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        新時(shí)期做好工程檔案管理工作的創(chuàng)新思路分析

        2020-04-08 09:38:07楊艷
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2020年1期
        關(guān)鍵詞:思路新時(shí)期創(chuàng)新

        楊艷

        摘 要:新時(shí)期,科技發(fā)展迅速,更多先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用在工程建設(shè)領(lǐng)域,工程項(xiàng)目建設(shè)與管理模式創(chuàng)新加速。在工程建設(shè)中,檔案是工程管理的重要組成部分,檔案管理更是不可忽視的內(nèi)容。面對(duì)全新發(fā)展環(huán)境,工程建設(shè)數(shù)量及規(guī)模不斷擴(kuò)大,檔案資料規(guī)模也急劇膨脹,工程檔案管理面臨諸多新情況與新問題,挑戰(zhàn)重重。因此,要將與時(shí)俱進(jìn)思想滲透在工程建設(shè)檔案管理中,積極創(chuàng)新,開拓思路,明確工程檔案管理的特征,正視其價(jià)值,分析其不足之處,構(gòu)建科學(xué)有效的發(fā)展方案,切實(shí)提升工程檔案管理效率與質(zhì)量,為檔案資源的高效利用創(chuàng)造有利的價(jià)值。

        關(guān)鍵詞:新時(shí)期;工程檔案管理;創(chuàng)新;思路

        前言

        立足工程項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)域,檔案管理工作被納入管理范疇,事關(guān)工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)順利與否,能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)的開展提供信息支撐。面對(duì)新時(shí)期,工程項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)域出現(xiàn)諸多新技術(shù)與新工藝,工程管理也面臨新問題,而工程檔案管理強(qiáng)調(diào)工程建設(shè)全過程信息的收錄,其管理工作更顯重要性。因此,要重視新時(shí)期工程檔案信息的收集與整理,追求效率的提升以及質(zhì)量的增強(qiáng),全面發(fā)揮檔案資料對(duì)行業(yè)發(fā)展的支撐作用,在根本上促進(jìn)工程建設(shè)行業(yè)的長遠(yuǎn)與穩(wěn)定發(fā)展。

        一、正確認(rèn)識(shí)工程檔案的特征及價(jià)值

        1.新時(shí)期工程檔案的特點(diǎn)

        對(duì)于新時(shí)期工程檔案而言,自動(dòng)化是突出特征。立足信息技術(shù)背景之下,工程建設(shè)檔案管理模式不再一成不變,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案發(fā)展為電子化檔案,滿足自動(dòng)化存儲(chǔ)要求,自動(dòng)化管理成為主要手段。另外,隨著工程檔案信息化建設(shè)的加強(qiáng),數(shù)字化成為工程檔案的突出特點(diǎn),能夠支持檔案信息的快速檢索以及高效查詢應(yīng)用,檔案安全性更高。

        2.工程檔案管理創(chuàng)新的價(jià)值

        對(duì)于工程檔案,是工程建設(shè)領(lǐng)域的重要資源。為了促使工程檔案管理與時(shí)代同步,管理思想的創(chuàng)新勢在必行,需要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),以信息為載體,切實(shí)提升工程管理水平,為工程建設(shè)經(jīng)濟(jì)收益與社會(huì)效益的獲取創(chuàng)造有利條件;工程檔案記載了工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的具體情況,涵蓋工程立項(xiàng)、工程設(shè)計(jì)、工程施工以及竣工驗(yàn)收等整個(gè)流程,涉及施工管理方方面面。因此,為了保證工程管理的有序性,創(chuàng)新管理成為必然。只有工程檔案信息管理的高速運(yùn)轉(zhuǎn),才能凸顯先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢,構(gòu)建工程檔案網(wǎng)絡(luò)化管理信息系統(tǒng);管理的創(chuàng)新是增強(qiáng)檔案資源共享性的根本。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下,工程檔案管理以信息技術(shù)為依托,發(fā)揮信息資源共享平臺(tái)的價(jià)值,構(gòu)建現(xiàn)代化檔案資源管理模式,為信息獲取提供更大的支持;依托科學(xué)的檔案管理方式,有利于了解資源調(diào)用情況,明確人員結(jié)構(gòu),實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案數(shù)據(jù)信息共享,工程建設(shè)管理效率大幅提升。另外,檔案管理能力的增強(qiáng)能夠發(fā)揮對(duì)決策的輔助功能。除此之外,工程檔案管理結(jié)合工程建設(shè)行業(yè)發(fā)展,對(duì)多元化信息進(jìn)行分類整理,及時(shí)進(jìn)行信息的完善與更新,有利于維護(hù)信息完整性,加快檔案資料管理的規(guī)范化與信息化,是推動(dòng)整個(gè)行業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要支撐。

        二、新時(shí)期工程檔案管理存在的問題

        1.資源投入有限,現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用凸顯形式化

        隨著科技的不斷進(jìn)步,整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)域技術(shù)應(yīng)用水平提升,新技術(shù)與新平臺(tái)成為新時(shí)期工程管理的重要特征,檔案管理領(lǐng)域也參與其中,但是,技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用離不開資金的大力支持,同時(shí),很多技術(shù)不是一次性投資,需要進(jìn)行定期升級(jí),目的是保證系統(tǒng)的先進(jìn)性,以便更好服務(wù)于工程檔案管理需要。但是,在工程建設(shè)領(lǐng)域,檔案管理方面的投入有限,資金支持力度不強(qiáng),很難跟上檔案現(xiàn)代化管理工作模式的節(jié)奏,阻礙了檔案管理創(chuàng)新,威脅工程檔案信息的可靠性,整體管理效果不佳,在很大程度上不利于工程建設(shè)開展。另外,工程建設(shè)單位很難及時(shí)進(jìn)行檔案設(shè)備、系統(tǒng)以及相關(guān)軟硬件的更新與升級(jí),無法滿足工程檔案現(xiàn)代化管理需要,制約了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。

        2.尚未構(gòu)建健全的檔案管理制度,威脅檔案實(shí)效性的發(fā)揮

        在工程檔案管理中,完善的制度是根本,能夠有效發(fā)貨指導(dǎo)性作用,推動(dòng)檔案管理工作有序開展,是增強(qiáng)管理實(shí)效性的基礎(chǔ)。工程檔案管理制度的構(gòu)建與多方面因素有關(guān),也是工程管理的重點(diǎn)。但是,這也是工程建設(shè)管理發(fā)展中所欠缺的,管理機(jī)制不健全,規(guī)范性不強(qiáng),資源出現(xiàn)短缺現(xiàn)象,影響檔案管理的連續(xù)性,管理凸顯分散性特征,無法充分發(fā)揮工程檔案對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)的指導(dǎo)性作用。

        3.管理人員專業(yè)性不足,綜合素養(yǎng)亟待提升

        工程檔案管理包含多個(gè)領(lǐng)域,檔案管理人員的素質(zhì)與技能面臨更高要求,專業(yè)性更強(qiáng)。在信息化背景之下,檔案管理人員綜合素養(yǎng)備受挑戰(zhàn)。但是,很多單位工程檔案管理人員并非專業(yè)人士,來源于多個(gè)專業(yè),水平有限,缺乏全面的、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí),很難承擔(dān)工程檔案管理工作。另外,在檔案信息化建設(shè)不斷深入的過程中,管理人員思想尚未跟上時(shí)代發(fā)展,現(xiàn)代化管理觀念不強(qiáng),信息素養(yǎng)亟待提升,技術(shù)使用不規(guī)范,熟練程度不達(dá)標(biāo),無法推動(dòng)工程檔案管理與信息技術(shù)的高度整合,不利于管理效率的提升。

        三、新時(shí)期如何做好工程檔案管理工作的創(chuàng)新

        1.積極轉(zhuǎn)變管理思維,創(chuàng)新工程檔案管理機(jī)制

        思路的創(chuàng)新源于意識(shí)的創(chuàng)新。工程檔案的精準(zhǔn)性對(duì)工程建設(shè)影響巨大,事關(guān)形象與榮譽(yù),同時(shí),檔案資源也是影響檔案實(shí)際作用的主要方面。立足工程檔案傳統(tǒng)管理實(shí)踐,比較突出的問題是缺乏專門、獨(dú)立的檔案管理部門,使得資料管理缺乏統(tǒng)一性,以分散狀態(tài)存在。在檔案價(jià)值不斷提升的過程中,工程建設(shè)單位也要加強(qiáng)檔案管理平臺(tái)建設(shè),開拓思維,轉(zhuǎn)變理念,與時(shí)代同步,成立專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu),配備專業(yè)人員進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的統(tǒng)一化管控。具體講,要深入調(diào)查各個(gè)部門檔案保管情況,合理進(jìn)行人員配備,落實(shí)相關(guān)崗位,明確職責(zé)范圍,以實(shí)現(xiàn)管理效率全面提升。

        2.重視引入先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù),提升信息應(yīng)用水平

        對(duì)于新時(shí)期工程建設(shè),檔案管理水平集中反映了現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用層次。從本質(zhì)上講,現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用水平與檔案管理質(zhì)量息息相關(guān)。為此,要做好技術(shù)引進(jìn)工作。首先,要力求存儲(chǔ)模式的多元化。在工程檔案傳統(tǒng)管理中,主要以文本方式進(jìn)行存儲(chǔ),需要大規(guī)??臻g,時(shí)間成本較高,查詢應(yīng)用效率較低。依托現(xiàn)代化技術(shù),能夠增強(qiáng)檔案管理的多樣性,尤其是電子檔案、視頻檔案等方式得以應(yīng)用,更顯現(xiàn)代化特征。其次,在檔案管理中,需要加快電子化檔案建設(shè),建立新型管理網(wǎng)絡(luò),發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式的優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的全面提升。在創(chuàng)新中,要以電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ),遵循協(xié)調(diào)性原則,保證統(tǒng)一化,將其有效滲透在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié),更顯專業(yè)性的作用,發(fā)揮專業(yè)人員的指導(dǎo)性作用。也就是說,在未來的工程檔案管理中,創(chuàng)新的本質(zhì)是以行業(yè)發(fā)展實(shí)際為前提,加快檔案信息化與現(xiàn)代化發(fā)展速度。

        3.構(gòu)建科學(xué)高效的檔案管理制度,強(qiáng)化制度性保障作用的發(fā)揮

        立足新的發(fā)展階段,制度性建設(shè)影響各行各業(yè),工程檔案管理也要緊跟形勢,加強(qiáng)制度化建設(shè),從多角度出發(fā),將檔案采集、存儲(chǔ)以及利用制度落到實(shí)處。具體講,要明確檔案歸檔范圍與時(shí)間,將諸多制度的制定以及執(zhí)行納入考核范疇。另外,要建立科學(xué)合理的評(píng)價(jià)制度與獎(jiǎng)懲措施,以便有效激發(fā)檔案管理者積極性與熱情,提升工作主動(dòng)性。為了保證制度建設(shè)的順利開展,在制度貫徹期間,可以結(jié)合實(shí)際情況,由專業(yè)檔案管理人員組建專門小組,對(duì)檔案資源進(jìn)行全面與系統(tǒng)的收集,落實(shí)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)規(guī)劃與整理工作的有效進(jìn)行。除此之外,要合理增加檔案管理資金投入,保證管理與建設(shè)的先進(jìn)性,積極進(jìn)行相關(guān)管理設(shè)備的更新與升級(jí),以便更好適應(yīng)現(xiàn)代化信息檔案管理需求,加快向著集約化與智能化方向發(fā)展。

        4.加強(qiáng)人才綜合素養(yǎng)培訓(xùn),培養(yǎng)融和檔案管理與信息技術(shù)于一體的復(fù)合型人才

        立足信息化建設(shè)背景之下,工程檔案管理挑戰(zhàn)重重,尤其在信息技術(shù)的支持下,管理者更要積極掌握,更好發(fā)揮其對(duì)檔案管理知識(shí)的促進(jìn)作用。因此,檔案管理者要增強(qiáng)責(zé)任觀念,重視專業(yè)素養(yǎng)的提升,以時(shí)代要求為方向,積極創(chuàng)新檔案管理思維,按部就班、循序漸進(jìn)地提升檔案信息化管理水平,在對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化的同時(shí),積極掌握現(xiàn)代化信息技術(shù),增強(qiáng)檔案信息管理水平。具體講,要對(duì)人才引進(jìn)方式進(jìn)行開拓,保證多樣性與豐富性,為檔案管理實(shí)踐引進(jìn)與培養(yǎng)更多人才。另外,要積極組織專業(yè)的培訓(xùn)與教育,重視行業(yè)交流,豐富人員知識(shí)儲(chǔ)備,提升職業(yè)素養(yǎng),實(shí)現(xiàn)對(duì)自身知識(shí)與技能的動(dòng)態(tài)化更新。

        四、結(jié)束語

        面對(duì)飛速發(fā)展的新時(shí)代,工程建設(shè)領(lǐng)域與時(shí)俱進(jìn),新技術(shù)、新材料以及新工藝應(yīng)用增多,工程檔案管理工作成為制約工程管理不可忽視的內(nèi)容。為此,要以信息化為方向,遵循行業(yè)發(fā)展實(shí)際情況,將創(chuàng)新發(fā)展融合在工程檔案管理中,開拓思路,勇于轉(zhuǎn)變思想,在充分認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案管理特征、價(jià)值以及問題的基礎(chǔ)上,制定行之有效的發(fā)展戰(zhàn)略,綜合制度、管理以及人員等多角度,在提升工程檔案管理水準(zhǔn)的同時(shí),更好服務(wù)于工程建設(shè)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]顧文婷.淺析工程檔案管理問題及措施[J].陜西檔案,2019

        [2]梁珊珊.建筑工程檔案管理的重要性及科學(xué)化管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2019

        (作者單位:雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司)

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