李俊芳?李燕

摘 要：在社會經(jīng)濟高速發(fā)展過程中，事業(yè)單位得到很大進步，其中，檔案管理工作扮演著極為重要的角色。檔案工作存在的目的并非起到獲得利益的作用，而是為了更好的記載重要信息，方便查閱重要記錄，為基層事業(yè)單位可持續(xù)進步和發(fā)展起到重要的保障作用。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案;現(xiàn)代化管理

基層事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作是對單位內(nèi)所有員工的工作表現(xiàn)、歷史背景、行為軌跡、獎懲情況及個人經(jīng)歷與整個單位各項活動的全部記錄，是事業(yè)單位內(nèi)重要的人事管理載體，也對事業(yè)單位發(fā)展實現(xiàn)了準確記錄，從其內(nèi)容來看，有著較強的政策性、機密性及專業(yè)性。因此，對新時期提高檔案管理科學化水平的路徑進行分析有著較為重要的意義。

1 基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度不甚完善

事業(yè)單位的檔案管理都是在事業(yè)單位成立初期就存在的，其根據(jù)事業(yè)單位的實際情況建立，并有一定的規(guī)范作用，包括檔案管理制度也是基于實際的。經(jīng)濟社會的快速發(fā)展使得社會產(chǎn)生巨大的變化，隨時更新的社會情況使得事業(yè)單位的工作內(nèi)容也在改變，一切都與以往不同。但事業(yè)單位的檔案管理制度仍舊是以往的管理模式，不僅不能滿足全新的時代要求，也要造成檔案管理工作本身和其他工作的混亂。雖然傳統(tǒng)的檔案管理工作制度中規(guī)定著檔案管理工作的人員和部門，但事業(yè)單位在發(fā)展中，做出不少調(diào)整，若仍按照傳統(tǒng)的檔案管理制度，會完全無法實現(xiàn)預期的執(zhí)行效果。

1.2 檔案管理信息化不夠完善，存在著檔案丟失的風險

我們都知道信息化時代的到來在很大程度上提高了檔案管理工作的電子化效率，但是電子檔案的存放存在著一定的不安全因素，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是電子檔案在傳輸過程中存在泄露的風險，這就要求在傳輸檔案時應運用相關(guān)的安全軟件，避免此類情況的發(fā)生。二是電子檔案的存放存在著丟失的風險，網(wǎng)絡黑客的存在直接影響著各種網(wǎng)絡信息的安全，這就要求必須按照檔案管理標準購置相應的殺毒和防護軟件，避免黑客的入侵。三是檔案管理工作人員的風險意識較差，沒有嚴格按照檔案管理的相關(guān)制度來開展工作，存在著一定的檔案遺失風險。

1.3 人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)過低，責任心不強，創(chuàng)新意識淡薄，事業(yè)單位檔案管理隊伍整體素質(zhì)有待提高。作為檔案數(shù)字化建設的主要實施者，檔案管理人員身上肩負著重大的職責和使命，倘若他們的工作態(tài)度敷衍，罔顧事業(yè)單位的規(guī)章制度而出現(xiàn)違規(guī)操作，就會導致事業(yè)單位蒙受了不可估量的經(jīng)濟損失。在信息時代下檔案數(shù)字化建設需要檔案管理人員可以靈活使用計算機設備來采集、分析和處理信息，而這一點只有很少一部分檔案管理人員能夠做好工作效果大受影響。事業(yè)單位不能忽視對檔案管理人員的教育和培訓工作，否則就會自嘗苦果，致使檔案數(shù)字化建設難以落實，檔案信息化建設遲遲無法實現(xiàn)。

2 基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作優(yōu)化對策

2.1 加強制度完善

要想保證事業(yè)單位檔案信息化建設得以落到實處，事業(yè)單位領(lǐng)導必須要適時地轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，對相關(guān)工作報以足夠的關(guān)注，尤其是在資金和資源上要保持充足供應，還要將檔案管理信息系統(tǒng)的建設和維護工作交由專業(yè)技術(shù)人員來完成，加強對他們工作的監(jiān)督，推進檔案數(shù)字化建設的落實，以強化檔案管理信息系統(tǒng)的性能，提高檔案管理工作質(zhì)量。健全的制度可以給事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設和檔案管理工作的科學化、高效化開展提供有力保證，需要密切結(jié)合我國法律法規(guī)，充分考慮到事業(yè)單位經(jīng)營管理的實際情況，指導相關(guān)工作的規(guī)范化開展。對于違規(guī)操作的檔案管理人員絕不姑息，予以嚴懲，此舉能夠讓檔案管理人員發(fā)自內(nèi)心的重視崗位工作，自覺遵守檔案管理制度，不做危害事業(yè)單位利益的行為。在制度的保障之下事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設步伐將更加穩(wěn)健，檔案管理工作質(zhì)量也會邁上一個嶄新的臺階。

2.2 全面強化檔案管理工作信息化建設

檔案管理工作信息化建設已經(jīng)成為其發(fā)展的必然趨勢，從當前檔案管理工作開展實際來看，其總體有著較大的提升空間。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作認識，健全檔案管理工作機構(gòu)，在檔案管理中將事業(yè)單位工作計劃、領(lǐng)導議事日程、職工經(jīng)濟責任及職工崗位責任等納入檔案管理工作中。同時，在進行信息化建設時，可選擇使用當前已經(jīng)較為成熟的檔案資源管理系統(tǒng)、CAM系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)等，通過借助多媒體技術(shù)與計算機技術(shù)對圖像檔案與文字檔案進行準確識別，及時存儲到檔案信息庫中。也可選擇使用網(wǎng)絡平臺對檔案資料進行傳輸，實現(xiàn)檔案管理的無障礙、遠距離共享，這不僅有助于提升檔案管理的容量，同時也可有效防止出現(xiàn)檔案在長期保存過程中出現(xiàn)的損壞與老化等問題。此外，在檔案管理信息化建設中，對檔案管理信息化管理標準進行明確，形成完善的檔案信息化管理工作體系，提升系統(tǒng)軟件的可移植性，推動檔案管理工作信息化建設標準化程度。

2.3 提高服務水平

檔案管理工作的本質(zhì)是服務，為了更好地服務于單位以及個人，利用好已有的資源，檔案管理工作要在信息化的基礎(chǔ)上，有針對性地強化與創(chuàng)新原有的服務方式，使其更好地契合單位需求。首先，伴隨社會的持續(xù)發(fā)展和開放，進一步創(chuàng)新服務內(nèi)容。其次，我國互聯(lián)網(wǎng)信息科技的發(fā)展日新月異，檔案服務也要做到與時俱進。以季度為基礎(chǔ)周期，了解最新科技，有針對性地調(diào)整創(chuàng)新，以契合社會的需求以及發(fā)展走向。事業(yè)單位要采集用戶的使用反饋意見，以了解當前檔案使用過程中存在的問題，在調(diào)整的過程中做到有的放矢，完成創(chuàng)新優(yōu)化的目的。

2.4 加大人才培養(yǎng)力度

無論在任何領(lǐng)域、任何工作中人才都是一類非常寶貴的資源，對于檔案數(shù)字化建設也不例外，需要有一定數(shù)量和質(zhì)量的人才為基礎(chǔ)，檔案管理人員不但要對本職工作知之甚詳，還應具備較高的計算機技術(shù)水平，可以靈活使用計算機來開展相關(guān)業(yè)務活動。要求事業(yè)單位能夠切實加大人才培育力度，將檔案數(shù)字化建設及管理所需的先進知識和技術(shù)傳授給相關(guān)工作人員，使之能夠出色的完成崗位工作，推進檔案信息化管理的早日落實。與此同時，事業(yè)單位還要加強對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高他們的道德水平，增強他們的奉獻精神，促使其以飽滿的熱情和積極的心態(tài)迎接實踐工作中的各類挑戰(zhàn)，心甘情愿的歸于平凡，踏踏實實的做好檔案歸檔、保管、利用等工作，為事業(yè)單位的長遠健康發(fā)展貢獻一份力量。

3 結(jié)語

綜上分析，全面提升新時期檔案管理科學化水平有著較為重要的意義，但是從當前很多單位開展的檔案管理工作情況來看，相對于新形勢和新任務的要求，仍舊有著較大的差距，因此，這就需要各單位在開展檔案管理工作中，全面認識到新形勢下檔案管理工作發(fā)生的變化，持續(xù)提升檔案管理工作的總體效能，充分發(fā)揮出檔案管理的作用，更好服務于單位的發(fā)展與員工的需求。

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