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        事業(yè)單位檔案信息安全管理研究

        2020-03-31 03:09:07張燕
        中國(guó)民商 2020年2期
        關(guān)鍵詞:檔案安全信息

        張燕

        摘 要:事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中存在著各種各樣的安全問(wèn)題,要求事業(yè)單位必須重視強(qiáng)化單位內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理,避免出現(xiàn)信息資料泄露等問(wèn)題。本文針對(duì)事業(yè)單位檔案信息安全管理等內(nèi)容,首先分析了事業(yè)單位檔案信息安全管理中存在的問(wèn)題,并詳細(xì)論述了提高事業(yè)單位檔案信息安全管理相關(guān)措施。

        關(guān)鍵詞:檔案;信息;安全

        事業(yè)單位內(nèi)部檔案作為對(duì)事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的重要記錄,對(duì)于其公共服務(wù)職能的發(fā)揮和質(zhì)量提升都有著非常重要的影響。然而,事業(yè)單位檔案管理開(kāi)展過(guò)程中仍然面臨著較多的問(wèn)題,尤其是在檔案信息安全管理方面還存在著較多問(wèn)題,檔案信息出現(xiàn)安全問(wèn)題,將會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理以及業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展造成較大的影響。因此,要求事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)該高度重視檔案信息安全管理,促進(jìn)事業(yè)單位檔案整體工作水平的提高。

        一、事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息安全問(wèn)題分析

        (一)檔案信息安全管理的意識(shí)不足

        不少事業(yè)單位對(duì)于檔案信息安全等重點(diǎn)管理重視不足,一些事業(yè)單位雖然注重了依托信息技術(shù)等來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理方面的信息化網(wǎng)絡(luò)化智能化,但是同時(shí)在檔案管理信息系統(tǒng)的安全方面,重視不足的問(wèn)題較為明顯,檔案信息安全薄弱環(huán)節(jié)仍然較多。

        (二)檔案信息安全制度存在缺失

        檔案管理中出現(xiàn)各種類(lèi)型的信息安全問(wèn)題,關(guān)鍵還是由于事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息安全管理制度不完善不規(guī)范所造成的,有的事業(yè)單位沒(méi)有結(jié)合事業(yè)單位檔案管理信息安全管控的需要,以及檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),建立針對(duì)性的信息安全制度,因而容易造成事業(yè)單位出現(xiàn)信息安全漏洞。

        (三)檔案信息安全工作不夠科學(xué)

        檔案信息安全是一項(xiàng)系統(tǒng)性專(zhuān)業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)的工作,在事業(yè)單位檔案信息安全管理所面臨的問(wèn)題中,既有物理環(huán)境安全、軟件系統(tǒng)安全問(wèn)題,也存在信息安全以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全等問(wèn)題,信息安全管理的難度整體較高,但是由于一些事業(yè)單位在內(nèi)部檔案管理方面,沒(méi)有對(duì)從事檔案管理工作人員開(kāi)展系統(tǒng)的安全管理培訓(xùn)教育,因而容易出現(xiàn)各類(lèi)工作失誤問(wèn)題。

        二、強(qiáng)化檔案信息安全管理的有效措施

        提升事業(yè)單位檔案信息安全水平,應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部管理的實(shí)際特點(diǎn),完善制度建設(shè),改進(jìn)檔案管理模式,進(jìn)而保障事業(yè)單位檔案信息安全可靠。重點(diǎn)應(yīng)該從以下幾方面強(qiáng)化檔案信息安全管理:

        (一)健全完善檔案信息安全管理有關(guān)制度

        這方面應(yīng)該根據(jù)檔案信息安全管理的實(shí)際需要,建立完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度,尤其是應(yīng)該按照檔案法、檔案法實(shí)施辦法以及電子檔案的管理、紙質(zhì)檔案的管理、機(jī)關(guān)檔案的管理等相關(guān)規(guī)章制度,從檔案信息安全的角度出發(fā),對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息安全管理的范圍內(nèi)容、工作方式、設(shè)備軟件、監(jiān)督管理、崗位責(zé)任等對(duì)檔案信息安全管理等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定,確保檔案信息安全管理的規(guī)范化開(kāi)展。

        (二)規(guī)范檔案信息的安全管理流程

        重點(diǎn)應(yīng)該從檔案資料的初始形成階段、歸檔編研階段、日常保管階段等進(jìn)行全面系統(tǒng)的規(guī)范,關(guān)鍵應(yīng)該對(duì)事業(yè)單位檔案資料的歸集時(shí)間、歸集范疇、歸集方式等進(jìn)行規(guī)范,確保事業(yè)單位檔案資料內(nèi)容、目錄以及相關(guān)說(shuō)明的完整,同時(shí)應(yīng)該強(qiáng)化事業(yè)單位檔案資料的安全保管,尤其是對(duì)事業(yè)單位檔案資料的存儲(chǔ)環(huán)境、檢查要求、維護(hù)管理等進(jìn)行明確說(shuō)明,同時(shí)還應(yīng)該對(duì)事業(yè)單位檔案資料的使用進(jìn)行規(guī)范,尤其是事業(yè)單位檔案資料的使用方式、查閱標(biāo)準(zhǔn)要求、復(fù)制拷貝要求、備份存儲(chǔ)管理等都應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定,確保事業(yè)單位檔案資料信息的安全可靠。

        (三)完善檔案信息安全保障措施

        在檔案信息安全的保障方面,首先,應(yīng)該注意完善事業(yè)單位檔案資料保管環(huán)境,對(duì)于各類(lèi)紙質(zhì)檔案資料應(yīng)該確保事業(yè)單位檔案資料庫(kù)房建設(shè)的規(guī)范高效,對(duì)于各類(lèi)數(shù)字檔案資料應(yīng)該提供符合的保存環(huán)境,確保檔案資料存儲(chǔ)的安全永久。其次,應(yīng)該注重加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息系統(tǒng)的安全管理,特別是當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資料主要是通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行管理,應(yīng)該確保各類(lèi)硬件設(shè)施的可靠以及軟件設(shè)施的安全穩(wěn)定,嚴(yán)格規(guī)定按權(quán)限管理,及時(shí)發(fā)現(xiàn)彌補(bǔ)技術(shù)漏洞,確保檔案資料的安全可靠。

        (四)提高檔案管理工作人員的技術(shù)水平

        檔案管理工作人員的能力水平直接關(guān)系到檔案信息安全狀況,應(yīng)該注重加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn),尤其是在檔案資料的關(guān)鍵技術(shù),比如檔案信息加密處理技術(shù)、檔案資料安全保存保管技術(shù)、檔案資料的備份與恢復(fù)技術(shù)、檔案資料信息庫(kù)安全控制技術(shù)等方面強(qiáng)化教育培訓(xùn),確保檔案管理工作人員具備足夠能力做好檔案安全管理各項(xiàng)工作,并增強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案工作人員綜合運(yùn)用信息化手段做好檔案管理以及檔案信息安全管理的技能水平,促進(jìn)不斷提高檔案信息安全管理整體水平。

        三、結(jié)束語(yǔ)

        對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō),確保檔案信息的安全是事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn),在事業(yè)單位檔案信息安全管理方面,應(yīng)該針對(duì)可能造成檔案信息安全的各項(xiàng)因素各項(xiàng)問(wèn)題,進(jìn)一步完善檔案信息安全工作流程制度,強(qiáng)化檔案信息安全技術(shù)有關(guān)工作,有效確檔案信息的安全可靠。

        參考文獻(xiàn):

        [1]孫要男.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,(04):75-76.

        [2]鄧青.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的困境及解決對(duì)策[J].城建檔案,2018,(01):32-33.

        [3]宋陽(yáng).加強(qiáng)檔案安全保密體系的構(gòu)建,全面應(yīng)對(duì)信息技術(shù)時(shí)代的挑戰(zhàn)[J].中國(guó)科技縱橫,2014(5).

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