黃 薇，于 靜，張慧琴（北京師范大學圖書館）

Alma統(tǒng)一資源管理系統(tǒng)，是以色列艾利貝斯集團為學術圖書館自動化而研發(fā)的支持電子型、數(shù)字型及印刷型各類資源一體化管理的現(xiàn)代化集成管理系統(tǒng)，Alma采用統(tǒng)一資源管理框架，支持圖書館全譜系資源的選擇、采訪、元數(shù)據(jù)管理、數(shù)字化及讀者服務等完整業(yè)務流程，［1］基于云構架共享數(shù)據(jù)，提供擴展服務。Alma由Aleph 500升級而來，目前已在全球41個國家和地區(qū)的1,800多家機構運用。［2］北京師范大學圖書館（以下簡稱“我館”）自2000年開始使用Aleph 500圖書館集成系統(tǒng)，實現(xiàn)了紙質(zhì)館藏的有效管理；2017年9月將其升級為Alma系統(tǒng)，實現(xiàn)了元數(shù)據(jù)管理、電子資源采購與管理、數(shù)字資源保存及讀者服務等全流程管理，對各類資源的收藏、保存和利用起到了重要促進作用。

1 基于Alma系統(tǒng)的文獻清點

1.1 Alma系統(tǒng)的在架報告功能

北京師范大學圖書館的本次文獻清點是基于Alma系統(tǒng)在架報告功能實施的。該功能是Alma系統(tǒng)館藏統(tǒng)計報告中的一種，屬于資源管理模塊中“管理紙本資源”的范疇，建立在系統(tǒng)單冊管理的基礎上，圖書館利用包含條碼的Excel文件或txt文件與存儲在Alma數(shù)據(jù)庫中的信息進行比較，以識別紙本單冊是否就位、不在架或丟失。

Alma 系統(tǒng)的在架報告功能運行簡單，處理迅速，單次可處理5 萬條條碼數(shù)據(jù)。在架報告將運行結果分為6 類，即子表1“Items in place （單冊在架）”、子表2“Missing items but marked in place （丟失但標記在架圖書）”、子表3“Items on shelf but marked not in place （單冊在架上卻標記為不在架）”、子表4“Known items notin place （已知不在架的單冊）”、子表5“Items on shelfbut out of range/set （單冊在架但所在范圍或集合錯誤）”、子表6“Barcodes with no matched item （條碼未匹配的單冊）”。

1.2 文獻清點流程概述

本次清點是我館自20世紀80年代以來一次較大規(guī)模的針對實體圖書的清點，2018年12月至2019年6月集中完成了第一階段清點任務，共清點閉架外借和開架外借圖書27.5萬冊。本次清點從前期調(diào)研、制定方案、實施清點、過程監(jiān)控到總結評價，環(huán)環(huán)相扣，既準備充分、組織嚴密，又關注細節(jié)、注重質(zhì)量，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題倒推原因，開展梳理總結，挖掘與讀者服務相關聯(lián)環(huán)節(jié)存在的問題，提出改進館藏管理的辦法，最大化地實現(xiàn)文獻清點的價值。

在前期調(diào)研中，我館對京津兩地有代表性的高校圖書館進行了實地調(diào)研，借鑒了相關高校開展文獻清點的流程和方法，獲得了不少可供參考的一手資料。在此基礎上，我館起草并制定了《北京師范大學圖書館普通紙質(zhì)文獻清點方案》（以下簡稱《清點方案》），明確了文獻清點業(yè)務的目標和任務、方式、范圍、技術方案、問題圖書處理、提交報告及文檔、時間要求等內(nèi)容，涵蓋數(shù)據(jù)采集、在架報告運行、清點報告編制等流程與規(guī)范。本次清點特別注重過程監(jiān)控，對清點工作中涉及的步驟環(huán)節(jié)和操作細節(jié)均有嚴格而清晰的規(guī)定。在清點之初，我館先進行了小批量數(shù)據(jù)測試，主要針對盤點儀讀取效果、數(shù)據(jù)上傳是否準確、在架報告運行情況等，每個步驟都嚴格按流程進行操作（見下圖），要求工作人員及時反饋遇到的問題并進行分析研判，爭取最優(yōu)方案和最佳效果。

圖 北京師范大學圖書館文獻清點流程

1.3 文獻清點實施步驟

（1）采集數(shù)據(jù)并提交。將所有文獻分為有RFID標簽的文獻和無RFID標簽的文獻兩類，以便分別通過采集RFID標簽數(shù)據(jù)和條碼數(shù)據(jù)的方式進行清點。采集數(shù)據(jù)時需要注意以下幾點：① 及時保存或設置自動保存；② 集中力量盡快完成單個Excel表格的數(shù)據(jù)采集，并及時提交至主管，以減少因圖書借還動態(tài)變化而造成的數(shù)據(jù)變動；③ 定位與盤點同時進行，每天盤點前先同步當天盤點區(qū)域書目數(shù)據(jù)，盤點后將新定位數(shù)據(jù)導出并上傳。［3］

（2）運行在架報告。Alma系統(tǒng)運行在架報告要求上傳Excel表格，且首行為“Barcode”（條碼）。在運行在架報告時，需要提交當次采集的條碼文件，同時選擇匹配的起止索書號。此時應注意“到索書號”意味著匹配的索書號緊鄰該索書號，但不包含該索書號，因此要確定較為精確的索書號范圍，避免因所選索書號范圍不準確導致某子表數(shù)據(jù)異常。在架報告運行后導出的文件按規(guī)范命名并保存，同時保存原始條碼數(shù)據(jù)文件和系統(tǒng)運行文件，作為清點原始檔案留存。

（3）過濾數(shù)據(jù)并打印清單。根據(jù)在架報告運行的結果，導出子表結果集（子表1和子表4除外），其余子表需要濾除從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)處理時間區(qū)間中產(chǎn)生的正常數(shù)據(jù)，如在清點時間段內(nèi)已歸還的圖書等。然后按子表類型分別打印需要查找的問題圖書清單，交書庫工作人員逐冊查找并下架問題圖書。為便于對問題圖書進行分析，問題圖書清單中保留在架報告提供的所有字段。在架報告中反映的問題圖書類型、數(shù)量及過濾后需要查找的問題圖書數(shù)量均需記錄，便于后期處理問題圖書時參考。

（4）查找并下架問題書。根據(jù)各子表反映的問題類型找到實體圖書加以核對，并逐一修正錯誤，實現(xiàn)文獻清點的目標。查找并下架問題書是文獻清點至關重要的環(huán)節(jié)，關系到清點報告各核心指標及相應數(shù)據(jù)的真實性、可靠性，只有盡可能多地查找到問題書，才能保證文獻清點的整體質(zhì)量。如，有的實體書因被放到其他館藏地導致系統(tǒng)館藏址有誤，工作人員就需要根據(jù)實際情況，分析它最有可能被錯放的館藏地并到相應館藏地查找；又如，有些圖書的書目數(shù)據(jù)被掛錯到其他單冊，就需要從館藏號、索書號、架位號、單冊歷史記錄等不同渠道進行分析，根據(jù)各種線索找出問題圖書并進行下架處理。為保證查找效果，共進行了兩輪查找：第一輪由書庫工作人員查找，第二輪由學生助館查找。兩輪查找時間間隔一至兩周，避免因查找時間間隔太短而造成疏漏。

（5）處理問題圖書并分析錯誤類型。在問題圖書處理環(huán)節(jié)，按照Alma系統(tǒng)在架報告給出的六種類型，分析各類問題產(chǎn)生的原因，并給出具體處理辦法（見下表）。為保證實體圖書與系統(tǒng)數(shù)據(jù)一一對應，在實體書在架時采集條碼并形成Excel文件，依據(jù)實體書逐冊處理，僅當某類問題集中呈現(xiàn)時才采取批處理方式。如有圖書在文獻清點階段確未找到，那么將在后續(xù)半年內(nèi)再進行兩輪圖書查找（不僅在本館藏地找，還需要到關聯(lián)的館藏地查找），然后在Alma系統(tǒng)中再次進行數(shù)據(jù)過濾，確認圖書無其他處理類型（如Missing、Loan、HoldShelf、Technical-Migration、Transit等）后，以批處理的方式設置“查找中”或“未在架”狀態(tài)。需要注意的是，清點每個館藏地時，都需要建立相應的問題圖書處理匯總統(tǒng)計表，記錄問題圖書類型、問題情況、已處理數(shù)量、未處理數(shù)量、備注說明等。每完成一個館藏地清點，需集中上報一次處理情況。

表 文獻清點問題圖書處理

1.4 編制清點報告

本次文獻清點規(guī)定以館藏地為單位出具清點報告，全部館藏清點一輪后，出具清點總報告。

在清點并處理完地下閉架外借書庫和教育學分館開架外借閱覽區(qū)后，我館出具了這兩個館藏地的清點報告，主要包括館藏地概述、采集數(shù)據(jù)結果、Alma系統(tǒng)在架報告運行結果、Alma系統(tǒng)在架報告問題分析和問題圖書處理情況，并對各館藏地的代表性問題進行了分析和梳理，提出了改進文獻管理和服務的積極建議和合理規(guī)劃，較好地實現(xiàn)了文獻清點的預期目的。清點報告的核心指標包括在架單冊量、“未在架”單冊量、有實體書但系統(tǒng)標記為“未在架”單冊量、已知未在架的單冊量、錯架單冊量、未匹配條碼單冊量等。根據(jù)以上核心指標計算出問題率、解決率、未處理率、丟失率等數(shù)值，并結合各館藏地具體情況分析問題及原因，以便在今后的工作中避免同類情況發(fā)生。

本次文獻清點的最終結果：開架外借提交了78,634條數(shù)據(jù)，問題率為5.75%，處理率為78.10%，丟失率為1.04%；閉架外借提交了196,316條數(shù)據(jù)，問題率為3.04%，處理率為98.42%，丟失率為0.05%?？梢?，對于實體圖書管理來說，閉架外借模式要優(yōu)于開架外借，但閉架外借模式不便于讀者使用圖書資源，僅適于保存本圖書或管理特色文獻，并不能作為圖書館文獻管理的主要模式。

2 基于Alma系統(tǒng)的文獻清點的特點與意義

基于Alma系統(tǒng)的文獻清點在保證圖書館日常業(yè)務正常開展的前提下，實現(xiàn)了動態(tài)分區(qū)域、分批次清點，查清了圖書在架數(shù)量，檢查并糾正了書目數(shù)據(jù)和實際排架中存在的各種問題，使館藏圖書與系統(tǒng)數(shù)據(jù)保持一致。［4］

2.1 基于Alma系統(tǒng)的文獻清點的特點

（1）運行簡單，處理迅速。在Alma系統(tǒng)的統(tǒng)計分析模塊，當提交的規(guī)范格式條碼文件不超過5萬條時，數(shù)據(jù)運行時間最長僅需十幾分鐘，在系統(tǒng)比對完成后就能形成一份包括6類子表的在架報告，可分別導出結果集清單，供工作人員判斷和過濾。

（2）智能動態(tài)，反饋及時。Alma系統(tǒng)的在架報告功能實現(xiàn)了開架借閱管理模式下動態(tài)清點的可能，能及時給出各類子表的反饋，便于工作人員分析和處理。這是圖書館自動化管理系統(tǒng)最重要的功能之一，工作人員不再擔心影響讀者使用，即使是清點期間借出、歸還、調(diào)撥的圖書，Alma系統(tǒng)在架報告也會給出相應分類，在導出結果集清單中清楚標明不同處理類型，便于識別。

（3）分區(qū)分類，錯因導向。Alma系統(tǒng)在架報告功能可以實現(xiàn)分區(qū)分類的局部清點，對于任一館藏地、任一大類或相對完整的索書號區(qū)間，都可使用在架報告功能導出結果集清單，完成某一區(qū)域或某一類別圖書的清點及問題呈現(xiàn)，有助于工作人員根據(jù)結果類型進行原因查找和判斷分析。

2.2 基于Alma系統(tǒng)的文獻清點的價值與意義

文獻清點是圖書館建設中重要的一環(huán)，也是清產(chǎn)核資的一項重要工作，能夠保證國有資產(chǎn)不流失，保障讀者權益，因此，定期開展文獻清點工作十分必要。

（1）核查館藏數(shù)量。文獻清點最直接、最首要的目的是核查館藏數(shù)量?；贏lma系統(tǒng)的在架報告功能可以采集圖書條碼，將條碼與系統(tǒng)數(shù)據(jù)相比對，從而判斷出哪些圖書實際在架、哪些已知不在架、哪些存在書目數(shù)據(jù)錯誤，既達到了核查實體館藏的基本目的，也獲得了實體館藏的基礎數(shù)據(jù)。

（2）發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤。在本次文獻清點中，基于Alma系統(tǒng)的在架報告發(fā)現(xiàn)有兩類錯誤比較常見：書目數(shù)據(jù)錯誤和實體圖書錯架，集中體現(xiàn)在子表3和子表5中。① 書目數(shù)據(jù)錯誤。導致這類錯誤的原因包括：一些早期編目的圖書采用簡編格式，沒有統(tǒng)一規(guī)范為現(xiàn)在通用的詳編格式，導致Alma系統(tǒng)無法識別；在調(diào)整實體館藏位置、變更系統(tǒng)館藏地時，采用了批量修改方式，導致成批書目數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤或單冊鏈接錯誤；在批量粘貼或更換RFID標簽時，出現(xiàn)單冊信息錯誤或缺失的情況，導致Alma系統(tǒng)報錯。［5］② 實體圖書錯架。本次文獻清點中，實體圖書錯架現(xiàn)象比較普遍，導致這類現(xiàn)象的原因有：教育學分館有兩個閱覽室都收藏同一大類（G類）圖書，但具體區(qū)間不同，導致該類圖書被讀者無意混放或工作人員上錯架；教育學分館圖書與主館圖書通借通還，兩個館藏地的圖書容易出現(xiàn)相互放錯的情況；教育學分館部分圖書外貼的色標脫落，無法從外觀判斷而被錯放到其他館藏地。

（3）優(yōu)化圖書管理?；贏lma系統(tǒng)的文獻清點在優(yōu)化圖書管理上作用顯著：① 發(fā)現(xiàn)并糾正了書目數(shù)據(jù)錯誤和實體圖書錯架的情況，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)和實體圖書一一對應，很大程度上避免了“有賬無書”和“有書無賬”；［6］② 促進了實體圖書管理，提取各流通賬戶中的數(shù)據(jù)，通過篩選圖書最近一次流通記錄，及時查找不屬于該館藏地的圖書，有助于降低圖書錯架率，方便讀者使用；③ 便于分析導致實體圖書狀態(tài)異常的原因，如某部分圖書由開架閱覽區(qū)轉至閉架服務時，數(shù)據(jù)轉換與實體圖書對應情況出現(xiàn)偏差，導致實體圖書出現(xiàn)“永久位置”為“不服務圖書”，“狀態(tài)”為“單冊未就位”等。為避免此類問題的產(chǎn)生，今后進行文獻下架、開架轉閉架等系統(tǒng)數(shù)據(jù)修改時，應盡量依據(jù)實體圖書條碼文件批量修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)，從而保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實體文獻一一對應。

（4）改善服務質(zhì)量。文獻清點很好地實現(xiàn)了為讀者找書的目的?；贏lma系統(tǒng)的文獻清點通過技術手段方便快捷地完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實體圖書的匹配，顯示圖書狀態(tài)、發(fā)現(xiàn)問題圖書，使數(shù)以百萬計的館藏有了直觀可視的結果，為讀者找不到書或圖書不在正確的架位提供了可供追蹤的線索，有助于改善讀者體驗，提高服務質(zhì)量。

3 基于Alma系統(tǒng)的文獻清點的不足與改進

本次基于Alma系統(tǒng)在架報告功能的文獻清點，基本達到了預期的效果，實現(xiàn)了實體館藏與系統(tǒng)館藏的匹配，也為今后定期開展文獻清點積累了經(jīng)驗。但是，這一階段的清點實踐也反映出Alma系統(tǒng)在架報告功能的不完善性，需要在今后加以改進。

3.1 在架報告運行單次數(shù)量有限制

Alma系統(tǒng)在架報告運行的單次條碼數(shù)量最多為5萬條，對實際文獻清點有所限制。如果為了加快文獻進度，多人同時采集盤點數(shù)據(jù)，在合并上傳前需將條碼文件切分成單個不超過5萬條數(shù)據(jù)的Excel表格，增加了文獻清點工作量。

3.2 內(nèi)設排架規(guī)范與實際不一致

Alma系統(tǒng)對于以《中國圖書館分類法（第五版）》為排架規(guī)則的圖書給定的索書號排序并不能完全適應實際應用情況。根據(jù)Alma系統(tǒng)在架報告導出的問題圖書清單，在對索書號進行排序時，會出現(xiàn)與實際排架規(guī)則不一致的情況。如Alma系統(tǒng)無法識別中圖分類號中帶“-”的索書號，導出的清單中問題圖書會出現(xiàn)誤報的情況，即本來屬于該批次盤點區(qū)間范圍的圖書卻因Alma系統(tǒng)判斷錯誤而被認為“單冊在架但所在范圍或集合錯誤”，［7］為后期數(shù)據(jù)篩選造成困擾，增加數(shù)據(jù)過濾的工作量。

3.3 創(chuàng)建結果集備選字段有待增加

在Alma系統(tǒng)在架報告“創(chuàng)建單列式結果集”導出成員清單時，所提供的備選字段中缺少“最后還書時間”字段，導致在數(shù)據(jù)過濾時無法通過“Last Return Date”獲取圖書最后一次流通記錄，從而判斷是否需要查找實體書。同時，Alma系統(tǒng)中記錄的最后更新時間為單冊獲得財產(chǎn)編號的時間，而不是圖書調(diào)撥時間，這也導致在文獻清點時無法 直接過濾盤點區(qū)域的新調(diào)撥圖書，增加了需查找圖書的數(shù)量。

3.4 讀取的標準格式單一

Alma系統(tǒng)在架報告運行僅限于以“Barcode”為標準格式的條碼文件，而不能以“館藏編號”為條件格式創(chuàng)建結果集，對于部分條碼缺失、只有館藏編號的圖書就只能采取輸入“館藏編號”逐個查詢的方式，而不能批量導出，不便于此類文獻的清點操作。