朱文韜

摘 要：隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型，電子檔案工作新思維研究成為大眾焦點。本文從電子檔案工作的重要意義及現(xiàn)狀入手，分別從技術(shù)層面和管理層面分析了電子檔案工作存在的問題，提出一系列關(guān)于電子檔案工作新思維有效策略。希望對我國檔案開發(fā)利用的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：新時代;電子檔案;檔案管理

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化規(guī)模巨大且更迭迅速，使人們的工作、生活與思維模式不斷更新，從信息、技術(shù)與意識三方面的構(gòu)建拉開了信息時代的帷幕，也使得檔案管理工作的難度日趨加深。

一、新時代背景下電子檔案工作的重要意義

計算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展迅速，電子檔案管理的使用解決了傳統(tǒng)檔案管理的各項困難，降低了人員勞動強(qiáng)度，提高了工作效率。以電子介質(zhì)為載體，利用計算機(jī)信息技術(shù)將檔案記錄方式變得多樣化，操作簡單，且檢索方便。信息技術(shù)的逐步普及，創(chuàng)造了檔案管理更大的發(fā)展空間，電子檔案是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，也是新時代檔案工作的特征。檔案管理工作由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)向信息化模式，不僅擴(kuò)大了檔案保存空間的寬度與高度，存儲模式也得到了質(zhì)的飛躍，有助于檔案管理采集、存儲、管理各項工作環(huán)節(jié)得以優(yōu)化，提高了工作效率，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用。

二、電子檔案工作現(xiàn)狀分析

1.電子檔案工作頂層設(shè)計缺失

隨著電子檔案工作從傳統(tǒng)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變速度不斷加快，工作任務(wù)日益加重。目前，有些檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案工作的重要性認(rèn)識不足、對電子檔案建設(shè)工作投入不夠，直接影響到工作人員不細(xì)心、責(zé)任感不強(qiáng)，從而導(dǎo)致檔案管理工作中的信息化建設(shè)效率低下，檔案服務(wù)工作跟不上社會發(fā)展和單位需要的步伐。

我國大部分電子檔案工作崗位缺乏專門的組織結(jié)構(gòu)，有的沒有配置專門的電子檔案工作部門，由行政部門兼職;有的設(shè)置電子檔案工作部門，工作人員只有2～5名。電子檔案信息數(shù)量、信息變化速度的劇增，僅靠幾個工作人員是很難高效完成的。

2.電子檔案工作人員整體素質(zhì)不高

我國電子檔案起步較晚，缺乏具體實踐經(jīng)驗，人員的素質(zhì)普遍偏低，缺少具有信息現(xiàn)代化知識的人員，很多人缺乏對電子檔案的理論知識、作用意義、創(chuàng)新發(fā)展等方面的認(rèn)識。電子檔案工作離不開計算機(jī)，檔案工作人員懂得計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的又少，因此，電子檔案工作人員對電子檔案的管理、開發(fā)、利用，僅停留在了解基礎(chǔ)方面，大部分人員整體素質(zhì)較低，直接影響到對電子檔案管理整體工作的開展。

3.電子檔案管理工作制度不夠完善

新時期電子檔案管理工作內(nèi)容繁雜，涉及范圍廣、資料多，需要周密健全的工作制度來保障工作的有序開展。檔案管理制度嚴(yán)重滯后，并且沒有真正的落到實處，部分管理人員未嚴(yán)格的按照制度進(jìn)行科學(xué)的檔案管理，檔案存儲混亂，信息丟失的情況就會發(fā)生。還有的企業(yè)制定了嚴(yán)格的監(jiān)管制度，但在檔案管理過程中不規(guī)范，無法適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理過程中，信息建設(shè)不全面，仍然按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行整理、歸檔，工作效率無法達(dá)到預(yù)期效果。缺乏管理制度保障，直接影響了電子檔案管理工作的推進(jìn)和檔案價值的發(fā)揮。

4.管理與服務(wù)相互脫節(jié)

一是重保管輕使用。個別檔案機(jī)構(gòu)在工作中，缺乏對電子檔案信息作用的重視，不習(xí)慣或不愿通過電子檔案信息化建設(shè)來提高工作效率，導(dǎo)致大量信息資源空閑。二是電子檔案信息資源有流失的情況。因保管不善等原因，部分?jǐn)嗝鏅n案難以進(jìn)行信息化建設(shè)，只能以傳統(tǒng)模式留存。目前，我國大部分檔案管理部門未建立明確的服務(wù)機(jī)制，在電子檔案管理工作中，缺少服務(wù)理念和服務(wù)意識，致使許多檔案存在“不用就不管，用時理不清”的現(xiàn)象，電子檔案服務(wù)效益直接受到影響。

三、促進(jìn)電子檔案工作新思維的有效策略

1.高度重視檔案信息化安全問題

電子檔案信息安全受到其自身存儲介質(zhì)多樣化影響，不安全因素形式多且繁雜，一旦產(chǎn)生了信息安全問題，就會出現(xiàn)檔案信息泄露的情況。一是通過建立電子檔案信息化安全管理部門形成有效防御機(jī)構(gòu)，從決策、管理到檢測等環(huán)節(jié)系統(tǒng)的操控電子檔案工作。二是各級檔案管理部門將電子檔案宣傳工作列入計劃，重視提升有關(guān)各種宣傳的力度及范圍。通過培訓(xùn)、交流、座談等學(xué)術(shù)活動，對現(xiàn)有成果進(jìn)行廣泛宣傳，擴(kuò)大檔案信息化安全保障的影響力。

2.提升管理人員綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力素質(zhì)建設(shè)

電子檔案管理工作不僅要求工作人員具有專業(yè)知識水平，其綜合素質(zhì)能力也是關(guān)鍵，只有兩者有機(jī)結(jié)合，才能有效提高電子檔案管理工作效率。一是檔案管理人員樹立良好的服務(wù)意識，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度開展各項工作，始終堅持以人為本，通過不斷地學(xué)習(xí)，提升自身能力，更好的為電子檔案各項工作的開展奉獻(xiàn)力量。二是重視電子檔案管理人員信息技術(shù)專業(yè)能力的培養(yǎng)，加快各級人員專業(yè)水平發(fā)展步伐。這就要求各級檔案工作人員不僅要明確各項操作規(guī)范，也要結(jié)合工作實際情況，通過進(jìn)一步學(xué)習(xí)計算機(jī)信息技術(shù)及信息安全知識，保障電子信息的有效性及安全性。三是各級檔案管理人員要樹立起主動學(xué)習(xí)意識，提高人員培訓(xùn)力度。加強(qiáng)對電子檔案管理人員和工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，分層進(jìn)行，對管理者的培訓(xùn)主要以電子檔案發(fā)展趨勢、國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀、信息技術(shù)現(xiàn)代化發(fā)展等方面為主。將電子檔案管理培訓(xùn)工作的學(xué)術(shù)交流放在工作計劃內(nèi)，可根據(jù)自身情況，通過深造學(xué)習(xí)、異地交流等方式開闊工作人員的視野，促進(jìn)電子檔案工作人員發(fā)揮積極性和主動性。

3.采取措施完善電子檔案管理制度

根據(jù)電子檔案發(fā)展規(guī)律，制定一套科學(xué)的、發(fā)展的、統(tǒng)一的工作制度，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)對電子檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。一是建立電子文件與存儲管理統(tǒng)一規(guī)范，在文件接收環(huán)節(jié)加強(qiáng)制度化管理，保障電子檔案在管理過程中信息完整。二是存儲狀況統(tǒng)計系統(tǒng)的建立，通過在全國范圍內(nèi)設(shè)置電子檔案存儲情況匯總網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合存儲介質(zhì)的選擇、使用、保存等方面的內(nèi)容，形成一套方便、明確的存儲登記匯總，便于管理者、使用者詳細(xì)了解電子檔案存儲狀況，更有利于電子檔案存儲數(shù)據(jù)信息的采集。三是建立檔案信息安全突發(fā)事件預(yù)警、防御機(jī)制，通過設(shè)立機(jī)構(gòu)、層級、權(quán)力與責(zé)任等，實行統(tǒng)一管理、分級分工、有據(jù)可依、有據(jù)可查等管理機(jī)制。堅持突發(fā)事件預(yù)警靈活應(yīng)變機(jī)制，面對突發(fā)問題，可以根據(jù)具體的對象、任務(wù)、目標(biāo)等實際情況，采取適合的方案進(jìn)行控制，以風(fēng)險最小化為原則。四是建立反饋機(jī)制，檔案開發(fā)利用可使用問卷調(diào)查、交流學(xué)習(xí)、技術(shù)座談會等線下方式，以及在線交流、留言板等線上方式建立反饋機(jī)制，通過交流反饋不僅可以促進(jìn)各個環(huán)節(jié)的溝通與合作，有利于工作的順利開展，還可以降低風(fēng)險發(fā)生率。

4.電子檔案管理與服務(wù)智能化建設(shè)

目前，我國信息科學(xué)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入世界前列，根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展十二五規(guī)劃》相關(guān)要求，國家檔案局以打造一站式檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)為近期目標(biāo)，讓所有人都能夠跨越時空的限制，方便的獲得國內(nèi)外所有國家綜合檔案館的均等化、專業(yè)化服務(wù)。

檔案部門在電子檔案管理的方式、方法上應(yīng)及時適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的速度，提高檔案信息檢索和處理能力。積極開展檔案編研工作，全面了解使用者需求，由獨立開發(fā)模式轉(zhuǎn)化為合作開發(fā)，從傳統(tǒng)型服務(wù)向信息化的綜合型服務(wù)轉(zhuǎn)換，充分利用強(qiáng)大的信息化技術(shù)，整合龐大的信息資源，從而實現(xiàn)信息資源共建共享。

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（作者單位：河南省洛陽市第一人民醫(yī)院）