王霞

摘?要：高校檔案管理是高校人事管理中十分重要的環(huán)節(jié)，在一定程度上能夠反映高校人事管理的水平。隨著改革開放帶來的機遇，高校檔案管理也進行了不斷的改革與探索。通過回顧近年來中國高校檔案管理的發(fā)展演變歷程，結(jié)合新時代中國特色社會主義發(fā)展要求，分析當前高校檔案管理存在的困境和不足，并提出相應的改革實現(xiàn)路徑，對高校的檔案管理工作進一步發(fā)展具有一定的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：高校檔案;困境;改革

中圖分類號：F27?????文獻標識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2020.14.020

1?改革開放以來高校檔案管理的發(fā)展歷程

黨的十一屆三中全會具有十分重大的歷史意義，將改革開放的春風吹滿中國大地。中華民族在40多年的改革開放中大步向前，在政治、經(jīng)濟、科技、文化等方方面面都發(fā)生了翻天覆地的變化。我國的檔案事業(yè)也深受改革開放的影響，國家檔案界在宏觀和微觀層面對檔案管理體制都進行了積極的探索和改革，高校檔案管理在國家改革的影響下也進行了主動的變革。

20世紀50年代，高校成立了科技檔案室和文書檔案室，這是我國高校檔案機構(gòu)由無到有的一次重大變革。在此之前，高校的檔案工作均由校內(nèi)各單位分管，并沒有專門的統(tǒng)一機構(gòu)進行管理，因此造成管理混亂分散的局面。改革開放以后，20世紀80年代中期，將科技檔案室與文書檔案室合并成立了綜合檔案室和檔案館，并在全國各大高校廣泛普及，例如當時的上海交通大學和南京大學。首批高校檔案館的成立標志著我國高校檔案管理體制的又一次進步。與此同時，1988年《中華人民共和國檔案法》的頒布成為我國第一部檔案工作的法律，使得我國檔案工作從此有法可依，向著規(guī)范化、標準化的道路不斷前進。在中央文件的號召下，各高校的文書和科技檔案室設置專人管理，并隸屬于校黨委或校長辦公室，做到了檔案管理的進一步發(fā)展。21世紀初期，逐步建立了大檔案管理體制，部分高校初步探索將綜合檔案室、學生檔案室、人事檔案室集中管理。教育部檔案局在2008年頒布的第27號令《高等學校檔案管理辦法》，是我國高校管理體制改革被予以肯定的第三次重大改革。至此，高校檔案管理工作有了一個較為明確的發(fā)展方向，不斷朝著統(tǒng)一集中、規(guī)范標準的方向穩(wěn)步向前。

黨的十八大以來，改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設取得歷史性成就，我國發(fā)展站到了新的歷史起點上，中國特色社會主義進入新時代。近年來，高校檔案工作跟隨黨和國家的改革因勢而變，在幫助高校實現(xiàn)教書育人、科學研究、文化傳承以及服務社會的目標中起到不可忽視的重要作用。當前高校檔案工作的服務領域越來越寬，檔案資料越來越豐富，依法治檔也越來越規(guī)范，但在新時代背景下，高校檔案管理仍存在一些有待改革和提升的地方。

2?新時代下高校檔案管理存在的困境

高校的檔案管理工作主要包括高校人事檔案、教學檔案、科研檔案、校史檔案等幾大部分，通常以紙質(zhì)、電子、照片膠片、錄音錄像等形式為載體保存，是高校各項工作的有效記錄，也是服務師生、校友和社會的重要方式。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在各行各業(yè)的普及應用，高校檔案也在慢慢由傳統(tǒng)管理方式向互聯(lián)網(wǎng)、信息化管理方式轉(zhuǎn)變。當前中國進入中國特色社會主義新時代，更加注重人才培養(yǎng)與高校建設，高校檔案管理面對新時代的要求仍有一些發(fā)展困境亟待解決。

2.1?檔案信息利用率低

高校檔案管理的目的在于有效的利用檔案的價值，除了本身所具有的事實記錄可供查閱之外，高校檔案中還蘊藏著豐富的精神資源和人文財富。比如，學生黨員等各類優(yōu)秀學生的個人檔案對于高校進行思想政治教育工作有極大的幫助，高校可以積極發(fā)揮黨員的模范帶頭作用，推進高校的思想政治教育工作和對外宣傳工作。據(jù)有關(guān)學者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校檔案資源中最常被利用的往往是教學檔案，主要包括學生成績單、學位證明等，這與當下用人單位對于畢業(yè)生的要求有關(guān);其次為財會和黨群類檔案利用較多，而科研和外事類檔案利用率普遍較低。這說明，當前高校的檔案信息利用率較低，且分布不均勻，尤其在學術(shù)研究等方面有深的可挖掘性和很大的提升空間。

2.2?檔案管理技術(shù)滯后

信息時代數(shù)據(jù)更新非常之快，數(shù)字檔案越來越受歡迎，它將資源數(shù)字化加工后，運用計算機軟件對檔案信息進行管理，并運用網(wǎng)絡工具對用戶提供服務。高校在建立數(shù)字檔案之初，開發(fā)信息錄入、檢索、整合等工具，實現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到數(shù)字信息化的進步。然而，很多高校存在管理技術(shù)滯后，不能及時跟上信息的更新速度，導致很多檔案信息陳舊甚至不準確的現(xiàn)象依然存在。當用戶再次檢索查詢時，出現(xiàn)數(shù)字檔案信息不全面、不準確的情況，往往也無法找到最原始的紙質(zhì)數(shù)據(jù)，無法滿足用戶對最新數(shù)據(jù)的需求，這就大大降低了數(shù)字檔案的利用價值，失去了它應有的優(yōu)點。

2.3?檔案機構(gòu)功能局限

目前大部分高校的檔案機構(gòu)工作內(nèi)容主要以“保存、管理、查詢”等基礎業(yè)務為主，這與用戶主體的需求和當下高校檔案管理體制有關(guān)?！陡叩葘W校檔案管理辦法》中提到，“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能”。在實際工作中，大部分的高校檔案機構(gòu)并未能實現(xiàn)這些功能。加之當前高校的檔案機構(gòu)基本被定性為學校的輔助業(yè)務部門，同時還受到一些因素的制約，比如檔案保密限制，由于檔案本身涉及到用戶個人的權(quán)利隱私，有些甚至是高校乃至國家級別的文件，因此對其進行嚴格的保密管理成為制約檔案機構(gòu)功能開發(fā)的一大阻礙。高校通常選擇保守管理，寧愿舍棄功能延伸，也要保障檔案安全。

3?新時代下高校檔案管理改革的路徑

新時代下對教育行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展不斷提出更高要求，高校檔案管理面臨著緊跟新時代步伐、積極發(fā)展創(chuàng)新的新挑戰(zhàn)。近年來檔案信息化建設已經(jīng)逐步走入各大高校，然而新時代發(fā)展不應止步于此，“智慧檔案”的提出是當下高校檔案管理發(fā)展的新突破。智慧檔案重在功能的延展，通過資源整合、協(xié)同工作、服務互動等，最大化的發(fā)揮人的主動性，賦予檔案管理人的智慧，達到主動服務、預知需求等更高層次的創(chuàng)新。因此，要符合新時代下新的發(fā)展要求，高校檔案管理可以從以下幾個方面思考。

3.1?轉(zhuǎn)變檔案服務模式

為了更好的服務師生和社會，高校檔案管理應從被動服務轉(zhuǎn)向主動服務，擴大功能范圍，進行資源整合，簡化查詢等流程，更高效、便捷地發(fā)揮自身作用。首先，在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校可以利用資源聯(lián)合共享與互聯(lián)網(wǎng)，加強同有關(guān)部門的合作，跨專業(yè)、跨領域?qū)崿F(xiàn)優(yōu)勢互補，結(jié)合現(xiàn)代傳媒技術(shù)，開拓更多平臺，擴大檔案信息的影響力。其次，注重技術(shù)引進與開發(fā)。例如，適當運用最新檢索工具更新數(shù)據(jù)庫，根據(jù)不同用戶特征分門別類建立專項索引，并從不同角度和深度增加檢索功能。再次，適當簡化查閱流程，提高效率?？梢栽趪栏癜盐兆杂脩羯矸莅踩缘那疤嵯?，允許已注冊的用戶只需登錄網(wǎng)站即可便捷的查詢個人相關(guān)檔案資料，大大提高效率和檔案信息的利用率。

3.2?引進復合型檔案人才

新時代高校檔案管理對于工作人員的要求已不止于本專業(yè)領域的基礎技能，同時擁有計算機、互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)技術(shù)甚至其他各專業(yè)專項技能的綜合能力人才越來越被需求。高校針對現(xiàn)有的人員應提供充足的學習培訓機會，挖掘潛力;另一方面要招賢納士，廣泛吸收優(yōu)秀的綜合素質(zhì)人才，以此來加快高校檔案管理整體水平的提升速度。同時加強職業(yè)分工，細化工作內(nèi)容和專業(yè)角度，從決策、管理、開發(fā)等多層次區(qū)分人才，合理利用專業(yè)領域尤為突出的高精尖人才，實現(xiàn)資源利用最大化，更有利于專項人才的培養(yǎng)和提高。同時，高校應爭取建立教育基地，開設檔案學相關(guān)選修課程，甚至增加檔案學相關(guān)專業(yè)招生，為高校檔案管理不斷走向更加規(guī)范化、標準化培育專業(yè)人才。

3.3?發(fā)揚檔案文化作用

檔案機構(gòu)除了是高校的基礎性工作保障機構(gòu)外，還是重要的文化宣傳載體。高校檔案館是高校開展思想政治教育工作的有效途徑之一，在保障法律法規(guī)允許的前提下，積極拓展檔案信息背后蘊藏的深厚文化意義，利用好校史館宣傳紅色經(jīng)典，利用優(yōu)秀典范建設校風校訓，這對于培育當代高校學生社會主義核心價值觀，弘揚文化自信都有十分重要的意義。建立高校檔案館愛國主義教育基地，開展專題展覽、實踐活動，利用互聯(lián)網(wǎng)手段豐富檔案文化宣傳形式，與時俱進，發(fā)揮好高校檔案的文化建設作用。這也與大數(shù)據(jù)時代“大檔案”管理理念的發(fā)展趨勢相一致。

參考文獻

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