陳錦燦

【摘 要】 新時期的事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)逐步實現(xiàn)了辦公自動化，即將所有檔案信息經(jīng)計算機錄入生成電子文件，最后經(jīng)過程序處理生成最終可供查閱整理的文件夾。與傳統(tǒng)檔案管理采用手工抄寫及整理的方式對信息進行匯總相比，電子檔案不僅可以為工作人員減負，還能提高利用效率。本文就事業(yè)單位電子檔案管理的相關(guān)內(nèi)容進行了分析。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位 電子檔案管理 有效對策

電子檔案指以電子數(shù)據(jù)形式呈現(xiàn)的檔案信息，其可以通過特定的程序和方式在計算機上展示出來。電子檔案管理軟件的應用可以從根本上改變事業(yè)單位以往檔案管理工作存在的諸多弊端，并能夠為事業(yè)單位提供額外的附加服務功能，通過對于特定軟件的操控，即可實現(xiàn)實時檔案查詢及檔案編輯等工作的開展。

一、事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢

1、提高檔案利用率。電子檔案系統(tǒng)在錄入檔案時就有一定的格式規(guī)定，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案格式不統(tǒng)一、信息質(zhì)量參差不齊的情況。而且，傳統(tǒng)檔案管理時，由于需要立卷，不同立卷人對立卷方式的理解不同，也難以形成統(tǒng)一的標準，從而可能會影響到檔案的質(zhì)量，也增加了使用的難度。電子檔案能避免立卷過程的繁瑣，減少立卷工作量，并且能讓檔案的提取和之后的歸檔更為便捷，提高了檔案的利用率。

2、檔案信息的保存更為穩(wěn)定，不易丟失。傳統(tǒng)檔案管理均是紙質(zhì)版存放在倉庫或者專門開辟一個空間用于存放，不僅占地方，還對環(huán)境有較高的要求，例如潮濕的環(huán)境會使紙張變軟，影響字跡，不利于存放等。電子檔案只需要存儲在優(yōu)盤內(nèi)或者存儲卡以及電腦硬盤中，外界環(huán)境不會對其產(chǎn)生影響，可以長期保存。

3、信息錄入高效準確。電子檔案信息錄入的模式主要是通過辦公自動化文件流轉(zhuǎn)、掃描儀等方式將文件錄入到計算機系統(tǒng)中的檔案管理模塊，然后再對其進行處理。大大地降低了人為的操作失誤，同時節(jié)省了時間，提高了工作效率。

4、檔案信息便于補充完善。檔案管理的過程其實是不斷完善和補充的過程。在傳統(tǒng)檔案管理過程中當遇到此類情況時，往往是需要將紙質(zhì)案卷拆卷后再重新整理編排，耗時耗力，且工作繁瑣。采用電子檔案管理時，在輸入關(guān)鍵詞后，查找到對應的檔案文件，對其中檔案信息需修改地方進行補錄增添編輯即可，方便快捷。

5、查閱起來較為便利。檔案錄入完成后電腦可以自動生成目錄和文獻檢索鏈接，便于用戶在使用時查閱尋找，即只需要將所查信息的關(guān)鍵詞或者主題輸入檢索框，就可以快速找到。

二、事業(yè)單位電子檔案管理的有效策略

1、完善電子檔案管理體系。電子檔案管理體系的建立需要始終堅持集中性原則，即將全市事業(yè)單位的電子檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理從而進一步提高檔案的流通性，確保檔案價值可以得到充分的挖掘。想要實現(xiàn)這一目標，就必須建立全市統(tǒng)一的、完善的檔案管理體系，檔案的制作、使用以及管理等諸多環(huán)節(jié)均需要明文規(guī)定，并對檔案管理活動進行嚴格的監(jiān)管。

2、嚴格規(guī)范形成電子檔案的標準。近些年，電子檔案在形成過程存在多種不同的文件格式，其格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織是否合符要求等一系列的要求必須有完善的標準體系，必須嚴格遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一標準格式。對于來源不同的電子檔案的接收制作，存儲方式，指標參數(shù)以及顯示查詢系統(tǒng)等等均要加以規(guī)范。與此同時，對電子檔案的背景材料和源數(shù)據(jù)也要一并留存，確保形成的電子檔案具有完整性。

3、培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理人員的專業(yè)程度決定了電子檔案管理水平。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員首先要把人員流動性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項專業(yè)性極強，內(nèi)容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經(jīng)驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續(xù)性。另外，管理人員要加強學習，更新知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，把自己培養(yǎng)成綜合素質(zhì)高的復合型人才，適應電子檔案管理發(fā)展的要求。

4、提高檔案管理平臺的軟硬件水平。為保證檔案管理平臺的運行穩(wěn)定性和安全性，事業(yè)單位必須對檔案管理平臺的軟硬件設施進行持續(xù)升級。在選擇軟硬件設施時，應當優(yōu)先考慮高質(zhì)量、高品質(zhì)的正品軟硬件，不得使用來源不明的軟硬件。同時，檔案管理人員需要定期對計算機設備采取病毒查殺操作，以清除具有潛在威脅性的木馬病毒。

5、檔案保管制度要進一步合理化、科學化。只有具備嚴格的保管制度，檔案的管理才能更為安全。具體措施如下：首先，對所用的優(yōu)盤、存儲卡質(zhì)量進行檢驗，保證質(zhì)量合格，符合存儲信息的標準。其次，對存儲信息的載體如何科學保管進行規(guī)范處理，如優(yōu)盤或者存儲卡所處的環(huán)境不能太過于潮濕，溫度要保持適度等。再次，定期對存儲裝置進行病毒查殺和清理，及時消滅其中潛藏的病毒。第四，增加對電子檔案加密保護的重視程度，為防止其丟失，要提高檢查頻率，一旦發(fā)現(xiàn)載體或者信息本身存在問題，要及時匯報，做好備份，并及時進行人工修復。

6、建立嚴格的電子檔案管理模式。電子文件歸檔后，為保障文件安全，必須建立嚴格的電子檔案管理模式。首先要規(guī)范存儲載體，其保管條件應該遠離有害氣體與強磁場環(huán)境;其次要對計算機建立定期安全檢測制度，保證計算機及其各種存儲載體遠離病毒，同時當載體產(chǎn)生損壞時，能夠及時采取有效的補救措施;再次就是必須建立電子檔案備份制度，當無法預知的損失一旦發(fā)生時，盡量地將電子檔案的損失降到最低。

三、結(jié)語

總之，在事業(yè)單位中，檔案管理工作的有效開展，大大提高了事業(yè)單位服務效率，為了做好事業(yè)單位檔案管理，工作人員應該不斷深入工作實踐，有效的總結(jié)新時期事業(yè)單位電子檔案管理對策，以此才能不斷提高工作水平，進一步為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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