王娜

摘 要：事業(yè)機(jī)關(guān)的檔案管理需要匯總的資料，包含各單位的具體工作情況、績效以及工資等。在科技水平持續(xù)提升的背景下，事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理也迎來了新的發(fā)展趨勢，更符合時(shí)代發(fā)展要求。文章首先介紹了事業(yè)機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案管理變革的作用，然后指出了檔案管理存在的不足以及變革策略。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)機(jī)關(guān);檔案管理;改革策略

事業(yè)單位是國家為大眾服務(wù)開展公益活動(dòng)的關(guān)鍵單位，而檔案就是在工作期間形成的各種資料及信息的文件。仔細(xì)整理探究檔案資料，可以知道事業(yè)機(jī)關(guān)的工作情況、人才管理等，進(jìn)而為下個(gè)階段的工作確定目標(biāo)。但是，目前事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理階段依舊存在很多問題，主要表現(xiàn)為對檔案管理缺乏關(guān)注、檔案管理模式落后、檔案管理者素質(zhì)尚待提高等。所以，需要對事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理引起高度重視，采取先進(jìn)的辦法展開管理，完善管理人才團(tuán)隊(duì)。

1 新時(shí)期事業(yè)機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案管理變革的作用

新時(shí)期，隨著信息系統(tǒng)的持續(xù)進(jìn)步，及其事業(yè)機(jī)關(guān)之間嚴(yán)峻的市場競爭，需要完善對檔案的管理，要根據(jù)數(shù)字化信息展開檔案管理。

1.1 信息社會(huì)以互聯(lián)網(wǎng)為主的現(xiàn)代數(shù)字的產(chǎn)生

在顯示生活中，人們出門僅需一個(gè)手機(jī)就能夠完成購物、乘車、出游以及導(dǎo)航等，沒有現(xiàn)金的時(shí)代已經(jīng)帶來，表現(xiàn)了以往的紙質(zhì)信息已經(jīng)慢慢被淘汰。在檔案管理階段，若始終采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息管理，必定會(huì)產(chǎn)生因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)而損壞的現(xiàn)象。若把信息導(dǎo)入互聯(lián)網(wǎng)信息庫中經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)查找所需的檔案信息，不但便捷并且便于存儲(chǔ)檔案。所以，采取信息化方式管理檔案是迎合時(shí)代信息系統(tǒng)發(fā)展的必然需求。

1.2 事業(yè)機(jī)關(guān)體系變革的必然需求

目前，國內(nèi)的事業(yè)機(jī)關(guān)正處在改革階段，想要對部分事業(yè)單位實(shí)施改革，就需要查閱該事業(yè)單位原來的工作報(bào)告與發(fā)展歷程，便于更為高效的完成變革。若采取落后的檔案管理方式，必定會(huì)限制改革步伐，當(dāng)人們根據(jù)信息化展開檔案管理時(shí)，變革管理者能夠按照工作的具體情況采取互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)查找有關(guān)信息，掌握單位的發(fā)展過程，大幅度加速改革進(jìn)度。所以，采取信息化方式對事業(yè)機(jī)關(guān)的檔案管理是迎合事業(yè)單位變革的必然需求。

1.3 以往的檔案管理方式效率不高

眾所周知，在信息化社會(huì)之前的檔案管理均是軍國人工保管紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行，要求定時(shí)去維護(hù)與保養(yǎng)檔案，會(huì)消耗許多時(shí)間去整理文件，伴隨時(shí)間的推移資料越來越多，檔案保管工作也會(huì)更加繁瑣化，并且在查閱檔案時(shí)耗時(shí)較長，而且因?yàn)榄h(huán)境的干擾，檔案將受到不同程度的損壞。在生活節(jié)奏不斷加快的現(xiàn)今，人工保管紙質(zhì)檔案的方法明顯無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，所以需要克服原來的管理方式，通過采取信息系統(tǒng)保管檔案。

2 新時(shí)期事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理常見的不足

2.1 事業(yè)機(jī)關(guān)對檔案管理缺乏重視

許多事業(yè)單位因?yàn)楣ぷ鞣泵?，均忽略了檔案管理，在做好近期任務(wù)后，始終認(rèn)為該階段的工作完成了能夠不用去管理，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)準(zhǔn)備下個(gè)階段的任務(wù)，進(jìn)而導(dǎo)致對上個(gè)階段的工作素材與總結(jié)僅僅是隨便置于檔案室[1]。而且，因?yàn)閱挝恢g激烈的市場競爭，許多單位覺得工作核心要投放在業(yè)務(wù)方面，如此方可突出本單位的工作效果，使本單位可以在諸多事業(yè)機(jī)關(guān)之中脫穎而出。此外，因?yàn)閱挝毁Y金配置失衡，在檔案管理方面投入不足，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理部健全。

2.2 檔案管理方法落后

有些事業(yè)單位盡管會(huì)對檔案加以管理，但在管理階段依舊采取傳統(tǒng)的給管理方法，僅僅是采取老套落后的管理方法把檔案放在書架上，接著再用紙質(zhì)標(biāo)簽加以歸類，所以常常會(huì)發(fā)現(xiàn)許多單位的檔案室十分陰暗超市，有些年代久遠(yuǎn)的文件均出現(xiàn)了損壞，這樣會(huì)影響員工查詢檔案。在信息系統(tǒng)迅速發(fā)展的現(xiàn)今，該種檔案管理模式顯得十分陳舊，大幅度下降了管理效率。

2.3 缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施

因?yàn)闄n案管理無法為事業(yè)機(jī)關(guān)直接營造經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致各級領(lǐng)導(dǎo)者對其工作效果的關(guān)注度尚待提升。實(shí)際上，很多檔案管理中心的基礎(chǔ)設(shè)施較為陳舊，無法及時(shí)得到維修更換，而大多數(shù)的財(cái)力、資源被用于可以直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益的業(yè)務(wù)部門內(nèi)，如此就極大影響到檔案管理中心的業(yè)務(wù)效率。檔案管理者在實(shí)踐中，缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施，對信息資料無法適時(shí)使用，導(dǎo)致與社會(huì)發(fā)展脫軌的情況，造成事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理效率不高。

3 新時(shí)期事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理的變革策略

3.1 建立檔案信息化管理方式

為提高事業(yè)機(jī)關(guān)的檔案保管效率，就需要建立信息化檔案管理方式。木恰，最具備代表性的信息化管理方式涉及數(shù)字加密系統(tǒng)、信息庫系統(tǒng)、掃描系統(tǒng)、身份認(rèn)證系統(tǒng)等，紙質(zhì)文件資料通過由信息化系統(tǒng)轉(zhuǎn)變成信息化檔案文件后能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的持續(xù)存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)創(chuàng)新、整合、補(bǔ)充與查詢等。當(dāng)年信息時(shí)事業(yè)機(jī)關(guān)的發(fā)展歷程內(nèi)容與工作報(bào)告，對文件進(jìn)行信息化建設(shè)能夠有效為事業(yè)機(jī)關(guān)社會(huì)效益的提升提供良好條件。

3.2 建立檔案智能化管理方式

要實(shí)現(xiàn)事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理的數(shù)字化變革，需要積極融入智能化管理方式。目前，我國最常用的智能化技術(shù)包含數(shù)碼掃描辨別、二維碼辨別、電子標(biāo)簽、OCR辨別與指紋辨別系統(tǒng)等[2]。經(jīng)過把智能化系統(tǒng)融入事業(yè)機(jī)關(guān)的檔案管理中，工作人員能夠?qū)n案實(shí)施數(shù)字化管理，具體包含檔案數(shù)據(jù)資料的智能采集、智能整理、智能挑選、智能檢索與關(guān)鍵詞的智能提取等，進(jìn)而高效找出自身所需的檔案內(nèi)容。智能化檔案管理方式用在事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理中，能夠高效實(shí)現(xiàn)檔案信息的整合、查詢、批量處置等作用。

3.3 制定健全標(biāo)準(zhǔn)的管理機(jī)制

事業(yè)機(jī)關(guān)的高效發(fā)展少不了科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度。因?yàn)楹芏鄼n案管理者在實(shí)踐中態(tài)度不好，而導(dǎo)致工作效率不高。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提升對檔案管理業(yè)務(wù)的高度重視，結(jié)合具體運(yùn)營情況及職工的認(rèn)知能力，建立健全標(biāo)準(zhǔn)的管理機(jī)制[3]。經(jīng)過制定科學(xué)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，對表現(xiàn)良好的職工及時(shí)給予肯定鼓勵(lì)，能夠充分調(diào)動(dòng)職工的工作積極性。而且，事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)把握相關(guān)職工在工作與生活方面的實(shí)際要求，結(jié)合職工的具體工作表現(xiàn)，給予一定滿足，例如崗位晉升、工資福利等層面，充分執(zhí)行以人為本的管理觀念。在管理相關(guān)職員工作時(shí)，要求各級領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)職工默契搭配，不斷提升檔案管理效果與效率，推動(dòng)事業(yè)機(jī)關(guān)的進(jìn)步及發(fā)展[4]。

4 結(jié)束語

伴隨信息時(shí)代的出現(xiàn)，以往的檔案管理方式的不足已經(jīng)慢慢顯現(xiàn)出來，為了使事業(yè)機(jī)關(guān)的檔案管理更為高效正常開展，需要采取信息化系統(tǒng)變革檔案管理，根據(jù)信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)文件的數(shù)字化、智能化、信息化保管，實(shí)現(xiàn)檔案長期存儲(chǔ)，隨時(shí)提取與不同檔案間的數(shù)據(jù)溝通，進(jìn)而提高事業(yè)機(jī)關(guān)的工作效率。因此，對事業(yè)機(jī)關(guān)的檔案管理加以創(chuàng)新，可以保證事業(yè)機(jī)關(guān)服務(wù)能力的提高，保證事業(yè)單位順利運(yùn)營。但是，怎樣使信息系統(tǒng)充分滲入事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理之中，這就要求事業(yè)單位職工查找有關(guān)文件，積極學(xué)習(xí)國內(nèi)外科學(xué)的檔案管理方法，使信息系統(tǒng)更好滲入事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理中[5]。

參考文獻(xiàn)

[1]王定權(quán).新形勢下事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理改革策略分析[J].納稅，2020，14（01）：70+72.

[2]李紅紅.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（24）：149+151.

[3]徐帥.新形勢下事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀與對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：118-119+121.

[4]閆晨煜.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：118.

[5]張寧.新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）：100-101.