王詠梅 劉方欣

【摘要】隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展和教育改革進程不斷推進，高校儀器設(shè)備的數(shù)量和檔次也不斷提升，設(shè)備檔案管理工作越來越重要。本文探討了在“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)的時代，通過加強制度建設(shè)，提升業(yè)務(wù)水平、提高“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)等，加強高校設(shè)備檔案管理工作，提升設(shè)備檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】設(shè)備檔案;文件管理;信息化建設(shè)

儀器設(shè)備的檔案管理是通過直接搜集整理所得的關(guān)于儀器設(shè)備的記錄，是高等學(xué)校設(shè)備管理工作的重要組成部分。管好、用好儀器設(shè)備檔案資源，不僅有助于延長設(shè)備的使用壽命、提高設(shè)備使用效率、擴大設(shè)備的使用范圍，也是高校購買同類設(shè)備的可靠參考和了解設(shè)備資產(chǎn)的詳細信息來源，更是提高高校教學(xué)質(zhì)量、提升科研水平的重要保障。隨著國家對高等教育資源的投入不斷增加，以及“211”“985”“雙一流”等舉措的有效實施，各高校儀器設(shè)備的數(shù)量、質(zhì)量均有大幅提高，但這也給高校設(shè)備檔案的管理工作帶來了極大的困難和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。完善的設(shè)備檔案信息不但有助于高校對擁有的資產(chǎn)有準(zhǔn)確的認識，也可以對設(shè)備進行有效的監(jiān)控和管理。所以，如何有效提高高校設(shè)備檔案管理工作效率，成為當(dāng)前高校設(shè)備管理部門面臨的重要課題。

一、高校設(shè)備檔案管理的常見問題

（一）設(shè)備檔案管理工作不規(guī)范。高校設(shè)備管理多實行使用部門與設(shè)備管理部門共同管理的模式，設(shè)備管理部門主要負責(zé)設(shè)備的招標(biāo)、采購、驗收、安裝等工作，而設(shè)備的日常使用、維護保養(yǎng)則主要由各使用部門負責(zé)。采購、管理和使用的分離給設(shè)備檔案管理工作帶來了一定困難。雖然儀器設(shè)備在采購時即建立了相應(yīng)儀器檔案，但采購部門缺乏設(shè)備的使用經(jīng)驗，對設(shè)備的關(guān)鍵參數(shù)、屬性不夠了解，可能造成檔案資料不詳細、設(shè)備參數(shù)不準(zhǔn)確等情況。而且儀器設(shè)備使用壽命較長，從立項到報廢，設(shè)備檔案保管時間周期較長，在后續(xù)使用過程中儀器設(shè)備的各種信息無法及時更新，導(dǎo)致設(shè)備檔案往往無法反映儀器設(shè)備的真實情況。此外，很多部門直接使用和管理設(shè)備的一線科研人員對設(shè)備檔案管理工作缺乏足夠的重視和認知，缺乏檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識，導(dǎo)致科研人員對設(shè)備檔案管理工作重視不足、對設(shè)備檔案管理工作不積極主動，也不會充分利用設(shè)備檔案資源，造成設(shè)備的使用、保養(yǎng)、維修等關(guān)鍵信息無法在檔案中得到及時體現(xiàn)。

（二）設(shè)備檔案管理制度落后，歸檔整理工作滯后。雖然各高校對國有資產(chǎn)、大型儀器設(shè)備等均出臺了相應(yīng)的管理規(guī)章制度，但對于設(shè)備檔案則大多缺乏完善的管理制度，對設(shè)備檔案資源的價值和潛力沒有充分的認識，管理職責(zé)不清晰。不同的二級單位對設(shè)備檔案管理規(guī)定、方式、人員不一、缺少協(xié)調(diào)溝通;對于設(shè)備檔案管理工作沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和制度，設(shè)備檔案建立后，由誰來進行設(shè)備檔案的更新維護職能不明;檔案更新工作流程不明晰、儀器設(shè)備使用過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、原圖像等資料存放不規(guī)范等。目前多數(shù)高校并未配備專職設(shè)備檔案管理人員，設(shè)備檔案管理工作多由設(shè)備管理部門人員兼職完成。工作人員因事務(wù)繁重、檔案管理專業(yè)知識缺乏、專業(yè)服務(wù)能力不足、人員流動性大等原因，極易造成設(shè)備檔案關(guān)鍵信息缺失、斷檔，無法形成良好的設(shè)備檔案管理機制和服務(wù)機制。

（三）設(shè)備檔案管理信息化程度不高、共享使用效益差。設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)是高校設(shè)備檔案管理的重要手段，可以極大地提高設(shè)備檔案管理工作效率。但目前我國各高校有的尚未完成設(shè)備檔案信息化建設(shè)工作，仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、設(shè)備卡片等封閉式管理模式，缺乏先進的設(shè)備信息化管理平臺，使得設(shè)備信息無法及時交流共享。有的高校雖然已經(jīng)建立了設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)，但仍存在設(shè)備信息滯后、設(shè)備資料不全、設(shè)備信息資料更新不及時等情況，導(dǎo)致設(shè)備相關(guān)資料不完整、不透明，影響設(shè)備在校內(nèi)各部門之間甚至校際之間的共享使用，設(shè)備使用效率低下。高校設(shè)備存在數(shù)量大、種類多、分布分散等特點，尤其是大型設(shè)備和高端設(shè)備，均存放于不同的二級部門，即使校內(nèi)跨部門使用也需經(jīng)過申請、批準(zhǔn)、培訓(xùn)、使用等環(huán)節(jié)。由于缺少及時、完善的設(shè)備檔案信息支持，造成大型設(shè)備的共享使用效率低下、使用流程復(fù)雜、檔案數(shù)據(jù)無法及時留存等弊端。此外，設(shè)備檔案管理工作滯后、信息化程度低，也會造成用戶不能及時了解設(shè)備信息，影響設(shè)備成果的產(chǎn)出。

二、提高高校設(shè)備檔案管理水平的對策

（一）加強設(shè)備檔案管理制度建設(shè)，完善管理體制。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷成熟、發(fā)展，高校設(shè)備檔案管理也體現(xiàn)出多元化、開放化和信息化的新特點。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)針對時代變化和外部環(huán)境改變，充分重視設(shè)備檔案管理工作的制度建設(shè)，針對性制定切實可行的設(shè)備檔案管理制度，加強設(shè)備檔案信息的收集、整理、更新、共享利用以及保密等工作，提高儀器利用效率，優(yōu)化設(shè)備檔案管理，創(chuàng)新設(shè)備服務(wù)。設(shè)備主管部門是設(shè)備檔案管理的主體機構(gòu)，而各二級單位是設(shè)備存放和使用的具體部門，高校應(yīng)著手建立起設(shè)備主管部門和設(shè)備使用部門聯(lián)動工作機制，明確設(shè)備檔案管理職責(zé)，提高設(shè)備檔案管理水平和儀器使用效率，確保設(shè)備檔案管理工作為高?！半p一流”建設(shè)發(fā)展提供有效的助力。

（二）提高設(shè)備檔案管理工作重視程度，提高管理人員業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員是直接管理設(shè)備文件資料及相關(guān)檔案的重要成員，新時代的高校設(shè)備檔案管理對管理人員的管理理念和專業(yè)知識水平都提出了更高的要求。高校應(yīng)充分重視設(shè)備檔案管理人員隊伍建設(shè)，通過引進人才、專業(yè)培訓(xùn)等措施，切實做好隊伍建設(shè)工作。通過有組織地開展職業(yè)技能培訓(xùn)、專業(yè)講座、進修等多樣化手段，轉(zhuǎn)變設(shè)備檔案管理人員的傳統(tǒng)管理理念，提高專業(yè)技術(shù)水平，以滿足新時代設(shè)備檔案管理工作的要求。同時，也應(yīng)建立針對設(shè)備檔案管理人員考核和激勵機制，將設(shè)備檔案管理工作納入高?？冃Э己梭w系，考核結(jié)果不僅影響人員收入，也可以與人事職務(wù)職稱晉升、評優(yōu)等掛鉤，以激勵設(shè)備檔案管理人員努力提高自身管理水平，認真負責(zé)地完成設(shè)備檔案管理工作，提高設(shè)備檔案服務(wù)質(zhì)量。

（三）借助“互聯(lián)網(wǎng)+”，提高設(shè)備檔案管理信息化水平。傳統(tǒng)的設(shè)備檔案管理，從設(shè)備信息錄入、信息更新、信息查閱等都是由人工完成，效率有限。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，使得檔案管理信息化建設(shè)進度大大提高。設(shè)備信息的收集、整理、更新均進入了智能化、信息化和云計算時代。借助云存儲、云共享、智能檢索等相關(guān)信息技術(shù)，能夠大大提升設(shè)備檔案管理工作效率，提高儀器利用率。同時，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代設(shè)備檔案資源開放程度更高，借助互聯(lián)網(wǎng)、微信、微博、自媒體等新媒體平臺，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式，搭建服務(wù)平臺，更好地適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代信息共享的大趨勢，是高校設(shè)備檔案管理工作今后面臨的重要課題之一。高校應(yīng)著力打造設(shè)備檔案信息的線上管理平臺，開啟“線上+線下”的協(xié)同管理模式。線上平臺可用于儀器設(shè)備的宣傳、介紹、查詢、預(yù)約等，便于使用者及時了解，同時可以授權(quán)二級部門設(shè)備管理人員通過線上及時更新設(shè)備狀態(tài)，保證設(shè)備檔案的時效性。線下檔案則保證了設(shè)備檔案的唯一性和原始性，線上與線下相結(jié)合，能夠優(yōu)化設(shè)備檔案資源配置，提升設(shè)備檔案管理的科學(xué)化和精細化。

三、結(jié)語

高等院校儀器設(shè)備種類繁多、涉及面廣，設(shè)備檔案的數(shù)字化管理是高校設(shè)備管理發(fā)展的必然趨勢，直接關(guān)系到高校設(shè)備管理水平和效率。因此，必須通過加強制度建設(shè)、提高管理人員業(yè)務(wù)水平、借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等手段，提高高校設(shè)備檔案信息化管理水平，推動設(shè)備檔案管理工作高效、快速發(fā)展。

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