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        淺議醫(yī)院檔案的管理與利用

        2020-05-20 15:06:32楊艷
        卷宗 2020年7期
        關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案利用管理

        楊艷

        摘 要:在現(xiàn)階段醫(yī)院的各項(xiàng)管理活動中,醫(yī)院的檔案管理處于特殊的發(fā)展地位。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富,是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分,對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。通過醫(yī)院檔案的形成及內(nèi)容,可以認(rèn)識到,加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作,有利于醫(yī)院現(xiàn)代化、科學(xué)化管理;有利于醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)水平得的提高;有利于醫(yī)學(xué)科級的推廣應(yīng)用;有利于醫(yī)患雙方利益的維護(hù)。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案;管理;利用

        檔案作為知識的結(jié)晶和信息資源,是歷史發(fā)展與社會實(shí)踐的真實(shí)記載。隨著醫(yī)療體制的改革的不斷深化,檔案管理工作正由原來的邊緣化向醫(yī)院管理的內(nèi)核靠近,是各項(xiàng)管理工作中取之不盡的信息源,在現(xiàn)代醫(yī)院管理中,檔案的信息源功能滲透到醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié),在醫(yī)院的管理中重用價(jià)值越來越受到重視。

        1 醫(yī)院檔案管理的形成

        檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人在社會活動中直接形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。

        醫(yī)院檔案是在辦院的宗旨指導(dǎo)下,按照醫(yī)院職能要求和業(yè)務(wù)范圍,在發(fā)展過程中形成的具有保存價(jià)值的黨政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)科研、人員結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、設(shè)備設(shè)施、基礎(chǔ)建設(shè)等材料,是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和有效憑據(jù),是第一手的參考材料。醫(yī)院檔案是眾多醫(yī)院管理者與醫(yī)務(wù)工作者的結(jié)晶,是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的寶貴資料與物質(zhì)財(cái)富。它不僅記錄著醫(yī)院興衰發(fā)展的歷史,從中可以看到醫(yī)院演變的歷史過程,還是醫(yī)院文化建設(shè)的重要內(nèi)容。對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。

        2 醫(yī)院檔案管理的基本要求

        1)醫(yī)院檔案作為醫(yī)院豐富的信息資源,要爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,增強(qiáng)各部門的群體檔案意識,明確檔案管理部門和各部門的關(guān)系,打破傳統(tǒng)檔案管理中只管不用的落后觀念,將“死”材料變成“活”材料,使其在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

        2)醫(yī)院檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠依據(jù),使醫(yī)院管理在現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變中,由單純經(jīng)驗(yàn)型、粗放型向科學(xué)型、集約型轉(zhuǎn)變;促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提高,增加了社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,提高了醫(yī)院的競爭實(shí)力。

        3)醫(yī)院檔案在醫(yī)學(xué)活動中為總結(jié)前人檢驗(yàn)準(zhǔn)備了資料,為后人推動醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了條件,人們對新事物的認(rèn)識在螺旋式上升的過程,離不開檔案的幫助,使之少走彎路,不走彎路,避免人力、物力、財(cái)力的損失。

        4)醫(yī)院檔案有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開發(fā)、推動和應(yīng)用。在生命、心理、醫(yī)學(xué)研究工作中,按照客觀事物的運(yùn)動規(guī)律,要想加快科學(xué)研究的進(jìn)程,取得更多的科研成果,就必須擁有大量的充分可靠的資料。同時(shí),通過醫(yī)學(xué)科技資料的學(xué)術(shù)交流,才能達(dá)到更好地推廣應(yīng)用和服務(wù)大眾的目的。

        5)醫(yī)院檔案是醫(yī)療活動中維護(hù)醫(yī)患雙方利益的法律依據(jù),對于處理醫(yī)療糾紛,保證醫(yī)院穩(wěn)定的工作秩序等具有不可替代的作用。

        3 醫(yī)院檔案利用的價(jià)值

        1)檔案利用是醫(yī)院檔案工作的根本目的。我們之所以重視醫(yī)院檔案工作,關(guān)鍵是因?yàn)闄n案對醫(yī)院的各項(xiàng)事業(yè)有用。因此,便于醫(yī)院各部門、各項(xiàng)工作對檔案的利用,是醫(yī)院檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬。而整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作的利用環(huán)節(jié)便是這一根本目的的直接體現(xiàn)。

        2)檔案利用工作對醫(yī)院檔案工作的開展有決定性影響。檔案工作的開展,取決于社會及醫(yī)院決策層的重視程度,取決于各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作是否健康、協(xié)調(diào)的發(fā)展。利用工作是最實(shí)際、最富有說服力的宣傳。通過實(shí)際發(fā)揮的作用,從而擴(kuò)大醫(yī)院檔案在社會上的影響,贏得各方面的支持。利用工作對醫(yī)院檔案工作有著檢驗(yàn)和帶動作用。

        3)檔案利用效果是醫(yī)院檔案獲得的工作結(jié)果。檔案的利用效果,是檔案用戶在利用檔案室提供的檔案信息后,所獲得的工作、生產(chǎn)的結(jié)構(gòu)。醫(yī)院檔案室應(yīng)當(dāng)把利用效果的收集、整理、分析和研究,作為一項(xiàng)基本的工作來抓。不但應(yīng)當(dāng)了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,而且應(yīng)當(dāng)全面了解和掌握檔案用戶利用檔案后有沒有產(chǎn)生積極效果等情況。只有這樣,才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價(jià)值,從而為改善醫(yī)院檔案室藏結(jié)構(gòu)與成分,加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的建設(shè),提供可靠的科學(xué)依據(jù)。

        4 檔案是醫(yī)院管理工作的重要組成部分

        1)檔案工作是醫(yī)院管理工作的一部分,是有形資產(chǎn)的依據(jù)和證明,又是知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的依據(jù),是醫(yī)院資產(chǎn)的組成部分。作為資產(chǎn),醫(yī)院檔案管理就可以投入到醫(yī)院管理、經(jīng)營、科研等活動中,并可以把這些活動的全過程完整地記錄下來,成為推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的動力。醫(yī)院檔案資料中,并可以把這些活動的全過程完整記錄下來,成為推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的動力。醫(yī)院檔案資料中蘊(yùn)藏著豐富的知識與信息,把這些智力資源和無形資產(chǎn)運(yùn)用到醫(yī)院管理中,就可以最大限度地調(diào)動職工的工作積極性,從而實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)新,特別是醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的現(xiàn)代化與科學(xué)化。

        2)檔案在醫(yī)院管理中的重要作用。首先,有利于醫(yī)療質(zhì)量與醫(yī)療技術(shù)的管理,對調(diào)整各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo),開展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)提供真實(shí)、正確、科學(xué)的依據(jù)。其次,有利于醫(yī)院的設(shè)備設(shè)施管理,通過對使用性能、使用率的分析,保證醫(yī)療設(shè)備的利用效果,通過對基本建設(shè)從設(shè)計(jì)、施工到竣工所形成的檔案分析,可以保證維修、改造、重建不受影響和損失。再次,有利于醫(yī)學(xué)科研成果與醫(yī)學(xué)技術(shù)的形成與推廣應(yīng)用,促進(jìn)臨床科研與學(xué)術(shù)交流活動的開展。最后,有利于醫(yī)院管理決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化,使醫(yī)院管理者通過檔案信息的收集、匯總、加工、儲存分析過程,形成科學(xué)決策的依據(jù),使檔案管理更好的為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。

        5 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的思考

        1)加強(qiáng)檔案法律法規(guī)知識學(xué)習(xí)。加強(qiáng)檔案法律法規(guī)知識學(xué)習(xí),是提高依法歸檔的自覺性,使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性,認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系,更好地支持檔案管理工作,從而促進(jìn)全員檔案意識格局的形成。

        2)抓好檔案管理的收集工作。采取靈活多樣的手段開展醫(yī)院檔案,檔案的收集就是檔案管理員按照有關(guān)規(guī)定,將分散的檔案有組織、有計(jì)劃地集中保存起來??刹扇〖惺占⒎稚⑹占?、上門收集、隨時(shí)收集、網(wǎng)上收集等靈活多樣的手段,豐富醫(yī)院檔案室藏,使檔案室更好地為醫(yī)院和社會服務(wù)。

        3)樹立檔案開發(fā)利用觀念。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用,在醫(yī)院經(jīng)營管理各項(xiàng)工作中,特別是重大決策的制定與實(shí)施,都需要信息反饋,需要各部門密切配合,做好文件材料的整理。因此,醫(yī)院應(yīng)重視利用資源,使之及時(shí)轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益,通過檔案管理科學(xué)化來促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。

        4)提高醫(yī)院檔案管理者素質(zhì)。檔案工作人員自身素質(zhì)的高低與信息服務(wù)工作質(zhì)量息息相關(guān),一專多識,一專多能就成為對未來檔案工作者的要求。因此,檔案人員要進(jìn)一步解放思想,更新觀念,加強(qiáng)自身修養(yǎng)。首先,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng),將檔案管理工作納入議事日程。其次,檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,主動學(xué)習(xí),通過各種形式的繼續(xù)教育來不斷更新知識,改善知識機(jī)構(gòu),開拓視野,增強(qiáng)創(chuàng)新思維,提高創(chuàng)造能力,成為信息社會和檔案學(xué)科發(fā)展的復(fù)合型人才,為醫(yī)院在新世紀(jì)的不斷發(fā)展中做出貢獻(xiàn)。

        6 結(jié)語

        醫(yī)院檔案收集工作是一項(xiàng)長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程,當(dāng)前醫(yī)院檔案收集中缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性,管理體制與管理方法都較為落后,檔案管理工作缺乏專業(yè)性的人才。所以要提高醫(yī)院檔案資料的收集與利用,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的長遠(yuǎn)發(fā)展,醫(yī)院相關(guān)部門就要對檔案管理工作高度重視,對管理工作進(jìn)行全面的創(chuàng)新。改變過去傳統(tǒng)的管理理念,建立高素質(zhì)隊(duì)伍,實(shí)現(xiàn)管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更好更快地發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]梁怡.做好檔案管理工作的體會[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2007,7(4).

        [2]張新芳.醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及對策[J].中國科技信息,2005,(21).

        [3]郭祥麗,嚴(yán)曉春.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策[J].中國醫(yī)院管理,2006,26(7).

        作者簡介

        楊艷(1984-),女,云南保山,本科,檔案管理,云南省保山市第二人民醫(yī)院。

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