霍艾玲

摘 要：在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的管理中，辦公檔案管理是一個重要內(nèi)容。文章從辦公檔案的主要類型出發(fā)，指出檔案管理存在的問題，闡述了檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)途徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心;辦公檔案;規(guī)范化管理;實現(xiàn)途徑

檔案管理，包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)。在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心內(nèi)，對辦公檔案進行科學規(guī)范管理，能指導各項業(yè)務(wù)的開展，提高衛(wèi)生服務(wù)水平[1]。但是調(diào)查發(fā)現(xiàn)，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在檔案管理上，存在不重視、不規(guī)范等現(xiàn)象，成為急需解決的

問題。

1 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心辦公檔案的主要類型

1）人事檔案。在人事檔案中，包含了在編人員的所有資料信息，例如個人身份、學歷、資歷、家庭情況等。對于衛(wèi)生服務(wù)人員，人事檔案非常重要，關(guān)系到職稱評級、崗位調(diào)整、薪酬獎勵，具有法律效用。如果沒有建立個人檔案，或者檔案丟失，就會影響職工的正常工作。

2）財務(wù)檔案。財務(wù)檔案是財務(wù)收支的憑證，財務(wù)檔案中的內(nèi)容包括：①每一筆收入的來源，每一筆支出的金額、用途、目的，均要做好登記;②年度預(yù)算、決算，以及預(yù)算調(diào)整情況，為預(yù)算執(zhí)行打下基礎(chǔ);③季度和年度財務(wù)報告，通過分析財務(wù)數(shù)據(jù)，提高資金的使用效率，還會涉及稅費征繳、資金收支和執(zhí)行[2]。財務(wù)檔案是財務(wù)管理的基礎(chǔ)，關(guān)系到社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的健康運營。

3）業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)檔案主要是業(yè)務(wù)學習、業(yè)務(wù)考核、會議記錄等內(nèi)容，簡單來說就是記錄了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心每天在干什么。近年來，單位招考比較流行，招考時使用的教材、大綱、資料等，也成為業(yè)務(wù)檔案的一部分。此外，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心針對現(xiàn)有人員進行業(yè)務(wù)培訓時，購買的圖書、雜志，也是業(yè)務(wù)檔案的組成。實踐證實，這些資料記錄越詳細、越全面，后續(xù)工作的開展越順利。

2 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理存在的問題

1）管理意識薄弱。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心屬于基層醫(yī)療機構(gòu)，主要開展保健和常見疾病的防治工作。日常運行中，管理者將重點放在了業(yè)務(wù)上，并沒有認識到辦公檔案管理的重要性。在一些管理者的眼中，辦公檔案就是一堆沒有價值的資料，簡單保管就好。此外，由于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心內(nèi)的人力配置不合理，檔案管理人員可能身兼數(shù)職，導致檔案管理不規(guī)范，存在安全隱患，容易發(fā)生損壞、丟失等情況。

2）管理制度缺失。檔案管理工作的開展，需要有完善的管理制度進行引導，減少人為因素的干擾，避免管理的隨意性和盲目性。在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，辦公檔案制度缺失的表現(xiàn)是：第一，制度本身比較陳舊，標準不統(tǒng)一，缺少歸檔、借閱、使用制度，數(shù)據(jù)收集效率低，無法提供真實可靠的管理依據(jù)。第二，檔案目錄不全，沒有歸類處理，影響查詢工作。例如：醫(yī)療服務(wù)中需要查找資料時，由于目錄不全、分類不規(guī)范，就會延長查找時間，影響相應(yīng)的業(yè)務(wù)開展。第三，安全保密工作不到位，例如紙質(zhì)檔案的存取沒有詳細記錄，重要的檔案保管時沒有加鎖。

3）設(shè)施條件較差。受到環(huán)境、資金因素的影響，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在檔案管理方面，相關(guān)設(shè)施條件差，一般只購買了不可或缺的辦公用品，例如檔案袋、檔案柜，整體上軟件和硬件設(shè)施不全。在硬件上，檔案管理室的空間小，不同類型的檔案沒有分類堆放，采光、通風、溫濕度不達標，缺少防火、防潮措施[3]。在軟件上，依然采用人工手動模式，不僅工作效率低，而且容易出現(xiàn)誤差，無法為業(yè)務(wù)開展提供準確的支持。

4）人員素質(zhì)不足。檔案管理人員，是辦公檔案的經(jīng)手人，人員素質(zhì)不足主要表現(xiàn)為三個方面：一是缺乏專業(yè)知識，多數(shù)管理人員并非專業(yè)出身，對檔案管理的理論、技能了解不多，難以滿足實際管理需求。二是管理態(tài)度不端正，將檔案管理等同于整理裝訂，沒有看到潛在價值，經(jīng)常出現(xiàn)字跡潦草、信息不全、管理流程不規(guī)范等問題。三是信息技術(shù)能力差，對于計算機、掃描儀、復(fù)印機等設(shè)備的使用不熟練，電子檔案的管理和紙質(zhì)檔案的管理采用相同方法，不利于檔案管理水平的提高。

3 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)途徑

1）完善檔案管理制度。構(gòu)建一套完善的、科學的檔案管理制度，是管理工作開展的基礎(chǔ)，能保證實際工作有章可循，從人治轉(zhuǎn)變?yōu)榉ㄖ巍５谝?，?yīng)該從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用六個環(huán)節(jié)入手，制定詳細的管理細則，合理配置工作人員，既職責明確、又相互監(jiān)督。第二，檔案管理中，必須嚴格執(zhí)行管理制度，按照標準流程操作，減少人為誤差。輔助利用信息技術(shù)，對紙質(zhì)檔案、電子檔案同時歸檔，提高資料查找效率。第三，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的各個科室，均要參與到辦公檔案管理中，積極配合檔案的收集、整理工作，查詢、借閱、利用檔案時，自覺遵守制度要求，增強檔案管理

意識。

2）更新軟件硬件設(shè)施。隨著人們的醫(yī)療保健需求增加，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的業(yè)務(wù)規(guī)模擴大，相應(yīng)的辦公檔案數(shù)量增多。對檔案進行管理時，先進的設(shè)施設(shè)備必不可少，必須加大資金投入，提供物質(zhì)保障[4]。其一，紙質(zhì)檔案必須保管在專用的檔案室內(nèi)，除了檔案袋、檔案柜，還要做好通風、溫濕度、防潮、防火等工作，延長檔案的使用壽命。其二，設(shè)備采購時，結(jié)合檔案管理特點，在滿足管理需求的前提下，盡量降低成本，避免大材小用。其三，構(gòu)建信息檢索平臺，將辦公檔案資料傳輸?shù)狡脚_上，方便日常整理和查找，能實現(xiàn)資源共享的目標。相比于傳統(tǒng)管理模式，可以減少人力物力投入，減輕管理人員的工作量。

3）樹立安全管理意識。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的業(yè)務(wù)開展，具有明顯的社會效益，辦公檔案不僅記錄了服務(wù)中心的發(fā)展情況，也反映出各項業(yè)務(wù)活動。對于管理人員來說，應(yīng)該注重檔案的保密性，樹立安全管理意識。在實際管理工作中，如果檔案涉及職工隱私，或?qū)儆凇叭匾淮蟆钡姆懂牐鸵哟蟀踩芾砹Χ?。不論是紙質(zhì)檔案、還是電子檔案，均要嚴格執(zhí)行規(guī)范標準，增強保密責任感，避免信息泄露、資料丟失。另一方面，定期對信息管理系統(tǒng)進行升級，采用防火墻、殺毒軟件，抵御病毒、黑客入侵;配合權(quán)限訪問制度，從根源上保證電子檔案的安全性。

4）提高工作人員素質(zhì)。對檔案管理人員進行培訓，才能適應(yīng)新形勢下的管理需求，提高檔案管理水平。第一，定期組織管理人員，學習新知識、掌握新技術(shù)，借鑒企事業(yè)單位成功的管理經(jīng)驗，對現(xiàn)行的檔案管理方式進行改進[5]。第二，將信息技術(shù)作為一個重點，檔案管理人員要熟練使用計算機、掃描儀等設(shè)備，提高管理效率，提高檔案管理的流程化。第三，落實績效考核和獎懲激勵機制，能激發(fā)工作積極性，將管理者個人的努力，和社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的發(fā)展相結(jié)合，增強歸屬感。

4 結(jié)語

綜上所述，在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的管理中，辦公檔案管理是一項重要內(nèi)容，主要包括人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)檔案等內(nèi)容。分析可知，目前檔案管理工作存在一些問題，必須完善檔案管理制度，更新軟件硬件設(shè)施，樹立安全管理意識，提高工作人員素質(zhì)，才能實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，推動社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心健康運行。

參考文獻

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