張珣

教學(xué)秘書對于高校開展教學(xué)活動有著非常重要的作用，可以確保高校順利開展教學(xué)管理和教學(xué)活動，通過這種方式可以讓教師和學(xué)生建立良好的交流關(guān)系。因此，只有教學(xué)秘書本身具有較高的素質(zhì)，才能有效提升教學(xué)管理水平的質(zhì)量。我國各高校近幾年一直在不斷深化教學(xué)改革，在平時的管理工作中將提升教學(xué)秘書的管理水平作為重點工作。本文通過研究教學(xué)秘書的工作特點以及教學(xué)管理的意義，希望能更加全面透徹地解析高校教學(xué)秘書，從而使其在提升教學(xué)管理水平方面做出更大的貢獻。

一、高校教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中的角色定位

分級管理模式是我國大多數(shù)高校使用的一種管理模式，總體上是由學(xué)校通過院級責(zé)任管理的方式進行管理，在院級管理中教學(xué)秘書占據(jù)了非常重要的地位，同樣教學(xué)秘書也是實際執(zhí)行和落實各項管理制度的工作人員，其極大地影響了高校教學(xué)管理工作的開展。只有教學(xué)秘書在平時的工作中能明確自己的角色定位，始終將自己的工作重心放到教學(xué)管理上面，不斷通過學(xué)習(xí)提升自己的綜合素質(zhì)，才能促進高校的教學(xué)管理工作，做好自己的基層教育管理工作，全面提升自己的教學(xué)管理質(zhì)量和效率。

1.執(zhí)行各項教學(xué)管理任務(wù)?？傮w上，學(xué)校是通過院級責(zé)任管理的方式進行管理，在院級管理中教學(xué)秘書占據(jù)了非常重要的地位，同樣教學(xué)秘書也是實際執(zhí)行和落實各項管理制度的工作人員，極大地影響了高校教學(xué)管理工作的開展。在基層教育管理工作中，教學(xué)秘書主要有兩個方面的職責(zé)，一方面是，配合相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，做好教學(xué)管理工作，另一方面是處理好與教學(xué)活動相關(guān)的行政事務(wù)，其中包括傳達教務(wù)處的相關(guān)任務(wù)，向師生傳達學(xué)校的調(diào)課計劃和通知，通知補考和教學(xué)檢查等相關(guān)安排，同時還應(yīng)該及時告知師生相應(yīng)的考試安排。為院系教師和學(xué)生服務(wù)是教學(xué)秘書的主要工作，但是需要完成的工作比較復(fù)雜，除了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)計劃，抓住教學(xué)質(zhì)量，協(xié)調(diào)和監(jiān)督各方面的工作，還需要管理檔案和考試等方面的工作，這就需要教學(xué)秘書要學(xué)習(xí)多個方面的知識，教學(xué)秘書具備較強的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，以及協(xié)調(diào)和處理事務(wù)的能力。

2.協(xié)調(diào)各方關(guān)系。教學(xué)秘書在基礎(chǔ)教學(xué)管理中起紐帶作用。各高校的師生并沒有很多機會直接接觸關(guān)于教務(wù)方面的工作，而教學(xué)秘書的主要是職責(zé)就是協(xié)助教務(wù)處做好行政管理，同時還應(yīng)該及時傳達上級領(lǐng)導(dǎo)的指令以及相關(guān)的規(guī)章制度。此外，教學(xué)秘書需要協(xié)調(diào)各個部門和師生之間的工作，并且及時向教務(wù)部門反饋教學(xué)管理情況和實際運作中出現(xiàn)的問題，其中包括反饋全體師生對教務(wù)活動的意見和建議，促使院系做出更科學(xué)的決策。

3.樹立服務(wù)意識。高校教學(xué)秘書具有管理和服務(wù)兩種性質(zhì)，這是由教學(xué)秘書在開展實際教學(xué)管理工作中的工作內(nèi)容所決定的，全身心服務(wù)教學(xué)工作是教學(xué)秘書進行教學(xué)管理的核心思想。教學(xué)秘書要學(xué)習(xí)和研究高校制定的教學(xué)目標(biāo)和任務(wù)，應(yīng)該隨時為師生服務(wù)。在平時的工作中，教學(xué)秘書還應(yīng)該不斷統(tǒng)籌和安排領(lǐng)導(dǎo)開展的教學(xué)工作。教學(xué)秘書一定要全面監(jiān)控教學(xué)計劃的實際實施情況，一旦發(fā)現(xiàn)其中存在問題，及時采取措施解決。教學(xué)秘書還應(yīng)該不斷在校內(nèi)推廣和宣傳教師在教學(xué)中使用的一些比較好的教學(xué)方法，通過這種方式有效地優(yōu)化配置教學(xué)資源。教學(xué)秘書要和師生建立良好的關(guān)系，將他們的有效意見反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)部門，從而確保相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層能制定和調(diào)整出具有針對性的教學(xué)計劃和管理任務(wù)。

二、教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用

1.確保正常運轉(zhuǎn)教學(xué)活動。高校教學(xué)工作中的計劃、流程、信息、教材以及學(xué)籍的模塊的管理是教學(xué)秘書的工作重點。想要確保順利進行教學(xué)活動，一定要全面掌握各個環(huán)節(jié)的工作。高效有很多工作人員管理起來比較復(fù)雜，而教學(xué)秘書主要就是確保能在教學(xué)工作中維護正常的教學(xué)秩序。教學(xué)秘書對高校教學(xué)管理工作來說是必不可少的，是高等院校立校的基礎(chǔ)和原則的執(zhí)行者。

2.教學(xué)秘書負責(zé)傳達上級指令，促進院校和師生的交流溝通。教務(wù)管理工作的具體操作者是教學(xué)秘書，其中主要是給師生傳達上級的指令，以及各種學(xué)習(xí)文件，還應(yīng)該不斷監(jiān)察教師的上課情況，收集師生對教學(xué)流程和設(shè)置的意見，并將其上報給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。教學(xué)秘書還應(yīng)該執(zhí)行相應(yīng)的教務(wù)管理工作，有效促進院校和師生之間的交流溝通，如果教學(xué)秘書沒有履行好自己的職責(zé)，則會嚴重影響高校領(lǐng)導(dǎo)和基層師生之間的關(guān)系，最后導(dǎo)致基層不能及時收到上級傳達的指令，而上級也無法及時收到基層的反饋意見。因此，教學(xué)秘書具有非常重要的聯(lián)絡(luò)溝通作用。

3.完善更新教學(xué)方式方法，提升教學(xué)質(zhì)量。在教學(xué)活動的各個環(huán)節(jié)都存在教學(xué)秘書的身影，教學(xué)秘書對發(fā)展教學(xué)改革實踐有非常重要的作用。教學(xué)秘書在教務(wù)處的引導(dǎo)下主要協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)抽查教師的教學(xué)，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時上報并采取措施解決。因此，具備全局觀和發(fā)展的眼光看待問題是教學(xué)秘書的基本素質(zhì)之一，具備這樣的素質(zhì)可以提升教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書可以通過抽查教師的課堂，全面了解他們的上課情況以及學(xué)生對教師教學(xué)方式方法的意見，進行匯總之后上報領(lǐng)導(dǎo)。想要促進教師與學(xué)生之間的關(guān)系，教學(xué)秘書可以通過師生座談和交流會等多種方式進行，將與教學(xué)相關(guān)的信息采集起來。對于自己的職責(zé)和定位，教學(xué)秘書要有一個清晰的認知，在監(jiān)察教學(xué)質(zhì)量過程中，要行使自己的管理權(quán)利，真正在了解實際情況之后，結(jié)合自己的看法和意見，并總結(jié)出有效的改善方法和意見。教學(xué)秘書應(yīng)該將教師和學(xué)生作為開展教學(xué)工作的重點，全身心地為他們服務(wù)，將提升教學(xué)質(zhì)量作為工作的目標(biāo)，全面推動教學(xué)改革。

4.做好各類教學(xué)輔助事物工作。教學(xué)秘書在平時的工作中要做好相應(yīng)的輔助服務(wù)工作，確保教學(xué)質(zhì)量達到一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。教師在整個教學(xué)過程中主要是引導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)，在教與學(xué)的關(guān)系中，學(xué)生是其中的主體。學(xué)生的接受程度與教師的教學(xué)能力和水平有很大的關(guān)系，學(xué)生是否能學(xué)會相關(guān)知識和教學(xué)質(zhì)量有著密不可分的關(guān)系，學(xué)生接受知識的程度對他們之后的能力培養(yǎng)和未來前途有很重要的影響。因此，教學(xué)秘書要發(fā)揮自己的教學(xué)輔助職能，幫助教師更好地對學(xué)生進行教學(xué)，通過這種方式全面提升教師的教學(xué)質(zhì)量，確保學(xué)生能學(xué)到更深層次的知識，培養(yǎng)他們的學(xué)習(xí)能力。同時教學(xué)秘書還應(yīng)該讓教師和學(xué)生能建立良好的溝通關(guān)系，讓教師對自己的教學(xué)工作要保持熱情，確保順利開展教學(xué)過程。

三、如何培養(yǎng)教學(xué)秘書的專業(yè)素質(zhì)

1.培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)。高校要求教學(xué)秘書要高效地完成一些雜亂的事務(wù)性工作。隨著近幾年一直在呼吁教學(xué)改革，高校迎來了很多考察評估工作，因此教學(xué)秘書也有了更多的工作任務(wù)。教學(xué)秘書平時考查教學(xué)流程的執(zhí)行進展，以及一些其他繁瑣的工作，這些工作并不能很好地體現(xiàn)工作業(yè)績，然而他們卻需要承擔(dān)很大的責(zé)任，有一個環(huán)節(jié)沒注意就會造成嚴重的教學(xué)事故，極大地影響師生教學(xué)活動的開展。因此，導(dǎo)致很多教學(xué)秘書存在煩躁和壓抑的情緒，會影響了他們的身體健康。教學(xué)秘書是一個吃力不討好的工作，工作零碎繁瑣，不能很好地體現(xiàn)工作成績，很難得到大家認可，在這個崗位上也沒有太多機會晉升。這些客觀原因?qū)е潞芏嘟虒W(xué)秘書會因此產(chǎn)生不滿情緒。為了能夠更好地適應(yīng)教學(xué)秘書的工作，培養(yǎng)教學(xué)秘書良好的心理素養(yǎng)和積極的工作態(tài)度非常重要。首先，要調(diào)整自我心態(tài)，對自己的工作價值有正確的認識，看到自身職業(yè)的未來發(fā)展和進步空間。其次，不要一味地埋怨自己在工作中遇到的挫折，而是應(yīng)該積極采取措施解決。再其次，要明確自己的主要工作是服務(wù)教師和學(xué)生，面對工作時要保持積極樂觀的心態(tài)和熱情。

2.培養(yǎng)信息化管理能力。現(xiàn)代管理工作的效率因應(yīng)用計算機科技有了很大的進步。因此，教學(xué)秘書要學(xué)會熟練操作電腦，了解所有的管理軟件。能利用電子科技實現(xiàn)智能化管理。確保能在不斷學(xué)習(xí)中獨立完成電子化采集和管理教務(wù)信息。以此全面提升自己的教學(xué)管理服務(wù)效率。教學(xué)秘書還應(yīng)該時刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，具備創(chuàng)新發(fā)展思維理念，科學(xué)統(tǒng)籌繁瑣的工作內(nèi)容，提升自身的工作效率和質(zhì)量。

3.培養(yǎng)溝通協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書在教學(xué)中要將學(xué)生的情緒與狀況直接反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，由他們及時完善教學(xué)方式，同時能明確給學(xué)生傳達正確的學(xué)習(xí)方式，所以，溝通能力對于教學(xué)秘書是非常重要的。但是，老師和教學(xué)秘書會因為管理學(xué)生產(chǎn)生分歧及爭論，主要原因是雙方?jīng)]有深入了解對方的崗位職責(zé)，致使他們在溝通過程中出現(xiàn)地位的差距，再加上理念不同，會慢慢增加兩者的隔閡。由于教學(xué)秘書和學(xué)生年齡的差距，兩者在溝通方面也會存在一些問題。對此，教學(xué)秘書一定要努力認真完成自己的工作。要將服務(wù)和管理作為人際關(guān)系的突破口，站在對方的角度思考。進一步在溝通中觀察對方，多聆聽對方的想法，仔細品味對方話語中的深意。要擺正自己的心態(tài)和學(xué)生交談，確保禮貌謙和，和藹可親，以此才能讓學(xué)生愿意主動分享自己的內(nèi)心，和學(xué)生成構(gòu)建良好的關(guān)系。教學(xué)秘書在平時的工作中要學(xué)會積極與他人溝通，具備成熟的處事方式，在工作中能及時抓住問題所在并解決，確保順利開展教學(xué)管理工作。

教學(xué)管理在高等院校的管理運營體系中占據(jù)了核心地位。教學(xué)秘書是教學(xué)管理的一線人員，因此在教學(xué)管理工作中的表現(xiàn)直接影響高校的教學(xué)工作，對教學(xué)事業(yè)的改革產(chǎn)生極大影響。為此，要求高校一定要高度重視教學(xué)秘書的崗位工作，以公平公正的方式招聘專業(yè)人才，進行職業(yè)培訓(xùn)及考核，高校還應(yīng)該采用激勵制度鼓勵相關(guān)人員的工作，使其全身心地投入到教學(xué)管理工作中，全面提升整個團隊的工作績效，從而進一步提升高校的教學(xué)管理水平。

（作者單位：西安石油大學(xué)）