王婭瓊, 夏熙彥

(陸軍軍醫(yī)大學西南醫(yī)院口腔科,重慶 400038)

本院既往采用傳統(tǒng)的口腔耗材管理模式，即由口腔科向醫(yī)院提出耗材使用申請，到貨后科室派庫房管理人員到設備科或供應室領取相應耗材，這部分屬于醫(yī)院設備器材管理范疇，有完整的入出庫記錄，管理規(guī)范。但在科室領取耗材的后續(xù)管理上，仍采用手工記賬的方式，各使用人隨領隨用，庫管人員手工記錄。不僅無法及時、準確反映領用和庫存信息，而且統(tǒng)計困難，庫管人員在月底常?；ㄙM大量時間和精力來統(tǒng)計耗材的領用情況。而這種不及時和不準確也客觀上造成耗材領用把關不嚴，存在多領、濫用等現(xiàn)象。本院早提出“數(shù)字化醫(yī)院”的建設目標[1]，為更好地推動信息化建設，提升管理理念，改進管理模式，基于ACCESS數(shù)據(jù)庫開發(fā)口腔庫房管理系統(tǒng)。

1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能

1.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)口腔庫房管理系統(tǒng)由用戶登錄、入庫系統(tǒng)、出庫系統(tǒng)、庫存查詢、后臺管理等模塊組成(圖1)。

1.2 系統(tǒng)功能

1.2.1 用戶登錄驗證系統(tǒng) 具備授權(quán)密碼的庫房管理員可登錄并使用該系統(tǒng)，避免其他無關人員使用，以保證該管理系統(tǒng)的準確性和保密性。

圖1 口腔庫房管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

1.2.2 入庫系統(tǒng) 可錄入需要入庫的口腔器材的名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量等內(nèi)容，并自動錄入入庫時間，其中名稱、規(guī)格、單價等內(nèi)容可通過后臺管理，在材料名稱表中錄入或修改?？砂慈掌凇⒛?、月等進行入庫報表打印。

1.2.3 出庫系統(tǒng) 可錄入領用材料的部門、經(jīng)領人、經(jīng)辦人、材料名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，并自動錄入出庫時間。同時具有自動比對庫存功能，庫存不足時不能完成出庫?？蓪︿浫霐?shù)據(jù)進行增、減、刪除、保存等操作，并可按日期、年、月等進行出庫報表打印，報表可自動按部門、經(jīng)領人分別進行匯總、統(tǒng)計，方便科室管理。

1.2.4 庫存查詢系統(tǒng) 可對當前材料的庫存情況進行查詢。

1.2.5 后臺管理 后臺管理主要包括管理員的用戶名和密碼管理，管理各種表格如員工名單表、材料清單表等，均使用ACCESS自帶的表功能進行管理，簡單而方便。

2 系統(tǒng)設計

2.1 設計需求可用于庫房管理系統(tǒng)開發(fā)的軟件和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)很多，選擇何種開發(fā)工具應依據(jù)實際需求而定。本院擬建立的口腔庫房管理系統(tǒng)將運行于醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡上，并局限于一個科室使用，無需使用Web管理功能。且預期的數(shù)據(jù)量不大，無需使用大型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，故使用MS Office中的ACCESS進行二次開發(fā)是一種高效、低成本的選擇[2-3]。ACCESS包括表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊等七大要素，根據(jù)需要，使用其中的表、查詢、窗體、報表、宏共五個要素。

2.2 表的設計ACCESS的表是儲存數(shù)據(jù)的基礎，所需要的所有數(shù)據(jù)都應該存放在相應的表中，以方便使用查詢、窗體或報表等讀取數(shù)據(jù)。表的創(chuàng)建不應隨心所欲，而是應該根據(jù)實際需要創(chuàng)建相應表格及字段名稱，否則容易造成數(shù)據(jù)的混亂或者重復記錄。根據(jù)口腔科庫房管理的特點和需求，一共創(chuàng)建包括部門、材料、員工、入庫、入庫明細、出庫、出庫明細、庫存、管理員在內(nèi)的9個表格。部門表包括部門ID、部門名稱2個字段。材料表包括材料ID、材料名稱、規(guī)格、單位、單價、代碼6個字段。員工表包括員工ID、員工姓名、部門ID 3個字段。入庫表包括入庫ID、入庫日期、管理員ID 3個字段。入庫明細表包括入庫ID、材料ID、入庫量、單價、單位5個字段。出庫表包括出庫ID、部門ID、員工ID、管理員ID、出庫日期5個字段。出庫明細表包括出庫ID、材料ID、出庫量、單價、單位5個字段。庫存表包括材料ID、入庫合計、出庫合計、庫存量4個字段。管理員表包括管理員ID、管理員姓名、登錄密碼3個字段。表格創(chuàng)建成功僅僅是表格設計的第一步，接下來要仔細考量各表間關系，并實施參照完整性，從而實現(xiàn)表格的相互關聯(lián)、相互引用、動態(tài)更新，為后續(xù)的開發(fā)建立良好的基礎[4](圖2)。需要強調(diào)的是，將入/出庫分別拆分為入/出庫和入/出庫明細兩張表，并在入/出庫明細中分別設置兩個主鍵，以應對日常入出庫耗材時通常一次性入或出庫多種材料的需求，以簡化入出庫程序、提高工作效率。

圖2 表格的相互關系

2.3 窗體和查詢設計窗體是ACCESS程序人機交互的界面，相當于Client/Server架構(gòu)程序的客戶端，可以使操作和錄入數(shù)據(jù)變得簡單而方便[5]。首先通過向?qū)?chuàng)建一個名為“菜單”的主窗體，放置入庫、出庫、庫存、工作量和管理5個功能按鈕，以實現(xiàn)其他窗體之間的切換。

2.3.1 入庫窗體 利用向?qū)?chuàng)建入庫主窗體，設置入庫ID、入庫日期及經(jīng)辦人，入庫日期默認設置為當前系統(tǒng)日期，經(jīng)辦人采用組合框進行下拉菜單選擇，數(shù)據(jù)來源為管理員表。接著利用向?qū)?chuàng)建入庫子窗體，選擇表格布局方式。同時創(chuàng)建一個名為“入庫明細查詢”的查詢，用以查詢?nèi)霂旌腿霂烀骷毐碇械男畔?，并將其作為入庫子窗體的數(shù)據(jù)來源。在入庫子窗體下方放置返回、新增、保存、取消、打印、退出6個功能按鈕，分別實現(xiàn)返回菜單窗體、新增一條入庫記錄、保存當前入庫記錄、刪除當前未保存的入庫記錄、打印報表、退出庫房管理程序等功能。新增、保存、取消功能通過寫入VB程序?qū)崿F(xiàn)，返回、打印、退出通過新建3個宏來實現(xiàn)(圖3)。

圖3 入庫窗體

2.3.2 出庫窗體 出庫窗體創(chuàng)建方法與入庫窗體相似，功能按鈕的設置完全與入庫窗體相同。不同的是增加經(jīng)領部門和經(jīng)領人標簽，同樣采用組合框的結(jié)構(gòu)，通過下拉菜單進行選擇，數(shù)據(jù)分別來源于部門和員工表。新建“出庫明細查詢”，用以查詢出庫和出庫明細表中的信息，并將其作為出庫子窗體的數(shù)據(jù)來源(圖4)。

圖4 出庫窗體

2.3.3 庫存查詢窗體 創(chuàng)建庫存窗體，增加材料名、規(guī)格兩個文本框，用于輸入查詢條件。新建庫存子窗體，以表格布局方式顯示。此處新建多個查詢以實現(xiàn)查詢庫存的功能。首先分別創(chuàng)建入庫量和出庫量查詢，利用ACCESS自帶的查詢總計功能，統(tǒng)計每項材料的入出庫總量。其次新建“庫存查詢”，調(diào)用入庫和出庫量總計并計算出兩者的差值即剩余庫存。最后再建立一個名為“庫存窗體查詢”的查詢，在材料名稱的條件下輸入“Like IIf(IsNull([Forms]![庫存]![材料名]),'*','*' & [Forms]![庫存]![材料名] & '*')”，在規(guī)格的條件下輸入“Like IIf(IsNull([Forms]![庫存]![規(guī)格]),'*','*' & [Forms]![庫存]![規(guī)格] & '*')”，以實現(xiàn)根據(jù)輸入的查詢條件查詢相應材料庫存情況的可能。庫存子窗體下方放置返回、查詢、取消、打印、退出5個功能按鈕，其中返回、打印、退出與入出庫窗體功能相同，查詢、取消按鈕通過寫入VB程序?qū)崿F(xiàn)執(zhí)行查詢及清除查詢條件并顯示所有庫存的功能(圖5)。

圖5 庫存查詢窗體

2.4 報表設計使用ACCESS內(nèi)置的報表工具實現(xiàn)對數(shù)據(jù)進行查詢、分類、統(tǒng)計和打印等功能[6]。本系統(tǒng)共設計兩個報表，分別為入庫和出庫報表。在入/出庫主窗體界面單擊打印，即可跳轉(zhuǎn)至報表打印選項。入庫報表可手動輸入需要打印報表的起止日期，默認為當前系統(tǒng)日期，以方便庫管員完成入庫數(shù)據(jù)錄入后直接打印當日入庫報表。入庫報表顯示材料名稱、入庫日期、入庫量、單位、單價、總價及經(jīng)辦人，分別統(tǒng)計入庫量和總價。出庫報表根據(jù)科室需要，一般按月統(tǒng)計。故出庫報表可直接選擇需要打印報表的年和月，系統(tǒng)自動填入起止日期，當然也可手動輸入。出庫報表可分別打印全科或個人出庫情況，報表顯示經(jīng)領部門、材料名稱、出庫日期、出庫量、單位、單價、總價及經(jīng)領人，分部門統(tǒng)計耗材出庫量和總價。

2.5 系統(tǒng)登錄和安全管理本系統(tǒng)僅限庫房管理人員使用，故設置管理員賬號和密碼，僅授權(quán)管理員有新建、修改、刪除、查詢、導出和導入記錄的權(quán)限。建立系統(tǒng)登錄窗體，在VB代碼中加入驗證當前用戶名及密碼以決定是否切換到主菜單窗體，以達到保護系統(tǒng)安全性的目的。

3 應用總結(jié)

與其他臨床科室相比，口腔科所使用的各種耗材的種類和數(shù)量均要遠遠超出。且隨著醫(yī)學技術的不斷發(fā)展，這些耗材的種類還在日益豐富。另外口腔高值耗材多，但因為管理方法落后，使用監(jiān)管較為困難[7-8]。本科既往雖已建立手工記賬式管理模式和制度，但難以滿足口腔耗材種類及數(shù)量日益增多的需求，極大地增加管理的難度和庫管人員的工作量。在本院數(shù)字化建設取得矚目成就的趨勢下，建立一套科學、合理、高效的口腔庫房管理系統(tǒng)，對各類耗材的庫存、成本、走向等進行科學的統(tǒng)計和有效的追蹤，成為亟需解決的問題[9-10]。本系統(tǒng)建立至今已在臨床應用兩年多時間，整體運行狀態(tài)良好。該系統(tǒng)顯著簡化耗材入出庫流程,節(jié)省庫管人員的工作量,記錄完善、查閱方便，統(tǒng)計科學、高效，已成為科室?guī)旆抗芾聿豢苫蛉钡囊画h(huán)。并且通過對各部門、人員領用耗材數(shù)量、成本的統(tǒng)計和追蹤，為控制高值耗材、防止浪費提供切實的依據(jù)，對提高科室整體的管理水平作出重大貢獻。