王遙

摘要? 檔案資料征集是國(guó)家綜合檔案館的一項(xiàng)基本職能，是檔案資源建設(shè)的重要方面。當(dāng)今我國(guó)正處在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型和文化重構(gòu)的重要?dú)v史時(shí)期，運(yùn)用多種方法開展檔案資料征集，有利于夯實(shí)檔案館藏建設(shè)，有利于繼承并發(fā)揚(yáng)地方傳統(tǒng)文化，更有利于推動(dòng)國(guó)家振興發(fā)展，但征集的方法比較粗淺，效果不甚理想，如何提升征集質(zhì)量，從而確保我國(guó)檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展是擺在當(dāng)下檔案行政管理部門面前亟待解決的問題。

關(guān)鍵詞? 綜合檔案館 檔案征集 方法 探索

國(guó)家綜合檔案館，是歸口中央或地方檔案行政管理部門直接管理的文化事業(yè)或科學(xué)技術(shù)事業(yè)機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)所轄范圍內(nèi)多種門類檔案的收集和管理[1]。檔案征集是收集工作必不可少的補(bǔ)充形式，是將散存在社會(huì)上的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有永久保存價(jià)值的檔案資料征求收集進(jìn)入檔案館的工作，對(duì)于發(fā)揮檔案資政、存史、維權(quán)和育人作用具有十分重要的意義，但畢竟起步較晚，方式方法還處在初級(jí)階段。本文針對(duì)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館（以下簡(jiǎn)稱“檔案館”）運(yùn)用特定方法征集檔案資料時(shí)所面臨的困境提出解決方案，供相關(guān)檔案行政管理部門參考借鑒。

一、征集檔案資料的主要方法

目前，檔案館征集檔案資料主要采取以下幾種方法：一是館內(nèi)接訪征集;二是上門走訪征集;三是網(wǎng)絡(luò)購(gòu)買征集。館內(nèi)接訪征集出現(xiàn)最早，技術(shù)相對(duì)成熟;上門走訪征集效果最好，但難度較大;網(wǎng)絡(luò)購(gòu)買征集則是信息化高速發(fā)展的產(chǎn)物，尤其在電子資源獲取方面，優(yōu)勢(shì)明顯，它也將成為今后征集電子檔案的主要突破口。

1.館內(nèi)接訪征集。檔案資料征集源于20世紀(jì)80年代末，最初的方法便是印發(fā)公告征集，即館內(nèi)接訪征集。檔案館以刊登通告、發(fā)布通知等形式向社會(huì)廣泛征集各類檔案資料，征集的范圍和內(nèi)容包括本地區(qū)范圍內(nèi)的歷史檔案、國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人和省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在本地區(qū)從事公務(wù)活動(dòng)形成的檔案、名人檔案以及反映地理地貌、民風(fēng)民俗、城市變遷方面的檔案等等[2]。征集工作人員只需留在檔案館接待市民來電、來訪，確定捐贈(zèng)內(nèi)容和捐贈(zèng)形式等具體事項(xiàng)后即可征集進(jìn)館。近年來，許多檔案館探索出“以展帶征”的征集新形式，即通過舉辦檔案展覽就某個(gè)特定歷史事件面向社會(huì)開展征集，最后將收到的資料整理進(jìn)館，如上海市檔案局主辦的《城市榮光——慶祝上海解放70周年主題展》等等。

2.上門走訪征集。到了21世紀(jì)，檔案館不再滿足于傳統(tǒng)的“守株待兔”式的被動(dòng)征集方法，而是采取更激進(jìn)、更大膽的主動(dòng)征集策略，上門走訪征集應(yīng)運(yùn)而生。散存于社會(huì)上的檔案資料數(shù)量多、分布廣、隱蔽深，檔案館經(jīng)過實(shí)踐，總結(jié)出了一套較為固定的征集模式。首先，檔案館在本轄區(qū)內(nèi)組建一支檔案資料征集隊(duì)伍，以點(diǎn)帶面，從線到片，通過人與人之間的互動(dòng)交流逐步形成檔案資料征集人員網(wǎng)絡(luò)，待獲取信息后擇時(shí)上門征集;隨后，檔案館與部分機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，實(shí)地走訪資料收藏單位，洽談以多種形式共享資源、互換信息;最后，檔案館將征集目光從本區(qū)域擴(kuò)大到區(qū)域外，不但在國(guó)內(nèi)各大省市開展上門走訪征集，還試點(diǎn)出訪境外機(jī)構(gòu)和個(gè)人，將散落在國(guó)外的資料征集進(jìn)館。

3.網(wǎng)絡(luò)購(gòu)買征集。隨著國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的普及，以及“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出，檔案館在第一時(shí)間探索網(wǎng)絡(luò)購(gòu)買征集的操作辦法，發(fā)現(xiàn)了許多優(yōu)質(zhì)資源網(wǎng)站。根據(jù)檔案資料的門類和形成年代，檔案館通常采取以下征集策略：在征集新版圖書時(shí)，主要在“京東商城”“當(dāng)當(dāng)網(wǎng)”“卓越亞馬遜”等三大圖書電商網(wǎng)站上搜索;征集老照片、舊書報(bào)等老舊物件時(shí)，就前往“孔夫子舊書網(wǎng)”“7788舊貨商城”等古舊物件交易平臺(tái)尋覓;征集書法、字畫等藝術(shù)品時(shí)，則在“雅昌藝術(shù)網(wǎng)”“路易森林網(wǎng)”（原嘉德在線）等在線拍賣網(wǎng)站查找;征集音頻、視頻等影像資料時(shí)，則登錄“愛奇藝網(wǎng)”“騰訊視頻”等在線視頻網(wǎng)站下載;征集電子讀物時(shí)，通常瀏覽“超星數(shù)字圖書館”“全國(guó)報(bào)刊索引數(shù)據(jù)庫(kù)”等數(shù)字資源網(wǎng)站。

二、不同征集方法面臨的困境與挑戰(zhàn)

檔案資料征集的方法林林總總，但在具體操作過程中除了館內(nèi)接訪征集外，上門走訪征集與網(wǎng)絡(luò)購(gòu)買征集均存在或多或少的問題，征集過程頗為坎坷，征集結(jié)果難以預(yù)料。

1.部門之間鮮有支持。檔案館，不像發(fā)展改革委等經(jīng)濟(jì)主管部門掌握國(guó)家的經(jīng)濟(jì)命脈，也不比民政局等民生部門與百姓生活息息相關(guān)，檔案館在國(guó)家機(jī)構(gòu)中的地位偏低，這也間接導(dǎo)致了其與相關(guān)單位尋求合作相對(duì)困難。在征集過程中，檔案館動(dòng)之以情/曉之以理，但仍有部分單位對(duì)館藏資料僅允許摘抄，有些單位只提供三分之一復(fù)制件，有些甚至婉言謝絕，只有極少數(shù)單位愿意將資料與檔案館分享。在開展跨地域征集時(shí)尤為明顯，地方保護(hù)色彩較為濃重。

2.境外征集推進(jìn)緩慢。檔案征集，不僅要著眼國(guó)內(nèi)，更要面向境外[3]。近年來，北京、天津、上海、江蘇等省市檔案館相繼投身于境外征集的實(shí)踐操作中，其中不乏成功案例，但仍有大量檔案館僅僅停留在“紙上談兵”階段，并未開展實(shí)質(zhì)性的境外走訪工作。究其原因，一方面，境外征集需要相關(guān)部門提供大量人力、物力和財(cái)力，體制機(jī)制也有待進(jìn)一步完善;另一方面，境外征集可能受到語(yǔ)言、文化、理念等諸多因素影響，容易產(chǎn)生不確定性，檔案館無(wú)法承擔(dān)征集失敗的后果。

3.網(wǎng)絡(luò)信息真假難辨?；ヂ?lián)網(wǎng)發(fā)展速度迅猛，文字、圖片、影像、聲音等各類資源均可從網(wǎng)絡(luò)獲取，信息量呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，但與此同時(shí)，虛假信息也通過網(wǎng)絡(luò)肆意傳播，擾亂視聽。檔案館開展網(wǎng)絡(luò)征集時(shí)，工作人員僅憑肉眼很難區(qū)分征集物件的真?zhèn)?，其主要表現(xiàn)在價(jià)格的真實(shí)性和實(shí)體的真實(shí)性兩方面。比如，在線拍賣時(shí)可能遭遇買賣雙方勾結(jié)故意哄抬價(jià)格影響最終成交價(jià)，或者實(shí)物圖片顯示完好無(wú)損，品相甚佳，但物件本身卻存在瑕疵，與網(wǎng)站描述明顯不符等等。

4.電子檔案獲取乏力。進(jìn)入新時(shí)代后，檔案館對(duì)檔案資料征集提出了新的要求，不僅要征集傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，還要加大電子檔案的征集力度。許多檔案館將原先的紙質(zhì)檔案翻拍、掃描、轉(zhuǎn)錄，數(shù)字化成電子檔案，但這只是權(quán)宜之計(jì)，更多電子檔案應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)予以征集。遺憾的是，網(wǎng)絡(luò)上的優(yōu)質(zhì)電子資源幾乎沒有下載通道，有些僅供機(jī)構(gòu)內(nèi)部使用，有些則需付費(fèi)使用，免費(fèi)的優(yōu)質(zhì)資源十分稀缺，而且往往受到水印、清晰度等諸多限制，使用極為不便。

三、征集方法中不足之處的對(duì)策與建議

為了提升檔案征集的質(zhì)量，降低征集失敗的概率，更合理地將征集方法應(yīng)用于實(shí)際操作中，必須對(duì)現(xiàn)有方法進(jìn)行改進(jìn)，固有征集思路也需尋求創(chuàng)新。

1.布局未來，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，徹底解決走訪征集老問題。針對(duì)部門合作征集，檔案館必須爭(zhēng)取相關(guān)單位支持。檔案行政管理部門應(yīng)主動(dòng)尋求與教育部門、文化部門以及各類科研院所開展合作交流的機(jī)會(huì)，相關(guān)部門應(yīng)摒棄各自為政、各行其是的思想意識(shí)，彰顯國(guó)家文化自信，與檔案部門攜手合作。檔案部門應(yīng)與有關(guān)單位共同擬定并簽署“文化共建、資源共享、信息互通”戰(zhàn)略合作框架協(xié)議，檔案館、博物館、圖書館、文化館、高校等機(jī)構(gòu)根據(jù)規(guī)定，在職責(zé)范圍內(nèi)為資料求取單位提供館藏資源，可以是紙質(zhì)復(fù)制件，也可以是電子掃描件。檔案館應(yīng)本著保存歷史、研究學(xué)術(shù)的初衷，與資料收藏機(jī)構(gòu)簽署《館藏文獻(xiàn)使用協(xié)議書》，明確使用范圍和使用方式，同時(shí)支付資料復(fù)制費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。立法部門應(yīng)從法律法規(guī)層面對(duì)資料的收藏范圍予以明確界定，如偏重文化方面的資料歸屬文化部門征集，偏重檔案方面的資料歸屬檔案部門征集等等，減少職責(zé)交叉重復(fù)，避免浪費(fèi)國(guó)家資源。

針對(duì)跨境外出征集，檔案館必須做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備工作。境外征集，這個(gè)在以往還少有耳聞的術(shù)語(yǔ)如今已慢慢進(jìn)入檔案部門的視線。檔案館應(yīng)潛心研究，有計(jì)劃、分步驟、按規(guī)則地實(shí)施境外征集：一方面，檔案館須與外事辦、僑辦等地方外事部門進(jìn)行溝通，了解出訪境外機(jī)構(gòu)和個(gè)人的操作流程、審批手續(xù)、對(duì)接辦法等，請(qǐng)求提供人力、物力等多方面支持，并在條件允許的前提下簡(jiǎn)化出境流程，開辟綠色通道，提高征集效率。另一方面，檔案館在正式出訪前須制定詳細(xì)的征集預(yù)案，內(nèi)容包括資金使用、人員配置、行程安排、應(yīng)急聯(lián)絡(luò)方式等，并對(duì)所有同行人員明確出訪意義、出訪對(duì)象、征集內(nèi)容、征集形式等各類事項(xiàng)。同時(shí)，要向有經(jīng)驗(yàn)的檔案館汲取經(jīng)驗(yàn)、掌握技能，盡可能減少外出征集可能面臨的各種不利因素。征集工作人員應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)、旅行社、社交媒體等多種渠道了解當(dāng)?shù)氐拿耧L(fēng)民俗、地情史料，做到心中有數(shù)。

2.完善機(jī)制，大膽創(chuàng)新，努力探索網(wǎng)絡(luò)征集新形式。一方面，檔案館應(yīng)當(dāng)建立完備的檔案征集評(píng)審機(jī)制。網(wǎng)絡(luò)自帶虛假信息屬性，面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的虛擬環(huán)境，檔案館需及時(shí)組建檔案鑒定專家評(píng)審委員會(huì)，全面負(fù)責(zé)檔案價(jià)值鑒定、檔案真?zhèn)闻袆e、檔案進(jìn)館評(píng)級(jí)等工作，專家評(píng)審委員會(huì)由檔案館分管檔案征集的領(lǐng)導(dǎo)、地方歷史學(xué)家、文史愛好者、攝影愛好者、文博系統(tǒng)專家以及計(jì)算機(jī)專業(yè)人員共同組成。在開展瀕危檔案征集、書法字畫實(shí)物檔案征集、珍貴古籍征集時(shí)，迅速啟動(dòng)檔案征集評(píng)審機(jī)制。檔案鑒定專家評(píng)審委員會(huì)對(duì)擬征集物件集中討論，論證其可行性和必要性，通過對(duì)物件的品相、價(jià)格、形成年代、意義等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，判定其查考價(jià)值、史料價(jià)值和收藏價(jià)值。對(duì)于檔案資料真?zhèn)坞y以辨別的，由相關(guān)專業(yè)人員輔助加以判斷，或與賣家協(xié)商線下交易;對(duì)于確系珍品卻價(jià)格虛高的，檔案館與賣家真誠(chéng)溝通，運(yùn)用多種議價(jià)策略，盡可能將價(jià)格控制在合理范圍內(nèi)。

另一方面，檔案館應(yīng)當(dāng)豐富電子檔案的征集渠道。網(wǎng)絡(luò)上的資源極其豐富，涵蓋圖書、報(bào)刊、古籍、音視頻等方方面面。檔案館向本級(jí)財(cái)政部門申請(qǐng)到足額的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)后需與國(guó)家圖書館、上海圖書館、超星集團(tuán)、萬(wàn)方公司等國(guó)內(nèi)外知名大型資源庫(kù)主辦單位協(xié)商，簽訂《電子資源庫(kù)購(gòu)買協(xié)議書》，有選擇性地購(gòu)買主辦單位旗下的精品電子資源;或者，檔案館主動(dòng)與各大高校合作，通過資源互換等方式向已經(jīng)擁有這些資源庫(kù)使用權(quán)的學(xué)校購(gòu)買登錄賬戶，共享用戶并發(fā)數(shù)，通過校園賬戶查詢并下載電子資源。同時(shí)，征集工作人員應(yīng)了解各類資源的在線搜索技巧和遠(yuǎn)程下載技術(shù)，熟悉“谷歌”“百度”“搜狗”等國(guó)內(nèi)外搜索引擎在“關(guān)鍵詞搜索”功能方面的差異。隨著“微信”應(yīng)用的普及，檔案館需及時(shí)掌握通過“微信”小程序發(fā)布資源的搜索、定位以及下載的方法，力爭(zhēng)把分布在網(wǎng)絡(luò)上的各類資源早日征集進(jìn)館。

檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作[4]。征集，作為檔案工作的根基，在夯實(shí)館藏建設(shè)、助推城市發(fā)展、滿足人民文化需求等方面發(fā)揮著舉足輕重的作用。當(dāng)前，檔案館正在嘗試檔案資料征集的各種方法，取得了一定效果，收獲了許多重要情報(bào)，但也暴露出部門之間缺乏合作、網(wǎng)絡(luò)信息真假難辨等一系列問題，檔案資料征集方法的探索還有很長(zhǎng)的路要走。團(tuán)結(jié)凝聚力量，實(shí)干創(chuàng)造輝煌[5]。各級(jí)檔案部門應(yīng)堅(jiān)持不忘初心，砥礪前行，以鑄就文化大國(guó)、文化強(qiáng)國(guó)的決心共同保護(hù)中華民族的歷史文化遺產(chǎn)，促進(jìn)檔案事業(yè)平穩(wěn)、有序發(fā)展。