高斯娜

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)、科技的持續(xù)發(fā)展，基于信息技術(shù)的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，也為各種辦公向著自動(dòng)化發(fā)展奠定了基礎(chǔ)技術(shù)。本文便基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，對(duì)學(xué)校檔案管理的建設(shè)展開探析。首先對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的積極意義進(jìn)行闡述，隨后對(duì)檔案管理伴有的工作量大、信息化水平低等問(wèn)題進(jìn)行分析，并從網(wǎng)絡(luò)安全、規(guī)章機(jī)制、設(shè)備管理、人員培訓(xùn)等方面總結(jié)建設(shè)策略。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+;學(xué)校檔案管理;建設(shè)策略

現(xiàn)階段，部分院校在檔案管理方式上仍舊沿襲相對(duì)傳統(tǒng)的管理手段，很難對(duì)各類檔案做到有效管理。學(xué)校需要緊跟時(shí)代和科技步伐，積極推動(dòng)檔案管理向著信息化方向建設(shè)，可以借助電子檔案開展資料管理、借閱利用等工作，切實(shí)提升管理效率。

一、學(xué)校推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

隨著現(xiàn)代技術(shù)、先進(jìn)理念的發(fā)展和引入，學(xué)校檔案管理也需要緊跟時(shí)代步伐，積極推進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。管理人員需要推動(dòng)信息化技術(shù)融入檔案管理當(dāng)中，切實(shí)提升管理效率。學(xué)校是對(duì)大量檔案、文獻(xiàn)進(jìn)行保存的重要場(chǎng)所，若仍舊沿襲紙質(zhì)化的保管模式很難應(yīng)對(duì)當(dāng)前社會(huì)復(fù)雜的數(shù)據(jù)形態(tài)。學(xué)校推動(dòng)檔案管理向著信息化方向發(fā)展，能夠?qū)⒐芾砣藛T從繁雜的紙質(zhì)保管任務(wù)中解放出來(lái)，幫助他們以檔案特點(diǎn)、信息等為導(dǎo)向翔實(shí)分類，提升管理效率。同時(shí)，檔案管理建設(shè)也能夠提升資料的利用性，可以結(jié)合相關(guān)需求快速調(diào)出檔案，節(jié)約檔案尋找時(shí)間。

二、學(xué)校檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀探析

（一）工作量較大。從學(xué)校檔案情況來(lái)看，由于在校學(xué)生、教師等數(shù)量較多，每年均有大量檔案需要管理。同時(shí)，部分檔案數(shù)據(jù)存在遷入和遷出等變動(dòng)情況。因此，面對(duì)龐大的檔案數(shù)據(jù)，必須做到系統(tǒng)化管理。若檔案管理存在缺陷的情況，便可能導(dǎo)致信息重疊、不準(zhǔn)確或者是無(wú)法應(yīng)用等情況。若沿襲傳統(tǒng)的人工記錄模式，必然會(huì)消耗過(guò)多的人力、物力，并且最終結(jié)果也可能不夠準(zhǔn)確。因此，工作量過(guò)大是當(dāng)前學(xué)校檔案管理面臨的巨大挑戰(zhàn)。

（二）檔案管理信息化程度仍需提升。若借助電子檔案等現(xiàn)代化的信息手段進(jìn)行檔案管理，必然能夠提升管理的便捷性，擺脫工作量過(guò)大的問(wèn)題。但相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前部分學(xué)校在檔案管理方面仍舊采取紙質(zhì)檔的形式，電子檔案僅僅是起到交換檢索的作用，并未彰顯該模式的優(yōu)勢(shì)。因此，學(xué)校還需要切實(shí)推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，推動(dòng)電子檔案融入檔案管理的諸多環(huán)節(jié)，提升管理效率。

（三）管理操作標(biāo)準(zhǔn)較低。不同學(xué)校在檔案管理方面存在差異性，由于學(xué)校間在檔案管理方面的操作規(guī)范、規(guī)章機(jī)制等并不相同，因此檔案管理需要以學(xué)校情況為導(dǎo)向采取配套的管理模式。這便需要學(xué)校提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保管理人員能夠以相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代學(xué)校推進(jìn)檔案管理建設(shè)的有效策略

（一）推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。學(xué)校檔案通常涉及人事檔案、教育科研兩方面內(nèi)容。其中人事檔案包括職工履歷、職稱和學(xué)生檔案等信息。而教育科研則涉及各種科研資料和成果、論文等內(nèi)容。管理人員需要借助掃描儀、photoshop軟件等將紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈袷竭M(jìn)行存儲(chǔ)、編輯。同時(shí)，還應(yīng)結(jié)合檔案信息做到合理分類，明確哪些為機(jī)密文件、哪些為個(gè)人隱私，切忌隨意泄露。此外，對(duì)于那些能夠進(jìn)行分享的信息也需要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并設(shè)置目錄與索引，切實(shí)推進(jìn)檔案信息向著數(shù)字化發(fā)展。

（二）重視電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性。首先，檔案管理需要保障設(shè)備的專一性和安全性，做到及時(shí)升級(jí)。管理人員需要結(jié)合檔案狀況進(jìn)行定期維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備足夠穩(wěn)定。其次，在檔案更新的同時(shí)，需要對(duì)其備份進(jìn)行更新，對(duì)檔案丟失難以找回的情況加以規(guī)避。再次，電子檔案需要打開防火墻模式，可以采取指紋識(shí)別、閃電殺毒等措施提升管理的安全性，避免檔案在傳輸過(guò)程中可能存在的丟失或者是被盜取等隱患。最后，檔案人員基于檔案資料進(jìn)行整合與開發(fā)時(shí)，需要確保檔案信息不被侵害、不被利用。需要針對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)情況做到實(shí)時(shí)檢測(cè)，提升檔案管理的安全性。

（三）完善檔案管理相關(guān)規(guī)章機(jī)制，規(guī)范操作流程。推動(dòng)檔案管理向著信息化推進(jìn)需要結(jié)合檔案情況設(shè)計(jì)配套的管理體系和流程，由檔案入庫(kù)直至投入使用均需要得到細(xì)化。只有從制度層面加以規(guī)范，才可為后續(xù)查詢使用提供便利。因此，首先學(xué)校應(yīng)要求全部的信息資料均采取標(biāo)準(zhǔn)的電子文件格式進(jìn)行保存。例如，文檔需要利用docx、txt等格式存儲(chǔ)，表格則需要用xls等格式存儲(chǔ)、圖片則應(yīng)用jpg格式……確保此類信息資料與師生需要的信息格式有效銜接，防止出現(xiàn)格式不兼容等情況。其次，學(xué)校還應(yīng)針對(duì)管理人員相應(yīng)的歸檔操作進(jìn)行規(guī)范，并設(shè)置監(jiān)管部門加以監(jiān)督，避免重要信息出現(xiàn)泄漏的情況，同時(shí)也能夠?qū)Χ酱俟芾砣藛T及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理和更新。再次，學(xué)校還可通過(guò)軟件系統(tǒng)來(lái)管控檔案收集、統(tǒng)計(jì)、保管等諸多環(huán)節(jié)，建立較為標(biāo)準(zhǔn)的操作流程。此外，學(xué)校還應(yīng)鼓勵(lì)管理人員對(duì)特色項(xiàng)目、教研課題等資料進(jìn)行編輯與整合，將其放到校園平臺(tái)上供師生使用。最后，學(xué)校還應(yīng)給予師生一定程度的檔案查閱權(quán)限，確保師生可以結(jié)合自身需求建立檔案目錄。同時(shí)管理人員還應(yīng)將索引等內(nèi)容展示出來(lái)，為使用者提供便利。

（四）完善電子檔案需要的設(shè)備，提升檔案管理的信息化?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景，學(xué)校推動(dòng)檔案管理向著信息化推進(jìn)需要考慮到檔案信息存在的多元性、瑣碎性等特征。同時(shí)，檔案管理也逐步由保存等基礎(chǔ)性功能向著以檢索為核心的模式轉(zhuǎn)變，這便給予檔案管理人員更多要求。首先，管理人員需要更新以往的管理技能，比如索引、刻錄、復(fù)印等技能，通過(guò)技術(shù)的更新來(lái)提升檔案整理效率。其次，還應(yīng)提升檔案人員對(duì)于不同檔案數(shù)據(jù)的熟悉度，從而更為高效地指導(dǎo)用戶搜索信息。第三，管理人員還需要結(jié)合工作需求學(xué)習(xí)更多專業(yè)知識(shí)，例如統(tǒng)計(jì)學(xué)、傳播學(xué)、社科情報(bào)等知識(shí)。比如，對(duì)計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)進(jìn)行編制時(shí)，便應(yīng)保證著錄項(xiàng)目的統(tǒng)一性，同時(shí)各項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的字節(jié)長(zhǎng)度需要保持一致。第四，檔案人員還需要提升積極性，由于檔案系統(tǒng)相關(guān)的設(shè)計(jì)人員欠缺檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使得系統(tǒng)應(yīng)用在檔案門類或者字段上存在空白或者是重疊的情況，阻礙檔案管理的有效開展。因此檔案人員便需要提升積極性，結(jié)合工作情況及時(shí)調(diào)整系統(tǒng)，切實(shí)保障檔案管理的質(zhì)量。此外，由于檔案管理有著明顯的特殊性，因此不論是檔案信息傳遞還是存儲(chǔ)均需要依靠信息技術(shù)。學(xué)校需要緊跟檔案管理的動(dòng)態(tài)需求及時(shí)更新管理設(shè)備與系統(tǒng)。同時(shí)，還可以通過(guò)校企合作等形式針對(duì)學(xué)校檔案特點(diǎn)設(shè)計(jì)配套的管理存儲(chǔ)、信息加密等軟件，確保檔案管理高效、安全發(fā)展。再者，管理人員需要對(duì)檔案信息及時(shí)進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤等形式提升備份的安全性。當(dāng)然，也需及時(shí)更新檔案系統(tǒng)，設(shè)計(jì)相應(yīng)的安全保護(hù)機(jī)制，推動(dòng)檔案管理向著安全化方向發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，學(xué)校需要借助現(xiàn)代化技術(shù)推進(jìn)檔案管理向著信息化、數(shù)字化建設(shè)。學(xué)校需要明確傳統(tǒng)檔案管理存在的工作量大、信息化水平低等問(wèn)題，從網(wǎng)絡(luò)安全、規(guī)章機(jī)制、設(shè)備管理、人員培訓(xùn)等方面總結(jié)建設(shè)策略，為強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量夯實(shí)基礎(chǔ)。

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