黃麗穎

摘 要：信息化技術(shù)的日漸成熟為建設(shè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的創(chuàng)新帶來(lái)了巨大幫助，使特殊載體檔案成為企業(yè)重要信息資源之一。與普通檔案相比，特殊載體檔案具有數(shù)據(jù)直觀、內(nèi)容有序、檢索方便等優(yōu)勢(shì)，可更好滿足建設(shè)企業(yè)日漸增多的信息數(shù)據(jù)管理要求。故本文以特殊載體檔案特征為切入點(diǎn)，對(duì)特殊載體檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新進(jìn)行相關(guān)概述。旨在充分發(fā)揮出特殊載體檔案在建設(shè)企業(yè)發(fā)展中的積極作用。

關(guān)鍵詞：特殊載體;檔案管理機(jī)制;創(chuàng)新

就目前來(lái)看，特殊載體檔案使得檔案管理內(nèi)容得到了進(jìn)一步拓展。切實(shí)提升特殊載體檔案利用率，對(duì)建設(shè)企業(yè)能否在眾多同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)者中立于不敗之地具有重要意義。為增強(qiáng)特殊載體檔案管理工作的專業(yè)性，須相關(guān)管理部門(mén)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷優(yōu)化，運(yùn)用更加科學(xué)有效的檔案管理機(jī)制，使特殊載體檔案內(nèi)容的應(yīng)用價(jià)值能夠充分發(fā)揮出來(lái)。

1 概述特殊載體檔案

在特殊載體檔案中，主要分為磁帶檔案、磁盤(pán)檔案、照片檔案、光盤(pán)檔案、實(shí)物檔案等。其中，磁帶檔案有錄音磁帶、錄像磁帶、數(shù)字磁帶等;磁盤(pán)分為軟磁盤(pán)、硬磁盤(pán)等;照片檔案為普通照片、數(shù)碼照片，普通照片需由文字說(shuō)明、底片組成，數(shù)碼照片就是將現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)利用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的方式進(jìn)行閱讀處理;實(shí)物檔案包括證書(shū)、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌、錦旗等。

2 特殊載體檔案管理流程

1）明確特殊載體檔案管理職責(zé)。針對(duì)特殊載體檔案內(nèi)容，將磁帶、照片、光盤(pán)等交由專項(xiàng)部門(mén)共同管理。要求檔案管理人員做好特殊載體檔案的收集、整理、保管等工作，監(jiān)督并指揮特殊檔案積累與移交[1]。檔案管理人員也須負(fù)責(zé)對(duì)光盤(pán)、錄像等特殊載體檔案的管理，并依據(jù)相關(guān)管理機(jī)制，使特殊載體檔案的整理與移交有序開(kāi)展。

2）找到特殊載體檔案歸檔范圍。要求建設(shè)企業(yè)階段性生產(chǎn)建設(shè)期間的各項(xiàng)職責(zé)與成果均制作成光盤(pán)、錄像、錄音等內(nèi)容。具體而言，管理部門(mén)的重大公務(wù)活動(dòng)、建設(shè)工程所發(fā)生的重大事件、事故與面臨的自然災(zāi)害、工程創(chuàng)優(yōu)、評(píng)級(jí)等活動(dòng)，工程概況、企業(yè)概況等錄像。同時(shí)，建設(shè)企業(yè)歸檔范圍還應(yīng)體現(xiàn)在設(shè)備廠家或系統(tǒng)的安裝調(diào)試、各類管理軟件數(shù)據(jù)備份等方面。

3）特殊載體檔案歸檔時(shí)間。特殊載體檔案的歸檔工作應(yīng)在原始錄像、文件與材料整理等完成之后開(kāi)展，建設(shè)項(xiàng)目完成后的特殊載體檔案需與紙質(zhì)檔案共同移交[2]。確保企業(yè)生產(chǎn)管理期間的運(yùn)行情況與設(shè)備情況同生產(chǎn)檔案一致。在廠家所提供的設(shè)備與系統(tǒng)磁盤(pán)歸檔期間，應(yīng)在設(shè)備調(diào)試之后進(jìn)行。

4）特殊載體檔案質(zhì)量管理。要求特殊載體檔案內(nèi)部清潔、無(wú)病毒，歸檔信息與歸檔內(nèi)容一致。確保歸檔電子文件與數(shù)據(jù)備份開(kāi)展專項(xiàng)質(zhì)量管理。應(yīng)通過(guò)光盤(pán)、磁帶與硬磁帶方式，防止將軟磁盤(pán)作為的載體保存方式。強(qiáng)調(diào)在特殊載體檔案質(zhì)量管理中，檔案內(nèi)容必須為可讀性文件，將電子文件與相應(yīng)的目錄內(nèi)容共同存儲(chǔ)在一起。同時(shí)，保障特殊載體檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性，是特殊載體檔案內(nèi)容能夠更好反應(yīng)出建設(shè)工程的實(shí)際情況。

3 特殊載體檔案創(chuàng)新管理機(jī)制

1）拓展服務(wù)渠道。在特殊載體檔案管理工作中，專項(xiàng)科學(xué)的特殊載體檔案管理體系能夠更好規(guī)定出特殊載體檔案范圍與約束力，充分發(fā)揮出特殊載體檔案信息作用。基于國(guó)家及有關(guān)部門(mén)所頒布的特殊載體檔案管理體系，對(duì)檔案管理流程與內(nèi)容及進(jìn)行完善[3]。同時(shí)，從特殊載體檔案組織管理、設(shè)備管理、業(yè)務(wù)管理等方面入手，對(duì)傳統(tǒng)特殊載體檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷完善，建立起特殊載體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案歸檔條件、檔案管理體系、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與檔案表面機(jī)制。

在特殊載體檔案過(guò)程中，建設(shè)企業(yè)還可總結(jié)建設(shè)市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律與自身發(fā)展需求，對(duì)傳統(tǒng)特殊載體檔案管理機(jī)制進(jìn)行細(xì)化，確保特殊載體檔案體系能夠?yàn)槠髽I(yè)未來(lái)生產(chǎn)建設(shè)管理提供重要渠道。針對(duì)特殊載體檔案的載體，企業(yè)還需將信息技術(shù)與自動(dòng)化技術(shù)高效應(yīng)用在特殊載體檔案管理工作中，將檔案內(nèi)容的整理與檔案的使用作為特殊載體檔案重要管理內(nèi)容，使管理與服務(wù)制度能夠進(jìn)行不斷的細(xì)化與量化。從控制特殊載體檔案內(nèi)容源頭質(zhì)量入手，細(xì)化特殊載體檔案建立期間的各項(xiàng)職責(zé)與規(guī)定。

具體而言，建設(shè)企業(yè)可針對(duì)自身發(fā)展需求，編制相應(yīng)的特殊載體檔案管理手冊(cè)，對(duì)特殊載體檔案的收集、管理、運(yùn)用、服務(wù)以及安全等內(nèi)容進(jìn)行明確，并將此規(guī)范作為企業(yè)檔案管理部門(mén)運(yùn)行與檔案管理人員行為約束的重要準(zhǔn)則[4]。注重關(guān)注音像等特殊載體檔案內(nèi)容，積極引進(jìn)先進(jìn)的三級(jí)聯(lián)動(dòng)管理模式，對(duì)企業(yè)重大事項(xiàng)決策以及所開(kāi)展的重大活動(dòng)進(jìn)行跟蹤式的影像錄制。同時(shí)，將錄制內(nèi)容交于上級(jí)公司檔案員，通過(guò)多點(diǎn)采集，統(tǒng)一監(jiān)管的方式，更好實(shí)現(xiàn)特殊載體檔案內(nèi)容及時(shí)共享的目標(biāo)，使特殊載體檔案工作能夠?yàn)榻ㄔO(shè)企業(yè)未來(lái)發(fā)展提供更加全面的信息服務(wù)。

2）完善管理機(jī)制。在注重特殊載體檔案基礎(chǔ)建設(shè)等工作的同時(shí)，建設(shè)部門(mén)還需對(duì)特殊載體檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。一方面，要求檔案管理部門(mén)將特殊載體檔案管理情況定期匯報(bào)給上級(jí)主管部門(mén)，加大特殊載體檔案重要性宣傳力度，確保企業(yè)管理部門(mén)能夠更好認(rèn)知到完善特殊載體檔案管理機(jī)制帶來(lái)的益處。另一方面，加大重點(diǎn)內(nèi)容，如建設(shè)工程內(nèi)容、設(shè)備更新情況等特殊載體檔案的監(jiān)管力度，將特殊載體檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)建設(shè)重要內(nèi)容，確保特殊載體檔案管理工作更加快捷與規(guī)范。

對(duì)特殊載體檔案的管理?xiàng)l件與標(biāo)注進(jìn)行規(guī)范，結(jié)合建設(shè)單位自身發(fā)展需求，明確特殊載體檔案目標(biāo)，為特殊載體檔案管理工作提供更加充足的硬件設(shè)施保障。加大特殊載體檔案形成、審查、歸檔、利用等各環(huán)節(jié)管理力度，通過(guò)三級(jí)聯(lián)動(dòng)管理方式，對(duì)特殊載體檔案管理流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，使特殊載體檔案管理效率更高。

在特殊載體檔案管理期間，建設(shè)單位還須引進(jìn)更加先進(jìn)的信息管理技術(shù)，增強(qiáng)特殊載體檔案綜合服務(wù)水平，更好實(shí)現(xiàn)檔案信息的真實(shí)可控目標(biāo)[5]。開(kāi)發(fā)多種特殊載體檔案系統(tǒng)查詢方式，增強(qiáng)特殊載體檔案查詢效率，促進(jìn)特殊載體檔案適用性發(fā)展趨勢(shì)。

注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息化處理工作，通過(guò)多種形式將檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化處理，確保所建立起的特殊載體檔案庫(kù)能夠切實(shí)提升傳統(tǒng)檔案管理質(zhì)量與效率。

3）創(chuàng)新管理手段。為做好特殊載體檔案創(chuàng)新管理工作，使特殊載體檔案管理能夠在企業(yè)發(fā)展方向的制定與發(fā)展對(duì)策的優(yōu)化中發(fā)揮出重要作用，相關(guān)部門(mén)須從檔案管理人員培養(yǎng)力度入手，為檔案管理人員提供更加豐富的交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，營(yíng)造出良好的工作與學(xué)習(xí)氛圍。對(duì)日常工作表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行物質(zhì)或者精神獎(jiǎng)勵(lì)，使檔案管理團(tuán)隊(duì)具有良好的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。

增強(qiáng)建設(shè)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)對(duì)特殊載體檔案管理工作的參與積極性，定期組織企業(yè)檔案管理例會(huì)活動(dòng)，使各部門(mén)人員均能夠成為監(jiān)督管理特殊載體檔案真實(shí)性的重要對(duì)象。

4 總結(jié)

總而言之，為增強(qiáng)建設(shè)企業(yè)生產(chǎn)能力與服務(wù)能力，相關(guān)管理部門(mén)需做好特殊載體檔案管理工作，認(rèn)清特殊載體檔案特征與重要作用，構(gòu)建起更具創(chuàng)新性的特殊載體檔案管理機(jī)制，充分發(fā)揮出特殊載體檔案利用價(jià)值，為企業(yè)未來(lái)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)建設(shè)與各部門(mén)的運(yùn)行提供重要理論依據(jù)。

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