何麗君

【摘要】本文通過利用SWOT分析方法分析了檔案部門在開展檔案志愿活動(dòng)時(shí)的內(nèi)部優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)和外部機(jī)遇、威脅，提出應(yīng)用社交媒體、吸引資金投入、健全保障體系、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)等方面措施來保障檔案志愿服務(wù)順利進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】檔案;檔案志愿服務(wù);SWOT

檔案志愿服務(wù)是指檔案志愿者志愿貢獻(xiàn)自身的時(shí)間及精力，在不為任何物質(zhì)報(bào)酬的情況下，為改善檔案事業(yè)，促進(jìn)檔案事業(yè)進(jìn)步而提供的服務(wù)。黨的十八屆三中全會(huì)通過的《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》指出：要激發(fā)社會(huì)組織活力，鼓勵(lì)社會(huì)力量參與公共文化服務(wù)體系建設(shè)，支持和發(fā)展志愿服務(wù)組織。本文運(yùn)用SWOT分析方法綜合分析檔案志愿服務(wù)發(fā)展的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)、機(jī)遇與挑戰(zhàn)，并充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)因素，及時(shí)克服劣勢(shì)因素，積極利用機(jī)遇因素，巧妙化解威脅因素，探索出檔案志愿服務(wù)的最佳發(fā)展路徑。

一、基于SWOT的檔案志愿服務(wù)分析

（一）優(yōu)勢(shì)（S）分析。1.檔案志愿服務(wù)信息豐富。我國豐富的檔案資源為檔案志愿服務(wù)提供了得天獨(dú)厚的素材。中國第一歷史檔案館館藏檔案1000余萬件，共74個(gè)全宗。中國第二歷史檔案館館藏檔案卷帙浩繁，共收藏有1354個(gè)全宗（保管單位），基本館藏258萬余卷（宗）。此外，還收藏有民國時(shí)期圖書期刊資料7萬余冊(cè)。我國的檔案資源不僅僅具備了數(shù)量繁多的特點(diǎn)，同時(shí)還為檔案志愿服務(wù)提供了各種類型的檔案館藏資源，不僅有文字、圖片、繪畫，還有眾多年代久遠(yuǎn)的音視頻文件。這些豐富的檔案資源為檔案部門開展檔案志愿服務(wù)提供了有力保障。例如，2019年6月11日，貴州省舉辦國際檔案日宣傳咨詢活動(dòng)，宣傳咨詢活動(dòng)以“新中國的記憶”為主題，以圖記檔、以文說史地向市民展示檔案文化，并且向市民免費(fèi)發(fā)放檔案類書籍500余本，《村級(jí)檔案管理辦法》《城市社區(qū)檔案管理辦法》《貴陽市檔案館利用指南》《地方志工作條例》等宣傳資料1000余份，環(huán)保宣傳袋500余個(gè)，文化折扇100把，通過充分利用我國豐富的檔案資源，有利于促進(jìn)檔案志愿服務(wù)的良性發(fā)展。2.檔案志愿服務(wù)經(jīng)驗(yàn)充足。志愿服務(wù)起源于19世紀(jì)初西方國家宗教性的慈善服務(wù)，在“二戰(zhàn)”后得到普及和規(guī)范化。而我國志愿服務(wù)的歷史至今已有30多年，志愿者組織始于1994年中國青年志愿者協(xié)會(huì)的成立，檔案志愿服務(wù)也隨著志愿服務(wù)的興起而面世，最早見諸報(bào)端的檔案志愿者服務(wù)是1994年3月5日江蘇省南通市檔案局、館團(tuán)員青年開辟了《檔案法》宣傳咨詢站，接待咨詢者，向社會(huì)發(fā)放宣傳資料。后來，檔案志愿服務(wù)繼續(xù)向前發(fā)展;1996年，為迎接第13屆國際檔案大會(huì)在北京召開，國家檔案局和北京市檔案局團(tuán)委聯(lián)合舉辦了青年志愿者迎接第13屆國際檔案大會(huì)宣傳日活動(dòng);2005年，我國第一批檔案志愿者參與中國檔案學(xué)會(huì)“檔案教育網(wǎng)”建設(shè);2014年4月，中國首支檔案志愿者隊(duì)伍在江蘇常州成立。檔案志愿服務(wù)經(jīng)驗(yàn)充足不僅體現(xiàn)在開展時(shí)間早，更多的是檔案志愿服務(wù)的活動(dòng)方面涉及檔案的各個(gè)方面，并且存在多種形式。由此可看出，我國檔案部門在實(shí)踐工作中推動(dòng)著檔案志愿服務(wù)的發(fā)展，檔案志愿服務(wù)在我國有著充足的時(shí)間經(jīng)驗(yàn)。

（二）劣勢(shì)（W）分析。1.館藏結(jié)構(gòu)不合理。盡管從上述分析可看出，我國檔案館藏資源數(shù)量浩繁，并且保存著多種形式的檔案，但不可否認(rèn)的是，館藏結(jié)構(gòu)不合理仍然是目前開展檔案志愿服務(wù)的一個(gè)劣勢(shì)所在。以中國第一歷史檔案館為例，盡管館藏量非常豐富，但是目前都是以文書檔案為主，館藏檔案中，漢文檔案約占80%，滿文檔案約占20%，蒙文檔案5萬多件（冊(cè)），還有少量其他民族文字的檔案以及英、法、德、俄、日等外國文字的檔案。一般而言，我國省級(jí)以上的檔案館，特別是中央一級(jí)的檔案館，檔案來源主要是黨政機(jī)關(guān)，服務(wù)對(duì)象主要是解決宏觀問題和重大問題的利用者，決定了其館藏結(jié)構(gòu)以黨政機(jī)關(guān)文書檔案為主體，結(jié)構(gòu)趨于單一;縣市級(jí)檔案館由于其地域的影響，所以檔案來源全部是黨政機(jī)關(guān)和主要的企業(yè)事業(yè)單位;相對(duì)于省級(jí)檔案館的館藏結(jié)構(gòu)更為多元，但是歷史等原因使得館藏結(jié)構(gòu)單一的問題沒有那么快得到改善。館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)劣直接影響到檔案志愿服務(wù)形式乃至檔案志愿服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣，所以目前較為單一的館藏結(jié)構(gòu)限制了檔案志愿服務(wù)的發(fā)展。2.志愿者隊(duì)伍綜合素質(zhì)偏低。就我國目前檔案志愿服務(wù)的實(shí)踐來看，檔案志愿服務(wù)的志愿者結(jié)構(gòu)較為單一，多為檔案機(jī)構(gòu)工作人員或是在校大學(xué)生，而其他職業(yè)群體參與到其中的很少。但是就檔案志愿者的專業(yè)素質(zhì)而言，雖然有很多在校大學(xué)生，但不都是檔案專業(yè)的學(xué)生，他們對(duì)于檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程不熟悉;再者，即使是檔案機(jī)構(gòu)工作人員，在進(jìn)行檔案志愿服務(wù)的時(shí)候，也會(huì)遇到自己職業(yè)以外的問題，不能很好地為公眾進(jìn)行解答，所以這在一定程度上導(dǎo)致檔案志愿服務(wù)的目標(biāo)得不到實(shí)現(xiàn)。而且，檔案部門一直都存在著事多人少的問題，而大學(xué)生因?yàn)樯险n等原因，也不能夠隨時(shí)參與到檔案志愿服務(wù)當(dāng)中，所以檔案志愿服務(wù)活動(dòng)的連續(xù)性、多樣性由此受到限制。而英國平均57%的機(jī)構(gòu)招募志愿者，而在檔案部門中這一比例達(dá)89%，各檔案機(jī)構(gòu)的全職人員編制不多，幾乎所有的英國檔案館都有眾多的檔案志愿者為其提供各種檔案業(yè)務(wù)工作，是檔案館開展業(yè)務(wù)的重要力量。

（三）機(jī)遇（O）分析。1.社交媒體的發(fā)展。伴隨著Web2.0時(shí)代的到來，社交媒體以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)極大地改變了人們的工作和生活方式，成為人們獲取信息的主渠道。同時(shí)社交媒體也為檔案志愿服務(wù)提供了良好的機(jī)遇。首先，社交媒體的應(yīng)用豐富了檔案志愿服務(wù)的方式，志愿者能夠在社交媒體上以更多種的形式進(jìn)行檔案志愿服務(wù)活動(dòng)，提供檔案志愿服務(wù)效率。其次，社交媒體的發(fā)展能夠增加檔案志愿服務(wù)內(nèi)容，使以前因?yàn)榈赜虻葪l件限制的志愿服務(wù)更好地開展，更加充分地利用檔案館藏資源，完善檔案志愿服務(wù)。再次，志愿者能夠通過社交媒體更好地參與到檔案志愿服務(wù)活動(dòng)中，社交媒體拓寬了志愿者的參與渠道。最后，社交媒體的發(fā)展能夠增強(qiáng)檔案志愿服務(wù)效果，將社交媒體應(yīng)用于志愿服務(wù)中將會(huì)對(duì)增進(jìn)社會(huì)公眾對(duì)檔案志愿服務(wù)的了解以及節(jié)約公眾的利用時(shí)間，從而進(jìn)一步優(yōu)化檔案志愿服務(wù)?？傊S著技術(shù)的發(fā)展，社交媒體在檔案志愿服務(wù)活動(dòng)中將占據(jù)越來越重要的地位，發(fā)揮更大的作用。2.社會(huì)環(huán)境的改善。社會(huì)環(huán)境的改善首先體現(xiàn)在我國政策對(duì)檔案志愿服務(wù)的支持：一方面，中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》明確指出：要規(guī)范并支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù)。不僅國家出臺(tái)的政策支持檔案志愿服務(wù)工作的發(fā)展，國家檔案局領(lǐng)導(dǎo)也重視檔案志愿服務(wù)的進(jìn)行，前國家檔案局局長楊冬權(quán)曾多次關(guān)心檔案志愿服務(wù)活動(dòng)，“支持和發(fā)展志愿服務(wù)組織”“要利用網(wǎng)絡(luò)組織檔案工作志愿者進(jìn)行開放檔案的編目、關(guān)鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作手臂，壯大檔案隊(duì)伍”。這些都直接對(duì)檔案志愿服務(wù)提供了明顯的支持;另一方面，國家也從側(cè)面為檔案志愿服務(wù)的開題提供了機(jī)遇，即在檔案開放方面，《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等都對(duì)檔案開放作出了相關(guān)規(guī)定。2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），《意見》中明確指出，要建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系。綜上，國家政策對(duì)檔案志愿服務(wù)的支持無疑為其發(fā)展提供了良好的機(jī)遇。

（四）威脅（T）分析。1.資金投入不足。檔案機(jī)構(gòu)作為社會(huì)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，本身就是非營利性的機(jī)構(gòu)，并且檔案志愿服務(wù)也屬于志愿服務(wù)活動(dòng)類型，雖然志愿者不為物質(zhì)報(bào)酬，但志愿者組織的正常運(yùn)作需要資金，所以檔案志愿活動(dòng)的開展需要來自政府和社會(huì)的資金支持。一般而言，我國檔案館資金主要來源于政府撥款。雖說由于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案館獲得的資金預(yù)算在不斷增加，但總體來看資金仍然緊張。如2019年，湖南省檔案館獲得的預(yù)算資金為3587.43萬元，僅僅占省財(cái)政收入比例0.0012%左右，所以檔案志愿服務(wù)能在其中得到的資金支持力度較小。反觀國外，英國志愿活動(dòng)的開展資金來源渠道就比較多，英國文檔協(xié)會(huì)為回報(bào)檔案志愿者對(duì)檔案事業(yè)建設(shè)的奉獻(xiàn)，每年頒發(fā)“檔案志愿服務(wù)獎(jiǎng)”，經(jīng)費(fèi)的來源除了包括正常撥款外，主要還靠社會(huì)捐款、贊助以及檔案文化產(chǎn)品開發(fā)等解決。2.保障體系不完善。我國檔案志愿服務(wù)的開展主要是依靠檔案部門發(fā)起與組織，帶有一定的行政色彩，這種非志愿者自發(fā)的活動(dòng)，使志愿者在內(nèi)心的需求得不到滿足，志愿者作為檔案志愿活動(dòng)的主體之一，不能很有效發(fā)揮其主動(dòng)性，并且志愿活動(dòng)作為一種公益性的活動(dòng)，志愿者在其中貢獻(xiàn)自己的熱情與勞力，但是志愿者在幫助他人的同時(shí)，也希望能從中有一定的收獲與發(fā)展，但是目前的志愿服務(wù)往往忽視這種需求，沒有建立相應(yīng)的評(píng)估反饋機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，長久以來，會(huì)降低志愿者參加志愿服務(wù)的積極性。我國目前已經(jīng)有18個(gè)省和16個(gè)市制定了志愿服務(wù)的地方法規(guī)，主要有《中國紅十字志愿管理辦法》《中國社區(qū)志愿者注冊(cè)管理辦法》（試行）等國家級(jí)規(guī)范文件，以及《廣東省青年志愿者服務(wù)條例》等地方性規(guī)范文件，而國家層面的只有2017年8月22日國務(wù)院正式發(fā)布的《志愿服務(wù)條例》《中華人民共和國志愿服務(wù)法》仍然未正式出臺(tái)。這些文件都只是對(duì)志愿服務(wù)的立法目的、管理體制、權(quán)益保障、活動(dòng)規(guī)范、促進(jìn)措施、法律責(zé)任等作出了系統(tǒng)規(guī)定，而檔案志愿服務(wù)不是簡單的志愿服務(wù)，它其中涉及檔案的保密性，然而目前的志愿者立法沒有特別關(guān)注到檔案志愿，因此檔案志愿行為得不到保障，志愿者的權(quán)利和義務(wù)兩者不對(duì)稱，志愿活動(dòng)開展沒有明確的依據(jù)。

二、基于SWOT的檔案志愿服務(wù)發(fā)展策略

（一）優(yōu)勢(shì)——機(jī)會(huì)（S--O）策略。1.應(yīng)用社交媒體，增強(qiáng)檔案志愿服務(wù)效果。社交媒體的發(fā)展已經(jīng)成為社會(huì)的潮流，據(jù)第431次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》，截至2018年12月，我國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)8.29億，手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)到8.17億，通過手機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)的比例高達(dá)98.6%，因而在如此龐大網(wǎng)民的支持下，通過社交媒體來服務(wù)、宣傳檔案志愿工作將會(huì)使更多的社會(huì)公眾更為深入了解檔案志愿服務(wù)的作用與地位，從而增強(qiáng)社會(huì)整體檔案意識(shí)，讓很多公眾主動(dòng)加入到檔案志愿者的隊(duì)伍中，擴(kuò)大檔案志愿服務(wù)隊(duì)伍，擴(kuò)大檔案志愿服務(wù)的影響。另外，檔案部門通過利用社交媒體可以實(shí)現(xiàn)更為便捷、更為快速地為社會(huì)公眾提供各種檔案信息的目的，用戶足不出戶就能了解檔案志愿服務(wù)的內(nèi)容、時(shí)間與地點(diǎn)等相關(guān)消息，大大節(jié)約了公眾利用檔案的時(shí)間。2.推動(dòng)檔案信息資源深度開發(fā)。作為檔案志愿服務(wù)的客體，檔案信息資源是否能夠得到充分開發(fā)對(duì)檔案志愿服務(wù)活動(dòng)質(zhì)量的優(yōu)劣有著重要的影響作用。因此，檔案館在進(jìn)行檔案志愿活動(dòng)前有必要對(duì)檔案信息資源的深度開發(fā)做出相對(duì)應(yīng)的措施。檔案部門必須始終堅(jiān)持檔案資源建設(shè)第一位的原則，規(guī)范檔案資源收集、整理、組織、著錄各項(xiàng)工作，夯實(shí)檔案資源基礎(chǔ)，使檔案志愿服務(wù)能夠利用到精品檔案，把高質(zhì)量的檔案向用戶展示，并且真正考慮到公眾的需求，從而提升公眾對(duì)檔案志愿服務(wù)的滿意度，為檔案志愿服務(wù)活動(dòng)的可持續(xù)發(fā)展提供群眾基礎(chǔ)。

（二）優(yōu)勢(shì)——威脅（S--T）策略。1.發(fā)揮志愿服務(wù)資源優(yōu)勢(shì)，吸引資金投入。由于我國固有的體制機(jī)制原因，檔案機(jī)構(gòu)開展檔案志愿服務(wù)工作，爭取工作經(jīng)費(fèi)最為穩(wěn)健的方式，就是爭取足夠的國家財(cái)政撥款。雖然近年來國家劃撥的檔案工作經(jīng)費(fèi)逐年增長，但反觀我國GDP總量、檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r及公眾對(duì)檔案利用的需求，可以發(fā)現(xiàn)檔案工作經(jīng)費(fèi)并不充足。因此檔案機(jī)構(gòu)要充分重視檔案志愿服務(wù)的宣傳工作，使社會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案志愿服務(wù)的重要性，爭取到足夠的國家財(cái)政撥款。同時(shí)，檔案志愿服務(wù)主要是為社會(huì)公眾提供服務(wù)，我國檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)該向國外學(xué)習(xí)，爭取社會(huì)組織和公眾的支持。2.建立志愿服務(wù)激勵(lì)與反饋機(jī)制，健全保障體系。健全保障體系需要實(shí)施相應(yīng)的激勵(lì)策略，激勵(lì)措施主要從精神激勵(lì)與物質(zhì)激勵(lì)兩方面著手：在精神激勵(lì)方面，為志愿者營造一個(gè)良好的社交媒體環(huán)境，使志愿者在參與志愿服務(wù)時(shí)感受到自我價(jià)值;在物質(zhì)激勵(lì)方面，可以通過志愿者參加志愿服務(wù)的社交平臺(tái)上贈(zèng)予優(yōu)惠券或是發(fā)紅包，讓志愿者在工作之余還能享受社交的樂趣。同時(shí)依靠社交媒體的實(shí)時(shí)性建立健全的檔案志愿者績效評(píng)估機(jī)制，實(shí)現(xiàn)考核的日?；?dòng)態(tài)化與公正化，并且以人文關(guān)懷為基礎(chǔ)根據(jù)志愿者的個(gè)人在社交媒體上的愛好與特長的反饋設(shè)置對(duì)其有挑戰(zhàn)性的職位并給予一定的授權(quán)，提高志愿者的積極性。

（三）劣勢(shì)——機(jī)遇（W--O）策略。1.促進(jìn)融合，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。檔案志愿服務(wù)的開展需要館藏資源的支持，豐富的館藏資源能為檔案志愿服務(wù)提供可持續(xù)發(fā)展的保障，而多樣化的館藏資源能為優(yōu)質(zhì)的檔案志愿服務(wù)保駕護(hù)航。所以檔案機(jī)構(gòu)要克服當(dāng)前檔案信息呈現(xiàn)出的碎片化狀態(tài)、消除檔案信息服務(wù)中的信息孤島現(xiàn)象，檔案機(jī)構(gòu)互相聯(lián)合溝通，并且豐富檔案館藏的形式，既要重視文本檔案的保護(hù)與利用，同時(shí)也要充分開發(fā)檔案不同的形式，例如檔案文創(chuàng)產(chǎn)品，使檔案志愿服務(wù)在舉辦活動(dòng)的過程中呈現(xiàn)出個(gè)性化特征，吸引更多的公眾參與檔案志愿服務(wù)。2.拓寬渠道，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。首先，要著重吸收檔案專業(yè)相關(guān)學(xué)生，檔案專業(yè)的大學(xué)生擁有較為系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，檔案意識(shí)也比較強(qiáng);圖書館專業(yè)的學(xué)生由于當(dāng)前的圖情檔一體化的趨勢(shì)，圖書館專業(yè)的學(xué)生也接受了檔案專業(yè)的一些相關(guān)熏陶，對(duì)于檔案管理有一定的了解。其次，吸收社會(huì)離退休且擁有一定檔案整理經(jīng)驗(yàn)的人員，一般離退休人員時(shí)間較為充裕且比較穩(wěn)定，而且具有經(jīng)驗(yàn)可以使志愿服務(wù)更好開展。最后，加強(qiáng)志愿者培訓(xùn)，檔案志愿者不僅需要一腔熱情，還需要相關(guān)的知識(shí)，一方面，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、歷史等知識(shí)的培訓(xùn)，以提高志愿者的專業(yè)素養(yǎng);另一方面，應(yīng)加強(qiáng)志愿者的保密意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，提高志愿者的職業(yè)道德。

（三）劣勢(shì)——威脅（W--T）策略。1.倡導(dǎo)公民有序參與志愿服務(wù)，提升檔案志愿服務(wù)質(zhì)量。檔案志愿服務(wù)的主體就是檔案志愿者，在社交媒體高度發(fā)達(dá)的年代，志愿者利用社交媒體參與志愿服務(wù)已成為勢(shì)不可擋的趨勢(shì)。所以，檔案館要充分發(fā)揮社會(huì)公眾的力量，創(chuàng)新和發(fā)展檔案工作：讓他們?yōu)闄n案工作建言獻(xiàn)策，為檔案館上傳個(gè)人所擁有的檔案信息以豐富貼近公眾生活的檔案資源，根據(jù)個(gè)人特長為檔案館制定特定的部分檔案信息進(jìn)行著錄，對(duì)檔案編研選題進(jìn)行討論并提供選材線索。公眾的有序參與可以前所未有地助推檔案志愿服務(wù)的發(fā)展。2.制定專門性規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)志愿者活動(dòng)的引導(dǎo)。我國檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行大部制改革后，檔案局與檔案館開始分離，但是目前政府對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的影響仍然比較大。我國當(dāng)前的檔案服務(wù)專門性規(guī)章建設(shè)不完善，所以政府應(yīng)發(fā)揮自身作用，完善檔案志愿服務(wù)體制，通過以下途徑達(dá)到政府對(duì)檔案志愿服務(wù)的支持：一是通過國家立法，推動(dòng)《中華人民共和國志愿服務(wù)法》列入全國人大立法計(jì)劃，并落實(shí)好《志愿服務(wù)條例》，立足我國國情并適當(dāng)借鑒英美等國經(jīng)驗(yàn)。二是制定專門的檔案志愿服務(wù)政策方針，支持檔案志愿服務(wù)，使檔案志愿服務(wù)的開展有依據(jù)，增強(qiáng)志愿者的信心。

三、結(jié)語

運(yùn)用SWOT方法分析檔案志愿服務(wù)可以得出以上幾種策略，但是在具體實(shí)踐過程中，各檔案部門還需進(jìn)行進(jìn)一步的態(tài)勢(shì)分析，充分發(fā)揮內(nèi)部優(yōu)勢(shì)、利用外部機(jī)遇，制定出符合本館實(shí)情的工作辦法和實(shí)施方案。

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