摘要：目前，伴隨著社會各行各業(yè)的飛速發(fā)展，我國科學(xué)技術(shù)水平也在不斷升級換代，信息技術(shù)成為了企業(yè)在激烈市場競爭中立于不敗之地的重要法寶，每個企業(yè)都在積極探索和信息化融合的新方式。現(xiàn)階段，我國醫(yī)療體系處在不斷健全的過程中，特別是建筑部門的檔案管理部門，其開始積極的探索檔案管理數(shù)字化的發(fā)展趨勢。因此，本文就以數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在建筑檔案管理中的具體作用為研究方向，針對目前建筑檔案管理中存在的弊端，有針對性的提出相應(yīng)的改進措施，從而提升建筑的檔案管理整體水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理系統(tǒng) 建筑檔案管理 人事信息管理

在信息時代，各類信息紛繁復(fù)雜，有用的無用的信息數(shù)量都在快速增長，這使得建筑原有的檔案管理模式無法應(yīng)對新時代的變化，而信息技術(shù)的引進就能夠很好的解決這一問題，實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，更好的提升建筑整體管理水平。信息數(shù)字化技術(shù)使建筑檔案的保存方式出現(xiàn)改變，由原有的紙質(zhì)文件變?yōu)楣獗P、硬盤等電子化保存方式，提升了檔案的保存年限，增加了檔案保存的安全指數(shù)。因此，數(shù)字化檔案管理模式是現(xiàn)代建筑在經(jīng)營和發(fā)展過程中無法扭轉(zhuǎn)的新型管理方式，其采用數(shù)字化技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案管理實現(xiàn)電子化管理，提升建筑的檔案管理水平。

一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)簡介

目前，我國科學(xué)技術(shù)水平得到了飛速發(fā)展，計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展也突飛猛進，這在無形中就為建筑轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式提供了基礎(chǔ)性的技術(shù)支撐，便于其進行管理體系的自我健全和完善。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進步的產(chǎn)物，其必將會成為未來各行各業(yè)檔案存儲的主要方式。

二、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在建筑檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）能夠有效保存珍貴檔案原件

數(shù)字化檔案管理能夠?qū)n案原件進行掃描或者拍照識別和處理，提高原件的保存清晰度，防止原件因為時間推移而出現(xiàn)霉變或者其他意外，影響其最終的使用。

（二）可有效改進文件歸檔方式

檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)能夠自動識別檔案的歸還和借閱，實現(xiàn)檔案的實時監(jiān)控，避免因人工操作失誤而出現(xiàn)的檔案資料歸檔錯誤，提高檔案歸檔的準確性。同時，也能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的追蹤，避免檔案的遺失。實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化不僅僅能夠?qū)⑷藛T的雙手解放出來，同時還提升了工作的質(zhì)量和效率，是一件一舉兩得的事情。

（三）便于檔案資源的整合與共享

數(shù)字化檔案管理模式實現(xiàn)了對建筑各項資料的整合和優(yōu)化，提升了資料的利用率，便于使用者查閱和尋找自己想要的文件。社會信息技術(shù)發(fā)展勢不可擋，建筑檔案管理的數(shù)字化發(fā)展也成為了必然趨勢，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息之間的共享，擴大信息的傳播范圍和傳播速度。社會民眾如果想要了解該建筑的相關(guān)信息通過簡單的搜索就能知曉，為他們的生活、工作提供了便捷。

三、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在建筑檔案管理中的作用

（一）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在人事信息管理方面的作用

現(xiàn)階段，很多建筑部門的人事檔案管理都完全依賴人員去進行，不僅工作效率較低，同時也極其容易出現(xiàn)管理問題，造成對員工情況的錯誤理解。原來建筑部門的人事檔案管理是紙質(zhì)版資料，詳細的記錄了員工的受教育程度、工作經(jīng)歷、在職年限、對建筑部門的了解程度等等，在查閱的過程中需要逐一翻閱，使得工作效率極其低下。

而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)之后便能夠很好的解決上述問題，提升建筑人事檔案管理的質(zhì)量，快速的查閱每一個員工的詳細信息，將檔案資料的效用發(fā)揮出來。在這個過程中需要從以下幾個方面去入手，首先，建筑要提升管理人員的人事檔案數(shù)字化管理意識，對所有的員工進行系統(tǒng)培訓(xùn)，讓他們準確的了解和認知到人事檔案管理的重要性，從而在實際工作中明確自身工作的重要性。其次，建立起公開、透明的人員獎懲制度，對于一些不需要保密的人事決定要及時的告知給每位員工。最后，建立專業(yè)的人事檔案管理隊伍，努力提升他們的專業(yè)技能和道德素質(zhì)，提升建筑人事檔案管理的標準化、科學(xué)化。

（二）有效建立數(shù)字檔案館

建筑數(shù)字檔案館對于推動數(shù)字化檔案管理進程具有重要意義。檔案信息存在的地方便是檔案館，有效建立檔案館能夠推動數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用。在建筑檔案管理過程中，數(shù)字化的應(yīng)用能夠從一定程度上轉(zhuǎn)換檔案管理模式，使其由以往的被動管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為主動的信息管理模式。為實現(xiàn)檔案信息合理利用以及資源的共享，建筑檔案館的建立具有極其重要的意義。以我國信息化建設(shè)要求來看，建筑檔案管理部門是較為重要的社會資源外在反映部分，因而應(yīng)充分利用檔案館的信息共享平臺，為信息資源提供展示場地，全面推動數(shù)字化建筑檔案管理工作的正常有序開展。

（三）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在重要數(shù)據(jù)安全方面的作用

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)⒔ㄖ匾馁Y料進行數(shù)字化加密處理，保護資料安全性的同時也保護了實體檔案，避免出現(xiàn)因原件借閱或者反復(fù)查閱出現(xiàn)的損害情況，首先，減少重要數(shù)據(jù)的安全隱患。為電子版的重要資料設(shè)置密碼或者人工識別等防范措施，指定特定的人員擁有查閱的權(quán)力。其次，加強建筑內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保護，購買專業(yè)的防火墻，提升整體系統(tǒng)的安全指數(shù)。最后，為檔案管理工作人員樹立起安全防范意識，重視檔案的管理和安全，一旦發(fā)現(xiàn)任何問題要及時的上報和解決，將可能發(fā)生的損害降到最低。

四、結(jié)語

伴隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速提升，信息化成為了各行各業(yè)發(fā)展必然趨勢，建筑檔案管理也是如此。建筑檔案管理數(shù)字化是建筑未來發(fā)展的主要方向，在這個過程中，首先要在建筑內(nèi)部形成數(shù)字化管理的意識，促使其能夠不斷的進行自我創(chuàng)新和改革;其次，要注重硬件設(shè)施的配置，采購相關(guān)的電腦等設(shè)備，為建筑檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ);最后，提升相關(guān)人員的專業(yè)技能水平，學(xué)會運用現(xiàn)代高科技技術(shù)為檔案管理所服務(wù)，定期開展人員培訓(xùn)。只有這樣才能夠加快數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的健全和完善，從而促進自身管理水平的提升，更好的促進建筑工作的整體發(fā)展。

參考文獻：

[1]金雪梅.試析如何做好數(shù)字化檔案的規(guī)范管理[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2018，（97）.

[2]黃榮梅，唐權(quán).實物大數(shù)據(jù)手段在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù)，2019，（09）.

[3]和煒.數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（14）.

（作者簡介：宋正宇，當前職務(wù)：科員，當前職稱：初級，學(xué)歷：大學(xué)本科，單位：泰安市中心醫(yī)院，研究方向：檔案管理。）