張晨燕

【摘 要】 突如其來的新冠疫情幾乎影響了所有的行業(yè)，高校財務(wù)部門無疑也受到了直接的沖擊。新形勢新情況要求高校的財務(wù)工作迅速適應(yīng)“零接觸”和線上辦公狀態(tài)的疫情防控需要。在此背景下，高校財務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要高校財務(wù)管理在流程管控過程中發(fā)揮重要作用，財務(wù)流程管理模式由原來的“管控型”向“服務(wù)+管控型”轉(zhuǎn)變?；凇案咝Ｘ攧?wù)健全突發(fā)事件應(yīng)急長效機(jī)制”的思路，文章揭示了疫情對高校財務(wù)工作造成的挑戰(zhàn)和沖擊，對高校財務(wù)管控思路、報銷及辦事流程中存在的問題進(jìn)行了分析，有針對性地提出了當(dāng)前高校在財務(wù)管控流程方面應(yīng)采取的優(yōu)化措施。

【關(guān)鍵詞】 疫情防控; 高等學(xué)校; “零接觸”; 財務(wù)管控; 流程優(yōu)化

【中圖分類號】 F232? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2020）08-0142-03

一、引言

2020年2月4日，教育部發(fā)布在線教學(xué)組織與管理工作指導(dǎo)意見，以應(yīng)對新冠肺炎疫情對高校帶來的影響。突如其來的疫情猝不及防，高校財務(wù)部門無疑也受到了直接影響。高校財務(wù)部門聚焦于會計信息生產(chǎn)和使用，在會計信息的生產(chǎn)和使用過程中，需要大量“面對面”的線下操作和管控，包括人的交流（信息溝通）和物（憑證、票據(jù)、文檔等）的交換。本次疫情在很大程度上阻斷了財務(wù)管控流程中“面對面”的線下流程，迫切要求高校財務(wù)部門更多地采用新思維、新方法、新技術(shù)來應(yīng)對新挑戰(zhàn)。因此，在新冠疫情防控背景下研究高校當(dāng)前和未來財務(wù)管控的流程優(yōu)化與應(yīng)急機(jī)制建設(shè)具有一定的理論與現(xiàn)實(shí)意義。

二、疫情防控背景下高校財務(wù)管控工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）傳統(tǒng)的財務(wù)管控思路無法滿足當(dāng)前疫情防控的需要

疫情防控背景下為有效避免直接傳播、氣溶膠傳播和接觸傳播，需要實(shí)行人與人之間的“零接觸”，以此來防范新冠肺炎病毒的傳播。這就要求原始單據(jù)數(shù)字化采集、審批業(yè)務(wù)、收付款業(yè)務(wù)、項目評審與評價業(yè)務(wù)等活動都要實(shí)行“零接觸”[1]。“零接觸”對高校傳統(tǒng)管控流程中諸多日常運(yùn)行工作產(chǎn)生了極大影響。傳統(tǒng)財務(wù)管控模式下，原始單據(jù)審查、復(fù)核、業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)中的內(nèi)部控制制度都需要進(jìn)行大量的“面對面”線下簽批、審核、交流與溝通。高校財務(wù)管控流程中涉及的日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)又繁雜，“零接觸”在很大程度上阻斷了高校傳統(tǒng)財務(wù)管控流程中“面對面”的線下管理與監(jiān)督活動，在疫情防控背景下，高校財務(wù)管控的壓力倍增。與此同時，因防控新冠肺炎疫情客觀需要，教育部適時提出了“停課不停學(xué)”的要求。這又要求高校財務(wù)部門在疫情防控背景下還要保證和支持“停課不停學(xué)”及疫情防控相關(guān)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，確保諸如費(fèi)用報銷、收付款等財務(wù)工作能正常進(jìn)行。傳統(tǒng)管控制度下的業(yè)務(wù)流程要滿足疫情防控“零接觸”的要求，日常業(yè)務(wù)將基本停滯，只能采用“特事特辦”的方式支持重要業(yè)務(wù)先行辦理，其余業(yè)務(wù)均需要推遲辦理，這些都是傳統(tǒng)財務(wù)管控流程和慣性思維下所沒有遇到過的。疫情防控對于當(dāng)下乃至未來的高校財務(wù)管控工作產(chǎn)生了深刻影響[2]，可能會加劇財務(wù)管控的思維模式改變和數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（二）傳統(tǒng)的費(fèi)用報銷模式存在疫情傳播風(fēng)險

傳統(tǒng)財務(wù)管控模式下財務(wù)報銷流程對于疫情背景下開展財務(wù)工作將造成極大的壓力。從費(fèi)用報銷等業(yè)務(wù)的操作層面來看，報銷人員在辦理費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)時通常需要先填寫紙質(zhì)報銷單或者在費(fèi)用報銷系統(tǒng)中填寫報銷單，準(zhǔn)備相關(guān)支持性憑證，包括發(fā)票、審批單、報銷單，交予報賬員審核。審核通過之后遞交給相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)簽批，經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的手工或者系統(tǒng)審批，之后需要到各高校的財務(wù)報賬大廳辦理報銷相關(guān)手續(xù)。這些流程中涉及大量人與人之間的密切接觸，此現(xiàn)象極不利于疫情防控。但疫情防控的實(shí)際情況又要求高?！巴Ｕn不停學(xué)”，教學(xué)科研活動還得正常進(jìn)行。如果因疫情而暫時推遲費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)的進(jìn)行，對于整個高校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)和科研進(jìn)展都具有一定的影響。因此，在疫情防控背景下，如果沿用傳統(tǒng)費(fèi)用報銷管控流程進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理存在著疫情傳播的巨大風(fēng)險。

（三）傳統(tǒng)的財務(wù)管控流程制約著財務(wù)云的有效實(shí)施

當(dāng)前部分高校出于安全考慮將財務(wù)信息系統(tǒng)建立在封閉的內(nèi)部局域網(wǎng)之上，加之物理隔離等手段確保財務(wù)信息的安全。但是此種出于安全考慮的模式造成高校內(nèi)各單位的信息孤島現(xiàn)象，數(shù)據(jù)無法共享。隨著當(dāng)前信息化的趨勢愈演愈烈，各高校均針對相關(guān)業(yè)務(wù)優(yōu)化相應(yīng)的專業(yè)化管理系統(tǒng)。例如，學(xué)校財務(wù)信息系統(tǒng)、費(fèi)用報銷系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等，以解決高校內(nèi)部信息孤島現(xiàn)象問題。最后，高校各部門各自為戰(zhàn)，以自身績效為動力，看似方便了某項工作，但是從高校整體來看，本應(yīng)當(dāng)屬于高校共有的信息系統(tǒng)，卻被人為拆分和切割。許多高校為打破信息孤島現(xiàn)象，又大力推動財務(wù)云建設(shè)。財務(wù)云是將財務(wù)共享管理模式與云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)、財務(wù)管理、資金管理三中心合一，建立集中、統(tǒng)一的財務(wù)云中心，支持多終端接入模式，實(shí)現(xiàn)“核算、報賬、資金、決策”的協(xié)同應(yīng)用[3]。從當(dāng)前疫情防控的需要來講，財務(wù)云正好可以發(fā)揮“零接觸”的財務(wù)管控效果。但從實(shí)際運(yùn)行效果來看，許多高校的財務(wù)云并沒有真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，相反受制于傳統(tǒng)財務(wù)管控流程，財務(wù)人員不僅需要大量數(shù)據(jù)支持其線上操作，還需要內(nèi)部進(jìn)行各種溝通及諸多業(yè)務(wù)的線下手工處理，人為增加了溝通與交流、手工處理與線上操作等管理成本。

（四）傳統(tǒng)的財務(wù)管控缺乏應(yīng)對疫情防控的應(yīng)急機(jī)制

長期以來的“面對面”管控方式，加之當(dāng)前部分高校出于安全考慮將財務(wù)信息系統(tǒng)建立在封閉的局域網(wǎng)之上，直接產(chǎn)生信息孤島現(xiàn)象。封閉的信息系統(tǒng)和疫情防控需要使得當(dāng)前的“線上辦公”變成“電話+快遞+郵件”等輔助方式的辦公，信息無法實(shí)現(xiàn)共享，還是需要進(jìn)行線下一些“面對面”的溝通協(xié)調(diào)，導(dǎo)致在疫情防控期間極大地影響財務(wù)工作的正常開展與運(yùn)行。傳統(tǒng)財務(wù)管控流程下，高校各部門更偏向依賴于使用紙質(zhì)的信息傳遞方式，難以實(shí)時、高效地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集、分析和處理，財務(wù)部門也難以實(shí)現(xiàn)支持管理決策的職能。在沒有建立起相應(yīng)突發(fā)事件應(yīng)急機(jī)制的情況下，如果冒然取消傳統(tǒng)模式下“財務(wù)審核—院、校級領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)各自財務(wù)報銷審批權(quán)限進(jìn)行審批）—領(lǐng)導(dǎo)或集體決策審批同意后，財務(wù)付款”等必要流程以及其他方面的管控流程，又會造成監(jiān)管缺位。雖然當(dāng)前有些高校針對新冠疫情頒布了一些規(guī)章制度，但只是臨時應(yīng)急制度或辦法，還稱不上是一種應(yīng)急機(jī)制。傳統(tǒng)的財務(wù)管控思維將“面對面”的審批、簽字、匯報與交流溝通等流程硬性設(shè)置成一個不可逾越的內(nèi)控制度保證，而疫情防控的“零接觸”要求直接沖擊的就是“面對面”交流，這兩者矛盾解決的途徑就是建立和完善突發(fā)事件應(yīng)急的長效機(jī)制。

三、疫防控情背景下高校財務(wù)管控流程的優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化財務(wù)管控總體思路

解決問題的關(guān)鍵首先是改變傳統(tǒng)思路。本次疫情事件在很大程度上迫切要求高校財務(wù)部門更多地從財務(wù)管控的思路進(jìn)行優(yōu)化和改革。對于原始單據(jù)數(shù)字化采集、審批業(yè)務(wù)、收付款業(yè)務(wù)、項目評審與評價業(yè)務(wù)等活動的傳統(tǒng)管控思路都要進(jìn)行變革?！熬€上與線下”相結(jié)合的工作模式應(yīng)成為以后財務(wù)管控的主要思路。另外，高校要將單純的財務(wù)管控轉(zhuǎn)變成“管控+服務(wù)”的理念。例如，在此次疫情防控過程中，福建某高校為減少高校教職員工往來財務(wù)處交叉接觸的機(jī)率，各部門、各學(xué)院需指定預(yù)審員專門負(fù)責(zé)本部門的報賬工作。教職員工需要進(jìn)行經(jīng)費(fèi)報銷時，先通過各部門、各學(xué)院的財務(wù)綜合管理信息平臺發(fā)起線上報銷申請，將相關(guān)原始材料的電子版本提交至預(yù)審員，由預(yù)審員統(tǒng)一進(jìn)行網(wǎng)上申報財務(wù)報銷流程。財務(wù)部門在收到線上報銷申請后，將根據(jù)部門報銷數(shù)量統(tǒng)籌安排審核審批時間，之后進(jìn)入轉(zhuǎn)賬流程。轉(zhuǎn)賬完成之后，各部門、各學(xué)院將會在線上內(nèi)部財務(wù)系統(tǒng)通知預(yù)審員轉(zhuǎn)賬結(jié)果。待疫情穩(wěn)定后，再讓預(yù)審員統(tǒng)一整理報銷的原始材料單據(jù)，讓財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。確保財務(wù)部門在疫情防控要求下保障各項經(jīng)費(fèi)正常審核支出，又做到財務(wù)報銷過程的“零接觸”，避免教職員工與財務(wù)人員的交叉接觸。疫情結(jié)束后線下預(yù)審員制度也可繼續(xù)實(shí)施，這樣既可以大大節(jié)省財務(wù)人員處理一線業(yè)務(wù)的時間精力，又可方便高校全體教職工，減少他們在財務(wù)處、各科室、職能部門之間為簽字蓋章而奔波的辛苦，真正將財務(wù)“管控與服務(wù)”有機(jī)結(jié)合起來。

（二）優(yōu)化費(fèi)用報銷流程和手續(xù)

高校的科研、教學(xué)、學(xué)生、行政管理等各項工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜，因此費(fèi)用報銷系統(tǒng)基本無法停止。在“零接觸”的防控要求下，利用智能化手段實(shí)現(xiàn)“零接觸”的移動化費(fèi)用報銷不僅僅有利于防控疫情，更有利于提高財務(wù)人員、報銷人員、審批人員的工作效率[4]。從報銷人員的角度來看，可以將費(fèi)用報銷所需的各項紙質(zhì)憑證通過光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition，OCR）程序來智能采集并實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)憑證的電子化，并且OCR所實(shí)現(xiàn)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)可以保存至報銷人員的智能手機(jī)中，以方便下次進(jìn)行費(fèi)用報銷，以此來無縫對接高校的費(fèi)用報銷系統(tǒng)，相關(guān)紙質(zhì)憑證可待高校復(fù)工開學(xué)之后進(jìn)行提交。從審批人員的角度來看，利用智能化手段可以使得審批人員脫離固定工作場所的限制，隨時隨地都可以審批報銷人員的有關(guān)報銷單據(jù)。此外，智能化手段還可以設(shè)置審批要點(diǎn)，將需要審批的事項按輕重緩急以工作任務(wù)的方式呈現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)高效、快速的審批。從財務(wù)人員的角度來看，利用智能化手段直接在線上進(jìn)行報銷憑證的審核，并與賬務(wù)系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)相連接，自動生成記賬憑證，并將相關(guān)增值稅發(fā)票數(shù)據(jù)上傳至稅務(wù)系統(tǒng)。因此，高?？梢岳肙CR、異構(gòu)集成等技術(shù)和智能化手段實(shí)現(xiàn)多個系統(tǒng)的連接，實(shí)現(xiàn)無紙化、“零接觸”報銷，使得財務(wù)人員和審批人員高效地完成相關(guān)工作，保證各項工作的有序進(jìn)行，同時降低各種病毒的傳播和交叉感染的風(fēng)險。

（三）優(yōu)化涉及財務(wù)管控的各項辦事流程

目前，大多數(shù)高校都有內(nèi)部的OA（Office Automation）系統(tǒng)。OA系統(tǒng)可以通過特定流程或特定環(huán)節(jié)與日常事務(wù)聯(lián)系在一起，使公文在流轉(zhuǎn)、審批、發(fā)布等方面提高效率，實(shí)現(xiàn)辦公管理規(guī)范化和信息規(guī)范化。疫情防控要求下，許多高校財務(wù)部門主動對接學(xué)校的OA系統(tǒng)進(jìn)行辦事流程的優(yōu)化、減化。某高校根據(jù)疫情防控要求，在涉及非報銷業(yè)務(wù)需要財務(wù)部門會簽會審的流程改為：部門OA申報支付需求（通用流程模塊申報，寫明支付項目原因、對方賬號等具體信息）——上傳附件（發(fā)票、付款通知、合同、驗收單等佐證材料）——財務(wù)審核——院領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)學(xué)院現(xiàn)有財務(wù)報銷審批權(quán)限進(jìn)行審批）——領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)付款。以上流程全部在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，開學(xué)后相關(guān)部門、人員再補(bǔ)充紙質(zhì)材料并請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽字。但這只是特殊時期，高校財務(wù)部門為重點(diǎn)保障防控疫情經(jīng)費(fèi)、應(yīng)急性經(jīng)費(fèi)、重大項目經(jīng)費(fèi)等支出而采取的應(yīng)急措施。日常性報銷待開學(xué)后仍按正常程序進(jìn)行，還是沒有真正做到優(yōu)化財務(wù)管理流程。因此，高校應(yīng)結(jié)合疫情突發(fā)所帶來的挑戰(zhàn)，大力推進(jìn)財務(wù)云建設(shè)。財務(wù)云可以實(shí)現(xiàn)財務(wù)資源的共享，減少人員及軟硬件系統(tǒng)的重復(fù)設(shè)置，降低總體運(yùn)營成本，大大簡化辦事流程。基于財務(wù)云工具，通過業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、人員專業(yè)化，構(gòu)建高校內(nèi)部各部門、高校與外部相關(guān)部門之間的信息直連平臺[5]，提高財務(wù)工作效率，提升財務(wù)服務(wù)質(zhì)量。此次疫情中，福建某高校通過財務(wù)云建設(shè)，高校財務(wù)部門、各級行政管理人員可以與外部供應(yīng)商系統(tǒng)進(jìn)行集成互聯(lián)，將可能會涉及到的固定資產(chǎn)采購、基建項目建設(shè)等各類業(yè)務(wù)及供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)都通過平臺運(yùn)行。高校與外部供應(yīng)商之間的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，諸如發(fā)出采購單、合同簽訂、固定資產(chǎn)在途、入庫驗收、發(fā)票開具、售后維修等各環(huán)節(jié)，都通過云財務(wù)平臺運(yùn)行。另外，在疫情防控背景下，稅務(wù)部門針對實(shí)際工作要求，優(yōu)化了相關(guān)涉稅辦理事項，盡量實(shí)現(xiàn)“零接觸”辦理。從增值稅管理角度來看，財務(wù)云工具可以幫助高校實(shí)現(xiàn)在線管理增值稅發(fā)票，自動進(jìn)行認(rèn)證，自動分析是否符合最新稅務(wù)優(yōu)惠政策并進(jìn)行提醒，大大提高工作效率。從稅務(wù)申報角度來看，通過各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的填寫，財務(wù)云工具的稅務(wù)管理系統(tǒng)通?？梢宰詣犹顚懴嚓P(guān)申報表數(shù)據(jù)并進(jìn)行比對，實(shí)現(xiàn)稅企一鍵申報，在提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和工作效率的同時，也保證了在疫情防控期間實(shí)現(xiàn)“零接觸”的要求。財務(wù)云利用OCR技術(shù)系統(tǒng)可以自動識別發(fā)票并將其發(fā)送至稅務(wù)系統(tǒng)，通過相關(guān)設(shè)置實(shí)現(xiàn)高校的各項內(nèi)部控制制度自動實(shí)施，減少人為干預(yù)，提高工作效率和準(zhǔn)確度[6]，大大優(yōu)化與財務(wù)部門相關(guān)的辦事流程?？傮w來看，基于財務(wù)云工具，可以構(gòu)建高校和稅務(wù)部門信息直連平臺，其作為信息系統(tǒng)本身，可以實(shí)現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)、其他管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享、互聯(lián)，并完成稅務(wù)的自動化申報，支持事后的納稅分析等功能。

（四）優(yōu)化財務(wù)管控決策的應(yīng)急機(jī)制

疫情防控背景下，大部分高校采取了線上辦公的應(yīng)急措施。線上辦公是指工作人員通過互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，不受時間限制、地點(diǎn)限制處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情。財務(wù)部門內(nèi)部及各級行政管理人員在工作過程中常常需要互相配合傳輸數(shù)據(jù)、溝通情況、文檔協(xié)同制作等各項任務(wù)，即時通訊工具為此打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。即時通訊工具可以實(shí)現(xiàn)財務(wù)人員、各級行政管理人員遠(yuǎn)程協(xié)同辦公、全體會議等各項需求。在疫情防控背景下，線上辦公這種全新的辦公模式，可以讓辦公人員擺脫時間和空間的束縛，可以隨時隨地通暢地進(jìn)行交互流動，工作將更加輕松有效，整體運(yùn)作更加協(xié)同，起到了很好的應(yīng)急作用。線上辦公有效地解決了正常情況下的“面對面”和疫情突發(fā)情況下的“零接觸”之間的矛盾。面對財務(wù)管控流程中有些不可缺少的“面對面”的管控需要，線上辦公正好能解決此類問題。將線上辦公設(shè)定為應(yīng)急機(jī)制重要組成部分的同時，還要對可能涉及到費(fèi)用報銷、合同簽訂、發(fā)票開具、收款管理、審批、簽字等經(jīng)濟(jì)事項和監(jiān)督流程制定相應(yīng)配套的制度和規(guī)章，為線上辦公所產(chǎn)生數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性提供制度保障，為高校各級行政管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，做出管理決策提供數(shù)據(jù)、信息、影像等技術(shù)支持。疫情防控背景下，優(yōu)化高校財務(wù)管控決策的應(yīng)急機(jī)制不僅需要制定一些規(guī)章制度，更要實(shí)現(xiàn)線上辦公與線下辦公有機(jī)結(jié)合、日常運(yùn)行機(jī)制與應(yīng)急機(jī)制能隨時靈活切換的長效機(jī)制的建立健全，最終做到防患于未然。

四、結(jié)論

這次抗疫過程中出現(xiàn)的新思維、新技術(shù)、新產(chǎn)品和新模式及其對會計行業(yè)的沖擊和影響是深遠(yuǎn)的，疫情防控的客觀需要給高校內(nèi)部財務(wù)管控流程帶來挑戰(zhàn)的同時也帶來了優(yōu)化和提升的機(jī)遇。各高校要充分認(rèn)識到，疫情防控背景下采取的一些措施不僅僅是權(quán)宜之計;相反，高校要借此機(jī)會實(shí)現(xiàn)財務(wù)管控思路、報銷及辦事流程等的一體化、數(shù)字化和智能化，推動高校財務(wù)管控流程的不斷優(yōu)化與變革[7]。●

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