武韶佳

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理和服務(wù)模式有了較大的改變。很多新特點(diǎn)開始出現(xiàn)，所以高校應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，將高校檔案管理和服務(wù)方式進(jìn)行再造，提升管理和服務(wù)質(zhì)量。本文從大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進(jìn)行高校檔案管理和服務(wù)模式的分析，并從多個(gè)方面的變革提出模式再造的方式。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;管理與服務(wù)模式;改變

引言

在目前的技術(shù)背景下，數(shù)據(jù)在以一種無法想象的速度增長，這就意味著我們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)都有較為重要的應(yīng)用，有著不可忽視的廣闊前景。隨著檔案的數(shù)字化和大量數(shù)據(jù)的不斷增長，高校檔案已經(jīng)具有了較大規(guī)模，對(duì)這些數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行管理需要改變之前的管理和服務(wù)模式，在觀念和技術(shù)上進(jìn)行再造。

一、大數(shù)據(jù)概述

大數(shù)據(jù)是巨量數(shù)據(jù)和海量資料的集合，這些數(shù)據(jù)的數(shù)量巨大到無法通過主流軟件及時(shí)提取。大數(shù)據(jù)基本上有以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，體量巨大。大數(shù)據(jù)的體量已不能再以TB計(jì)算，而是更高的PB、EB級(jí)別。第二，種類多樣。大數(shù)據(jù)不僅擁有傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還有很多半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，并且這些數(shù)據(jù)還在不斷增長。第三，快速化。大數(shù)據(jù)的快速化體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面大量數(shù)據(jù)在飛速發(fā)展，總是以一種很快的速度在生成;另一方面運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在短時(shí)間處理大量數(shù)據(jù)，為用戶提供更為快速的響應(yīng)。第四，價(jià)值密度低。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)包含大量的數(shù)據(jù)，所以很多數(shù)據(jù)的價(jià)值并沒有那么高，這就是數(shù)據(jù)價(jià)值密度低的表現(xiàn)。

二、高校檔案管理特點(diǎn)

1.高校檔案種類多。高校檔案主要涉及黨群、行政、科研等方面的內(nèi)容。這些不同的檔案分布在各個(gè)部門之中，這些部門之間很難進(jìn)行數(shù)據(jù)間的共享。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)共享有了一些改善，但是種類更為繁多的資料，存在于學(xué)校的很多設(shè)備和檔案室中，還需要進(jìn)行適合大數(shù)據(jù)時(shí)代的管理。

2.高校檔案數(shù)量多。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)資源在飛速增長，每天都會(huì)產(chǎn)生教學(xué)資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、行政黨群工作中的文件等，這些檔案數(shù)量在不斷上漲，所以需要更好地進(jìn)行管理。另外，很多原始資料和紙質(zhì)資料還沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換完成后整個(gè)數(shù)量還會(huì)繼續(xù)增加。

3.部分檔案沒有得到利用。在更多種類和更多數(shù)量檔案信息地沖擊下，很多館藏價(jià)值較高的數(shù)據(jù)信息沒有得到利用，很多結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化的信息處在沉睡狀態(tài)，不能發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

4.高校檔案處理速度變高?，F(xiàn)在高校檔案的生成速度變快，基本都是數(shù)據(jù)信息，當(dāng)師生進(jìn)行應(yīng)用的時(shí)候需要更為快速而高效的調(diào)取，所以需要高校檔案擁有信息處理平臺(tái)，可以在這個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行更快速的檔案查詢，為用戶提供更高效的服務(wù)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的改變

1.數(shù)據(jù)收集方式發(fā)生改變。在大數(shù)據(jù)沒有廣泛應(yīng)用的時(shí)候，很多歷史數(shù)據(jù)沒有辦法進(jìn)行保留，所以在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候，會(huì)對(duì)這些檔案進(jìn)行判斷，不同的檔案有不同的保存期限和保管范圍。這種按檔案不同價(jià)值的區(qū)分方式在檔案量較少的情況下還可以利用，但在每天產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)的現(xiàn)在，很難再利用這種方式進(jìn)行收集和判斷。

2.檔案保管發(fā)生改變。在高校內(nèi)利用大數(shù)據(jù)保管檔案信息并不是那么適合，因?yàn)樵谶M(jìn)行管理的時(shí)候會(huì)面臨很多紙質(zhì)性的資料，而且一些單位音視頻資料還以比較落后的光盤保存為主，這對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)來說有點(diǎn)格格不入。而且在檔案進(jìn)行信息化保管過程中，所面臨的數(shù)據(jù)量激增，數(shù)據(jù)類型也越來越多，這讓數(shù)據(jù)安全受到影響，數(shù)據(jù)丟失和損壞等情況也時(shí)有發(fā)生。

3.檔案利用發(fā)生改變。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，用戶對(duì)于高校檔案的利用方式發(fā)生了改變。這些改變主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，用戶變得多元化。高校檔案部門不僅服務(wù)于學(xué)校師生，也會(huì)對(duì)一些需要查詢檔案的外來人員提供服務(wù)。第二，內(nèi)容變得多元化。用戶在進(jìn)行檔案信息利用時(shí)，不再只是追求單一信息，而是需要在多樣化的信息。第三，手段變得自主化。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，用戶在獲取信息時(shí)越來越方便，在進(jìn)行檔案信息查詢時(shí)，可以突破時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)隨地進(jìn)行所需信息的查詢。

四、高校檔案管理服務(wù)模式再造方式

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等很多新技術(shù)都已滲透到高校的科學(xué)研究和教學(xué)過程中，這也產(chǎn)生了很多電子數(shù)據(jù)和資源，加速了檔案大數(shù)據(jù)化。這樣就需要對(duì)整個(gè)高校檔案管理和服務(wù)進(jìn)行改善，或者稱之為再造，將大部分傳統(tǒng)方式進(jìn)行改變。

1.建立成熟的大數(shù)據(jù)檔案體系。高校檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)工作，涉及范圍廣，不僅要將原始數(shù)據(jù)記錄下來，還要進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找。因此，高校要建立一個(gè)成熟的大數(shù)據(jù)檔案體系，將應(yīng)該收錄的資源都收錄進(jìn)去，要做好以下幾點(diǎn)：

第一，擴(kuò)大檔案收集范圍。隨著存儲(chǔ)成本的下降和大數(shù)據(jù)技術(shù)的成熟，檔案收集可以突破原有的容量限制和保管期限，收集到不同類型、不同載體的數(shù)據(jù)資源，形成龐大的原始資源庫。這就要求高校相關(guān)管理部門做好檔案管理的過程控制，對(duì)于不同部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)要進(jìn)行及時(shí)的收集歸類，制定好各個(gè)部門數(shù)據(jù)收集范圍，保證好檔案歸檔的完整。

第二，制定數(shù)據(jù)收集標(biāo)準(zhǔn)。目前，還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去指導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)的收集，并且很多高校對(duì)現(xiàn)在信息化時(shí)代的檔案收集不夠重視。這樣標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一就會(huì)造成很多數(shù)據(jù)無法集合在一塊，難以共享。為此，相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)電子檔案的建設(shè)，使不同部門之間的檔案可以互通，不同高校之間的資料可以共享，有助于打破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的效用最大化。

2.建立更大范圍的檔案服務(wù)體系。現(xiàn)階段的高校檔案不僅只是儲(chǔ)存這么簡單，而是要做好服務(wù)，將用戶需求作為檔案管理發(fā)展的方向。在這個(gè)過程中，應(yīng)當(dāng)建立起服務(wù)理念和意識(shí)，將整個(gè)體系做好，讓用戶都能發(fā)現(xiàn)對(duì)自己有價(jià)值的東西。

第一，運(yùn)用好新技術(shù)，改進(jìn)服務(wù)方式。目前，高校檔案管理中的很多業(yè)務(wù)開始向數(shù)據(jù)挖掘等方面轉(zhuǎn)移，利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等技術(shù)，可以讓更多檔案被利用，還可以發(fā)現(xiàn)其中的聯(lián)系和價(jià)值，也可以做好對(duì)用戶的服務(wù)。在搭建好的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，用戶可以根據(jù)自己的需要得到個(gè)性化的服務(wù)，而且還可以預(yù)測(cè)用戶的行為，使整個(gè)檔案信息查詢和利用過程可以更快、更及時(shí)。

第二，擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象，開放數(shù)據(jù)。高校檔案承載了很多師生和高校的歷史，對(duì)于校內(nèi)師生有著很重要的作用，但也會(huì)對(duì)校外的個(gè)人和團(tuán)體有所作用。在這樣的基礎(chǔ)上，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將適合傳播的數(shù)據(jù)進(jìn)行解密，讓一部分學(xué)校資源變?yōu)樯鐣?huì)資源，并且做好服務(wù)工作，為社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

3.建立更大整合度的資源體系。高校在進(jìn)行數(shù)據(jù)和檔案管理的時(shí)候，要加大資源的整合程度，引入大資源的觀念，形成較為成熟的數(shù)據(jù)資源庫，為檔案的管理利用提供更好的基礎(chǔ)。

第一，整合高校檔案數(shù)據(jù)。針對(duì)檔案數(shù)量多、種類雜的特點(diǎn)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)利用好云平臺(tái)，將這些資源進(jìn)行整合，建立重復(fù)資源的過濾機(jī)制，并對(duì)一些數(shù)據(jù)進(jìn)行更正和替換。還應(yīng)該建立分布式的存儲(chǔ)模式，因?yàn)楹芏嗖煌愋偷臄?shù)據(jù)適合儲(chǔ)存在不同介質(zhì)和系統(tǒng)之中，要根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行存儲(chǔ)。而且還要做好備份，使這些數(shù)據(jù)得到長時(shí)間的保存。

第二，保證所存儲(chǔ)信息的安全。大數(shù)據(jù)時(shí)代，保證檔案信息的安全是要保證這些原始信息完整可用。所以高校檔案管理部門在保證大部分?jǐn)?shù)據(jù)可以公開的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)做好安全事務(wù)。要經(jīng)常組織安全培訓(xùn)，提升工作人員的防范意識(shí);要建立更嚴(yán)格的安全防護(hù)體系，對(duì)于信息泄露事件及時(shí)解決;要運(yùn)用好安全防護(hù)技術(shù)，在軟硬件兩方面保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

第三，做好管理，提升服務(wù)質(zhì)量。做好高校的檔案服務(wù)，整個(gè)服務(wù)質(zhì)量是很重要的方面。只有滿足用戶要求和需求的服務(wù)才可稱為有質(zhì)量的服務(wù)。所以，高校應(yīng)當(dāng)以用戶需求作為導(dǎo)向，建立更好的服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對(duì)待對(duì)用戶的反饋信息，不斷改進(jìn)自己的服務(wù)，使管理和服務(wù)質(zhì)量真正得到提高。

五、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案具有數(shù)量巨大、種類繁多、價(jià)值密度低、處理速度要求高等大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)。這些特點(diǎn)改變了傳統(tǒng)的高校檔案管理和服務(wù)模式，所以需要進(jìn)行符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的改變，進(jìn)一步滿足用戶的檔案和數(shù)據(jù)需求。基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理和服務(wù)模式變革和再造方式主要有：建立成熟的大數(shù)據(jù)檔案體系、建立更大范圍的檔案服務(wù)體系、建立更大整合度的資源體系。通過這些方式，可以有效提升高校對(duì)海量數(shù)據(jù)的管理質(zhì)量，而且在相關(guān)技術(shù)的幫助下，還可以建立更完善的檔案平臺(tái)，使服務(wù)質(zhì)量可以得到有效提升。

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（作者單位：長治醫(yī)學(xué)院）