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        新局勢下淺究醫(yī)院檔案的分類和管理工作

        2020-05-20 15:06:32高太芝
        卷宗 2020年7期
        關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案分類管理

        高太芝

        摘 要:醫(yī)療體制改革的不斷發(fā)展中,醫(yī)院作為關(guān)乎民生的服務(wù)性行業(yè),也應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)市場的發(fā)展,不斷提升自身管理的質(zhì)量,通過有效的管理手段實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院日常工作的科學(xué)管理,進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。新的局勢下,醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展有重要影響,因此應(yīng)加強(qiáng)對檔案分類與管理的重視,結(jié)合檔案特征等將其進(jìn)行科學(xué)分類。如何將醫(yī)院檔案進(jìn)行科學(xué)分類并提升檔案管理水平是擺在檔案管理人員面前的重要問題。文章就新局勢下醫(yī)院檔案的分類和管理工作進(jìn)行探究。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案;分類;管理

        醫(yī)院檔案管理有著重要的參考價(jià)值,提高醫(yī)院檔案分類管理工作的質(zhì)量和效率,不僅能為了解醫(yī)院發(fā)展變化、借鑒經(jīng)驗(yàn)以及指導(dǎo)工作起到重要作用,同時(shí)也為提高領(lǐng)導(dǎo)決策、提升醫(yī)護(hù)人員服務(wù)能力提供有力支撐。因此醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案分類和管理工作的重視,通過對檔案的科學(xué)分類與管理,不斷提升管理水平以及檢索工作效率,為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供基礎(chǔ)保障。

        1 醫(yī)院檔案管理的意義

        在醫(yī)院的整個系統(tǒng)中,檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作。首先醫(yī)院檔案管理記錄了醫(yī)院整個醫(yī)療活動,特別是在醫(yī)療質(zhì)量、管理、科研、基建、工作經(jīng)驗(yàn)等等方面,檔案中的資料起到了不可替代的憑證作用[1]。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的整個發(fā)展歷程,同時(shí)也記錄了醫(yī)院各項(xiàng)政策活動的方法和經(jīng)驗(yàn),這些都為領(lǐng)導(dǎo)層決策時(shí)提供了重要的參考依據(jù)。其次為提升醫(yī)護(hù)人員技能水平提供了條件。醫(yī)院當(dāng)中包含了醫(yī)療檔案、會計(jì)檔案、設(shè)備檔案等等,具備傳遞性的特點(diǎn)。在醫(yī)療檔案的記錄中,患者從體檢到康復(fù)的一系列過程都有詳細(xì)記錄,通過對這些檔案不斷的研究和總結(jié),最后形成具備建議的資料。而這些資料則為醫(yī)學(xué)研究提供了基礎(chǔ)保障,科研人員能夠在已有的成果長不斷的創(chuàng)新和探索,研究出更大的成果。最后醫(yī)院檔案能夠緩解醫(yī)患之間的關(guān)系,降低醫(yī)療糾紛,國民素質(zhì)不斷提升的當(dāng)下,我國法律也逐步健全,公民維權(quán)意識逐步提升,同時(shí)對醫(yī)務(wù)人員的要求也不斷增加,這些都不同程度的提高了醫(yī)護(hù)人員的責(zé)任心、規(guī)范了他們的行為,使得其在搶救患者時(shí),能夠真實(shí)且詳細(xì)的記錄整個診療過程,使其成為保護(hù)醫(yī)患雙方的法律憑據(jù),進(jìn)而降低醫(yī)療糾紛問題。由此可以看出醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中起到重要的作用,是促進(jìn)醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障。

        2 醫(yī)院檔案分類方法

        在醫(yī)院檔案的分類中,檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求做好檔案分類工作,同時(shí)應(yīng)創(chuàng)建科學(xué)的、穩(wěn)定的分類體系,確保檔案的正常應(yīng)用。在進(jìn)行檔案分類時(shí),需要嚴(yán)格堅(jiān)持相關(guān)的準(zhǔn)則,如在檔案分類中應(yīng)嚴(yán)格要求,結(jié)合管理職能需要,全面掌握檔案的特征,以此保證檔案分類的準(zhǔn)確性,提高檔案管理水平。

        2.1 醫(yī)院檔案以及類目設(shè)置

        檔案管理人員在檔案以及類目設(shè)置中,需要綜合考慮各種因素:首先醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)需要管理工作人員的支持。當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展中,很多大醫(yī)院都能結(jié)合職能相關(guān)的需求設(shè)置相關(guān)的人事檔案、醫(yī)療檔案等等,通過合理的設(shè)置才能為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展提供保證[2]。但是由于不同活動的開展都會使得檔案資料不斷增加,這給檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。其次,在以及檔案的劃分中,應(yīng)給予其足夠的包容,促進(jìn)檔案分類工作的落實(shí)。比如醫(yī)保、醫(yī)院工會組織等是醫(yī)院中比較重要的部門,但是并不能將這些歸類到一級檔案當(dāng)中。再次針對有較高參考價(jià)值的,沒有及時(shí)裝訂的資料等,管理工作者需要將該類檔案單獨(dú)整理和分類,按照一定的編號要求編制,使其能夠在被需要時(shí)及時(shí)查找到。最后檔案中的影像、聲音等等實(shí)物類檔案,需要劃分到一級檔案的行列,進(jìn)行特別分類和管理。

        2.2 醫(yī)院檔案二級及以下類目設(shè)置

        檔案管理人員需要根據(jù)檔案資料的特征,以及檔案管理發(fā)展的需求,去設(shè)置二級及以下的類目:第一,應(yīng)嚴(yán)格按照要求,將藥證藥檢檔案、醫(yī)療檔案、行政檔案、黨建檔案等進(jìn)行合理分類;第二,病例資料檔案、聲像類資料、會計(jì)類檔案等進(jìn)行合理分類;第三,醫(yī)院科研教學(xué)方面檔案應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際問題進(jìn)行科研與管理的分類;第四,醫(yī)院基建檔案,需要根據(jù)不同的項(xiàng)目以及完成情況進(jìn)行檔案分類;最后儀器設(shè)備檔案應(yīng)根據(jù)設(shè)備相關(guān)型號、類別等進(jìn)行歸檔分類。

        3 醫(yī)院檔案分類設(shè)置的內(nèi)容和管理范圍

        3.1 一級類目的相關(guān)內(nèi)容

        一般檔案會分為通用檔案和專業(yè)檔案兩大門類,前者是單位中普遍存在的檔案,后者是指在其專職活動中形成的,具備特定名稱的檔案。專業(yè)檔案有一級類目和二級類目的劃分,醫(yī)院的病例檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、藥檢檔案、行政檔案等等,都是一級類目。

        3.2 二級及以下類目相關(guān)內(nèi)容

        病歷檔案可以劃分不同的模式,有病理切片、X光片以及住院類等單檔案,針對不同劃分醫(yī)院需要根據(jù)專業(yè)的不同,采取針對性的管理方式。

        聲像類檔案是指反映出醫(yī)院重大活動、事件、上級檢查、單位職能活動的一些聲像資料。其中照片按照保管期限、年度、問題等進(jìn)行劃分;錄像檔案一般內(nèi)容比較單一,不需要分類,但是由于其對保存的條件有要求,因此在對其管理時(shí)應(yīng)注重庫房的溫度和濕度。

        實(shí)物檔案是指能夠反映出醫(yī)院相關(guān)職能活動的、具有一定保存價(jià)值的物品,具備了直觀性等特點(diǎn),能夠?qū)⑨t(yī)院的各項(xiàng)實(shí)踐活動詳細(xì)的記錄起來。比如醫(yī)院或醫(yī)院個人獲得的獎杯、獎狀、證書,在公務(wù)活動中獲得的紀(jì)念品等等。在對其整理時(shí)可以根據(jù)實(shí)踐順序進(jìn)行排列,在對其保存管理時(shí)需要注重環(huán)境的溫濕度、污染度等等,避免不利環(huán)境對其壽命造成的影響。

        會計(jì)檔案根據(jù)模式不同劃分為憑證類、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他等四種類型。主要有會計(jì)年報(bào)、月季報(bào)表;現(xiàn)金日記賬、總賬、明細(xì);記賬憑證以及檔案銷毀、移交等等。

        醫(yī)保檔案的建立是基于滿足醫(yī)保服務(wù)工作形成的,其中包含了農(nóng)村醫(yī)療,里面有醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷的相關(guān)操作和需要注意的問題;職工、居民醫(yī)療檔案,主要記錄了參保人員的相關(guān)資料,如年齡、醫(yī)療費(fèi)用、時(shí)間。

        科技檔案可劃分基建和設(shè)備兩個類別。基建檔案是指醫(yī)院相關(guān)的項(xiàng)目建設(shè)、工程結(jié)算材料、施工圖紙、驗(yàn)收資料、招標(biāo)申請書等等。檔案會按照一個工程項(xiàng)目立卷,并將有依據(jù)性的材料劃分為永久保管,其他的為定期保管。案卷順序應(yīng)先排文字材料,在排圖紙了材料[3]。設(shè)備檔案的內(nèi)容包含了購置申請、設(shè)備驗(yàn)收清單、安裝說明書、設(shè)備運(yùn)行記錄等。對其管理時(shí)按照設(shè)備名稱立卷,設(shè)備檔案保管期限根據(jù)設(shè)備的長短期劃分,長期使用的為三十年,短期的為十年,當(dāng)設(shè)備報(bào)廢后,可以適當(dāng)延長一段保管時(shí)間。

        藥政藥檢類檔案內(nèi)容主要由藥物檢驗(yàn)、藥物生產(chǎn)與管理等;行政事務(wù)檔案內(nèi)容有文秘檔案、醫(yī)院相關(guān)會議、事務(wù)管理等方面內(nèi)容;人事檔案內(nèi)容有醫(yī)院員工的職稱管理、人員配置等,人事檔案的管理是醫(yī)院檔案管理中比較重要的工作,醫(yī)院規(guī)模越來越大、員工流動頻繁等等,都顯示了人事檔案管理的重要性。因此醫(yī)院正常運(yùn)用的過程中,應(yīng)加強(qiáng)對檔案分類和管理的重視程度,通過科學(xué)合理的類目劃分之后,制定完善的檔案管理制度,為檔案管理人員工作的順利開展提供有效的工作依據(jù),同時(shí)還應(yīng)加大對檔案管理方面的資金投資,為檔案信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。

        4 總結(jié)

        醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中,檔案的分類與管理工作的水平質(zhì)量對其穩(wěn)定發(fā)展有重要的影響??茖W(xué)完善的檔案分類和管理工作,不僅能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供保障,同時(shí)還能為管理層人員、醫(yī)護(hù)人員以及患者等提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在進(jìn)行檔案分類與管理工作時(shí),應(yīng)充分結(jié)合醫(yī)院的特點(diǎn)以及部門弄能等進(jìn)行科學(xué)歸類,以此來保證檔案的使用效率,提升檔案的應(yīng)用價(jià)值,進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]孫福國.新形勢下如何做好醫(yī)院檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(09):117.

        [2]古成.提高醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理水平的策略探討[J].管理觀察,2018(25):189-190.

        [3]熊梅.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].低碳世界,2017(23):263-264.

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