褚鳳華

摘 要：隨著移動網絡日益發(fā)達，遠程辦公也是未來的一種趨勢，更是觀念上的更新。遠程辦公的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，推動了企業(yè)對遠程辦公的認知和使用，為在線行業(yè)創(chuàng)造了發(fā)展空間，遠程辦公不可避免地成為了企業(yè)在特殊期間維持運轉的新常態(tài)，本篇文章研究了，檔案管理在遠程辦公中遇見的挑戰(zhàn)及解決方法。

關鍵詞：互聯網;遠程辦公;檔案管理

遠程辦公為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了機遇也帶來了挑戰(zhàn)，如何科學的將檔案信息遠程化，如何將網絡技術與檔案管理目標有機結合，如何正確認識檔案信息網絡化趨勢及意義，仍是檔案網絡化戰(zhàn)略必先理清的基本問題。

1 遠程辦公對傳統(tǒng)檔案管理的影響

1）遠程辦公的定義與主要形式內容。遠程辦公是一種涵蓋了許多工作活動的靈活工作方式，它能讓人們通過網絡或是遠程控制設備進行工作，實現在家辦公、異地辦公、移動辦公等遠程辦公模式。即辦公人員可在任何時間、任何地點處理與業(yè)務相關的任何工作。這種全新的辦公模式，可以讓辦公人員擺脫時間和空間的束縛。單位信息可以隨時隨地通暢地進行交互流動，工作將更加輕松有效，整體運作更加協調。 利用手機的移動信息化軟件，建立手機與電腦互聯互通的企業(yè)軟件應用系統(tǒng)，擺脫時間和場所局限，隨時進行隨身化的公司管理和溝通，助您有效提高管理效率，推動政府和企業(yè)效益增長。

2）傳統(tǒng)檔案管理的局限。傳統(tǒng)檔案管理是檔案室將文件材料收集分類、整理裝訂檔案、編制案卷目錄和檢索工具、檔案匯編入庫、分類上架。但保存極為不方便，在投入大量人力、物力、時間的同時，還要為檔案文件做好防蟲、防火、防腐、防丟等特殊處理。隨時間的推移，檔案庫中紙質檔案的儲藏量不斷增加，傳統(tǒng)的檔案檢索工作將變得越來越困難。傳統(tǒng)的檔案管理模式查詢時間只能在上班時間，單一的人工處理檔案效率非常低，極容易出錯。文件數量龐大、種類繁多，管理起來稍有不慎，就容易出現疏漏，且費時費力，給以后的檔案管理帶來了極大的不便。比如原始文件遺漏丟失、信息存檔不規(guī)范、交接不清晰、人事信息更新滯后等問題，都可能給企業(yè)帶來法律風險，甚至造成經濟損失。企業(yè)為了適應新經濟時代的生存環(huán)境，人們對移動辦公的呼聲越來越高，檔案管理也會順應遠程辦公的發(fā)展，呈快速增長的趨勢。

2 檔案管理遠程辦公轉變

1）文件形式的轉變。檔案工作的開展和辦公自動化的普及，檔案以文字的形式出現越來越少，更多的是以電子文件的形式存在，如文本、圖像、聲音或影像等。依托信息網絡，通過有效地整合和保存企業(yè)發(fā)展中形成的有價值的電子檔案文化遺產，建設文書檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案等類型檔案的數據庫及文件存儲中心。檔案內容及載體、檔案信息量的驟增、檔案信息服務的等，傳統(tǒng)的檔案信息服務已不滿足于檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案信息資源的地位和作用越來越顯露。

2）管理空間的轉變。由紙質文檔變?yōu)榫W絡信息資源、多媒體資料的共享等多種途徑及時獲取檔案信息。網絡化檔案管理可以通過掃描紙質檔案資料或者直接錄入檔案相關信息進行儲存轉化為網絡化科技管理系統(tǒng)。為全面理解和掌握電子檔案管理系統(tǒng)的原理、功能和實用操作技能。電子檔案管理系統(tǒng)的工作原理、掃描、成像、儲存、技術操作、使用維護等內容。電子檔案管理不但實現了檔案管理的科技化和網絡化的目標，而且對于提高檔案服務工作效率和檔案安全、保密工作創(chuàng)造了良好的技術條件。

3）工作角色的轉變。在檔案網絡管理中，管理人員的主要工作任務發(fā)生了變化，檔案管理人員的角色由傳統(tǒng)庫房檢索中的“介紹、調卷、解惑”轉變?yōu)榫哂斜O(jiān)控職責的指導者，主要負責分析收集檔案材料的內容，根據材料歸檔范圍準備檔案信息，通過網絡與使用者進行交流，并對使用者進行輔導，使其學會檔案網絡查詢的功能。

4）管理方式的轉變。網絡檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，在檔案的收集、整理方式上發(fā)生了很大的改變。實行網絡檔案管理后，檔案管理人員將檔案信息輸入計算機后，即可提供日常查閱管理，這種管理方式不僅可以有效地防止歸檔文件的遺漏，而且可以解決傳統(tǒng)檔案管理模式中由于人為因素而造成的錯誤，使檔案管理質量得到有效的控制。

3 檔案管理在遠程辦公中的對策

1）建立數字檔案。傳統(tǒng)檔案管理設備落后，加大對檔案事業(yè)的投入力度，為檔案部門配置更多的網上辦公設備，數字檔案是高新技術支持下的數字化檔案系統(tǒng)，是運用數字化手段，對數字檔案信息進行管理，將檔案信息附載于電子媒介上，也可以使經過數字化處理后的檔案，通過數字檔案的建立，逐步實現資源共享。從傳統(tǒng)檔案向數字檔案發(fā)展，真正實現資源共享，檔案信息化建設任重管理，進一步建立檔案目錄信息中心，積極推進檔案全文數據庫建設，逐步實現全文信息查詢。

2）提高檔案管理人員素質。在新的網絡管理環(huán)境下，提高檔案管理人員的素質是推進網絡檔案的關鍵。新時期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務知識和實際能力，還需要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握網絡信息技術。加強管理人員的教育培訓，提高業(yè)務能力和綜合素質。其次，遠程辦公要求檔案人員轉變傳統(tǒng)的管理理念，并擁有扎實的管理學理論和豐富的管理經驗。因為工作的特殊性，要加強檔案管理人員的創(chuàng)新意識，培養(yǎng)其信息能力和開發(fā)能力。

3）加強遠程網絡平臺建設。建立檔案管理平臺，開展遠程使用服務。檔案管理部門應充分利用企事業(yè)單位的網站制作自己的檔案管理網頁，積極組織網絡數據和網絡信息，使檔案管理服務系統(tǒng)與各個部分相連接，實現檔案信息的網上檢索，提供有限制性或非保密電子文件查詢服務，為使用人員提供更好的服務。檔案的使用人員可以在網頁上通過匯編相應的專題、數據庫查詢、電子信箱服務等方式，快捷方便地查找自己所需要的各種信息資料。遠程平臺應能夠使查詢人員與檔案的管理人員通過網絡進行快速的信息交流，回答查詢人員的疑問，提供更周到的服務。

4）加強檔案管理遠程網絡安全。加強檔案管理遠程網絡安全建設，檔案部門要加強對企業(yè)電子文件的整理、保管等工作的指導和監(jiān)督，保證電子文件的完整性、真實性、可識別性積極推進檔案保管的檔案數字化進程，實現檔案資源的遠程管理。強化對檔案信息系統(tǒng)的實時監(jiān)控，加強網絡的安全措施，保障檔案系統(tǒng)不被侵入和破壞，防止他人私自篡改檔案、盜取信息和破壞系統(tǒng)等。檔案工作者必須充分認識到加強檔案管理遠程服務的必要性和重要性，不斷提高自身素質，熟練掌握現代網絡技術，創(chuàng)新性地開展工作。

4 結語

檔案管理在遠程辦公的大趨勢下，轉變傳統(tǒng)檔案管理模式積極探索實現檔案管理互聯網信息化的思路，對檔案管理手段進行創(chuàng)新，解決傳統(tǒng)檔案管理問題順應時代發(fā)展的潮流，充分發(fā)揮檔案信息化作用實現檔案管理遠程服務，提高企業(yè)管理水平推動企業(yè)發(fā)展，是檔案工作者的重要使命。

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