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        “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

        2020-04-21 07:48:24苗美玲
        卷宗 2020年4期
        關(guān)鍵詞:優(yōu)化策略事業(yè)單位互聯(lián)網(wǎng)

        苗美玲

        摘 要:事業(yè)單位檔案對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有極為重要的意義。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下,檔案管理工作作為事業(yè)單位最為基礎(chǔ)的管理工作內(nèi)容,隨著檔案信息數(shù)量的增加,這也對(duì)檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此需要積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理工作的新模式,全面提高檔案管理工作的效率和水平,使其更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)。文中分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的重要性,并進(jìn)一步對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略進(jìn)行了具體的闡述。

        關(guān)鍵詞:“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化策略

        “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)各行業(yè)的發(fā)展帶來了較大的影響,在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作,信息化手段的應(yīng)用已成為必然趨勢(shì)。而且通過在事業(yè)單位檔案管理工作中引入“互聯(lián)網(wǎng)+”,實(shí)現(xiàn)檔案管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”深度融合,可以全面提高檔案信息管理工作的效率,實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用,促進(jìn)事業(yè)單位公共服務(wù)職能的實(shí)現(xiàn)。

        1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的重要性

        1.1 提升檔案管理工作效率

        基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下,事業(yè)單位通過積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新模式,可以有效的提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率。由于事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容較多,其涉及事業(yè)單位日常工作的方方面面。特別是在當(dāng)前事業(yè)單位體制改革不斷深入的新形勢(shì)下,事業(yè)單位檔案信息量不斷增加,這也要求事業(yè)單位要借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效收集,為事業(yè)單位檔案管理工作整體水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        1.2 有利于事業(yè)單位的高效運(yùn)行

        事業(yè)單位檔案是對(duì)事業(yè)單位以往工作的原始記錄,通過提高事業(yè)單位檔案管理水平,可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效查詢和利用,可以為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供重要的信息支持,為事業(yè)單位各項(xiàng)決策提供重要的依據(jù),更好的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案的重要價(jià)值,使檔案能夠服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè),確保事業(yè)單位高效、穩(wěn)定的運(yùn)行。

        1.3 有利于事業(yè)單位信息化管理體系建設(shè)

        基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作,可以全面提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平,并通過打造高效的檔案管理信息平臺(tái),增強(qiáng)檔案部門與事業(yè)單位其他部門之間的聯(lián)系,及時(shí)收集檔案信息資源,確保檔案信息的全面性和完整性。而且檔案信息化建設(shè)作為事業(yè)單位信息化建設(shè)的核心內(nèi)容,通過全面提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平,可以為事業(yè)單位信息化管理體系的建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

        2.1 轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理理念

        “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下,事業(yè)單位檔案管理工人員需要重視新思想和新技術(shù)的學(xué)習(xí),積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念,運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維和大數(shù)據(jù)思維來進(jìn)行檔案管理。在實(shí)際工作中要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用,針對(duì)電子檔案信息進(jìn)行科學(xué)整理,并準(zhǔn)確錄入檔案管理平臺(tái)中,積極構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的統(tǒng)一管理和高效利用。同時(shí),檔案管理人員還要樹立良好的服務(wù)意識(shí),運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來深入挖掘檔案信息的價(jià)值,全面提高檔案的利用率,為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。另外,還要求檔案管理人員要具備共享意識(shí),在檔案管理工作中重視檔案信息共享的實(shí)現(xiàn),進(jìn)一步促進(jìn)檔案的高效利用。

        2.2 推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程

        一直以來事業(yè)單位檔案管理工作都較為落后,而且傳統(tǒng)檔案管理中多以紙質(zhì)檔案為主,這對(duì)于檔案管理工作的效率帶來了較大的影響。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下,通過應(yīng)用信息化技術(shù)手段來進(jìn)行檔案管理,積極構(gòu)建事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng),加快檔案信息的數(shù)字化處理,將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息,并針對(duì)電子檔案信息形成的每一個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格控制,強(qiáng)化紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)聯(lián)性,實(shí)現(xiàn)檔案信息的線上和線下同步管理。并通過重視檔案信息庫建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)化使用。在具體工作中,需要加大檔案信息化建設(shè)的投入力度,積極配備完善的軟硬件設(shè)施。而且通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫后,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的集中管理和整合利用。對(duì)于事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫中的檔案信息,需要及時(shí)進(jìn)行更新,保證檔案信息的及時(shí)性和精確性。檔案信息數(shù)據(jù)庫還要以滿足檔案信息的使用作為前提,并設(shè)置專門的應(yīng)用模式,便于公共領(lǐng)域的信息查詢,為檔案信息利用率的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        2.3 建立共享平臺(tái),線上線下相結(jié)合

        “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下開展事業(yè)單位檔案管理工作,通過應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段來建立檔案信息共享平臺(tái),將線上服務(wù)與線下服務(wù)相結(jié)合,以此來技術(shù)打造一個(gè)完整的整體,促進(jìn)檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。而且基于共享平臺(tái)下,各單位之間信息交流和聯(lián)系增強(qiáng),各單位在檔案管理工作中也能夠積極吸取和借鑒先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn),并積極促進(jìn)信息庫的擴(kuò)建。另外,通過利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字技術(shù),依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)化。并通過借助于云計(jì)算技術(shù),通守將各類軟件與數(shù)據(jù)庫接口連接,并設(shè)置相應(yīng)的檢索功能,可以在云端構(gòu)建信息處理平臺(tái),將數(shù)據(jù)庫與云端進(jìn)行有效連接,全面提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量,促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

        2.4 加大檔案管理的安全保障

        互聯(lián)網(wǎng)具有較強(qiáng)的開放性和共享性特點(diǎn),“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理的相結(jié)合,有效的提高了檔案管理工作的水平,但也對(duì)檔案信息的安全帶來了較大的威脅。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中,需要重視檔案信息安全管理工作,積極構(gòu)建專業(yè)的防火墻來防范各種非法入侵,保證檔案信息管理系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。由于電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)具有較強(qiáng)的依賴性,因此事業(yè)單位需要針對(duì)電子檔案運(yùn)行環(huán)境和存儲(chǔ)規(guī)格制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度,進(jìn)一步對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)和應(yīng)用的軟件進(jìn)行規(guī)范,統(tǒng)一電子文件存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)載體,為檔案信息資源的傳輸和管理提供更多的便利。另外,在事業(yè)檔案安全管理工作中,還需要重視應(yīng)用計(jì)算機(jī)殺毒技術(shù)及相關(guān)修復(fù)技術(shù),積極對(duì)檔案信息進(jìn)行備份,以此來保證事業(yè)單位檔案信息的安全性和可靠性。

        3 結(jié)束語

        “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性,而且通過與“互聯(lián)網(wǎng)+”相結(jié)合,積極優(yōu)化檔案管理模式,全面提高檔案信息化水平,可以進(jìn)一步提高檔案信息利用效率,促進(jìn)檔案自身價(jià)值和作用的發(fā)揮,為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王曉麗.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究[J].黑龍江科學(xué),2019(07):146-147.

        [2]潘亞麗.信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(7):37–38.

        [2]袁紅華.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新分析[J].納稅,2018(35):159.

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