袁榮

【摘要】政府十分重視文書檔案的相關管理工作，但是，在實際工作中，會存在一些問題亟待解決。政府有關文書檔案管理工作人員需要采取一些針對性的措施，對癥下藥解決實際問題，確保文書檔案管理工作的順利展開，進一步提高政府機關的工作效率。本文旨在分析政府機關在文書檔案管理工作中遇到的實際問題，并提出解決問題的具體策略，促進政府工作高效運轉。

【關鍵詞】政府;文書檔案;管理;策略

文書檔案管理工作，一般指的是將部門進行的各種類型的工作進行整理匯總保存下來。具體到政府機關的文書檔案管理工作，是將政府各個部門的相關管理工作通過文字的形式記錄下來，包括工作人員的基本信息、工作情況、工作進度等等都必須整理歸檔留存，以備在需要的時候進行翻閱查看，便于更好地指導日常工作，推進政府機關各項工作協(xié)調高效進行。

一、政府部門文書檔案管理工作的基本內容

政府機關都設置專門的文書檔案管理部門，記錄整個政府機關的相關工作，是十分重要的部門，發(fā)揮著重要作用。

（一）統(tǒng)籌管理。首先，文書檔案管理工作就是管理好文書檔案，管理人員對工作認真負責，對管理工作的相關條例必須熟記于心，并且嚴格要求自己付諸實際行動;做好政府機關其他部門工作信息數(shù)據(jù)的收集和整理，與其他部門做好銜接工作，有利于提高工作效率;這些資料屬于政府機關的內部信息，必須安排相關監(jiān)督人員進行監(jiān)督，同時要求工作人員恪守職業(yè)道德;整理之后按照既定要求分門別類放置;高效的管理工作促進政府機關的其他工作。

（二）歸檔立卷。根據(jù)檔案管理的相關要求，對政府機關各部門的不同信息資料按照不同的類別進行整理歸檔立卷，聲音資料和錄像資料要備注具體的時間、內容類型等，圖片資料要保留底片，同時記錄下照片拍攝的時間、地點、事件等，紙質材料需要打印整理，并且放置在通風不易受潮的地方進行保管;將不同的資料進行立卷編號并且繪制一個目錄，以便在之后查閱時更加快速獲取有價值的信息，這些檔案一式兩份，分別交由檔案室和本部門保管。

（三）后期查閱。檔案管理部門有嚴格的管理制度，一般情況下，個人不能要求文書檔案管理工作人員隨意查看檔案資料，如有特殊情況，必須有本部門領導的批準方可查閱，如果涉及實際工作，需要了解其他部門的檔案，必須經過相關審批流程，經過其他部門和本部門的一致同意可以進行查看，但是沒有經過檔案管理人員的準許不能記錄，更不能將檔案帶離檔案室。

二、政府部門文書管理中存在的問題

（一）管理規(guī)章制度不夠完善。政府機關相應的文書檔案管理規(guī)章制度目前還不是十分完善，在整理歸檔的過程中，缺乏正規(guī)的辦事流程，導致整個檔案管理不夠嚴謹，較為自由散漫。沒有形成一套完整細致的規(guī)范條例來指導日常的管理工作，缺少專業(yè)的工作人員進行日常工作，沒有規(guī)范的審批手續(xù)，導致個人主觀隨意性較強，不及時整理信息歸入檔案或是資料不夠完整等，最后都會影響文書檔案管理工作。管理規(guī)章制度不夠健全，檔案的全面性和完整性得不到有效保障，最終無法為政府機關其他部門提供有價值的檔案信息，導致政府內部的很多工作無法高效率開展。

（二）政府缺少專業(yè)管理部門。政府機關對于文書檔案管理工作，在態(tài)度上還不夠重視，沒有設置專門留存檔案的檔案室，這樣在一定程度上檔案管理工作的專業(yè)性還不夠強，因此相關工作無法有效進行。目前，政府機關的文書檔案工作由于缺少專門部門進行處理，只能是政府的每個部門管理各自的文書檔案，而且保管檔案的工作往往是部門其他員工兼職處理，這樣不利于部門與部門之間信息的交流，也使管理工作不夠條理，在一定程度上阻礙了整個政府機關工作。

（三）歸檔方式缺乏科學性。由于缺少完善的管理規(guī)章制度和管理條例，在歸檔方式方面缺少科學性，沒有分門別類進行整理。檔案有很多種類型，聲音、圖像、圖片、文字資料等檔案，每一種類型的檔案對應不同的歸檔方式，如果按照自己的主觀意志進行處理，就會導致在之后的檔案利用時無法快速尋找到所需要的檔案，嚴重阻礙了政府機關的相關工作;其他類型檔案沒有進行標記的話，容易造成重要的檔案遺漏，降低了檔案工作質量。

三、政府部門文書檔案管理工作的策略

（一）完善文書檔案管理的規(guī)章制度。政府機關需要結合政府自身發(fā)展實際情況以及國家社會對政府機關的相應要求，做出一定的調整。在工作中不斷完善相應的規(guī)章制度，例如，政府機關在其內部設立專門的文書管理工作部門，并且配備檔案室保管各種檔案資料。首先，文書檔案管理工作相對而言是較為專業(yè)而獨立的。其次，在檔案整理歸檔時，必須有一整套管理條例嚴格遵守，通過一系列手續(xù)進行歸檔，而且必須有嚴格的時間要求，如果沒有按照規(guī)定的時間將各部門檔案遞送到文書管理部門，將會降低檔案管理的效率，影響后續(xù)的一系列相關工作;檔案分為一般資料和絕密資料，不同類型的資料整理方式和歸檔程序不同，具體到檔案類型方面，在檔案中有聲音、錄像、圖片、文字等等，每一種類型的檔案整理和歸檔的要求都不盡相同，必須按照相關要求進行整理;歸檔之后檔案的利用方面也應有具體要求，政府機關其他部門工作人員如因工作需要查閱檔案信息，必須經過相關部門的審批同意方可查閱，如果想要借閱，工作人員必須要求該人員填表做好登記工作，具體責任到人，以便在以后的工作中遇到一些問題可以及時了解問題的癥結，更加有效地解決問題。

（二）增強管理工作人員的專業(yè)性。在過去，政府機關的相關工作不是十分完善和到位，隨著近些年來社會的發(fā)展、人民的訴求，促使政府的相關工作必須趨向完善合理，更好地為社會服務。在政府機關中，文書檔案管理工作十分重要，高效的管理工作為政府相關工作奠定基礎。其中，文書檔案管理工作離不開專業(yè)的工作人員，這對政府機關提出要求，要督促檔案管理部門按照人才引進標準進行招聘，不僅需要關注學歷，還要考慮專業(yè)能力、處理事件的能力以及與人交往的能力，這樣才能夠選出優(yōu)秀的人才。同時，工作人員在接觸具體的檔案管理工作之后，在實踐中不斷摸索更好的管理方式;同時，政府機關應組織檔案部門的工作人員參加培訓，進行學習，不斷提升工作人員的專業(yè)能力。

四、結束語

政府部門的文書管理工作是政府工作重要的組成環(huán)節(jié)，文書檔案管理工作涉及到檔案的范圍、歸檔要求及再利用等，這些都是基本的要求，但是，目前文書檔案管理工作還存在一些問題，需要有針對性的策略解決實際問題，有相應的文書檔案管理部門，并不斷完善相應的規(guī)章制度以及條例，規(guī)范專業(yè)工作人員的工作，提高其工作能力，最終使政府的文書檔案管理工作有條不紊地進行，推動政府更加高效工作，為人民服務。

【參考文獻】

[1]王晶.淺談如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2017（09）：121.

[2]諶啟莉.淺談如何做好文書檔案工作[J].內江科技，2017（08）：16.

[3]孫亞.文書檔案管理強化策略[J].卷宗，2018（06）：45-46.

[4]曲波.試論加強政府部門文書檔案管理工作的策略[J].山西青年，2018（14）：179.

[5]鄧遠源.新時期做好文書檔案管理工作的策略探析[J].文淵（高中版），2019（1）：566.