王建英

摘 要：中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會(huì)召開后，小康社會(huì)進(jìn)入全面建設(shè)的新時(shí)期。機(jī)關(guān)單位要以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，凝心聚力、開拓進(jìn)取，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)能力。結(jié)合我國當(dāng)前政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀，本文針對我國行政機(jī)關(guān)在檔案管理方面存在的問題提出了一些自己的看法。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理;問題;對策

1 當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題

1.1 對檔案管理工作認(rèn)識(shí)不明確，檔案管理制度單一且不規(guī)范

在人們的固有思維中，檔案就是死的、一成不變的“古董”。檔案管理工作很清閑，就是看看報(bào)紙喝喝茶。這些根深蒂固的思想嚴(yán)重偏離了檔案管理的初衷，人為造成了檔案功用的部分缺失，不利于充分發(fā)揮檔案的社會(huì)功用。同時(shí)，由于檔案管理是一個(gè)長期且不凸顯的過程，其社會(huì)價(jià)值難以在短期內(nèi)顯現(xiàn)。這使得機(jī)關(guān)檔案管理工作在領(lǐng)導(dǎo)心目中的地位偏低，甚至認(rèn)為檔案管理可有可無，這使得檔案業(yè)務(wù)開展時(shí)在爭取人力物力財(cái)力等支持方面更加困難。機(jī)關(guān)檔案管理制度上的缺乏，行政上流于形式，平時(shí)工作做得不細(xì)致不到位，缺乏有效監(jiān)督和指導(dǎo)，都與這種認(rèn)識(shí)不到位是分不開的。

1.2 機(jī)關(guān)檔案安全存在問題

“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)?！睓n案工作的底線是檔案安全。檔案的安全主要分為檔案實(shí)體安全和檔案信息安全。許多的機(jī)關(guān)單位都面臨著機(jī)關(guān)庫房緊張的問題。機(jī)關(guān)庫房的設(shè)備（溫濕度調(diào)控設(shè)備、消毒設(shè)備、門禁設(shè)備、消防設(shè)備等）存在隱患。溫度和濕度都沒有得到很好的控制，在破損檔案的搶救修復(fù)方面做得不到位，蟲蛀、損壞的檔案未能得到及時(shí)修復(fù)。機(jī)關(guān)檔案信息安全在大數(shù)據(jù)環(huán)境下面臨以下風(fēng)險(xiǎn)：網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，平臺(tái)安全的風(fēng)險(xiǎn)，服務(wù)安全風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 機(jī)關(guān)檔案建設(shè)的重視度不夠

現(xiàn)在機(jī)關(guān)檔案工作在各單位的重視度普遍不夠，檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度也不強(qiáng)，很多單位都沒有專門的檔案管理人員，只是將機(jī)關(guān)檔案工作寫在了年度工作計(jì)劃當(dāng)中，但沒有專人負(fù)責(zé)落實(shí)。機(jī)關(guān)檔案就停留在各業(yè)務(wù)科室簡章的將檔案資料收集到辦公室，辦公室按照各檢查的需要對檔案進(jìn)行整理、裝訂、歸檔。并沒有嚴(yán)格按照13號(hào)令的要求進(jìn)行規(guī)范性整理，辦公室工作人員有的都分不清資料和檔案的區(qū)別，最后形成的檔案類目混亂，該入檔的沒有歸檔，很多不該入檔的卻又歸檔，不符合檔案法規(guī)定。單位也沒有設(shè)置專門的檔案室來管理檔案，檔案丟失的情況也時(shí)有發(fā)生。

1.4 機(jī)構(gòu)信息化水平不高

“檔案工作的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，從根本上說就是要解決好在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代、在信息化條件下檔案工作管什么，怎么管的問題，同時(shí)解決好如何運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開展工作的問題?！痹S多機(jī)關(guān)單位仍然依賴紙質(zhì)文件管理，檔案資源數(shù)字化率很低。檔案信息建設(shè)的任務(wù)主要是檔案的數(shù)字掃描處理和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）系統(tǒng)的電子文件存儲(chǔ)。檔案在數(shù)字化掃描前需要重新評估價(jià)值。在數(shù)字掃描文件的過程容易出現(xiàn)泄密的風(fēng)險(xiǎn)。掃描完成后，要對掃描文件進(jìn)行質(zhì)量的檢查，需要花費(fèi)大量時(shí)間。一些機(jī)關(guān)單位存在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）與電子檔案管理系統(tǒng)兩張皮的情況。首先是電子文件格式和檔案數(shù)據(jù)格式不同。其次，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，無法無縫連接。最后，文件管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)都存在軟件升級(jí)緩慢和后續(xù)開發(fā)服務(wù)的問題。這些將嚴(yán)重影響電子文件的順利存檔，增加了工作量，造成后續(xù)工作的不必要浪費(fèi)。

2 提高機(jī)關(guān)檔案工作水平的措施

2.1 著力抓好檔案安全

“檔案作為國家發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的真實(shí)記錄，是促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)?！备鳈C(jī)關(guān)應(yīng)該把安全工作放在首位。規(guī)劃工作時(shí)必須考慮到機(jī)關(guān)檔案的安全。各機(jī)關(guān)平時(shí)要注重全面分析影響檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)因素，以預(yù)防為主，每天做好檔案安全臺(tái)帳記錄，及時(shí)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。綜合運(yùn)用行政、技術(shù)、法律等手段強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案安全管理。加大資金投入，檔案管理人員素質(zhì)提升，基礎(chǔ)設(shè)施保障與技術(shù)應(yīng)用協(xié)調(diào)發(fā)展，構(gòu)建綜合人防，物理防御和技術(shù)防御的安全系統(tǒng)。在人防方面，各級(jí)機(jī)構(gòu)必須不斷修訂和完善檔案實(shí)體和信息安全的工作制度。在物理防御方面，機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)在庫房內(nèi)配備消防系統(tǒng)，安全監(jiān)控系統(tǒng)，空調(diào)設(shè)備和自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。文件需要良好的存儲(chǔ)條件才能長期存放。技防方面，一是保證計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件、硬件升級(jí)、數(shù)據(jù)遷移安全;二是確保文件和文件管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)暢通無阻，能夠快速檢測和處理病毒，黑客攻擊，并恢復(fù)網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。第三是使用加密技術(shù)（密鑰）用于電子和電子文件。

2.2 充分認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性

機(jī)關(guān)檔案工作是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的具體真實(shí)的記錄，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和推動(dòng)社會(huì)文明進(jìn)步起到重要的促進(jìn)作用。特別是隨著時(shí)代改革發(fā)展，檔案的調(diào)閱利用明顯增多，這對加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，拓展檔案服務(wù)新領(lǐng)域，都對機(jī)關(guān)檔案管理工作提出了更高的要求，為了加強(qiáng)各級(jí)黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，國家檔案局發(fā)布了第13號(hào)令，使機(jī)關(guān)檔案管理工作有了工作的指引。

2.3 增強(qiáng)檔案的安全意識(shí)，提升系統(tǒng)安全

檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)重要原則就在于確保信息系統(tǒng)安全，特別是機(jī)關(guān)檔案通常會(huì)涉及國家機(jī)密、公民隱私等，現(xiàn)階段的科技水平還無法確保檔案信息系統(tǒng)的信息絕對安全，并且檔案管理信息系統(tǒng)可能會(huì)遭受一些惡意攻擊，當(dāng)系統(tǒng)無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，就可能造成整個(gè)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的滯留、癱瘓，給機(jī)關(guān)與公眾生活產(chǎn)生惡劣影響，損害機(jī)關(guān)的信譽(yù)程度、公眾的滿意度。因此，在加快檔案管理信息化建設(shè)時(shí)務(wù)必要注重安全問題，并且安全建設(shè)是一場持久戰(zhàn)，應(yīng)打造堅(jiān)實(shí)的安全保障，對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，盡可能降低風(fēng)險(xiǎn);實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定嚴(yán)密的技術(shù)措施，預(yù)防黑客攻擊;充分認(rèn)識(shí)并了解計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)病毒，掌握應(yīng)對技術(shù)、應(yīng)對方法。除此以外，檔案數(shù)據(jù)備份是機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的安全保障之一，因?yàn)橄到y(tǒng)本身就可能發(fā)生故障，外部因素也會(huì)干擾系統(tǒng)，威脅檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，備份不可缺少。

2.4 建立健全檔案管理制度和工作機(jī)制

要想完善檔案管理工作機(jī)制，需要各個(gè)部門一同參與，對此機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極建設(shè)綜合檔案室，并立足于實(shí)際的工作需要配備專業(yè)人員，將檔案收集和整理工作做好，將完整的機(jī)構(gòu)形成。此外，還需要就實(shí)際發(fā)展情況建立健全檔案管理制度，隨著檔案管理工作的深入推進(jìn)，由于制度缺乏完善性造成各種問題出現(xiàn)，因此需要和相關(guān)的法律法規(guī)相結(jié)合，將行之有效的檔案管理制度構(gòu)建起來，其中應(yīng)包括檔案銷毀制度、檔案利用制度、檔案管理人員工作職責(zé)、檔案保密制度、檔案歸檔立卷制度等，這樣才可以確保所有檔案管理人員對自己的崗位職責(zé)予以明確，在日常檔案管理中嚴(yán)格遵循制度和要求開展工作，不斷完善檔案管理。

3 結(jié)語

總而言之，加快機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)事關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，是機(jī)關(guān)工作的重要部分，是機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展的必經(jīng)之路。機(jī)關(guān)檔案管理千頭萬緒，傳統(tǒng)工作模式難以適應(yīng)新的時(shí)代發(fā)展形勢，所以檔案管理信息化變成主流趨勢，機(jī)關(guān)檔案部門務(wù)必要加強(qiáng)對檔案資源的數(shù)字化處理，有意識(shí)地加強(qiáng)檔案信息安全管理，同時(shí)加強(qiáng)人員培訓(xùn)，大大提高檔案管理工作效率，更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值，助力機(jī)關(guān)為社會(huì)提供更高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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