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        淺談事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

        2020-04-16 01:14:16趙連啟
        時代經(jīng)貿(mào) 2020年7期
        關(guān)鍵詞:試藥試劑科室

        趙連啟

        一、引言

        藥品安全是關(guān)乎社會公眾身心健康、生命安全的重大事情,可以說藥品人命關(guān)天。藥品安全管理體制也是我國法制、自由與安全的基礎(chǔ)體現(xiàn)?;诖苏叨戎匾曀幤钒踩?,并且將食品藥品安全監(jiān)管納入到公共安全體系當中。而藥檢所的建立就是藥品質(zhì)量安全的重要把關(guān)口。而單位作為政府下設(shè)的官方實驗室,將需要承擔法律所賦予的相關(guān)職責,可以說將藥品檢驗市場進行壟斷,由此造成單位內(nèi)各個部門缺乏競爭活力,思想理念比較僵化,最終使得單位的內(nèi)部管理存在懈怠現(xiàn)象,產(chǎn)生工作效率低、流程不規(guī)范、風險防范與監(jiān)督體系缺失等問題。這些問題的解決必須要從提升內(nèi)部控制水平入手,推動采購業(yè)務(wù)質(zhì)量提升,為單位的可持續(xù)發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。

        二、采購內(nèi)部控制的重要性

        (一)有利于降低采購成本,提升采購效率

        單位通過內(nèi)部控制來提升采購業(yè)務(wù)質(zhì)量,有利于降低藥品、原材料采購成本,提升藥品、原材料采購效率。由于對藥品檢驗市場的壟斷,造成單位采購業(yè)務(wù)缺乏競爭活力,整個采購環(huán)節(jié)成本居高不小,影響單位年度預(yù)算經(jīng)營目標。通過統(tǒng)計公司數(shù)據(jù),可以看到2017年試劑試藥類采購成本650萬元,品種100種,單位成本為6.5萬元;2018年試劑試藥類采購成本700萬元,品種105種,單位成本為6.67萬元;2019年試劑試藥類采購成本850萬元,品種109種,單位成本為7.8萬元。由圖中分析,2017年至2019年單位采購成本上升20%,總成本上升30.77%,控制單位采購成本勢在必行。通過健全完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系,將采購成本進行有效壓縮,達到將整個單位的成本進行有效控制,提升采購效率,為單位業(yè)務(wù)開展,奠定重要的試劑試藥基礎(chǔ)。

        (二)有利于規(guī)范藥品采購流程,防范采購風險

        近年來,為確保我國藥品流通安全,單位不斷強化藥品采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制,將藥品采購業(yè)務(wù)流程進行規(guī)范,嚴格遵循藥品采購法律法規(guī)。在制定采購流程的過程中將內(nèi)部控制與《會計法》《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)相結(jié)合,規(guī)范藥品采購流程,降低藥品采購違法風險,優(yōu)化單位運營環(huán)境。通過整理發(fā)現(xiàn),單位近幾年的采購流程在不斷完善優(yōu)化,根據(jù)市場環(huán)境和單位內(nèi)部管理缺陷,實時進行調(diào)整,內(nèi)控體系更加健全,主要表現(xiàn)在如下幾個方面:

        內(nèi)部控制前采購流程 內(nèi)部控制后采購流程相關(guān)科室直接根據(jù)檢驗任務(wù)需要提出采購流程,此流程直接到歸口科室相關(guān)科室根據(jù)檢驗任務(wù)需要提出采購流程后,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后才能由歸口科室采購相關(guān)科室提出的采購流程在報銷時,無法確定經(jīng)費所屬項目根據(jù)承擔檢驗任務(wù)的不同,相關(guān)科室在提出采購流程時需注明經(jīng)費所屬項目

        (三)有利于提高核心競爭力,實現(xiàn)精細化管理

        隨著醫(yī)療水平的持續(xù)發(fā)展,醫(yī)療藥物的種類愈加繁多,對單位的檢驗?zāi)芰μ岢龈叩囊?,在確保藥檢水平提升的同時,更需注重內(nèi)部管理,尤其是采購環(huán)節(jié)的管理標準有著更加嚴格的要求,既要確保藥品采購的規(guī)范化與合理性發(fā)展,又要落實藥品采購質(zhì)量的提升,從源頭上降低采購風險。所以,作為藥檢所需要對采購業(yè)務(wù)進行精細化管理,強化采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)節(jié),防止采購資產(chǎn)的流失,在提高單位核心競爭力的同時更好地確保主體的運營。

        三、采購內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及存在的問題

        (一)采購業(yè)務(wù)崗位職能建設(shè)缺失,不相容制度落實不到位

        采購崗位不相容制度,主要就是為了將采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié),各個崗位進行獨立,保證一人一崗,相關(guān)的權(quán)利職責進行明晰,杜絕權(quán)利交叉重復(fù),由于科室人員結(jié)構(gòu)原因及專業(yè)勝任能力的不同,造成了在某些特定情況下,某個人員身兼多職、權(quán)利職責交叉重復(fù)的情況。

        經(jīng)認真梳理單位采購流程,發(fā)現(xiàn)單位有的大額采購是由所辦公室負責,所辦公室作為執(zhí)行部門通過第三方機構(gòu)進行政府集中采購,雖然整個的招標采購過程比較透明,降低了一些經(jīng)營風險,但是集中采購這種“只招不采,招采分離”的模式本身就有問題,經(jīng)常出現(xiàn)“上有政策下有對策”的亂象,在這種情況下,產(chǎn)生出一系列問題。導(dǎo)致問題產(chǎn)生的原因有三個方面:

        一是從檢驗員角度出發(fā),不同的科室不同的檢驗員所承擔的檢驗業(yè)務(wù)不盡相同,各類檢品所需要的試劑試藥也不盡相同,往年的試劑試藥消耗量數(shù)據(jù)根本就無參考性,這就存在根據(jù)年初下?lián)艿膶S貌牧辖?jīng)費如何招標的問題。二是由試劑試藥特性決定的。試劑盒類需要有器械經(jīng)營許可證資質(zhì),易制毒試劑需要有道路經(jīng)營運輸許可證等資質(zhì)等等。若在招標中采用整包方式,在資質(zhì)上肯定是無法達到的要求。而且最為關(guān)鍵的,如果因試劑試藥質(zhì)量問題造成檢驗誤差,這個責任誰來承擔。若在招標中采用分包方式,招標工作完成的難度降低,但是會給后續(xù)的執(zhí)行部門管理帶來極大難度,一旦發(fā)生質(zhì)量等問題就會產(chǎn)生相互推諉的現(xiàn)象。三是招標人員的專業(yè)勝任能力。招標人員將招標工作停留在表面文章的程度,只能選出其中的一兩點作為招標工作的全部,不能與時俱進。所以,綜合上面的分析,個人認為,對于試劑試藥等低值易耗品類采購,并不適用于政府集中采購,應(yīng)建立符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商平臺,能不能真正地成為持續(xù)性的供應(yīng)商,最終要取決于供應(yīng)商服務(wù)的質(zhì)量及檢驗員的應(yīng)用情況。

        (二)采購流程過于繁雜,流程不規(guī)范

        單位的采購流程過于繁雜,而且存在盲目采購的情況。一方面單位在進行采購時,需要編制采購計劃,而采購原則是檢品需要什么試劑試藥,就補什么試劑試藥。盡管此方式能夠確保藥檢所所需試劑試藥的正常供應(yīng),又能夠節(jié)省一定的時間成本,但是整個過程十分繁雜,過于機械化,加上檢驗科室無法對日常消耗的試藥進行準確的預(yù)估,造成采購頻率必然會增加,隨之而來的就是采購成本提升,采購人員的能力無法進行充分的發(fā)揮。

        另一方面在部分采購環(huán)節(jié)中,采購計劃僅僅是以原有慣例作為基礎(chǔ)進行采購工作的展開,而單位的采購業(yè)務(wù)部門同相關(guān)實驗科室之間交流機制并不健全,對于相關(guān)產(chǎn)品的使用情況缺乏深入的調(diào)研,致使采購部門不能夠全面地掌握藥品使用信息,最終造成采購偏差的現(xiàn)象。比如單位的檢驗科室的藥庫管理員為了便捷,在采購環(huán)節(jié)當中沒有參與進來,在采購時,采購員通常是結(jié)合上報的需求進行藥品的采購,沒有考慮庫房實際情況,很容易導(dǎo)致某種藥品堆積過多,造成單位的采購損失。

        通過前后對比單位采購流程圖,可以看出在目前采購流程情況下,財務(wù)對于經(jīng)費使用的監(jiān)督環(huán)節(jié)缺失,經(jīng)費只是在需求科室發(fā)起請購時填寫,而檢驗科室對于經(jīng)費的把握并不十分準確,這就需要財務(wù)對于經(jīng)費支出進行審核;如進行流程改進,完善相應(yīng)采購內(nèi)部控制,將采購流程進行明確,需要將各項采購流程進行規(guī)范化、標準化,才可以將內(nèi)部控制制度落實到各個采購環(huán)節(jié)中。

        (三)缺乏對采購成本的評估,風險防范意識不強

        對單位決算報表進行分析可以看出,近三年單位試劑試藥類的成本支出處于上升趨勢。2017年試劑試藥類支出650萬元,2018年試劑試藥類支出700萬元,2019年試劑試藥類支出850萬元。2019年成本支出較2017年上漲30.77%。這些數(shù)據(jù)標明,低值易耗類成本控制形勢并不樂觀,究其原因有一下幾方面影響因素。

        一是各檢驗科室在請購前并沒有檢查科室?guī)齑媸欠裼写媪?,而是直接盲目地結(jié)合自身需求進行采購,從而使同一種產(chǎn)品堆積過多造成損失,進而造成試劑試藥成本的上升。二是原材料價格的上漲。比如醫(yī)用酒精的釀制原料是用乙醛與水發(fā)生加成反應(yīng)制得,乙醛的價格從2017年的80元/瓶漲到2019年的150元/瓶,上漲幅度達到87.5%,進而也是造成試劑試藥成本的上升的原因。三是對于采購業(yè)務(wù)的風險缺乏識別評估,無法預(yù)測到采購業(yè)務(wù)當中存在的主要風險,就無法制定出有效的風險控制措施。所以缺乏有效的風險防控體系就無法針對采購業(yè)務(wù)的風險進行有力的防范,也就無法對整個藥檢所的風險進行降低,容易為藥檢所埋下運營風險的障礙。

        (四)內(nèi)部監(jiān)督審查不到位,付款業(yè)務(wù)處理不嚴格

        單位的內(nèi)部審查部門通常承擔著內(nèi)部控制執(zhí)行情況的監(jiān)督職責,為內(nèi)部控制應(yīng)用的有效性提供保障。但是為了降低自身的行政運營成本,對于內(nèi)部審計機構(gòu)缺乏設(shè)置,通常是由財務(wù)部門進行兼任,而財務(wù)部門需要面臨日常的繁雜性財務(wù)工作,對于采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部監(jiān)督審查并不到位,許多采購業(yè)務(wù)的流程沒有進行有效的監(jiān)管,某些內(nèi)部控制的制度是否落實到實處也沒有進行有效的總結(jié)反饋。比如單位現(xiàn)有的試劑試藥盤點驗收環(huán)節(jié)就存在內(nèi)部監(jiān)督不到位的情況:由于科室人員結(jié)構(gòu)原因,科室并沒有指定相應(yīng)的藥品驗收人員,只是由庫房管理員進行數(shù)量的點收,庫房管理員對于藥品的質(zhì)量缺乏深入的檢驗經(jīng)驗。而藥品的驗收是藥品質(zhì)量檢測當中關(guān)鍵的環(huán)節(jié),如果出現(xiàn)身兼多職的狀況,必然會造成單位在藥品驗收環(huán)節(jié)中監(jiān)管不力的問題產(chǎn)生。另外存在藥品的質(zhì)量檢查缺失、藥品驗收環(huán)節(jié)不規(guī)范的重點問題,庫房管理員通常只是從簡單的外觀外形上進行表面判斷,對于藥品質(zhì)量的檢測并不徹底,為采購業(yè)務(wù)埋下質(zhì)量風險問題。

        同時,付款環(huán)節(jié)也未嚴格落實內(nèi)部控制,主要體現(xiàn)在:付款方式不恰當,付款程序存在著不規(guī)范的環(huán)節(jié),在付款時通常以發(fā)票為主的結(jié)算單據(jù),執(zhí)行科室人員直接提交給上級領(lǐng)導(dǎo)進行審核,再交由財務(wù)部門進行審批執(zhí)行,該環(huán)節(jié)就削弱了財務(wù)部門的職責,財務(wù)部門并沒有辦法對業(yè)務(wù)進行深入的監(jiān)管,提前介入采購環(huán)節(jié),所有的業(yè)務(wù)都是一個事后的監(jiān)督,極易造成采購業(yè)務(wù)賬實不符合的情況發(fā)生,給采購業(yè)務(wù)造成損失。

        四、完善采購內(nèi)部控制的對策

        (一)明確區(qū)分日常與臨時采購

        單位要將日常采購與臨時采購業(yè)務(wù)進行區(qū)分,主要是為了便于單位科學地制定采購計劃,嚴格防范藥品盲目采購風險。日常采購主要是針對已經(jīng)與單位形成長期合作的供應(yīng)商關(guān)系進行的采購,并且不會對相關(guān)采購流程進行過多的調(diào)整,符合藥檢所長期以來的采購業(yè)務(wù)流程。而臨時采購則是單位對于某種新的藥品進行采購,需要通過專業(yè)的審查,對采購藥品進行調(diào)研,并且制定出詳細的采購計劃,盡可能地防范藥品盲目采購風險的發(fā)生。而且將日常與臨時采購進行區(qū)別過后,再加上應(yīng)用崗位不相容職務(wù)制度可以將藥品采購崗位設(shè)置的風險進行降低,將日常與臨時藥品采購業(yè)務(wù)進行劃分,杜絕身兼多職的情況出現(xiàn)。

        (二)采購手續(xù)規(guī)范化、標準化

        單位需要對采購業(yè)務(wù)進行再造業(yè)務(wù)流程,將采購手續(xù)進行規(guī)范化、標準化,通過財務(wù)對于經(jīng)費指出的審核,達到降低試劑試藥請購與審批風險的發(fā)生。試劑試藥的庫存需設(shè)置報警庫存指標,保證藥品檢驗所需物資的充足性。關(guān)聯(lián)的審查人員在試劑試藥到庫時需要對整個藥品的質(zhì)量進行深度的檢測。保證該請購單的藥品質(zhì)量。并且對相關(guān)的采購手續(xù)進行嚴格的審查,精密控制網(wǎng)眼,準確識別風險,對采購手續(xù)的規(guī)范化標準化,可以及時地發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流程存在的主要問題,便于進行采購業(yè)務(wù)流程的再造與優(yōu)化。

        (三)采購競價提升采購效率

        采購業(yè)務(wù)通過采購競價,可以有效地提升采購效率,主要是通過比選的方式來將所需要的試劑試藥采購單進行公開招標,需要構(gòu)建相應(yīng)的比選平臺。并且單位采購業(yè)務(wù)的相關(guān)信息化建設(shè)需要進行深入,加大對相關(guān)網(wǎng)站的投入形成試劑試藥采購招標比選平臺,不僅能夠有效地應(yīng)用采購競價的模式,來提升采購效率,降低產(chǎn)品成本,還可以加深單位內(nèi)部溝通效率。

        (四)加強內(nèi)部監(jiān)督

        首先需要構(gòu)建一個完善的內(nèi)部審計部門,并且將其作為內(nèi)部控制的重要監(jiān)督部門,保證其獨立屬性、完善的內(nèi)部審計部門。需要由專業(yè)的審計人員進行參與,對單位財務(wù)部門進行安全審查以及采購業(yè)務(wù)進行常規(guī)審查等。對整個內(nèi)部審計部門的相關(guān)人員展開定期不定期的學習培訓,提升其業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì),加深內(nèi)部控制理論體系的學習,更好地落實內(nèi)部監(jiān)督機制。

        五、結(jié)論

        單位采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制水平的提升,有利于推動整體內(nèi)部管理質(zhì)量的提升。尤其是2016年醫(yī)療機構(gòu)當中所發(fā)生的“上億元未冷藏殺人疫苗流入24省”等事件被爆出,使得藥品檢驗環(huán)節(jié)愈加地重要。只有嚴格地采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制才能夠體現(xiàn)出單位整體的內(nèi)部控制水平,有效地控制藥品質(zhì)量安全,杜絕類似事件再次發(fā)生。本文通過對單位采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題的研究,重點提出了相應(yīng)的應(yīng)對措施,提升采購業(yè)務(wù)水平,加強藥品安全監(jiān)督管理質(zhì)量,更好地防范我國藥品安全問題。

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