李薇

【摘要】當(dāng)前科技在不斷地發(fā)展，以往的檔案建設(shè)和管理模式已經(jīng)無法滿足新時(shí)期檔案發(fā)展的要求，所以，這就需要轉(zhuǎn)變以往的檔案建設(shè)和管理模式，將信息技術(shù)應(yīng)用到其中，符合新時(shí)期的檔案工作管理要求，進(jìn)而全面發(fā)揮出檔案的價(jià)值。但是現(xiàn)階段國內(nèi)檔案信息化管理中還存在很多的問題，使得工作效果受限，要想促進(jìn)檔案信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展，就需要對(duì)國內(nèi)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行完善，這就要求能夠分析檔案建設(shè)以及管理中的不足和問題，科學(xué)的采取措施解決，基于此，本文分析了新時(shí)期檔案信息化建設(shè)與檔案管理。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;檔案信息化建設(shè);檔案管理

在檔案信息化建設(shè)中，對(duì)檔案以往的保存方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變是重心，檔案信息化就是將以往實(shí)體保存的方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息保存的方式，這樣就可以對(duì)傳統(tǒng)保存方式的不足進(jìn)行彌補(bǔ)，能夠長(zhǎng)時(shí)間對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的保存，讓檔案資源可以實(shí)現(xiàn)共享，充分發(fā)揮出檔案的作用，給使用者提供服務(wù)，總體上促進(jìn)檔案管理水平的提升。當(dāng)前很多高校都已經(jīng)將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，但是因?yàn)槭艿礁鞣矫嬉蛩氐挠绊?，檔案信息化建設(shè)還處在探索的階段，還需要繼續(xù)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要分析存在的問題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，促進(jìn)檔案管理效率和效果的提升，讓檔案資源能夠得到最大化的利用。

一、新時(shí)期檔案信息化建設(shè)與檔案管理的重要性

信息化時(shí)代，信息化技術(shù)在很多領(lǐng)域中都得到了廣泛的應(yīng)用，在教育領(lǐng)域也得到了有效的應(yīng)用，在教育信息化的背景下，高校檔案信息化管理對(duì)院校的現(xiàn)代化建設(shè)具有重要影響。在高校運(yùn)行發(fā)展中，檔案信息化管理具有重要的作用，這對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)期健康發(fā)展有重要影響。當(dāng)前現(xiàn)代科技在快速的發(fā)展中，以往的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展的要求，所以，各高校開始實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，其具有重要作用，這一般表現(xiàn)在：首先，檔案信息化管理能夠促進(jìn)檔案管理效果的提升，通過構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，能夠給高校的教學(xué)、行政管理工作提供便利，這對(duì)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有積極影響。其次，可以促進(jìn)高校檔案管理效率的提升。高校中有很多事務(wù)需要查閱檔案，因此，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和管理，能夠讓有需要的人員更快地讀取檔案，促進(jìn)工作效率的提升。再次，能夠推動(dòng)高校信息化建設(shè)。當(dāng)前很多高校都在向著信息化時(shí)代發(fā)展，檔案信息化管理就屬于高校信息化建設(shè)中不能缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，這對(duì)高校的信息化建設(shè)發(fā)展具有積極影響。

二、新時(shí)期檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）高校對(duì)于檔案管理工作缺乏重視。當(dāng)前還有很多高校的管理人員沒有全面地了解傳統(tǒng)檔案管理中的不足和問題，也沒有意識(shí)到檔案建設(shè)以及管理對(duì)于高校自身發(fā)展的重要作用，自然也就無法了解到信息化技術(shù)在工作中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，這就限制了高校的檔案信息化建設(shè)效果。

（二）檔案管理人員缺乏信息化建設(shè)的素質(zhì)。以往檔案管理模式下，對(duì)于檔案管理人員的各個(gè)方面情況并沒有提出太高的要求，很多高校的檔案管理人員在工作中不會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)，或者是不能熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相關(guān)操作，他們沒有信息化技術(shù)方面的專業(yè)知識(shí)。在檔案信息化建設(shè)以及檔案管理中，不能有效地使用信息化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子化，使用的檔案管理手段滯后，這些都讓檔案管理的效率和效果受到了消極影響，對(duì)于檔案管理工作的有效開展形成不良影響。

（三）缺乏檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系。很多高校在檔案信息化建設(shè)工作中，只是單一運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，借鑒已經(jīng)開展檔案信息化建設(shè)的高校進(jìn)行模仿，卻沒有結(jié)合自己的情況，綜合各方面檔案的使用需求，建立具有自身特色的檔案信息化管理模式。在檔案信息化建設(shè)中，沒有明確的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，也沒有設(shè)置有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，高校未有效地制定檔案建設(shè)和管理的有關(guān)規(guī)章制度，這就無法給實(shí)際工作的開展提供依據(jù)和指導(dǎo)，影響了工作的開展。

（四）檔案信息化管理水平不高。當(dāng)前很多高校在檔案信息化管理工作中的水平不高，甚至還限制在紙質(zhì)媒介記錄上，并未對(duì)檔案信息化管理信息系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的運(yùn)用。因?yàn)楦咝５臋n案信息化管理水平不高，這就使得查找以及審閱檔案要花費(fèi)很多的時(shí)間以及精力，限制了檔案信息化管理的效率以及效果，且對(duì)于檔案的審閱在權(quán)限方面的限制很大，這也會(huì)給檔案信息化管理效果帶去一定的消極影響。

（五）檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善。當(dāng)前很多高校在檔案信息化建設(shè)和管理中都存在一個(gè)普遍的問題，即沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，這就限制了工作的開展。軟件系統(tǒng)以及硬件設(shè)施是檔案信息化建設(shè)和管理的基礎(chǔ)，只有具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，才能讓工作有效開展，但是實(shí)際情況是，很多高校都沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，硬件設(shè)備不足，軟件系統(tǒng)也較為落后，不能及時(shí)地進(jìn)行更新。高校檔案管理人員錯(cuò)誤地以為只要有幾臺(tái)電腦就能夠進(jìn)行檔案信息化管理，這就限制了工作的開展。

三、新時(shí)期優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與管理的策略

（一）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。科技高速的發(fā)展中，這也給社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都帶來了很大的便利，對(duì)于教育事業(yè)的發(fā)展也具有積極促進(jìn)作用，特別是對(duì)高校檔案信息化管理的建設(shè)和運(yùn)用，能夠極大地提升辦公的效率和效果。所以，這就需要高校能夠堅(jiān)持對(duì)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化，加大建設(shè)的力度，只有確保完善的基礎(chǔ)設(shè)施，才能夠給檔案信息化的管理提供保障，還需要注重加強(qiáng)研發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)建設(shè)，后期需要加強(qiáng)維護(hù)。高校在開展檔案信息化管理工作中，需要在基礎(chǔ)設(shè)施方面增加投入力度，進(jìn)而購買更好的軟件以及硬件，能夠更新或替換滯后的管理設(shè)備以及管理軟件，堅(jiān)持對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新，符合新時(shí)期發(fā)展的要求，促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)和管理的效果發(fā)揮。另外，高校還需要構(gòu)建有效的檔案數(shù)據(jù)庫，提升其安全性，促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)代化建設(shè)，增加投入力度，購置配備齊全的硬件，增加對(duì)管理系統(tǒng)的資金投入。

（二）提升對(duì)檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)。要促進(jìn)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)和管理工作的高效開展，就需要高校能改變以往的檔案管理理念，樹立檔案信息化管理的理念，全面意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，要將以學(xué)生為中心作為管理的理念，全面加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化管理工作，有序、高效地落實(shí)好檔案信息化管理工作，改變以往的檔案管理理念，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，讓檔案信息化管理建設(shè)工作能夠得到更好的發(fā)展。另外，高校還需要建立健全的檔案信息化管理體系，有針對(duì)性地制定管理工作內(nèi)容，讓工作能夠按照規(guī)定進(jìn)行。高校還要結(jié)合自身的特色，加強(qiáng)和企業(yè)之間的合作，共同推動(dòng)檔案信息化管理工作的發(fā)展，認(rèn)真地執(zhí)行檔案信息化管理的相關(guān)制度，讓管理工作的規(guī)范性以及有效性可以得到提升。高校還應(yīng)該對(duì)以往的檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，依據(jù)新時(shí)期的計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立檔案信息化管理信息系統(tǒng)，促進(jìn)管理效果的提升。

（三）制定科學(xué)合理的檔案管理體系。在檔案信息化建設(shè)中，信息技術(shù)具有重要作用，能夠?yàn)槠鋵?shí)現(xiàn)提供技術(shù)支持，因此，高校需要充分利用信息化技術(shù)，對(duì)檔案建設(shè)以及管理工作進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，依據(jù)學(xué)校的具體情況，制定有效的檔案管理制度，細(xì)化制度內(nèi)容，清楚說明檔案歸檔和保存時(shí)間、保存資料等方面內(nèi)容。對(duì)于檔案管理系統(tǒng)，高?？梢宰约貉邪l(fā)，也可以直接購買，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和管理技術(shù)體系的優(yōu)化，促進(jìn)檔案建設(shè)和管理水平的提升。對(duì)于檔案資料的整理以及保管工作，需要制定規(guī)范的工作程序，明確檔案人員的管理責(zé)任，挖掘自身發(fā)展在檔案方面的需求，創(chuàng)新檔案工作方法，建立有效的檔案管理體系，促進(jìn)存檔效率的提升，讓檔案資料可以得到充分的運(yùn)用，且通過信息化技術(shù)對(duì)檔案的資源進(jìn)行整合，不僅能夠提升效率，還可以減少出現(xiàn)錯(cuò)誤的次數(shù)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理的安全性。新時(shí)期信息資源的安全性十分重要，所以，高校在落實(shí)檔案信息化建設(shè)和管理工作中，就需要注重提升對(duì)檔案信息安全性的重視程度，將其放在重要位置，提升檔案信息的安全性。具體在安全防護(hù)工作中，要注重幾方面：首先，需要對(duì)檔案信息實(shí)施數(shù)據(jù)加密，只有通過特定的公式算法對(duì)重要檔案進(jìn)行加密，才可以更好地保護(hù)重要檔案信息的安全，在輸入正確密碼的情況下才可以查閱和使用。其次，設(shè)置訪問權(quán)限，這一般就是對(duì)瀏覽用戶實(shí)施層次分級(jí)，這可以在開放的情況下保障檔案信息的安全性。再次，設(shè)置防火墻，防止外來病毒的影響，促進(jìn)管理效果的提升。最后，要注重加強(qiáng)檔案信息備份，對(duì)于重要的檔案信息就要備份，避免出現(xiàn)丟失和損壞的問題。

（五）更新管理理念和管理方法，提高管理人員素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案信息化建設(shè)和管理的效果，因此，這就需要提升他們的綜合素質(zhì)。首先，需要對(duì)以往的檔案管理理念進(jìn)行改變，創(chuàng)新管理方法，要不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，確保可以滿足高校檔案管理的需要，跟隨時(shí)代發(fā)展，促進(jìn)管理水平的提升。檔案工作不僅具有很強(qiáng)的服務(wù)性，同時(shí)也具備很強(qiáng)的專業(yè)性，這就需要檔案管理人員具有較強(qiáng)的管理技能，管理人員要堅(jiān)持提升自己，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，不斷提升自己的工作能力，學(xué)習(xí)新的知識(shí)，可以在工作中進(jìn)行有效運(yùn)用，進(jìn)而給檔案信息化建設(shè)質(zhì)量提供保障。

四、結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)期的檔案信息化建設(shè)和檔案管理，需要檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)其重要性，注重分析當(dāng)前工作中存在的問題，進(jìn)而適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，更新檔案管理理念，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和管理，最終讓檔案可以得到全面的利用，充分發(fā)揮出其價(jià)值。

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