周臻君

摘 要：檔案管理的歷史從商代甲骨至秦人竹簡文書，轉(zhuǎn)換到現(xiàn)在通行的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案及躍躍欲試的“單套制”電子檔案，無一不為人們展示了先進(jìn)科技推動(dòng)檔案管理模式更新?，F(xiàn)在隨著OA系統(tǒng)在單位日常辦公中的成熟應(yīng)用，文書檔案的生成和利用方式隨之發(fā)生巨大變化。電子檔案打破檔案館傳統(tǒng)工作模式的“疆域化”，促使檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)的創(chuàng)新改革，其中的便捷與隱患值得探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;文書檔案;信息化

“大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物，也是當(dāng)今行業(yè)發(fā)展和產(chǎn)業(yè)升級(jí)所無法回避的一種數(shù)據(jù)現(xiàn)象，大數(shù)據(jù)不僅引發(fā)了互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)和信息技術(shù)（IT）行業(yè)的技術(shù)革命，更對(duì)原有的管理理念和管理方式造成了一定程度的沖擊，其輻射范圍波及整個(gè)社會(huì)的各行各業(yè)，檔案管理領(lǐng)域也不例外”。大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案對(duì)于檔案資源和檔案管理工作帶來革命性改變，使檔案的“記憶”模式和工作方式產(chǎn)生了一系列要求和挑戰(zhàn)。隨著“大數(shù)據(jù)”引領(lǐng)的“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”之三大“國”字號(hào)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)監(jiān)管”“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)審批”部署，檔案電子辦公和檔案管理軟件對(duì)接逐漸取代文書檔案傳統(tǒng)模式。高校發(fā)展需要各項(xiàng)工作引領(lǐng)社會(huì)科技發(fā)展，跟進(jìn)社會(huì)政務(wù)管理模式，提高辦公效率。領(lǐng)先的科技研究和與時(shí)俱進(jìn)的高校行政運(yùn)行模式與文書檔案建設(shè)息息相關(guān)。辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）有效實(shí)現(xiàn)文書檔案綜合管理應(yīng)用，在高效便捷的管理過程中利用OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)特性，將傳統(tǒng)文書檔案管理有效、完整無誤地過渡到OA管理，完成紙質(zhì)公文和電子公文的一體化管理。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足

1.歸檔調(diào)閱時(shí)效性差。檔案館藏是檔案資源的基礎(chǔ)，檔案利用、管理始終與檔案館藏密不可分。傳統(tǒng)文書檔案是按年度在次年六月底前歸檔。滯后且材料多，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)材料在未歸檔前利用過程中的丟失，歸檔時(shí)疏忽檢查導(dǎo)致漏歸。傳統(tǒng)文書檔案借閱必須到檔案館，檔案管理人員入庫尋找文檔。首先這對(duì)于身處異地者，調(diào)閱文檔難度很大。另外高密級(jí)重要文檔一般只有一份，無法同時(shí)滿足多個(gè)使用者。再有受工作時(shí)間限制，無法實(shí)現(xiàn)全天候調(diào)閱。

2.保管不易。傳統(tǒng)文書檔案原件大多以紙質(zhì)形式存檔保管，經(jīng)歷較長時(shí)間后，檔案材料因自身物理與化學(xué)性質(zhì)的改變，和外力如潮濕、溫度、光照強(qiáng)度、鼠咬蟲嚙等非正常因素和調(diào)閱時(shí)磨損等正常因素產(chǎn)生損傷。還有對(duì)周邊環(huán)境安全、場地、館舍、管理員等需求量的自然遞增，以及其它一些突發(fā)不利因素使管理成本日漸增長。

3.管理較為復(fù)雜。文書檔案的形成和使用涉及眾多部門，需要檔案工作人員與文書歸檔部門相互配合，根據(jù)完善的規(guī)章制度完成歸檔工作。制檔部門不止一個(gè)，文件歸檔涉及從形成到辦理、流轉(zhuǎn)的每個(gè)環(huán)節(jié)：每份文件的收發(fā)登記（起草）、批示、修改、定稿、辦理、借閱以及文件平時(shí)的及時(shí)整理積累，文件完整性，承辦過程所反映情況，文字材料缺失，統(tǒng)計(jì)報(bào)表不全等漏洞問題，都會(huì)帶來檔案管理的復(fù)雜和混亂。

二、使用OA系統(tǒng)管理文書檔案的優(yōu)勢

1.大幅提高辦公效率。首先將文書檔案、OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效對(duì)接，利用辦公自動(dòng)化校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的便捷性和安全性，檔案管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)、分類、信息檢索等功能安全對(duì)接文書辦理流程。使文書檔案按件隨即整理歸檔，做到分類準(zhǔn)確、即時(shí)、完整歸檔，查閱及時(shí)、檢索有序提高文書檔案管理效率。其次傳統(tǒng)檔案管理通常是封閉、半封閉狀態(tài)運(yùn)行，檔案內(nèi)容涉及部門多、參與人員多，要提高歸檔效率通常不好操作。運(yùn)用OA系統(tǒng)，監(jiān)督者可以隨時(shí)調(diào)閱、查詢文書檔案歸檔進(jìn)度，有效掌握制作周期。還有對(duì)于已歸檔文書檔案修改，傳統(tǒng)做法需要填表記錄然后對(duì)糾錯(cuò)檔案拆卷重做。而實(shí)施OA系統(tǒng)對(duì)文書檔案管理對(duì)于歸檔文件修改只需通過鍵盤操作就可以。

2.資源隨時(shí)可供檢索，信息充分共享。傳統(tǒng)文書檔案管理受客觀條件限制，難以做到信息眾人共享，使大量信息閑置在文件柜中且查找困難。運(yùn)用OA系統(tǒng)對(duì)接檔案管理，不僅檢索方便提高文書檔案利用質(zhì)量和效率，還可以及時(shí)方便直接找到某案卷某文件，更可憑借查找到目標(biāo)信息再入庫對(duì)原件詳細(xì)了解。同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，及時(shí)了解、學(xué)習(xí)、借鑒其它檔案工作部門概況、工作重點(diǎn)以及檔案管理信息動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共建共享。

3.長久可靠保存且綠色環(huán)保。文書檔案紙質(zhì)文件保存中的耐久性等問題是檔案工作人員需要克服的困難之一。例如：來源文件并非符合存檔書寫規(guī)范要求耐久性筆跡書寫，在檔案制作和管理使用中，需要注意保護(hù)避免造成破壞性損失。電子文件檔案不存在磨損修復(fù)等特性，任何時(shí)候查閱利用都完整無誤。需要注意的是，電子文件存儲(chǔ)載體的硬件介質(zhì)光盤、磁盤和存儲(chǔ)設(shè)備硬盤備份、磁盤陣列存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)等，一般無明確使用壽命和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在工作中要注意考慮數(shù)據(jù)安全以及技術(shù)成熟度做正確選擇，避免因受外部環(huán)境影響損壞丟失數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)檔案管理，紙質(zhì)案卷內(nèi)其中一份文件或同一問題的幾份文件使用大量紙張。運(yùn)用OA系統(tǒng)管理，一臺(tái)電腦可以節(jié)省的紙不僅僅是一米高，從根本上實(shí)現(xiàn)了綠色環(huán)保。

三、使用OA系統(tǒng)管理文書檔案的隱患

1.電子文件的保密性。隨著網(wǎng)上的非法侵入電子檔案的安全性、保密性、唯一性是時(shí)刻需要提防的嚴(yán)峻問題。校園信息門戶平臺(tái)運(yùn)行使電子文件在辦公自動(dòng)化應(yīng)用中便捷實(shí)效的參與提升校園數(shù)字化服務(wù)能力，改善校園用戶使用體驗(yàn)。同時(shí)，在信息庫中檢索利用時(shí)信息容易被改，盡管有防范技術(shù)可以阻止在來源電子文件上增減刪改其內(nèi)容，但是相比較紙質(zhì)文件改動(dòng)還是防不勝防難以做到絕對(duì)保密。

2.電子文件規(guī)范保存。電子文件閱辦流轉(zhuǎn)、定稿、執(zhí)行反饋、歸檔過程及其電子檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性、機(jī)密性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作。既要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案方面法律、法規(guī)，又要遵循電子文書檔案自身特點(diǎn)。文書檔案的重要性是不允許存檔案卷有任何差錯(cuò)出現(xiàn)，虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界中，電腦病毒是防不勝防的侵襲者，這對(duì)文件流程和檔案管理人員提高了要求。管理人員不僅要有檔案管理技能還要有較高的計(jì)算機(jī)操作水平和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，以備數(shù)字化檔案時(shí)代的跟進(jìn)工作。

3.電子文件對(duì)單一媒介的過度依賴。電子文件遵循傳統(tǒng)辦文程序但完全改變了辦文模式，電子文件的起草、修改、定稿、收發(fā)、傳遞都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行且變得非常便捷。電子文件的形成、處理以及歸檔后的檔案管理也都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，這就形成了對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)運(yùn)行設(shè)備等的高度依賴性。

四、使用OA系統(tǒng)管理文書檔案實(shí)現(xiàn)高效與安全的平衡

1.完善電子檔案的任務(wù)目標(biāo)。2016年印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“要采用大數(shù)據(jù)、智慧管理等技術(shù)，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化和檔案信息資源深度開發(fā)與服務(wù)水平?！睓n案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的努力方向。OA系統(tǒng)在日常辦公各個(gè)領(lǐng)域應(yīng)用，電子文件不斷產(chǎn)生使工作效率以及社會(huì)效益有了明顯提高，電子文件從歸檔到利用對(duì)檔案管理人員不斷提出問題：規(guī)范歸檔、安全、保密、管理、利用等，這些都需要在工作中不斷改進(jìn)本單位電子文件的管理規(guī)定，逐步完善電子文件的登記、命名、收集、鑒定、歸檔、防護(hù)、安全、密級(jí)等做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。

2.制定電子文件歸檔、檢測操作細(xì)則。規(guī)范歸檔范圍是保證電子檔案完整，保證質(zhì)量的關(guān)鍵。電子文件歸檔：首先，要確定移交電子文件屬性和檢測有無電子病毒感染，就是歸檔文書處理程序完整且安全再歸檔。其次，要檢查電子文件是否完整。認(rèn)真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實(shí)、有效，所有收發(fā)文件，要求是從文件起草、修改和完成所有環(huán)節(jié)的全部信息，使電子文件流轉(zhuǎn)與形成互相匹配。

3.及時(shí)升級(jí)電子檔案管理制度。隨著檔案信息化的應(yīng)用，國家、地方、單位不斷出臺(tái)相關(guān)政策法規(guī)制度，檔案管理需及時(shí)跟進(jìn)。在電子檔案管理過程中，OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫選擇要安全可靠，OA系統(tǒng)運(yùn)行過程中要充分做好網(wǎng)絡(luò)安全防范，防病毒、防網(wǎng)絡(luò)攻擊等，并要做好數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)異地備份，選擇一套電子簽章驗(yàn)證系統(tǒng)，設(shè)立風(fēng)控專員，增加審核鑒定，確保每條數(shù)據(jù)的唯一性，不可更改性。根據(jù)實(shí)際工作不斷熟悉辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，了解各部門歸檔、利用過程中的問題和建議，及時(shí)修訂完善本單位電子文件管理制度，充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理創(chuàng)新。

總之，文書檔案信息化徹底改變了人們對(duì)檔案管理及利用的傳統(tǒng)思路，文書檔案實(shí)施OA系統(tǒng)管理高效與安全運(yùn)行是現(xiàn)實(shí)存在的矛盾，也是各部門工作中要面對(duì)的問題，這需要提高文書檔案建立與發(fā)布者的工作水平，也要提高文書檔案使用者的熟悉與習(xí)慣程度。隨著信息化發(fā)展檔案管理工作方式也不斷推陳出新，檔案信息化可能不僅僅局限在OA系統(tǒng)這一種應(yīng)用，這就要求我們不斷學(xué)習(xí)，讓作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史衍生物的檔案，更符合時(shí)代要求全面記錄信息的原始性和真實(shí)性，激發(fā)后期有用利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]洪澤文.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的變革及要求[J].山西檔案，2018

（作者單位：寶雞文理學(xué)院檔案館）