劉木林

【摘要】底圖檔案是科研和生產(chǎn)領(lǐng)域的重要依據(jù)和憑證，其所具備的證據(jù)性、原始性、憑證性使底圖檔案的管理成為相關(guān)領(lǐng)域的重點(diǎn)研究內(nèi)容。本文以提高底圖檔案管理效率與水平為研究目的，對(duì)生產(chǎn)企業(yè)在底圖檔案管理方面存在的問題進(jìn)行研究，并提出合理化的底圖檔案管理優(yōu)化建議，以期讓底圖檔案在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)揮更大的作用。

【關(guān)鍵詞】底圖檔案;管理效率;管理措施

底圖檔案的本質(zhì)上是設(shè)計(jì)文件的一種，它能夠作為企業(yè)開展生產(chǎn)活動(dòng)的依據(jù)與憑證。底圖本身具有十分優(yōu)秀的重復(fù)利用率，無論是在數(shù)量上，還是在幅面上較其他檔案相比都有很大優(yōu)勢(shì)。底圖的原稿通常只有一份，孤本難存的情況，使得底圖一旦遺失或受損對(duì)設(shè)計(jì)或生產(chǎn)工作來說，都是無法彌補(bǔ)的損失，由此便可以看出底圖檔案的重要性。因此，必須對(duì)底圖檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理。

一、底圖檔案管理的步驟與措施

（一）底圖歸檔。在歸檔過程中，檔案員要對(duì)以下內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)檢查：1.底圖在歸檔時(shí)，必須要標(biāo)明設(shè)計(jì)（擬制）、審核、工藝、標(biāo)準(zhǔn)化、批準(zhǔn)的簽署和日期。2.必須按照標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定來繪制底圖內(nèi)的圖號(hào)、圖形尺寸、文字說明、幅面大小以及格式。3.底圖在歸檔時(shí)必須保持整潔的畫面、工整的字跡，同時(shí)不能出現(xiàn)揉搓痕跡或破損的情況。4.歸檔的底圖必須有齊套的明細(xì)表。5.針對(duì)有保密等級(jí)的底圖檔案，在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)要求標(biāo)志人員根據(jù)部門的二級(jí)定密細(xì)目定密。

（二）底圖的分類與編號(hào)。檔案人員在對(duì)底圖檔案進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照檔案的年份以及類別對(duì)檔案進(jìn)行流水編號(hào)，與此同時(shí)，檔案人員還要對(duì)底圖總賬、柜簽以及袋簽進(jìn)行填寫。如果存在借閱圖紙的情況，還應(yīng)當(dāng)將借圖明細(xì)表打印出來，這樣可以方便查找。

（三）底圖的更改。1.原則。對(duì)已經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)放的設(shè)計(jì)文件進(jìn)行更改統(tǒng)稱為設(shè)計(jì)更改。設(shè)計(jì)更改開始前，必須明確設(shè)計(jì)更改的原因;如果工程設(shè)計(jì)更改發(fā)生在采購、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、裝配和其他生產(chǎn)活動(dòng)，則必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格控制;設(shè)計(jì)更改要以合理性、可行性、經(jīng)濟(jì)型以及生產(chǎn)可能性為基礎(chǔ);要通過正確、完整、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的設(shè)計(jì)更改來確保科研生產(chǎn)的過程順利。若發(fā)生因設(shè)計(jì)更改導(dǎo)致其他相關(guān)因素更改時(shí)，必須對(duì)其進(jìn)行同步更改。2.程序更改以及實(shí)施。必須遵循企業(yè)的有關(guān)文件或法律規(guī)定進(jìn)行。必須要明確的是針對(duì)作廢的底圖，必須要在有關(guān)單位封存10年后才可銷毀。

（四）底圖的保管。底圖檔案的保管工作有兩條基本任務(wù)：第一，對(duì)底圖檔案的秩序狀態(tài)進(jìn)行維護(hù)，保證檔案在存放和使用過程中的井然有序。第二，對(duì)底圖檔案的理化性狀進(jìn)行保護(hù)，這樣能夠保證底圖檔案在存放過程中少受甚至不受人為或自然因素的損害，最大限度地延長底圖檔案的保存期限。底圖紙通常有兩種存放方式，常見的為平放，也就是說根據(jù)圖紙整體的順序?qū)⒌讏D平放在擁有多層抽屜的底圖柜之中;還有一種為卷放保管，所謂卷放就是以卷筒的方式按照成套的方式將底圖紙卷成筒狀，放置在底圖中。卷放時(shí)，可以直接將底圖卷成小圓筒，也可以通過薄模板或者紙板襯在底圖下方，然后再將圖紙與低襯以期卷成扁平卷。針對(duì)長度較長或重要性較高的圖紙，可以將其卷好以后放入遏制的底圖筒例。卷放具有節(jié)省空間和面積的優(yōu)勢(shì)，但較之于平放的方式，卷放的圖紙?jiān)谌∮脮r(shí)較為麻煩，同時(shí)頻繁的卷繞也會(huì)對(duì)圖紙?jiān)斐梢欢ǖ哪p，但針對(duì)幅面特大特長的底圖，卷放仍然是最好的保存方式。綜上所述，底圖的保存應(yīng)當(dāng)以放置圖紙撕折和擠壓情況為主，最大限度避免圖紙的磨損。同時(shí)，底圖檔案的保存還要額外注意幾點(diǎn)，例如防水火、防潮霉、防光、防蟲、防塵以及防盜。

二、底圖檔案管理模式存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)底圖管理重視程度不夠。在過去很長一段時(shí)間內(nèi)，包括某些部門領(lǐng)導(dǎo)干部及部分企事業(yè)單位人員在內(nèi)，他們對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，覺得底圖管理只是對(duì)底圖的管理以及日常調(diào)曬，這樣的事務(wù)性工作。他們認(rèn)為底圖管理并非單位的主要工作內(nèi)容之一，更不能為單位創(chuàng)造額外的經(jīng)濟(jì)效益，因此碰到底圖管理的工作內(nèi)容就隨便攤派。思想上更是覺得只要底圖檔案能夠保證不泄密、不遺失，能夠在調(diào)曬和查檔時(shí)應(yīng)付了事就可以了。對(duì)底圖檔案管理工作的不重視表明了這些人對(duì)底圖管理的不了解，也表明了這些管理人員已經(jīng)無法滿足和適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理要求。

（二）底圖管理措施不到位。由于多種因素限制，眾多良好的底圖檔案管理措施難以得到有效的實(shí)施。從目前的情況來看，檔案管理在管理力量、管理水平以及管理措施等諸多方面都存在缺陷。眾多企事業(yè)單位的部門和人員沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，甚至對(duì)檔案管理工作十分漠視，認(rèn)為只要完成常規(guī)的工作就可以了，完全不在意檔案管理的必要性。當(dāng)前的底圖檔案管理處于動(dòng)態(tài)的管理狀態(tài)之中，管理中存在的底圖版本重復(fù)，以及管理人員對(duì)于底圖的重描或修改等保管不善的情況，都會(huì)對(duì)底圖檔案管理工作的發(fā)展形成嚴(yán)重的制約。

（三）對(duì)底圖檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足。部分企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，在對(duì)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)方面存在嚴(yán)重的問題，由此便會(huì)造成企事業(yè)單位在底圖管理上的投入力度嚴(yán)重不足，軟硬件設(shè)施不齊全且落后，底圖管理缺乏應(yīng)有的客觀條件。這些企事業(yè)單位的底圖眾多，但卻沒有獨(dú)立的底圖室或底圖保存空間嚴(yán)重不足，同時(shí)還缺乏應(yīng)有的配套防護(hù)措施，在這樣的保存環(huán)境中，底圖極易發(fā)生折疊、破裂、發(fā)黃、易脆等情況，這對(duì)底圖的利用效果造成了極為不利的影響。

（四）規(guī)章制度建設(shè)滯后。底圖管理主要包括了底圖接收、底圖整理、底圖入庫、底圖查閱及利用、底圖掃描與掛接、底圖修改與作廢、底圖抽曬與復(fù)制等眾多環(huán)節(jié)，如此復(fù)雜的工作必須要有一套科學(xué)合理的管理制度對(duì)其進(jìn)行規(guī)范，才能保證工作的有序與合理。當(dāng)前大部分企事業(yè)單位的檔案管理工作并沒有形成崗位責(zé)任制，同時(shí)也沒有有效的考核以及保障機(jī)制。

三、加強(qiáng)底圖檔案管理的建議

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)底圖檔案管理的重視。領(lǐng)導(dǎo)的形象以及行為能夠?qū)χ贫鹊膶?shí)施起到直接的作用，而作為單位構(gòu)成基礎(chǔ)的員工群體則是制度的真正執(zhí)行者以及約束對(duì)象。在制度的執(zhí)行過程中必須要堅(jiān)持嚴(yán)肅性。檔案管理規(guī)章制度是由檔案部門所指定的，同時(shí)檔案部門又是這些規(guī)章制度的主要執(zhí)行者，因此在執(zhí)行的過程中，檔案部門必須要保證賞罰分明，以保證規(guī)章制度的權(quán)威性。

（二）優(yōu)化底圖檔案管理措施。檔案人員在進(jìn)行底圖檔案管理時(shí)，必須要做到思想上的高度重視，工作上的細(xì)心愛護(hù)，行動(dòng)上的倍加關(guān)心。無論是對(duì)底圖進(jìn)行扎邊卷放或平放，檔案人員都必須要珍惜和愛護(hù)底圖，尤其在進(jìn)行底圖的抽圖、清點(diǎn)以及整理過程中，對(duì)于取放的底圖必須要按照已有的底圖圖號(hào)進(jìn)行排序，取放過程要盡量輕拿輕放，以避免圖紙出現(xiàn)磨損或撕裂等情況。要以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，嚴(yán)格遵循相關(guān)防護(hù)準(zhǔn)則對(duì)底圖庫內(nèi)的溫濕度進(jìn)行控制，同時(shí)還要對(duì)進(jìn)出庫房的人進(jìn)行嚴(yán)格的登記。

（三）加快底圖檔案數(shù)字化建設(shè)。當(dāng)前的傳統(tǒng)檔案管理無法形成有效的資源共享，同時(shí)還要在底圖和藍(lán)圖的共同保存方面，耗費(fèi)大量的人力、物力及財(cái)力。想要從根本上改善上述問題，就需要通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，采用數(shù)字化手段對(duì)底圖檔案進(jìn)行保存和管理?？梢灾谱鱌DF版本的電子版底圖檔案，與紙質(zhì)底圖一同交給檔案室進(jìn)行保存，針對(duì)某些沒有電子簽名的項(xiàng)目文件，要采用即存即掃的方式，對(duì)其進(jìn)行保存。針對(duì)早期手工繪制的底圖原件，應(yīng)當(dāng)在條件允許的情況下將其掃描成圖形文件，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)這些舊檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)，使他們能夠再次獲得利用價(jià)值。經(jīng)過掃描后的圖形文件能夠保存在單位的檔案管理系統(tǒng)之中，方便單位相關(guān)人員能夠隨取隨用，保證了檔案的資源共享。

（四）健全制度規(guī)范底圖檔案管理程序。底圖檔案是伴隨著技術(shù)人員的科研或生產(chǎn)活動(dòng)而出現(xiàn)的，因此必須要建立健全相應(yīng)的底圖管理制度，通過更加科學(xué)合理的手段來強(qiáng)化自身的底圖管理，規(guī)范底圖管理的整體工作流程，以此來確保工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性與合理性。

四、結(jié)語

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，底圖檔案管理工作必須要以緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，相關(guān)人員必須要以全新的工作理念和科學(xué)的管理措施為底圖檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展做出努力。

【參考文獻(xiàn)】

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