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        干部人事檔案整理工作存在的問題及對策

        2020-05-20 15:06:32褚洪濤
        卷宗 2020年7期
        關(guān)鍵詞:干部人事檔案問題及對策

        摘 要:干部人事檔案整理工作在檔案建設(shè)中占據(jù)著舉足輕重的地位。一般情況下,干部人事檔案整理工作并不會進(jìn)行人員分組,通常是由個(gè)人把干部人事檔案材料收集起來,然后鑒別檔案材料是否真實(shí),緊接著按類別把它們分好,最后再把這些檔案資料裝訂起來。同時(shí),可以在操作這幾個(gè)步驟時(shí),對檔案缺失的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。本篇文章對干部人事檔案管理的概念進(jìn)行了描述,緊接著指出了整理工作中的問題,并提出解決方法。

        關(guān)鍵詞:干部人事檔案;問題及對策;整理工作

        干部人事檔案管理包括干部人事檔案整理,并且整理工作是管理工作中較為基礎(chǔ)和經(jīng)常性的工作。干部人事檔案整理工作對一個(gè)單位來說非常重要,這一工作的好壞甚至可以對干部人事檔案質(zhì)量起到?jīng)Q定作用,讓干部人事檔案的利用效率降低。當(dāng)前,已經(jīng)為干部人事檔案整理工作出臺了一些法規(guī),出臺時(shí)間是在上世紀(jì),內(nèi)容包括一些工作準(zhǔn)則。隨著時(shí)代的變化,很多地方也普及了計(jì)算機(jī)技術(shù),這一技術(shù)可以應(yīng)用到干部人事檔案整理工作中去,這樣無疑是方便的,也就更凸顯了傳統(tǒng)整理方法的缺點(diǎn)。因此,改革當(dāng)前干部人事檔案整理工作非常有必要的,改革才是唯一的道路,才能使檔案整理工作發(fā)展變快,促進(jìn)干部人事的發(fā)展。

        1 干部人事管理的概念

        干部人事檔案管理很容易理解,簡單來說,就是先收集人事檔案,緊接著對這些檔案進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì),以便接下來的工作可以更加方便的利用,這一系列的步驟就是干部人事檔案管理。而人事檔案也有自己的內(nèi)涵,一個(gè)人在不斷的工作中累積經(jīng)驗(yàn),也在不斷的社交,人事檔案就是關(guān)于個(gè)人經(jīng)歷和思想素質(zhì)的文件,文件反映了一個(gè)人的各方面特征,這個(gè)文件是需要一直被保存下來的,它可以作為最原始的參考材料,為以后的選拔和晉升做準(zhǔn)備。

        2 干部人事檔案整理中存在的問題

        2.1 整理程序復(fù)雜

        當(dāng)前,在整理干部人事檔案時(shí),要先進(jìn)行收集資料,然后進(jìn)行分類,按順序排列,最后再進(jìn)行裝訂,在這一系列的步驟中,把它們分類和排列是比較復(fù)雜的兩個(gè)步驟,這兩部分不能依靠技術(shù),只能依靠人工,對專業(yè)性要求很高,選擇人事檔案整理人員也更為謹(jǐn)慎,還需要工作者有耐心。因?yàn)闊o法借助計(jì)算機(jī)等高科技手段,傳統(tǒng)的人事整理主要用的手工、人力,工作很復(fù)雜繁瑣,對人力財(cái)力形成了浪費(fèi)。

        2.2 工作人員素質(zhì)跟不上

        因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案整理方法非常耗時(shí)耗力,所以要進(jìn)行機(jī)構(gòu)和傳統(tǒng)工作的改革,不斷地對工作人員進(jìn)行優(yōu)勝劣汰,許多人事檔案整理人員只是臨時(shí)工,他們很可能還有其他的很多工作,不能把心思全部放在人事檔案整理工作上,在工作時(shí)注意力不集中,工作素質(zhì)也有高有低,很多人只是把這一工作當(dāng)作眾多兼職中的一個(gè),許多的工作人員不斷地更換工作,在檔案整理這一工作上也留不長久,因?yàn)楦鼡Q工作人員的次數(shù)多、頻率高,所以每次有新的人員來接手時(shí),對檔案整理工作都有一定的陌生,沒有辦法很好地進(jìn)行檔案整理工作,因此,還要在他們上崗前對他們進(jìn)行培訓(xùn)。

        2.3 工作者的工作責(zé)任不明晰

        首先,在進(jìn)行檔案整理時(shí),會發(fā)現(xiàn)許多的檔案材料跟要求整理的相距甚遠(yuǎn),很多時(shí)候,工作人員在整理過程中的工作不總是完美的,許多東西都未注明,像是取出和調(diào)整材料時(shí)間未注明,歸檔時(shí)間也是,這樣也更沒有辦法了解此檔案經(jīng)手人是誰,如果檔案材料出現(xiàn)差錯(cuò),相關(guān)責(zé)任人很難找到;其次,材料不斷增加,檔案冊的目錄也要隨著它的增加不斷添加新的東西,這樣一來,因?yàn)闄n案冊的不停變動(dòng),很可能會意外丟失幾頁,其完整性和安全性將會受到威脅。在工作中,在更新更換目錄之后,之前的目錄會被銷毀,因?yàn)椴牧喜粩嘣黾?,其也要不斷更換,目錄不斷地進(jìn)行更換之后,最后進(jìn)行集中地銷毀,銷毀之后會造成原始檔案材料的丟失,無法在出現(xiàn)問題時(shí)追根溯源。原始數(shù)據(jù)丟失,問題想要解決就會很難,為了解決問題,就會耗費(fèi)時(shí)間,加大工作量,人力物力會被浪費(fèi),更會消耗財(cái)力。

        3 對干部人事檔案整理的一些改進(jìn)方法

        3.1 加強(qiáng)上級組織的領(lǐng)導(dǎo)

        如果想要做好干部人事檔案整理工作,就必須讓領(lǐng)導(dǎo)先重視起來,只有領(lǐng)導(dǎo)重視,這項(xiàng)工作才能被劃為重點(diǎn)工作和重點(diǎn)項(xiàng)目,怎樣才能讓領(lǐng)導(dǎo)更重視?首先要落在檔案整理工作者身上,要檔案整理工作進(jìn)行宣傳,將檔案管理的一些規(guī)定向大家普及,引起上級領(lǐng)導(dǎo)和干部們的注意,讓他們在檔案整理方面的工作意識和職責(zé)更加明確,吸引注意之后,領(lǐng)導(dǎo)就可以向人事管理工作分配高素質(zhì)的專業(yè)人員,隨時(shí)的檢查工作,找出不完善的地方,工作人員聽取批評建議,然后及時(shí)的進(jìn)行錯(cuò)誤改正。

        3.2 進(jìn)行各項(xiàng)規(guī)定的完善

        因?yàn)槿耸聶n案整理工作并未得到重視,很多時(shí)候關(guān)于人事檔案整理工作的規(guī)定也并不正式,甚至經(jīng)常變動(dòng)規(guī)定,沒有固定的工作規(guī)范,這使整理工作非常難以推進(jìn),因此,關(guān)于人事檔案整理工作的各項(xiàng)規(guī)定必須要完善,讓規(guī)定變動(dòng)的次數(shù)變少。除此之外,完善的工作制度也應(yīng)該建立,除了規(guī)定人事檔案工整理作的規(guī)范,人事檔案整理工作者也應(yīng)該得到約束,讓他們在工作時(shí)提高自己的專業(yè)性和工作素質(zhì),這樣也有利于檔案整理工作的高效完成,工作效率也就順勢提高。

        3.3 提高工作者的素質(zhì)

        管理者自身需要意識到,檔案整理工作需要高素質(zhì)的工作者,提升工作的素質(zhì)在這一工作中是非常重要的。提升工作者的素質(zhì),可以從以下幾個(gè)方面入手:首先,要想工作人員宣傳思想道德,讓他們耳濡目染,使自己的政治素養(yǎng)也能不斷提高;其次,專業(yè)培訓(xùn)對工作的人來說是有必要的,在培訓(xùn)中可以讓工作者學(xué)習(xí)專業(yè)知識,不斷的提高自己的工作能力和效率;最后,出臺檔案整理的相關(guān)規(guī)定時(shí),工作者要隨著規(guī)定改變自己的工作方法,將工作模式順勢轉(zhuǎn)變,檔案整理更新也能得到保證。

        3.4 使檔案整理工作添加電子化的東西

        現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)日新月異。人事檔案整理工作也應(yīng)該跟上潮流進(jìn)行改革,使用電子高科技技術(shù)來進(jìn)行工作,只靠人工的時(shí)代已經(jīng)過去了,人工整理的效率也比不上高科技的工作效率。因此,引進(jìn)高新技術(shù)非常重要。有了高新技術(shù),在一定程度上會降低工作人員的工作量,使各方面成本也能很快降低,還可以使檔案材料不用多次的拆封裝訂,使原來檔案整理缺乏完整性和安全性這一缺點(diǎn)可以得到彌補(bǔ),在查閱過去相關(guān)資料時(shí)也能更加快速。

        4 結(jié)束語

        時(shí)代和社會生活不斷發(fā)展,干部人事檔案的管理和整理工作要跟上時(shí)代的進(jìn)步,不然,它就會慢慢的被時(shí)代拋棄,成為死檔。總而言之,干部人事檔案整理工作的工作步驟和工作要求非常繁瑣,工作持續(xù)的周期和時(shí)間也很長,很多問題都還未解決,要慢慢來,在各個(gè)方面進(jìn)行逐個(gè)擊破,多方面的進(jìn)行改進(jìn),工作方式和模式也能得到改變。只有不斷地進(jìn)行變革探索,在檔案整理工作中加入高新技術(shù),促進(jìn)其更快的電子化,才能讓其獨(dú)特的作用得到更好的發(fā)揮。除了加入高新技術(shù)和促進(jìn)電子化的進(jìn)程之外,改革時(shí)還要注意檔案的透明度,真實(shí)性和可靠性也要保證,最終使管理和整理工作變得更加科學(xué)化。

        參考文獻(xiàn)

        [1]杜則良.新時(shí)期干部人事檔案整理工作對策研究[J].蘭臺內(nèi)外,2019(36):59-60.

        [2]戶轉(zhuǎn)紅.新時(shí)期干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中存在的問題及其對策分析[J].納稅,2019,13(30):277+279.

        [3]賈梅.干部人事檔案管理工作面臨的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(14):169.

        [4]張海玲.干部人事檔案管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(12):159.

        作者簡介

        褚洪濤(1973-),男,山東省菏澤市鄆城縣,中級職稱,本科,研究方向:人事檔案管理類。

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