楊艷新

摘 要：檔案是國(guó)家重要的數(shù)據(jù)信息財(cái)富，尤其是事業(yè)單位的檔案，很多內(nèi)容均涉及國(guó)家機(jī)密，所以加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的管理是非常必要的。如今信息技術(shù)給各行各業(yè)帶來(lái)了新的工作方式，事業(yè)單位也在加強(qiáng)利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。在信息化背景下，如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的綜合管理是檔案管理部門和工作人員面臨的重要問(wèn)題。本文通過(guò)對(duì)其進(jìn)行分析，為加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的綜合管理能力提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;綜合管理

檔案管理工作作為事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，必須隨著時(shí)代的變化進(jìn)行工作方式的升級(jí)優(yōu)化。首先在工作方式上需要不斷的創(chuàng)新。在事業(yè)單位當(dāng)前管理工作的改良中，很多落后的檔案管理方式需要被淘汰。在信息技術(shù)的沖擊下，事業(yè)單位的檔案管理工作將會(huì)面臨更大的改變。如何在這個(gè)過(guò)程中做好檔案的綜合管理工作，是當(dāng)前需要重點(diǎn)關(guān)注和解決的問(wèn)題。隨著信息時(shí)代數(shù)據(jù)產(chǎn)生速度和數(shù)量的增加，使得檔案管理工作的任務(wù)更重。采用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行檔案管理工作出現(xiàn)了工作效率低、工作漏洞大和處理不及時(shí)等問(wèn)題。為了加強(qiáng)檔案的綜合管理能力，采用信息化檔案管理方式成為必然的選擇，本文就此對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作提出相應(yīng)的措施。

1 重視新形勢(shì)下的檔案管理工作

1.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

檔案綜合管理工作的優(yōu)化和加強(qiáng)，需要負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)給予重視。然而在實(shí)際工作中，一些單位對(duì)于檔案工作關(guān)心程度不夠，造成檔案管理混亂，工作存在漏洞和不足。因此，負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，需要做好榜樣帶頭作用，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。在日常工作中，強(qiáng)化檔案管理員對(duì)檔案收集、整理的重視程度，并且?guī)ь^學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理模式和管理理論，提高自身檔案管理水平。不僅如此，領(lǐng)導(dǎo)還要做好全局的把控工作，確保檔案管理工作能夠有條不紊的開(kāi)展，建立良性的檔案管理機(jī)制，提高檔案綜合管理能力。同時(shí)，為了進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和水平，需要提高檔案管理員的服務(wù)意識(shí)和保密意識(shí)。檔案管理工作需要為使用者提供和歸檔檔案，管理人員應(yīng)具備良好的服務(wù)意識(shí)，能夠有效提高工作的效率和使用者的滿意度，建立和諧的檔案管理環(huán)境。對(duì)保密權(quán)限較高的檔案，需要加以重視，防止國(guó)家和企業(yè)秘密泄露。

1.2 建立工作獎(jiǎng)評(píng)制度

由于工作內(nèi)容較為枯燥，很多檔案管理人員隨著工作時(shí)間的增加，都會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生厭煩情緒，甚至在工作中出現(xiàn)消極怠工的情況。為了有效改善這種情況，提高檔案綜合管理質(zhì)量，可以建立工作獎(jiǎng)評(píng)制度[1]。通過(guò)業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、工作態(tài)度和其他多方面的評(píng)定，對(duì)優(yōu)秀的檔案管理員予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)檔案管理員工作的積極性，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。為了能夠達(dá)到提高管理效果的目的，獎(jiǎng)評(píng)制度的制定必須要公平公正，防止因?yàn)樵u(píng)比結(jié)果的不公平情況，打擊管理員工作積極性。

2 創(chuàng)新檔案管理思維

2.1 培養(yǎng)管理員創(chuàng)新思維

創(chuàng)新是發(fā)展的源動(dòng)力，創(chuàng)新對(duì)于提高檔案管理水平同樣重要，尤其是信息化檔案管理工作的開(kāi)展。如果管理員自身不具備一定的創(chuàng)新水平和接受新鮮事的能力，就沒(méi)有辦法更好的提高檔案管理工作。因此，提高創(chuàng)新能力，培養(yǎng)管理員良好的創(chuàng)新思維是十分必要的，可以有針對(duì)性的對(duì)管理員的創(chuàng)新思維進(jìn)行培養(yǎng)，使其具備創(chuàng)新的思維方式。在進(jìn)行管理員創(chuàng)新思維的培養(yǎng)過(guò)程中，需要基于檔案管理工作進(jìn)行，并非無(wú)根據(jù)的進(jìn)行創(chuàng)新，所以需要管理員具備更加扎實(shí)的檔案管理工作能力，在原有能力的基礎(chǔ)上，通過(guò)創(chuàng)新的思維，給檔案管工作帶來(lái)更好的變化與提高。

2.2 鼓勵(lì)管理員創(chuàng)新管理方式

管理員具備創(chuàng)新思維就需要應(yīng)用在日常的工作當(dāng)中，只有將思想轉(zhuǎn)變?yōu)槌晒?，才能夠促進(jìn)信息化背景下的檔案綜合管理水平的提高。在事業(yè)單位中，很多管理員都抱著不求有功，但求無(wú)錯(cuò)的想法，這就導(dǎo)致了檔案管理人員雖然具備了創(chuàng)新的思維方式，但是在工作中沒(méi)有勇氣去創(chuàng)新[2]。這就需要檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人鼓勵(lì)檔案管理員在工作上進(jìn)行創(chuàng)新嘗試，并且將對(duì)工作有幫助的創(chuàng)新方法進(jìn)行推廣，對(duì)創(chuàng)新成功的管理員進(jìn)行表彰，營(yíng)造出積極創(chuàng)新工作氛圍，激發(fā)管理員創(chuàng)新活力，帶動(dòng)事業(yè)單位檔案綜合管理水平的提升。

3 利用電子政務(wù)提高檔案管理水平

當(dāng)前，大部分事業(yè)單位已經(jīng)使用電子政務(wù)系統(tǒng)，利用信息技術(shù)從事檔案管理工作，不僅工作效率極大地提高了，同時(shí)還減輕了管理進(jìn)行檔案工作的壓力。但是新的工作方式也面臨著新的問(wèn)題，電子檔案管理系統(tǒng)需要檔案管理人員能夠盡快的熟悉工作模式，防止在檔案管理工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤和事故[3]。為了提高信息化檔案管理工作的成效，確保檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，檔案管理部門可以實(shí)施檔案歸檔雙模式，既進(jìn)行檔案的電子文件和內(nèi)容歸檔，同時(shí)也歸檔一份紙質(zhì)檔案，防止因?yàn)闄n案管理工作中造成電子檔案或者紙質(zhì)檔案的丟失和損毀，有了這種工作機(jī)制，能夠有效提高檔案管理工作的安全性，只要有一種檔案形式存在，就能夠保證檔案的完整性[4]。

4 建立完善的多媒體檔案制度

4.1 多媒體檔案的收集

如今檔案資料的形式種類也開(kāi)始變得更加復(fù)雜，事業(yè)單位的檔案管理工作中，影音、圖像檔案資料數(shù)量也變得更多[5]。為了能夠有效進(jìn)行多媒體檔案資料的收集和歸檔工作，檔案管理部門需要建立完善的多媒體檔案管理機(jī)制，以保證檔案管理工作能夠正常進(jìn)行。在多媒體檔案的收集工作中，需要保證檔案內(nèi)容本身的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，同時(shí)制定完善的檔案收集制度，根據(jù)檔案的保密等級(jí)，做好多媒體檔案收集過(guò)程中的保密工作，防止內(nèi)容泄漏。

4.2 制定多媒體檔案的使用規(guī)范

由于多媒體檔案主要以電子檔案的形式保存，所以在存儲(chǔ)過(guò)程中為了防止檔案的丟失和損毀，必須進(jìn)行檔案的備份工作。在多媒體檔案使用時(shí)，需要建立完善的檔案使用制度，按照檔案的保密等級(jí)，審核檔案使用人員的權(quán)限，并且對(duì)于特殊的電子檔案，嚴(yán)禁使用人員私自進(jìn)行拷貝和修改，防止檔案內(nèi)容泄漏和失真。通過(guò)這些措施，能夠有效提高多媒體檔案的管理水平。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案綜合管理，需要從各個(gè)方面著手，首先作為檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，要具備一定的檔案工作素養(yǎng)，能夠重視檔案管理工作。在日常的工作當(dāng)中，培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力和職業(yè)水平，采用信息化檔案管理系統(tǒng)時(shí)，做好多媒體檔案和傳統(tǒng)檔案的管理工作，確保檔案的安全性。通過(guò)這些措施，能夠有效加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理水平。

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