為基礎(chǔ)，使村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作及早走上法制化以及規(guī)范化軌道。同時(shí)，還要營(yíng)造良好的氛圍，全面提

高檔案管理意識(shí)。第二，強(qiáng)化對(duì)村鎮(zhèn)檔案管理業(yè)務(wù)的指導(dǎo)。村鎮(zhèn)檔案室是檔案管理工作的基礎(chǔ)，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)對(duì)村鎮(zhèn)檔案管理工作以及相關(guān)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)。第三，加強(qiáng)制度化管理。根據(jù)東莞市轄區(qū)范圍內(nèi)的各村鎮(zhèn)情況，準(zhǔn)確劃分各村鎮(zhèn)檔案資料的接收范圍，并且明確責(zé)任，從而使村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作自覺(jué)走上規(guī)范化以及科學(xué)化道路。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，加大硬件設(shè)施建設(shè)投入力度

村鎮(zhèn)檔案管理是一門綜合性較強(qiáng)的多學(xué)科系統(tǒng)，其中涉及多個(gè)專業(yè)內(nèi)容，然而因目前很多村鎮(zhèn)的檔案員編制受限，難以配備綜合型人才。為此，我們應(yīng)當(dāng)兩步走，一是要積極引入人才，二是要加強(qiáng)現(xiàn)有人才隊(duì)伍建設(shè)。對(duì)于檔案管理員而言，應(yīng)當(dāng)熟悉檔案資料管理以及利用方面的制度和法規(guī)，熟練掌握有效的檔案管理工作方式和方法。比如，熟練掌握照相以及復(fù)印方面的工作要領(lǐng)。檔案管理員并非精通某業(yè)務(wù)的專家，而是要求知識(shí)面要廣、有靈活的思維和應(yīng)變能力。同時(shí)，還要不斷加大對(duì)檔案管理工作的軟硬件設(shè)施投入力度，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，以此來(lái)提高檔案規(guī)范化管理水平。檔案收集是豐富館藏資料和資源的重要渠道，為此需建立完善的村鎮(zhèn)檔案管理規(guī)制，確保檔案管理工作能夠有章可循;基于檔案資料分類大綱，對(duì)村鎮(zhèn)檔案科學(xué)分類，并且明確分類的具體內(nèi)容。同時(shí)，還要投入大量的財(cái)力用于檔案室的建設(shè)，投入必要的設(shè)施;建立內(nèi)容翔實(shí)以及數(shù)據(jù)庫(kù)，建立村鎮(zhèn)檔案館信息資料交換網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3 村鎮(zhèn)建設(shè)檔案資料的共享措施

村鎮(zhèn)建設(shè)中不僅要對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理，而且還要對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)的共享，這樣才能有效利用檔案資料服務(wù)于村鎮(zhèn)建設(shè)與發(fā)展。

3.1 設(shè)定權(quán)限

檔案資料共享過(guò)程中面臨的最主要問(wèn)題是資料的安全保密以及有效利用，如果檔案中心僅有一個(gè)庫(kù)房，那么各部門檔案資料集中保管于同一個(gè)庫(kù)房之中;如果采用的是檔案柜，則各利用部門對(duì)檔案資料可以單獨(dú)進(jìn)行加鎖，并且留一套鑰匙備用。若采用密集架庫(kù)房，則不可單獨(dú)用鎖，這有利于提高檔案保密性與安全可靠性?；诖耍瑢?shí)踐中除應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案人員加強(qiáng)素質(zhì)教育，還應(yīng)當(dāng)采取切實(shí)可行的方法和措施對(duì)人員進(jìn)行管理。比如，無(wú)關(guān)人員嚴(yán)禁進(jìn)出檔案庫(kù)房，檔案人員如需進(jìn)出庫(kù)房，也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格登記，庫(kù)房中安裝攝像頭等，防止檔案資料泄密或者缺失損毀。

3.2 長(zhǎng)效管理

在檔案資料共享過(guò)程中應(yīng)當(dāng)定期做好檔案收集以及整理工作，并且按時(shí)進(jìn)行移交檔案資料，完善相關(guān)手續(xù)，并且按照規(guī)范和要求進(jìn)行目錄電子化以及全文數(shù)字化建設(shè)，將安全保密以及檔案查閱利用工作落到實(shí)處，對(duì)村鎮(zhèn)民生方面的服務(wù)中心、大局利用實(shí)例，應(yīng)當(dāng)如實(shí)進(jìn)行記錄，并且向媒體進(jìn)行報(bào)送，以此來(lái)提升檔案知曉度并且促進(jìn)村鎮(zhèn)檔案管理工作的規(guī)范化以及常態(tài)化建設(shè)。在日常業(yè)務(wù)工作中，基層建設(shè)檔案館是業(yè)務(wù)指導(dǎo)的主導(dǎo)力量，除正常的集中式業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還應(yīng)當(dāng)組織專人定期到檔案室面對(duì)面以及手把手的進(jìn)行學(xué)習(xí)指導(dǎo)，對(duì)檔案資料的共建共享進(jìn)行嚴(yán)格把控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案共享中存在的各種問(wèn)題。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)上級(jí)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)各村鎮(zhèn)檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)管與指導(dǎo)，為確保檔案收集到位，各村鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)由主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，并且成立專門的檔案共享領(lǐng)導(dǎo)小組，制定切實(shí)可行的文件歸檔機(jī)制，有效協(xié)調(diào)檔案管理部門，從而實(shí)現(xiàn)村鎮(zhèn)檔案規(guī)范化管理以及提高檔案共享效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，村鎮(zhèn)建設(shè)中形成的檔案資料數(shù)量比較多，而且涉及面也比較廣泛，因此應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，結(jié)合各村鎮(zhèn)特點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范化管理。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行統(tǒng)一管理和共建共享，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，使其能夠更好地服務(wù)于村鎮(zhèn)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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