葉曉韻 馮天明

摘 要：文書檔案管理本身就屬于醫(yī)院較為重要的一項(xiàng)管理活動，做好這一項(xiàng)工作能夠有效吸引高素質(zhì)人才、提高醫(yī)院服務(wù)水平。所以，現(xiàn)如今醫(yī)院在發(fā)展過程中大都十分注重醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新，而本文就“雙軌制”管理創(chuàng)新應(yīng)用于醫(yī)院文書檔案管理中進(jìn)行多元化管理的舉措進(jìn)行了具體的概述。

關(guān)鍵詞：雙軌制管理;醫(yī)院文書檔案;管理創(chuàng)新;多元化舉措

醫(yī)院文書檔案管理內(nèi)容主要指的是醫(yī)院日常運(yùn)行過程中所生成的文件文書、圖像等一系列的文字以及影像資料，是醫(yī)院整個(gè)發(fā)展歷程的見證，對于醫(yī)院今后發(fā)展具有較強(qiáng)的指導(dǎo)作用。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，醫(yī)院文書檔案管理工作也發(fā)生了明顯的變化，開始從之前傳統(tǒng)的紙質(zhì)版形式，逐漸的轉(zhuǎn)變成為以電子數(shù)據(jù)為主的形式。在這種環(huán)境下，“雙軌制”管理模式也就應(yīng)運(yùn)而生，將其應(yīng)用到醫(yī)院文書檔案管理之中，就是將醫(yī)院內(nèi)部存在的紙質(zhì)檔案和電子檔案數(shù)據(jù)一同收集起來進(jìn)行管理。為了更好地提升醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量，以我院為例提出了多元化的創(chuàng)新舉措。

一、雙軌制管理在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用

1.完善管理制度，落實(shí)責(zé)任。雙軌制管理模式需要將紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)文書檔案一同收集起來進(jìn)行管理，所以涉及到的內(nèi)容較多，顯示信息技術(shù)、檔案管理、臨床醫(yī)護(hù)等都是重要內(nèi)容，所以管理人員需要對這些部門工作人員進(jìn)行職責(zé)明確，將責(zé)任落實(shí)下去，確保文書檔案登記、存儲、制作以及歸檔等業(yè)務(wù)有序?qū)嵤⑶抑贫ǔ鱿鄳?yīng)的安全管理制度，以有效夯實(shí)責(zé)任。還要進(jìn)一步完善制度的規(guī)范，例如，對紙質(zhì)文書檔案、電子文書檔案可以制定出具體的管理方案、存儲流程、安全保密管理權(quán)限等等，以確保檔案管理的安全性和可持續(xù)性。

2.制定工作流程，理順步驟。醫(yī)院在進(jìn)行“雙軌制”管理的時(shí)候，不僅需要制定出具體的管理流程，對于檔案管理過程中涉及到的簽收、整理、復(fù)制、歸檔、調(diào)閱、取證、備份、銷毀等工作要及時(shí)理順，讓檔案工作流程規(guī)范化;另外，還需要在制定管理流程的時(shí)候加強(qiáng)對一系列非法查看、刪除或者是拷貝醫(yī)院文書檔案等違法行為進(jìn)行預(yù)防。

3.明確歸檔時(shí)間，及時(shí)整理。醫(yī)院在進(jìn)行“雙軌制”管理時(shí)，無論對紙質(zhì)的文書檔案，還是電子的檔案資料，都必須有比較明確的歸檔時(shí)間，以確保檔案歸檔的及時(shí)性，特別是電子資料，要及時(shí)整理備份歸檔。項(xiàng)目工作可以在一個(gè)項(xiàng)目完成后歸檔，日常工作形成的資料可以設(shè)定季度或年中進(jìn)行收集整理，文書檔案則可以以年度為時(shí)間點(diǎn)，進(jìn)行歸檔整理。

4.明確歸檔方式，規(guī)范程序?！半p軌制”管理模式，還需要結(jié)合檔案類型來制定出差異化的歸檔程序，具體而言就是要將紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案區(qū)分開來，對這兩種類型檔案分別制定出具體的歸檔程序。在對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，可以使用傳統(tǒng)的歸檔方式來展開工作，就是按照檔案類型以及年限來整理、編目以及裝訂、建立檔案號、索引、放置在特定位置;而對于電子文書檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，要建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類歸檔，管理人員可以直接從各部門上傳到檔案管理室數(shù)據(jù)庫中，之后再交由管理人員加強(qiáng)文書檔案檢查與核對，確保無誤后再將其存儲到恰當(dāng)?shù)奈恢弥小?/p>

5.做好存儲與保護(hù)，科學(xué)管理。醫(yī)院在進(jìn)行“雙軌制”管理時(shí)，檔案管理人員最好將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行區(qū)分，并且結(jié)合兩者特征來進(jìn)行區(qū)別化的存儲與保護(hù)。對紙質(zhì)文書檔案，因其自身特質(zhì)容易出現(xiàn)受潮、損壞等情況，所以在存儲的時(shí)候最好將其放置在干燥且安全、具備檔案存儲條件的專門檔案室內(nèi);而電子文書檔案作為數(shù)據(jù)信息，存在容易被刪除、篡改的特點(diǎn)，所以在管理的時(shí)候需要制定出嚴(yán)密、科學(xué)的管理制度，合理應(yīng)用權(quán)限控制、加密技術(shù)以及電子簽署等手段來對其進(jìn)行存儲與保護(hù)。

二、目前“雙軌制”管理在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

1.文書檔案內(nèi)容完整性與真實(shí)性不足。就醫(yī)院現(xiàn)今紙質(zhì)與電子檔案內(nèi)容來分析，能夠發(fā)現(xiàn)其內(nèi)容還存在真實(shí)性與完整性不足，例如，因?yàn)殡娮游臅鴻n案在管理時(shí)，本身具有模板，管理人員在工作的時(shí)候一味追求節(jié)約時(shí)間，過度使用復(fù)制與粘貼功能，促使醫(yī)院文書檔案出現(xiàn)千篇一律的情況，很難為臨床教學(xué)提供合理依據(jù)。除此之外，在紙質(zhì)文書檔案管理過程中，部分醫(yī)務(wù)人員存在著簽名不及時(shí)或者漏簽等情況，也嚴(yán)重影響了文書檔案內(nèi)容真實(shí)性與完整性，不利于之后醫(yī)療活動的順利實(shí)施。

2.文書檔案“雙軌制”管理負(fù)擔(dān)較大。醫(yī)院在進(jìn)行“雙軌制”管理時(shí)，文書檔案管理問題還體現(xiàn)在資源浪費(fèi)、負(fù)擔(dān)過重等方面。具體分析，有些醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，其檔案制作、歸檔、辦理以及傳輸?shù)裙ぷ鲿煌M(jìn)行，希望以此來節(jié)約時(shí)間。可是一般情況下，電子文書檔案大多是在書寫當(dāng)天就會打印出來的，若這個(gè)時(shí)候要對檔案內(nèi)容進(jìn)行重新調(diào)整，就自然需要重新打印，此時(shí)就會消耗不必要的紙質(zhì)材料。除此之外，在群眾生活質(zhì)量不斷提升的社會環(huán)境下，群眾越來越重視自身健康，所以醫(yī)院收治的患者數(shù)量也在不斷增加，這個(gè)時(shí)候應(yīng)用“雙軌制”進(jìn)行管理的話，醫(yī)院內(nèi)部檔案管理庫房自然需要不斷擴(kuò)大，這也在一定程度上加大了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

3.文書檔案管理存在著一定的隨意性。就目前“雙軌制”管理模式在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用情況來看，部分醫(yī)院在實(shí)施過程中存在著一定的隨意性，部分工作人員覺得檔案管理工作有了雙保險(xiǎn)，所以在工作過程中存在著一些僥幸心理;還有部分管理人員將紙質(zhì)檔案管理作為保障與基礎(chǔ)，而電子檔案管理則是輔助，沒有對其進(jìn)行精細(xì)化的管理。在這種錯(cuò)誤的管理思想之下，醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量自然也無法得以提升，“雙軌制”管理模式的應(yīng)用價(jià)值未能全面發(fā)揮出來。

三、醫(yī)院文書檔案“雙軌制”管理創(chuàng)新的多元化舉措

1.構(gòu)建完善的文書檔案“雙軌制”管理制度。正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，醫(yī)院在應(yīng)用“雙軌制”管理模式進(jìn)行文書檔案管理的時(shí)候，一定要對其管理制度進(jìn)行完善，畢竟科學(xué)的管理制度才是保證檔案管理工作進(jìn)展的前提。醫(yī)院在完善管理制度時(shí)，最好將管理人員工資、績效與其管理工作質(zhì)量和職責(zé)進(jìn)行掛鉤，這樣就能將“雙軌制”文書檔案管理工作真正的落實(shí)到各個(gè)細(xì)節(jié)之中;另外，對于越權(quán)進(jìn)行文書管理的現(xiàn)象，管理人員一定要嚴(yán)格的把控，一旦發(fā)現(xiàn)文書檔案出現(xiàn)問題，立刻進(jìn)行處理，同時(shí)對相關(guān)管理人員進(jìn)行懲處，這樣才能真正保障醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量和效率。為此，要想有效提高實(shí)施效果，在管理創(chuàng)新過程中，一定要構(gòu)建出完善管理制度。

2.對文書檔案“雙軌制”管理流程進(jìn)行優(yōu)化。目前，部分醫(yī)院在實(shí)施“雙軌制”管理模式時(shí)，雖然也制定出相應(yīng)的管理流程，可是在實(shí)際管理過程中依然還是出現(xiàn)了一些問題，所以最好是在實(shí)施過程中對其管理流程進(jìn)行優(yōu)化。例如，對于電子文書檔案上傳時(shí)間，醫(yī)院可以結(jié)合自身實(shí)際情況來對其進(jìn)行明確的規(guī)定，而且還需要選擇恰當(dāng)?shù)妮d體來對其進(jìn)行存儲，為了避免電子檔案丟失，還可以對其進(jìn)行定期備份;另外，還需要加強(qiáng)對電子源文件的管理，電子源文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件原件是不一樣的，其存在的形式是數(shù)據(jù)信息形式，所以其并不要求載體原始性，只需要保證電子文件的真實(shí)性與完整性即可。而對于紙質(zhì)文書檔案，檔案管理人員需要注重檔案簽收、交接與歸檔等環(huán)節(jié)，在存儲的時(shí)候也需要進(jìn)行分類存儲，這樣才便于今后的調(diào)閱與查看。最后，對于紙質(zhì)文件與電子文件均需要進(jìn)行質(zhì)檢，一旦發(fā)生問題需要及時(shí)進(jìn)行反饋與處理，這樣才能有效提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量和效率。為此，要想有效提高“雙軌制”管理文書檔案的實(shí)施效果，在管理創(chuàng)新過程中，管理人員一定要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況來對其管理流程進(jìn)行優(yōu)化，通過這一舉措來有效實(shí)現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新，最終有效提升醫(yī)院文書檔案管理水平與效率。

3.對醫(yī)院文書檔案管理人員加強(qiáng)教育與培訓(xùn)。要想真正有效提升“雙軌制”管理在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用效果，真正有效實(shí)現(xiàn)多元化創(chuàng)新，醫(yī)院對于管理文書檔案的工作人員，需要加強(qiáng)教育與培訓(xùn)，讓其具備專業(yè)化的管理能力以及現(xiàn)代化管理手段。首先，在上崗之前要進(jìn)行培訓(xùn)。為了能夠真正有效促進(jìn)“雙軌制”與“雙套制”管理工作的有序?qū)嵤?，在文書檔案管理工作人員上崗之前一定要進(jìn)行崗前培訓(xùn)與教育，以此來提高其綜合素養(yǎng)，讓其在實(shí)際工作中能夠迅速上手，避免因?yàn)椴皇煜す芾砹鞒潭l(fā)的文書檔案管理質(zhì)量問題。其次，還需要做好工作監(jiān)督，對于這一點(diǎn)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以定期或者是不定期來對醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理工作人員進(jìn)行抽查，通過這一手段來把握其工作現(xiàn)狀，從而有效提升管理質(zhì)量。最后，積極利用獎(jiǎng)懲制度來對文書檔案管理人員進(jìn)行管理，這能有效提高其工作積極性與主動性。

四、結(jié)語

醫(yī)院文書檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展而言十分的重要，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)一定要意識到文書檔案管理創(chuàng)新的重要性，積極應(yīng)用“雙軌制”管理模式來進(jìn)行創(chuàng)新，通過多元化舉措來有效提高醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，這樣就能有效避免資源的浪費(fèi)，最大程度提高醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

[1]周 燦.論檔案“雙軌制”管理在醫(yī)院文書檔案管理中的利用[J].蘭臺世界，2017

[2]佚 名.醫(yī)院文書檔案雙軌制管理對醫(yī)療文書的管理價(jià)值[J].蘭臺內(nèi)外，2019

（作者單位：1.東莞市第七人民醫(yī)院;2.南方醫(yī)科大學(xué)珠江醫(yī)院）

基金項(xiàng)目：項(xiàng)目名稱：南方醫(yī)科大學(xué)青年科技人員培育項(xiàng)目，項(xiàng)目編號：NO：PY2016014。