張梅

摘 要 當(dāng)今社會(huì)全球經(jīng)濟(jì)一體化的速度越來(lái)越快，設(shè)計(jì)并執(zhí)行一套高水準(zhǔn)的企業(yè)內(nèi)部控制管理體系，能夠幫助企業(yè)減少經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、提升運(yùn)營(yíng)管理水平。ERP系統(tǒng)以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將先進(jìn)的管理思想和模式結(jié)合起來(lái)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制不斷得到創(chuàng)新和優(yōu)化。本文首先闡述內(nèi)部控制的基本概念，分析ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系，其次深入探討目前企業(yè)使用ERP系統(tǒng)時(shí)內(nèi)部控制中普遍存在的問(wèn)題，最后提出改進(jìn)內(nèi)部控制的策略和建議，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期健康發(fā)展提供新思路。

關(guān)鍵詞 ERP系統(tǒng) 內(nèi)部控制 風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

當(dāng)今社會(huì)信息量爆炸式增長(zhǎng)，各行各業(yè)信息的獲得和應(yīng)用渠道越來(lái)越廣泛，為了適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境并從中爭(zhēng)得一席之地，大部分企業(yè)或多或少都采用了ERP信息管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)施內(nèi)部控制，并取得了成效。但有些企業(yè)在運(yùn)用ERP系統(tǒng)時(shí)，與內(nèi)部控制出現(xiàn)了違和甚至矛盾，因此對(duì)兩者進(jìn)行深層次的研究和分析尤為重要?；诖?，本文對(duì)ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行研究，以幫助企業(yè)根據(jù)自身情況將ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制有效銜接，充分發(fā)揮內(nèi)部控制應(yīng)有的作用。

一、企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)涵及與ERP系統(tǒng)的關(guān)系

企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，保證經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)正常有序、合法開(kāi)展，由董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、管理層和全體企業(yè)員工共同采取的，對(duì)財(cái)務(wù)、人、資產(chǎn)、工作流程進(jìn)行有效監(jiān)管的系列活動(dòng)。企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)是保證企業(yè)資產(chǎn)、財(cái)務(wù)信息的安全性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、有效性、及時(shí)性，保證對(duì)企業(yè)員工、工作流程、物流的有效管控，建立對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效監(jiān)督機(jī)制。內(nèi)部控制主要由控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)估測(cè)、控制活動(dòng)、信息與交流、內(nèi)部監(jiān)督五要素組成。

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning）的簡(jiǎn)稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制可以說(shuō)是互相融合、相輔相成。ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的具體表現(xiàn)形式，內(nèi)部控制在借助ERP系統(tǒng)實(shí)施的同時(shí)，又能不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并予以完善，提高效率。

二、ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

隨著ERP系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，暴露出了在系統(tǒng)運(yùn)用與內(nèi)部控制實(shí)施之間存在的一些矛盾和問(wèn)題。以下對(duì)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制之間的問(wèn)題進(jìn)行較為深入的研究。

（一）ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制融合度比較低

目前大部分企業(yè)是直接購(gòu)買商業(yè)ERP軟件，少部分是采用自己開(kāi)發(fā)的ERP軟件。而商業(yè)軟件都是格式化的簡(jiǎn)單流程，如果企業(yè)想在購(gòu)買軟件后直接使用，并且完全匹配自身情況，只有定制才能實(shí)現(xiàn)。而企業(yè)自行開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的，經(jīng)常將重點(diǎn)放在設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程以及整合各個(gè)業(yè)務(wù)單元及模塊上，此時(shí)內(nèi)部控制的要素就會(huì)被忽略，不能做到有效融合。以某公司為例，該公司使用了金蝶標(biāo)準(zhǔn)版、金蝶云管家版以及自行開(kāi)發(fā)的ERP軟件，僅僅是為了使用各個(gè)模塊的功能，但是并沒(méi)有將幾個(gè)功能模塊融合使用，使得企業(yè)內(nèi)部控制運(yùn)行效率不高。

（二）缺乏信息化人才

ERP系統(tǒng)的運(yùn)用，對(duì)企業(yè)的管理人員以及審計(jì)人員在業(yè)務(wù)水平上都提出了更高的要求。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，需要企業(yè)相關(guān)操作人員及管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，能夠識(shí)別系統(tǒng)內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。如果不具備基本的邏輯知識(shí)，將無(wú)法檢查現(xiàn)有系統(tǒng)是否達(dá)到了有利于內(nèi)部控制實(shí)施的效果。

（三）企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全性面臨新的挑戰(zhàn)

ERP系統(tǒng)極度依賴網(wǎng)絡(luò)及軟件，因此網(wǎng)絡(luò)的安全性非常重要。如果無(wú)法保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，ERP系統(tǒng)不能跟隨企業(yè)情況進(jìn)行及時(shí)更新及調(diào)整，將無(wú)法滿足企業(yè)要求。如2018年下半年流行的“反勒索病毒”，服務(wù)器受到黑客攻擊，誤操作造成數(shù)據(jù)丟失，這些都會(huì)導(dǎo)致ERP系統(tǒng)崩潰、無(wú)法使用。如果企業(yè)重要信息泄露，還會(huì)給企業(yè)帶來(lái)難以計(jì)算的損失。

（四）ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制五要素存在的問(wèn)題

第一，內(nèi)部環(huán)境是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，ERP系統(tǒng)在設(shè)置業(yè)務(wù)流程即崗位角色權(quán)責(zé)時(shí)，需要依據(jù)公司的內(nèi)部環(huán)境。ERP系統(tǒng)的實(shí)施和執(zhí)行的效果，一大影響因素是公司自身的管理制度及流程，崗位角色設(shè)計(jì)規(guī)范合理。但在實(shí)際中，大部分企業(yè)僅僅根據(jù)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了簡(jiǎn)單的復(fù)制，并沒(méi)有真正思考這個(gè)流程是否合理，更沒(méi)有針對(duì)公司本身情況進(jìn)行優(yōu)化甚至是重新設(shè)計(jì)。企業(yè)內(nèi)部控制和流程的設(shè)計(jì)存在先天不足，而這個(gè)恰恰是最容易被企業(yè)忽視的問(wèn)題，也為系統(tǒng)以后的運(yùn)行埋下了隱患。

第二，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是量化測(cè)評(píng)某一事件或事物帶來(lái)的影響或損失的可能程度。常用方法之一是內(nèi)部控制評(píng)價(jià)法，而ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的具體實(shí)施結(jié)果，因此通過(guò)評(píng)價(jià)ERP系統(tǒng)就能達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)估測(cè)的效果。在實(shí)際運(yùn)用中，有的企業(yè)并沒(méi)有在系統(tǒng)中給出相應(yīng)的評(píng)價(jià)結(jié)果，或者雖然有部分評(píng)價(jià)但是不完善，不能全面系統(tǒng)地反映風(fēng)險(xiǎn)程度。

第三，控制活動(dòng)是指有助于確保管理層的指令得到執(zhí)行的政策和程序。通過(guò)ERP開(kāi)展控制活動(dòng)就是典型的自動(dòng)控制。而有的ERP系統(tǒng)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)授權(quán)、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、信息處理、實(shí)物控制和職責(zé)分離等相關(guān)活動(dòng)的目的，增加了人工干預(yù)。

第四，ERP作為信息集成系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)量化信息的篩選、集輸、交流，使信息交流更加便捷。目前，多數(shù)企業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)所需的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性較差，有些企業(yè)在ERP系統(tǒng)運(yùn)行中，由于垃圾數(shù)據(jù)或者無(wú)效數(shù)據(jù)的輸入，所以輸出的信息無(wú)法共享，或者無(wú)法為使用者提供有效信息，影響了信息交流。

第五，在企業(yè)快速發(fā)展的同時(shí)，ERP系統(tǒng)也應(yīng)該不斷得到優(yōu)化和完善。當(dāng)一個(gè)企業(yè)的ERP系統(tǒng)運(yùn)行了一段時(shí)間后，之前的內(nèi)控環(huán)境或者系統(tǒng)設(shè)置可能已經(jīng)不再適用。如果缺少定期的評(píng)價(jià)和監(jiān)督機(jī)制來(lái)判斷內(nèi)部控制實(shí)施和系統(tǒng)運(yùn)行情況，就會(huì)使兩者的結(jié)合流于形式，無(wú)法達(dá)到既定效果。

三、ERP環(huán)境下加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的策略

針對(duì)ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，本文提出如下解決策略：

（一）使ERP系統(tǒng)真正和內(nèi)部控制相結(jié)合

為了解決ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制結(jié)合存在的問(wèn)題，企業(yè)需要做好充分的調(diào)研工作，全面梳理現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，將必須由ERP系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵控制措施列出來(lái)，并要求在ERP中進(jìn)行設(shè)計(jì)。如果現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)模塊功能不能適應(yīng)企業(yè)需求，則可依托IT人員支持，進(jìn)行一些特殊的開(kāi)發(fā)，盡量減少人為調(diào)整。筆者所在公司就根據(jù)不同的客戶需求，開(kāi)發(fā)了幾個(gè)類似數(shù)據(jù)巴士的功能，將各個(gè)ERP系統(tǒng)間的流程結(jié)合起來(lái)，匯總數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制與ERP的有效結(jié)合。

（二）不斷利用培訓(xùn)來(lái)提高相關(guān)人員的素質(zhì)

在ERP環(huán)境下，各個(gè)崗位人員都要具備一定的信息化知識(shí)。因此企業(yè)需要打造一支專業(yè)能力強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富、素質(zhì)高的內(nèi)外部實(shí)施團(tuán)隊(duì)，最好由公司管理層總負(fù)責(zé)，依托IT技術(shù)力量，經(jīng)過(guò)各個(gè)部門(mén)的研討，確保及時(shí)高效地完成系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、運(yùn)行，也可以聘請(qǐng)專業(yè)顧問(wèn)來(lái)避免走彎路。同時(shí)，要通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提高相關(guān)崗位人員的操作水平，使各部門(mén)至少具有一個(gè)關(guān)鍵ERP使用人員，只有不斷提高各部門(mén)相關(guān)崗位人員的系統(tǒng)操作能力以及增強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)，才能保證ERP系統(tǒng)得到充分運(yùn)用，達(dá)到促進(jìn)內(nèi)部控制實(shí)施的作用。

（三）嚴(yán)防死守，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全

保證企業(yè)信息化數(shù)據(jù)的安全是系統(tǒng)性綜合性的工作，可以通過(guò)硬件安全、軟件安全、權(quán)限管理和數(shù)據(jù)備份來(lái)達(dá)到信息安全管控目的。首先從硬件上來(lái)說(shuō)，有條件的公司應(yīng)該建立獨(dú)立的標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)房，保證24小時(shí)不斷電，確保硬件系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。沒(méi)有條件的也可以通過(guò)租用專業(yè)的云服務(wù)器，達(dá)到同樣的目的。還要做好應(yīng)急事項(xiàng)處理，如斷電、火災(zāi)等情況下的硬件處理。其次是確保軟件安全，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件，下載必要的補(bǔ)丁程序，避免后臺(tái)存在漏洞。再次是在權(quán)限設(shè)置上，要區(qū)分讀寫(xiě)權(quán)限，防止人為故意或者疏忽導(dǎo)致的數(shù)據(jù)泄露以及數(shù)據(jù)刪除。最后就是重中之重的數(shù)據(jù)備份，各企業(yè)都要有完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期或者不定期地做好全面?zhèn)浞莺驮隽總浞?，在有任何風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)可以及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，同時(shí)數(shù)據(jù)恢復(fù)也需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的評(píng)估，以防錯(cuò)誤的恢復(fù)導(dǎo)致數(shù)據(jù)被覆蓋。從以上4個(gè)方面著手，可以將信息化的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率降到最低。

（四）完善ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制五要素的對(duì)策

第一，企業(yè)必須根據(jù)所使用的ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)，結(jié)合各個(gè)業(yè)務(wù)模塊建立符合股東方或者投資方要求的規(guī)范的系統(tǒng)流程管理體制。比如根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，設(shè)計(jì)采購(gòu)需求的確定、采購(gòu)價(jià)格的比對(duì)、付款條款的確認(rèn)等不同審批環(huán)節(jié)，做到事前、事中、事后均有控制。對(duì)核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，在保證流程運(yùn)轉(zhuǎn)效率的同時(shí)將風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率降到最低。有的標(biāo)準(zhǔn)ERP在某些流程設(shè)計(jì)中已經(jīng)考慮了一般情況，企業(yè)可以根據(jù)這個(gè)反推自身流程，互相改進(jìn)。

第二，在ERP系統(tǒng)中設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)功能。ERP經(jīng)過(guò)精心設(shè)計(jì)后可以進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)出預(yù)警。主要體現(xiàn)在可以定期測(cè)算指標(biāo)，分析各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)以判斷哪些指標(biāo)存在優(yōu)化的必要性。比如當(dāng)庫(kù)存原料臨界安全庫(kù)存量或者最小起訂量時(shí)，ERP系統(tǒng)提醒采購(gòu)部門(mén)及時(shí)安排訂購(gòu);又如根據(jù)應(yīng)收賬款賬齡表，ERP系統(tǒng)可以生成適合各賬齡的對(duì)賬單、催款函、律師函等。利用ERP系統(tǒng)在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的同時(shí)，還可以利用歷史數(shù)據(jù)，通過(guò)建模評(píng)判企業(yè)過(guò)去經(jīng)營(yíng)狀況，預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展。

第三，減少人工控制。在ERP中盡量達(dá)到授權(quán)、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、信息處理、實(shí)物控制和職責(zé)分離等相關(guān)活動(dòng)的目的，減少人為干預(yù)。比如在倉(cāng)庫(kù)收貨時(shí)，必須由檢驗(yàn)員先核對(duì)實(shí)物，驗(yàn)收合格后在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)檢驗(yàn)通過(guò)，下一步流轉(zhuǎn)到倉(cāng)庫(kù)人員，在看到檢驗(yàn)人員確認(rèn)、與實(shí)物對(duì)應(yīng)后在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)收貨。此時(shí)既有實(shí)物控制，又做到了職責(zé)分離，避免了人為疏忽或者干預(yù)造成的入庫(kù)差錯(cuò)。

第四，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、有效性，增加數(shù)據(jù)共享及利用率。各部門(mén)在將數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)時(shí)，必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確，這樣系統(tǒng)內(nèi)的有效用戶都可以及時(shí)共享信息。而且要鏈接各模塊中的數(shù)據(jù)，使之可以生成合并報(bào)表以滿足各使用者的需求。企業(yè)管理者可以通過(guò)ERP系統(tǒng)隨時(shí)了解公司運(yùn)營(yíng)情況，根據(jù)市場(chǎng)行情做出有利于企業(yè)的決定或者調(diào)整，使企業(yè)立于不敗之地。

第五，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)與監(jiān)督。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)的管理層應(yīng)定期組織系統(tǒng)評(píng)估，以判定目前ERP中的內(nèi)部控制流程是否適用并達(dá)到預(yù)期目的。該項(xiàng)評(píng)估應(yīng)該由管理層牽頭，各部門(mén)參與，不能只是填寫(xiě)一些問(wèn)卷表格、流于形式。有條件的企業(yè)還可以安排內(nèi)部審計(jì)，通過(guò)分析ERP系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制存在的漏洞，對(duì)相關(guān)人員存在的違規(guī)行為，立即制止并實(shí)施相應(yīng)的措施，包括處罰。

四、結(jié)語(yǔ)

本文探討了ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系，以及在ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)通過(guò)做到全面合理的流程設(shè)計(jì)、增加風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)功能、減少人工控制環(huán)節(jié)、提高數(shù)據(jù)的有效性和共享性、加強(qiáng)監(jiān)督、真正將ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制相結(jié)合、提高相關(guān)人員的水平、做到對(duì)數(shù)據(jù)的安全管控，就能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控的目標(biāo)。

（作者單位為弘柏商貿(mào)<上海>有限公司）

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