趙冬梅

摘? ?要：檔案源于基層事業(yè)單位的日常經(jīng)營活動，不僅是單位管理決策的依據(jù)，還是單位發(fā)展的資源支撐。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，作為事業(yè)單位管理末端環(huán)節(jié)的檔案管理工作的重要性日漸凸顯，各基層事業(yè)單位也開始注重對檔案資源的挖掘，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。信息化管理是事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化的一大趨勢，推進現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作的深度融合是檔案管理理念革新、方式變革的主要路徑。文章從基層事業(yè)單位檔案的特點出發(fā)，分析基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，并探究能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的路徑。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化;實現(xiàn)路徑

1? ? 基層事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

1.1? 基層事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視

基層事業(yè)單位檔案管理屬于基層事業(yè)單位內(nèi)部的“幕后”工作，相比于財務(wù)、人事等其他部門，其工作并不受重視。很多基層事業(yè)單位通過互聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)對單位內(nèi)各個部門進行信息化管理，使單位人員和外部人員均可以共享檔案資源。但是，大部分基層事業(yè)單位的信息化管理忽視了檔案管理工作，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料或者膠片存檔，造成檔案信息收集、分類、整理和歸檔工作難度增加，工作水平下降。此外，檔案管理工作看上去簡單，并不需要專業(yè)的技術(shù)，所以，有些從業(yè)人員在工作中經(jīng)常會消極怠工。另外，有些基層事業(yè)單位會雇傭兼職或非專業(yè)人士，這些人員的相關(guān)專業(yè)知識較為欠缺，不能有效挖掘出檔案中潛在的價值。

1.2? 基層事業(yè)單位檔案的價值無法體現(xiàn)

現(xiàn)如今，基層事業(yè)單位檔案的數(shù)量與日俱增，其承載的信息也在增加，其中，可用的、有價值的資料也呈現(xiàn)遞增趨勢，基層事業(yè)單位檔案的服務(wù)范圍逐漸擴大。傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位檔案管理雖然能夠節(jié)省一定的空間，比較方便保存與查閱，但是并不能與信息技術(shù)媲美。在信息化時代下，如何對檔案中的信息進行創(chuàng)新與挖掘、如何利用檔案更好地進行管理與服務(wù)是各大基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)思考的問題。

2? ? 現(xiàn)代化建設(shè)對基層事業(yè)單位檔案管理的必要性

2.1? 轉(zhuǎn)變管理觀念

在傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位管理中，雖然初步建設(shè)了檔案提交、收集、歸檔的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，但是由于現(xiàn)代化程度不足，事業(yè)單位內(nèi)部檔案仍然以紙質(zhì)資料為主，同時，檔案管理人員思想“守舊”，以經(jīng)驗與主觀思維對檔案進行管理，沒有利用先進技術(shù)實現(xiàn)智能化、信息化、現(xiàn)代化管理，導(dǎo)致管理水平低下、管理效率不佳。基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化意味著管理思維、管理方式、管理技術(shù)與管理制度全部實現(xiàn)現(xiàn)代化。這就表示著檔案管理人員首先要重視自己的工作，端正工作態(tài)度，不斷加強自身的工作能力以及現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用能力。同時，要建立與現(xiàn)代化管理理念相契合的管理制度，簡化檔案管理程序，縮短檔案收集時間，不斷優(yōu)化檔案管理流程，使檔案管理更加高效、科學(xué)。

2.2? 提高檔案預(yù)測及前瞻性作用

在傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理趨于邊緣化，主要表現(xiàn)在檔案管理部門與財務(wù)部門、項目部門相比處于弱勢地位，話語權(quán)較弱，因此，在進行檔案管理工作中，難以與各個部門協(xié)調(diào)與溝通。檔案管理工作作為最基礎(chǔ)的工作之一，被普遍認(rèn)為是簡單的工作，因此，檔案管理工作也逐漸演變?yōu)槠渌块T的“附屬工作”。檔案管理工作邊緣化的原因在于檔案管理人員缺乏利用檔案進行預(yù)測的能力。檔案服務(wù)于基層事業(yè)單位的內(nèi)部與外部，服務(wù)主體較多，檔案需求也較為龐雜。目前，基層事業(yè)單位檔案使用模式主要為“供給導(dǎo)向”的服務(wù)，即“檔案管理部門有什么檔案，則提供什么檔案”。在現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案作為一種“數(shù)據(jù)資源”，具有較強的指導(dǎo)與借鑒意義，因此，基層事業(yè)單位檔案管理人員需要將“供給導(dǎo)向”的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶枨髮?dǎo)向”的服務(wù)模式，預(yù)測服務(wù)主體的需求，強化檔案的預(yù)測與前瞻性作用。

3? ? 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的辦法

3.1? 樹立新型理念

基層事業(yè)單位檔案管理信息化的基礎(chǔ)是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位檔案管理理念。首先，在互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，基層事業(yè)單位檔案管理需突出資源與大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在堅持以服務(wù)群眾為根本目標(biāo)的前提下，兼顧統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享，確保對外檔案公開透明、檔案記錄實時準(zhǔn)確，實現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理的交互融合。

3.2? 完善信息化檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化信息技術(shù)能否在基層事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮最大價值，主要取決于信息化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計是否完善。例如，在最基本的基層事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)頁的設(shè)計上，應(yīng)該全面考慮網(wǎng)站使用的便捷性、視覺的美觀性、功能的全面性。

3.3? 引進先進設(shè)備

基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)不僅需要信息化管理系統(tǒng)的支撐，還需要引進先進的軟、硬件設(shè)備。一方面，需要引進檔案管理工作所需的計算機、打印機、掃描儀等硬件設(shè)備，保證檔案管理工作有序開展。另一方面，要想實現(xiàn)檔案管理與各部門的協(xié)同，就需要引入電子辦公軟件、手機辦公APP等，打破檔案移交時間與空間的束縛，讓單位人員隨時隨地移交、查詢檔案，進一步推進檔案管理現(xiàn)代化。

3.4? 完善管理制度

有了基礎(chǔ)的硬件與軟件支撐的條件，基層事業(yè)單位還要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，針對信息化的管理系統(tǒng)制定管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)。首先，在檔案收集機制中，基層事業(yè)單位要建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息庫，將檔案以數(shù)字化形式存儲。同時，基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案格式，例如，標(biāo)明檔案類型、建立檔案目錄、增加索引，以便檢索，并鼓勵單位人員按照規(guī)范的格式上傳檔案。

4? ? 結(jié)語

基層事業(yè)單位檔案的作用是真實地記載基層事業(yè)單位的發(fā)展軌跡、記錄基層事業(yè)單位的日常活動和重大改革。為此，檔案管理人員需要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，樹立現(xiàn)代化管理理念，適應(yīng)現(xiàn)代化辦公環(huán)境，強化檔案的預(yù)測與前瞻性作用，充分體現(xiàn)檔案管理工作的價值。

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