劉強 李麒

摘要? 近年來，我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)逐漸受到人們的關(guān)注，檔案標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)和依據(jù)。本文介紹了我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展歷程，分析了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)狀，指出了存在的主要問題，并針對上述問題提出了幾項主要的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞? 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化 現(xiàn)狀分析 問題 措施

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是針對檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性事物和概念制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，是單位和個人在檔案工作基礎(chǔ)以及一致遵循的規(guī)范。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是指在技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)及管理等社會實踐中，對檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性事物和概念通過制定、實施標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益的過程[1]。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案行業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的必要條件。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實行，切實提高了檔案工作的質(zhì)量和效率，大力推動了檔案學(xué)的發(fā)展。

一、我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的發(fā)展歷程

在1979年12月舉行的全國文獻(xiàn)檢索標(biāo)準(zhǔn)化工作會議上，國家檔案局首次提出檔案工作過程標(biāo)準(zhǔn)化的提案，這是中國檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的開端。1985年，國家標(biāo)準(zhǔn)局批準(zhǔn)發(fā)布了我國第一個檔案工作國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》，為中國檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化提供了依據(jù)。1986年，標(biāo)準(zhǔn)化研究室作為專門研究和制定我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的機構(gòu)正式成立，很好地促進(jìn)了我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展。1988年，國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9705-88《文書檔案案卷格式》正式頒布;1989年，國家標(biāo)準(zhǔn)GB/ T 11821-89《照片檔案管理規(guī)范》和GB/T 11822-89《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》發(fā)布;1992年，國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 13967-92《全宗單》和GB/T 13968-92《檔案交接文據(jù)格式》發(fā)布;1994年，國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 15021-94《縮微攝影技術(shù)用35mm卷片拍攝技術(shù)圖樣和技術(shù)文件的規(guī)定》和GB/T 15418-94《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》發(fā)布。

除國家標(biāo)準(zhǔn)外，國家檔案局還制定了一系列檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。1992年，我國首個檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》發(fā)布，此后，我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化快速發(fā)展，頒布了大量的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。1992—1995年間發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)包括《檔案工作基本術(shù)語》《直列式檔案密集架》《檔案裝具》等。

二、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的分類

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)包括以下類型。

1.基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。

（1）術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)。檔案術(shù)語用于表達(dá)檔案工作中的事物和概念，在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化過程中發(fā)揮重要作用。如《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）主要定義了檔案工作的基本術(shù)語和定義。

（2）文件材料標(biāo)準(zhǔn)。文檔材料的質(zhì)量水平直接決定了文件的質(zhì)量。代表性標(biāo)準(zhǔn)是《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008），主要規(guī)定了文書檔案案卷格式的基本內(nèi)容，并對其構(gòu)成和填寫方法提出要求。

（3）專業(yè)符號標(biāo)準(zhǔn)。專業(yè)符號是用漢字、漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字表示的特定概念，包括管理中的文件編號、檢索語言中的分類編號、專業(yè)檔案館的代號等。例如，《明清檔案檔號編制規(guī)則》（DA/T9-1994）闡明了明清檔案檔號的編制原則、結(jié)構(gòu)和方法，它充分反映了明清檔案實體的整理體系，便于檔案的實體管理及目錄的檢索交流。

（4）保管單位規(guī)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如《全宗卷規(guī)范》（DA/T12-2012）規(guī)定了全宗卷的編制原則、內(nèi)容構(gòu)成、基本格式及整理方法等。

（5）庫房和裝具標(biāo)準(zhǔn)。例如，《直列式檔案密集架》（DA/T7-1992）規(guī)定了直列式檔案密集架的型號、規(guī)格及結(jié)構(gòu)形式、技術(shù)要求及試驗方法等。

2.管理標(biāo)準(zhǔn)。管理標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作的程序和職責(zé)的標(biāo)準(zhǔn)，包括如下。

（1）一般檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在歸檔、接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等一系列檔案管理工作流程中的標(biāo)準(zhǔn)。①一般管理標(biāo)準(zhǔn)。例如，《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）的主要內(nèi)容是對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。②著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)。如《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》（GB/T15418-2009）規(guī)定了檔案分類標(biāo)引的基本原則、不同類型和主題的檔案分類標(biāo)引規(guī)則以及檔案分類標(biāo)引的工作程序和質(zhì)量管理。

（2）檔案縮微品和聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。它主要包括針對縮微檔案和聲像檔案在收集、整理、鑒定、開發(fā)利用等方面制定的標(biāo)準(zhǔn)。如《縮微攝影技術(shù)在16mm卷片上拍攝檔案的規(guī)定》（DA/T4-1992）的主要內(nèi)容為規(guī)定了在16mm卷式縮微膠片上按全宗系統(tǒng)拍攝檔案的程序和要求。

（3）檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)主要指檔案信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)和電子檔案管理應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)。例如，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)和管理要求[2]。

三、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)狀

1.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化研究現(xiàn)狀分析。本文的標(biāo)準(zhǔn)樣本信息來源于中國知網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)庫中的國家標(biāo)準(zhǔn)全文數(shù)據(jù)庫和萬方數(shù)字資源系統(tǒng)——中外標(biāo)準(zhǔn)類數(shù)據(jù)庫。分別以“標(biāo)準(zhǔn)名稱”和“題名”為檢索項，以“檔案”為檢索詞，刪除重復(fù)及無關(guān)內(nèi)容，截止到2019年5月4日，檢索的統(tǒng)計結(jié)果如下表。

從上表中可以看出，我國的檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作始于20世紀(jì)80年代，1985年到1990年發(fā)展緩慢，制定和頒布的檔案標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量不多。20世紀(jì)90年代中期，是制定和頒布檔案標(biāo)準(zhǔn)的高峰期，其中1992年與1996年制定與頒布數(shù)量最多，最高數(shù)量達(dá)19個。90年代后期數(shù)量呈下降趨勢，21世紀(jì)初期起伏比較平緩。2008—2010年間，制定與頒布數(shù)量呈上升趨勢;2012—2014年間，數(shù)量急速增長，2014年制定與頒布數(shù)量最多，為33個。2016年呈上升趨勢，2017—2018年間起伏比較平緩?？偨Y(jié)來說，我國檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作經(jīng)過20世紀(jì)80、90年代的初期發(fā)展，21世紀(jì)初的平緩發(fā)展，2010年后進(jìn)入蓬勃發(fā)展的階段。

通過以上圖表及分析可得出以下結(jié)論。首先，檔案標(biāo)準(zhǔn)涉及學(xué)科廣泛，包括科學(xué)研究管理、工業(yè)通用技術(shù)及設(shè)備、計算機軟件及計算機應(yīng)用、社會科學(xué)理論與方法等八個學(xué)科領(lǐng)域。其次，檔案標(biāo)準(zhǔn)涉及收集、整理、鑒定與利用等不同工作環(huán)節(jié)與層次。截止到2019年5月4日，有關(guān)檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)74項，全部是非強制性標(biāo)準(zhǔn)。在74項標(biāo)準(zhǔn)中，有26項標(biāo)準(zhǔn)是針對電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)，約占35%，可以看出國家越來越重視檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。

2.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展趨勢。進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國國民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，國際地位不斷提高，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)入新局面，呈現(xiàn)出以下三個發(fā)展趨勢。

（1）檔案信息標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)取得重大成果。在當(dāng)今時代，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會。檔案館作為一種重要的信息資源，其標(biāo)準(zhǔn)化工作正受到越來越多的關(guān)注。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要保證。近五年來，信息化標(biāo)準(zhǔn)逐漸體系化，渡過了因缺乏規(guī)范依據(jù)從而制約檔案工作信息化發(fā)展的尷尬時期[3]。

在管理實踐方面，國家檔案局近年來修訂并發(fā)布了數(shù)十項相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2014年發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)包括《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》及《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試方法》，2015年發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)包括《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》及《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，2016發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)有《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》，2017年發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)有《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》[3]。

國家檔案館近年來修訂或發(fā)布了大量的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范》（DA/T 53-2014）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63-2017）、《文書類電子檔案檢測方案一般要求》（DA/T70-2018）等十幾項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)化管理提供了依據(jù)和基礎(chǔ)。地方檔案部門根據(jù)地方檔案工作實際情況，以國家檔案局發(fā)布的國家、行業(yè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)為前提，制訂、修訂了地方標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范達(dá)140余個[3]。

（2）借鑒國際經(jīng)驗，配合國際標(biāo)準(zhǔn)化工作?！安捎煤蛻?yīng)用國際ISO標(biāo)準(zhǔn)是衡量文件管理水平的重要指標(biāo)之一?！备鶕?jù)目前我國的檔案標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)狀，可以看出我國開始逐漸借鑒國際經(jīng)驗，采用國際ISO標(biāo)準(zhǔn)，與國際標(biāo)準(zhǔn)化工作接軌。

ISO成員國同意根據(jù)澳大利亞國家標(biāo)準(zhǔn)《AS 4390文件管理標(biāo)準(zhǔn)》制定《ISO 15489》，該標(biāo)準(zhǔn)將國際文件管理最佳實踐納入標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案局發(fā)布的《信息與文獻(xiàn)—文件管理第一部分：通則》（GB/T 26162.1-2010）采用了《ISO15489-1：2001》，將我國文件管理工作與國際接軌。除此之外，積極參與國際檔案事務(wù)，開展更廣泛的國際交流。檔案工作者組織代表團(tuán)參加國際會議，如國際檔案理事會年會和國際檔案大會等，參加或承辦世界記憶項目亞太地區(qū)委員會和國際檔案理事會東亞分會的活動，并參與國際檔案學(xué)術(shù)討論和標(biāo)準(zhǔn)制定[4]。

（3）檔案標(biāo)準(zhǔn)推廣宣傳力度加大。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化需要所有檔案工作者的參與，仔細(xì)研究和解讀標(biāo)準(zhǔn)。如果檔案工作人員不去學(xué)習(xí)、解讀標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致對標(biāo)準(zhǔn)理解不準(zhǔn)確、不到位，將會對標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行產(chǎn)生負(fù)面影響。近年來，國家檔案局針對發(fā)布的檔案標(biāo)準(zhǔn)加大推廣宣傳力度，這體現(xiàn)在以下兩方面。首先，國家檔案局組織相關(guān)學(xué)者撰寫已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)解釋。自2018年1月1日起，國家檔案局發(fā)布了12項檔案行業(yè)推薦性標(biāo)準(zhǔn)，如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，該標(biāo)準(zhǔn)已正式實施。國家檔案管理部門與中國檔案雜志合作共同發(fā)起“提質(zhì)增效 標(biāo)準(zhǔn)先行”系列專題，《中國檔案》刊登了12項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的解讀文章，為廣大檔案工作者解難答疑，推動了12項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行。其次，國家檔案局定期舉行不同類型的培訓(xùn)班，宣傳推廣已發(fā)布的檔案標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案局檔案干部教育中心舉辦了針對新頒布的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)解讀和數(shù)字檔案室建設(shè)培訓(xùn)課程，以上措施加深了檔案工作人員對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識，有效地促進(jìn)了標(biāo)準(zhǔn)的施行。

四、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化存在的問題

目前，我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展正在加速，發(fā)展過程中存在一些問題。

1.基層事業(yè)單位檔案管理人員混淆標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的使用條件。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是我國檔案管理工作的基本原則之一。國家檔案局通過對全國檔案工作實行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查[5]。通過頒布國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，越來越多的事業(yè)單位開始更加關(guān)注檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，提高了檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)化意識，推動了檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的發(fā)展。但由于發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)具有覆蓋面廣、比較寬泛等特點，導(dǎo)致許多事業(yè)單位檔案管理人員在使用標(biāo)準(zhǔn)的工作過程中，對頒布的標(biāo)準(zhǔn)理解不準(zhǔn)確，從而產(chǎn)生很多問題。如經(jīng)常混淆標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)的效力和適用條件。很多行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是非強制性標(biāo)準(zhǔn)，而事業(yè)單位檔案管理人員錯以為是強制性標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)為國家一旦發(fā)布就必須貫徹實施等。

2.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化人才隊伍尚未建成。檔案工作者是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的直接實施者。在實際工作情況下，部分單位沒有配備專職檔案人員，由其他工作人員負(fù)責(zé)檔案工作。為了簡化人員，在一些較小的單位中，其他職位兼職負(fù)責(zé)檔案工作。目前的實際情況是，在相當(dāng)多的單位中，無論是專職檔案人員還是兼職檔案人員，都存在教育水平低、缺乏專業(yè)性等問題。一些文件管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的文件管理培訓(xùn)，缺乏文件管理的專業(yè)知識。社會的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展要求檔案工作者與時俱進(jìn)。根據(jù)目前的實際情況，建設(shè)規(guī)范的檔案工作隊伍還有很長的路要走。

五、解決檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題的措施

1.加大檔案標(biāo)準(zhǔn)宣傳力度，實行多樣化的監(jiān)管方式。首先，基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要注重檔案管理，充分認(rèn)識檔案管理的重要性。在選擇和派遣員工時，要選擇責(zé)任心強、能力強、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯T工。在準(zhǔn)備發(fā)布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)時，檔案行政管理部門和標(biāo)準(zhǔn)管理部門經(jīng)常組織檔案管理人員對相關(guān)規(guī)范性文件進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)有關(guān)單位學(xué)習(xí)理解標(biāo)準(zhǔn)的要點，有效降低標(biāo)準(zhǔn)在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，提高標(biāo)準(zhǔn)實施的質(zhì)量。其次，檔案標(biāo)準(zhǔn)實施后，還要進(jìn)行有效的監(jiān)督和審查。當(dāng)發(fā)現(xiàn)與其他法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)存在矛盾以及與工作實踐落后的地方時，應(yīng)及時地進(jìn)行修訂和完善。在監(jiān)管方式的選擇上，除了建立監(jiān)督團(tuán)隊的傳統(tǒng)方式外，還可以采用微博、電話和微信公眾號的方式吸引社會相關(guān)組織和個人積極參與標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)督，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)制定的科學(xué)性。

2.抓好人才培養(yǎng)，組建檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作人才隊伍。習(xí)近平總書記強調(diào)，人才是實現(xiàn)民族振興、贏得國際競爭主動的戰(zhàn)略資源，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平直接決定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展水平。各檔案部門要充分認(rèn)識到人才培養(yǎng)的重要性和緊迫性，并采取以下措施。首先，每個檔案工作部門都要加強相關(guān)人員的團(tuán)隊建設(shè)，促進(jìn)檔案工作的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化。積極組織檔案管理、規(guī)章制度、職業(yè)道德教育和現(xiàn)代科技知識培訓(xùn)，提高檔案相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平。特別是，重點對專職檔案員、兼職人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理員的標(biāo)準(zhǔn)化知識與時俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢。其次，檔案工作者除了學(xué)習(xí)檔案專業(yè)的相關(guān)知識外，還應(yīng)加強對計算機和辦公軟件的使用以及檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。最后，各單位和部門也要做好檔案交接工作，特別提醒負(fù)責(zé)檔案交接工作的相關(guān)人員，避免工作移交中的錯誤，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理。