邵言菲

貴州師范學(xué)院，貴州 貴陽(yáng) 550018

一、檔案服務(wù)外包的含義

所謂外包，是指企業(yè)動(dòng)態(tài)地配置自身和其他企業(yè)的功能和服務(wù)，并利用企業(yè)外部的資源為企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)服務(wù)。而檔案服務(wù)外包則是指某一機(jī)構(gòu)將不屬于國(guó)家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案外包給其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，并委托其為本機(jī)構(gòu)提供檔案服務(wù)的行為。檔案服務(wù)外包的基本業(yè)務(wù)類型包括：檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)等幾種業(yè)務(wù)類型。

但就目前的情況來看，市場(chǎng)上的檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)大都還處于比較初級(jí)的階段，即檔案的整理、寄存、數(shù)字化加工服務(wù)等基礎(chǔ)性工作，大多數(shù)單位對(duì)檔案資源的深層次開發(fā)并沒有過多要求。

二、檔案服務(wù)外包的作用

現(xiàn)如今越來越多的單位選擇將本單位龐雜的檔案資源交由專業(yè)的外包公司來整理、開發(fā)，這是因?yàn)闄n案服務(wù)外包工作可以為發(fā)包方單位帶來以下益處：

（一）完成發(fā)包方單位有限資源的集中，促進(jìn)其核心業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)

對(duì)于大部分發(fā)包方單位而言，其本身大都沒有足夠的人才、設(shè)備投入到對(duì)檔案資源的整理開發(fā)當(dāng)中去，而通過社會(huì)化的檔案服務(wù)外包，可以減輕發(fā)包方單位內(nèi)部檔案整理的壓力，節(jié)省相當(dāng)規(guī)模的人力（包括人員招聘、培訓(xùn)等）以及設(shè)備投入，能夠?qū)挝坏馁Y源更多的集中到單位的核心業(yè)務(wù)上，從而提高更好的單位核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）有助于提高檔案資源整理、開發(fā)的質(zhì)量

相較于大部分發(fā)包方單位來講，專業(yè)的檔案服務(wù)外包公司所進(jìn)行的檔案的整理、開發(fā)工作無疑更加專業(yè)，更加成熟。專業(yè)的檔案服務(wù)外包公司往往有更多的經(jīng)驗(yàn)來應(yīng)對(duì)檔案整理過程中出現(xiàn)的各種問題，避免在一些關(guān)鍵性問題上發(fā)生錯(cuò)誤，從而提高檔案資源整理、開發(fā)的效率，并通過對(duì)不同類型的檔案資源分門別類的整理、開發(fā)，提高發(fā)包方單位檔案資源整理、開發(fā)的質(zhì)量。

（三）為發(fā)包方單位的進(jìn)一步發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持

發(fā)包方單位的檔案往往記載了其發(fā)展歷程，蘊(yùn)藏著其發(fā)展的核心優(yōu)勢(shì)以及階段不足，對(duì)其無序的檔案資源進(jìn)行整理開發(fā)可以為發(fā)包方單位利用檔案信息資源提供合理途徑，為發(fā)包方單位的進(jìn)一步發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，提高檔案資源利用的效率。

三、檔案服務(wù)外包過程應(yīng)注意的問題

（一）明確主體責(zé)任，劃分主體義務(wù)

檔案服務(wù)外包過程中的權(quán)責(zé)劃分一直是檔案服務(wù)外包過程中的一大難題，在平時(shí)的檔案服務(wù)外包過程中，人們往往只重視對(duì)檔案服務(wù)承包方的責(zé)任要求，忽視了檔案服務(wù)外包工作是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，各個(gè)主體都應(yīng)在檔案服務(wù)外包過程中發(fā)揮屬于自己的作用。

根據(jù)國(guó)家檔案局在2017 年8 月發(fā)布的《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》規(guī)定，檔案服務(wù)外包工作的主體可以劃分為發(fā)包方、承包方、第三方機(jī)構(gòu)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)四個(gè)。《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》還對(duì)主體之間的關(guān)系、主要職責(zé)等做了初步闡述說明，明確了各個(gè)主體在工作工程中應(yīng)該遵循的原則（圖1），為其之間相互配合，共建良好的檔案服務(wù)外包體系提供了基本參照。

根據(jù)圖示，我們可以看出，在檔案服務(wù)外包工作中發(fā)包方應(yīng)與監(jiān)督機(jī)構(gòu)以及第三方機(jī)構(gòu)一起相互配合，各司其職一同對(duì)承包方形成一種全過程、全方位的監(jiān)督、評(píng)價(jià)機(jī)制，從而保證檔案服務(wù)外包工作的質(zhì)量。同時(shí)，第三方機(jī)構(gòu)也應(yīng)同時(shí)對(duì)發(fā)包方與承包方負(fù)責(zé)。而監(jiān)管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)發(fā)包方、承包方以及第三方機(jī)構(gòu)的行為都予以監(jiān)督。只有檔案服務(wù)外包工作所涉及的各個(gè)主體之間權(quán)責(zé)分明，各司其職，才能為檔案服務(wù)外包工作的合理運(yùn)行提供必要的機(jī)構(gòu)支持和制度保障，才能使檔案服務(wù)外包工作達(dá)到預(yù)期的結(jié)果，形成多贏局面。

（二）加強(qiáng)溝通，實(shí)時(shí)監(jiān)督

有效溝通是合理解決問題的最佳途徑，在檔案服務(wù)外包工作過程中很多問題的出現(xiàn)就是發(fā)包方與承包方之間沒有及時(shí)溝通造成的。發(fā)包方單位應(yīng)在關(guān)鍵環(huán)節(jié)積極與承包方進(jìn)行溝通。首先是發(fā)包方在本單位文件材料的歸檔范圍的制定、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的選用、各類檔案保管期限的劃分以及檔案的分類檢索方式的選取等方面應(yīng)與承包方積極進(jìn)行溝通，使其適應(yīng)發(fā)包方單位的實(shí)際工作需求，滿足發(fā)包方單位在其具體的工作中利用檔案的需求。

加強(qiáng)監(jiān)督是保證檔案工作有效推進(jìn)的重要手段。雖然發(fā)包方與承包方都以檔案資源的整理開發(fā)為目的，但由于他們是兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的單位，都有各自的利益考量，所以在實(shí)際的工作過程中承包方往往會(huì)為了追求項(xiàng)目速度而降低對(duì)服務(wù)質(zhì)量的要求，導(dǎo)致?lián)p害發(fā)包方的利益。這就要求發(fā)包方單位配備專門、專業(yè)的人員對(duì)檔案服務(wù)外包的全過程進(jìn)行質(zhì)量控制，對(duì)其工作中不符合本單位實(shí)際需求的方面及時(shí)提出建議，并對(duì)其工期進(jìn)度進(jìn)行必要的督促，以便保證檔案服務(wù)工作的質(zhì)量與進(jìn)度。

（三）檔案的安全問題

檔案的安全問題是檔案工作的生命線，在檔案服務(wù)外包的過程中，要格外注意檔案的安全問題。這里所說的檔案安全問題有兩個(gè)含義，一是檔案的實(shí)體安全，在整理過程中對(duì)于一些珍貴的、脆弱的檔案實(shí)體安全問題要格外注意，最好由專業(yè)的檔案人員對(duì)其進(jìn)行整理，力求在工作過程中降低對(duì)其檔案載體的損害。第二層含義便是檔案的信息安全，即檔案中內(nèi)容所含的信息，尤其是要避免數(shù)字化之后的檔案信息被泄露、被修改等問題的出現(xiàn)。這就要求承包方單位不僅要培養(yǎng)檔案工作人員的保密意識(shí)，認(rèn)真履行保密合同，還要求承包方要對(duì)數(shù)字化之后的檔案信息進(jìn)行一定的保護(hù)措施，如設(shè)置文件密碼，限制檢索系統(tǒng)中的用戶權(quán)限等。

四、檔案服務(wù)外包工作的規(guī)范性

科學(xué)完善的規(guī)章制度和嚴(yán)謹(jǐn)合理的業(yè)務(wù)操作流程是檔案工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，嚴(yán)格遵守規(guī)范化的檔案整理制度及業(yè)務(wù)操作流程有利于保證檔案工作的質(zhì)量。這里說的規(guī)范性包含兩層意思：一是指檔案服務(wù)外包工作應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)范性文件（如《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31）等）。在檔案服務(wù)外包工作中，只有嚴(yán)格遵循檔案行政機(jī)構(gòu)所發(fā)布的規(guī)范性文件，才能從制度上保證檔案工作既定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。二是在檔案服務(wù)外包工作的具體實(shí)施過程中，檔案整理人員在每個(gè)環(huán)節(jié)、每道程序都要遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，嚴(yán)格按相應(yīng)的流程來對(duì)檔案進(jìn)行整理、開發(fā)，從而保證檔案工作處在合理的區(qū)間范圍之內(nèi)。

五、檔案服務(wù)外包工作的靈活性

這里所說的靈活性也包含兩層意思：一是檔案服務(wù)外包人員和工作團(tuán)隊(duì)在具體的工作過程中不能墨守成規(guī)，應(yīng)以創(chuàng)新思維和務(wù)實(shí)精神，根據(jù)檔案發(fā)包單位的實(shí)際情況與需求，對(duì)工作計(jì)劃不斷做相應(yīng)的調(diào)整，以求使檔案工作成果更加適應(yīng)發(fā)包方單位的具體實(shí)際。二是承包方應(yīng)在工作過程中不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，研究工作中遇到的問題，改革工作模式，優(yōu)化工作程序，采用有力措施，促進(jìn)檔案服務(wù)外包工作不斷發(fā)展、完善。