郭秀慧

摘要：企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式是應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要途徑，而內(nèi)部控制就是提升經(jīng)營(yíng)管理水平的重要制度?，F(xiàn)代化企業(yè)已經(jīng)廣泛的通過(guò)內(nèi)部控制管理來(lái)達(dá)到提升經(jīng)營(yíng)管理水平的目的，通過(guò)該方式能夠提升管理質(zhì)量，滿(mǎn)足企業(yè)規(guī)模不斷發(fā)展的需要。本文選擇企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)作為具體研究對(duì)象，分析采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)整體發(fā)展的作用，對(duì)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制管理問(wèn)題進(jìn)行挖掘，總結(jié)出改進(jìn)措施便于企業(yè)強(qiáng)化采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理水平。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)付款;內(nèi)部控制;企業(yè)管理

內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展至關(guān)重要，建立內(nèi)部控制體系是企業(yè)良好運(yùn)行的基石。隨著現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于內(nèi)部控制重要地位的凸顯，許多企業(yè)開(kāi)始重視內(nèi)部控制水平的提升。采購(gòu)是現(xiàn)代企業(yè)的重要工作內(nèi)容，采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)不僅牽涉到大宗資金支出，而且對(duì)公司整個(gè)運(yùn)營(yíng)有重大影響，加強(qiáng)內(nèi)部控制十分必要，必須吸取國(guó)內(nèi)外企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從強(qiáng)化內(nèi)部控制入手，避免風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生。

一、采購(gòu)與付款流程內(nèi)部控制具體理論

（一）內(nèi)部控制概述

內(nèi)部控制通常是指受到組織架構(gòu)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、經(jīng)營(yíng)管理等多方因素下強(qiáng)化企業(yè)管理的綜合性管理制度。但是內(nèi)部控制的定義是十分廣泛的，并不是特別具體，因此許多企業(yè)在應(yīng)用內(nèi)部控制時(shí)往往很難進(jìn)行深入的理解。內(nèi)部控制通常涵蓋三類(lèi)目標(biāo)，第一就是對(duì)于企業(yè)的總績(jī)效、利潤(rùn)以及資源的保障;第二是確保管理以及其他相關(guān)信息的真實(shí)性，避免粉飾披露的情況產(chǎn)生;第三就是確保企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理流程都是符合法律規(guī)定的，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。

（二）采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制主要目標(biāo)

針對(duì)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制的研究是十分有必要的，不僅是為了企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)管理水平的提升，更是為企業(yè)資金的運(yùn)用提供保障。需要結(jié)合企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的特征制定內(nèi)部控制的具體目標(biāo)。首先就是要確保資金的安全性，避免資金管理存在漏洞;將各項(xiàng)采購(gòu)申請(qǐng)目的、可行性以及實(shí)際調(diào)研情況進(jìn)行審查，并且確保審批人員的審批權(quán)限;落實(shí)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，在采購(gòu)入庫(kù)過(guò)程中要嚴(yán)格質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，形成信息化檔案;入庫(kù)結(jié)束后需要根據(jù)要求進(jìn)行票據(jù)審核以及完成付款，強(qiáng)化后續(xù)發(fā)票、退貨管理機(jī)制。其次就是提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)有效的采購(gòu)制度為企業(yè)生產(chǎn)提供不間斷的優(yōu)質(zhì)材料，避免采購(gòu)環(huán)節(jié)停滯影響整個(gè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)流程;最后就是發(fā)揮資金的最大效用，有效付款內(nèi)部控制能夠幫助企業(yè)加強(qiáng)對(duì)資金的管理，提升資金周轉(zhuǎn)速度。

二、企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在問(wèn)題

（一）內(nèi)部控制基礎(chǔ)環(huán)境薄弱

內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)部控制落實(shí)的重要基礎(chǔ)，可以說(shuō)制度應(yīng)用的環(huán)節(jié)決定著該制度能否發(fā)揮出效用。只有在企業(yè)團(tuán)隊(duì)當(dāng)中形成內(nèi)部控制氛圍，內(nèi)部控制工作在執(zhí)行上更加符合要求。影響采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制環(huán)境是因素是多方面的，比如：企業(yè)文化、公司治理、合理的組織架構(gòu)和明確的職責(zé)權(quán)限，尤其是采購(gòu)、財(cái)務(wù)部門(mén)組織架構(gòu)的設(shè)置情況。是否將兩個(gè)部門(mén)納入到內(nèi)部控制制度當(dāng)中;而且相應(yīng)的采購(gòu)、付款流程的信息化基礎(chǔ)可以為內(nèi)部控制提供技術(shù)基礎(chǔ)么？這些都是影響采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制質(zhì)量的重要問(wèn)題。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估困難

企業(yè)內(nèi)部控制是離不開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)程的，然而采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估往往困難重重。由于采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)牽涉到企業(yè)的原材料、資金等重要資源，通常所面臨的風(fēng)險(xiǎn)是十分多樣化的。比如采購(gòu)過(guò)程中，原材料的市場(chǎng)環(huán)境出現(xiàn)大幅度變化，會(huì)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的成本與銷(xiāo)售價(jià)格形成重要影響;采購(gòu)原材料成本的增加會(huì)引發(fā)產(chǎn)品生產(chǎn)成本增加的風(fēng)險(xiǎn)，而且供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)直接影響原材料的質(zhì)量也會(huì)直接影響到產(chǎn)品的最終質(zhì)量，這些對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)極大的挑戰(zhàn)。后續(xù)的付款環(huán)節(jié)如果脫離實(shí)際情況，應(yīng)付與預(yù)付賬款管理直接會(huì)對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理形成不利影響。因此要想對(duì)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的評(píng)估就需要構(gòu)建審核、付款、質(zhì)量評(píng)估以及市場(chǎng)應(yīng)對(duì)措施，才能夠針對(duì)相應(yīng)的缺陷進(jìn)行解決。

（三）控制活動(dòng)內(nèi)容繁雜

企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)主要目的是確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能高效穩(wěn)定運(yùn)行，提升資金的使用效率。通常需要企業(yè)各個(gè)部門(mén)、崗位協(xié)同合作才能夠落實(shí)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)，在聯(lián)合調(diào)動(dòng)上存在較大的困難。企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制涉及到請(qǐng)購(gòu)、審批、合同簽訂、入庫(kù)驗(yàn)收、付款對(duì)賬與發(fā)票等，整個(gè)流程需要標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序才能夠提升控制活動(dòng)的效率。正是因?yàn)榭刂苹顒?dòng)的復(fù)雜性，許多企業(yè)在采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制往往存在“偷工減料”的情況，存在管理漏洞。

（四）監(jiān)督體系的欠缺

企業(yè)在應(yīng)用內(nèi)部控制過(guò)程中必定需要監(jiān)督體系作為保障，只有擁有監(jiān)督體系才能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制流程所存在的缺陷，為內(nèi)部控制的有效應(yīng)用降低風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)通過(guò)監(jiān)督體系能夠針對(duì)內(nèi)部控制流程進(jìn)行及時(shí)的修正，調(diào)整內(nèi)部控制的應(yīng)用方向有利于內(nèi)部控制與企業(yè)發(fā)展更加契合。但是具體到采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的監(jiān)督體系上，忽略采購(gòu)人員與供應(yīng)商關(guān)系的監(jiān)督，雙方人員合作損害企業(yè)采購(gòu)利益。而付款環(huán)節(jié)的監(jiān)督則體現(xiàn)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量上，對(duì)于每項(xiàng)采購(gòu)的付款金額要進(jìn)行實(shí)時(shí)的記錄、統(tǒng)計(jì)，便于發(fā)現(xiàn)采購(gòu)合同金額的問(wèn)題。另外需要針對(duì)付款環(huán)節(jié)資金運(yùn)用情況進(jìn)行監(jiān)督，但是付款環(huán)節(jié)的資金運(yùn)用通常關(guān)注按合同規(guī)定的時(shí)限安排付款，而對(duì)于付款過(guò)程的實(shí)際情況很難進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督。極易使得企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)處于內(nèi)部控制監(jiān)督失效狀態(tài)。

三、優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施

（一）完善內(nèi)部控制制度建設(shè)

企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程需要都納入到內(nèi)部控制范疇中，從請(qǐng)購(gòu)、審批等等后續(xù)流程著手，確保整個(gè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)處于內(nèi)部控制體系中。相關(guān)的內(nèi)部控制制度需要從職務(wù)分離、訂貨報(bào)價(jià)、付款稽查等角度出發(fā)，形成嚴(yán)格的、相互制約、監(jiān)督的采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制體系。首先需要形成科學(xué)的內(nèi)部控制責(zé)任機(jī)制，主要是將采購(gòu)與付款流程的各個(gè)參與崗位的具體職責(zé)進(jìn)行明確，針對(duì)采購(gòu)人員要形成崗位輪換機(jī)制;其次是要強(qiáng)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作，通過(guò)嚴(yán)格的財(cái)務(wù)管理制度落實(shí)會(huì)計(jì)記錄信息的真實(shí)性建設(shè)，確保各個(gè)付款流程符合財(cái)務(wù)管理制度。

（二）積極構(gòu)建嚴(yán)密的風(fēng)險(xiǎn)防范體系

內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)防范有著直接的聯(lián)系，當(dāng)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié)存在困難時(shí)，需要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范體系的建設(shè)，做好事前控制。針對(duì)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范體系需要從“控、堵、審”三個(gè)方向出發(fā)，逐漸形成嚴(yán)密的采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范體系?！翱亍本褪且槍?duì)采購(gòu)與付款流程進(jìn)行控制，要形成標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)與付款流程，避免擅自進(jìn)行流程的調(diào)整給采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn);“堵”則是針對(duì)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)所存在的漏洞進(jìn)行彌補(bǔ)，例如對(duì)某些崗位職權(quán)進(jìn)行限制，堵住其徇私舞弊的心思;“審”就是針對(duì)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)各項(xiàng)資料進(jìn)行嚴(yán)格的審查。通過(guò)多角度的方式形成嚴(yán)密的采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范體系有利于內(nèi)部控制的持續(xù)運(yùn)作。

（三）控制活動(dòng)信息化建設(shè)

企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制活動(dòng)繁雜將會(huì)影響到采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的運(yùn)作效率，采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)通常是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的開(kāi)端，如果缺乏效率會(huì)影響整個(gè)生產(chǎn)的效率。因此企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng)應(yīng)該注重效率的提升，通過(guò)技術(shù)手段將繁雜進(jìn)行去除。最主要的方式就是進(jìn)行信息化建設(shè)，可以針對(duì)企業(yè)采購(gòu)與付款形成集合平臺(tái)，各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程直接嵌入到平臺(tái)中，各個(gè)崗位的人員就可以直接在網(wǎng)上完成具體工作，而且還能夠達(dá)到留痕的目的，便于責(zé)任的追溯。控制活動(dòng)信息化的建設(shè)有效提升采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制效率。

（四）完善內(nèi)部控制監(jiān)督體系

內(nèi)部監(jiān)督的關(guān)鍵在于監(jiān)管措施的健全、完善、有效實(shí)施。首先要有內(nèi)控委員會(huì)，定期組織內(nèi)控的自我評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果要納入年終考核體系并與業(yè)績(jī)掛鉤。二是需要對(duì)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的各項(xiàng)流程進(jìn)行監(jiān)督，只有確保流程的規(guī)范性才能夠避免操作風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn);而且需要發(fā)揮采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)各個(gè)崗位上職工監(jiān)督職能作用，能夠形成有效的制約的監(jiān)督體系。三是則是對(duì)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行監(jiān)督，主要依靠績(jī)效管理，通過(guò)績(jī)效管理能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，能夠有針對(duì)性的提出優(yōu)化策略進(jìn)行解決。

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