韓鵬

摘 要：信息時(shí)代企業(yè)檔案管理工作面臨諸多方面的挑戰(zhàn)，特別實(shí)在安全管理方面，其不僅要承擔(dān)來(lái)自網(wǎng)絡(luò)方面的威脅，還對(duì)檔案管理工作提出更高的要求。下面文章主要對(duì)信息時(shí)代企業(yè)檔案管理問(wèn)題進(jìn)行分析，并探討具體的安全管理措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;信息化;安全管理

現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)體等各方面的發(fā)展和進(jìn)步的速度飛快，大量的信息在存儲(chǔ)庫(kù)中的分析、存儲(chǔ)，以及個(gè)人信息逐漸在數(shù)據(jù)庫(kù)中整合，這就對(duì)相關(guān)的信息管理工作方面提出了更高、更嚴(yán)格的要求，在信息時(shí)代大的背景下，智能化技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用與云計(jì)算的技術(shù)應(yīng)用在檔案信息管理工作中成功的大范圍的應(yīng)用與推廣。

1 檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案信息能夠客觀、真實(shí)地記錄歷史，對(duì)社會(huì)實(shí)踐有著很好的記錄、記憶功能，幫助人們充分認(rèn)知客觀世界，屬不可再生資源。只有在準(zhǔn)確地把握社會(huì)實(shí)踐基礎(chǔ)上的真實(shí)記錄，做好資源數(shù)據(jù)整合，將一些重要的規(guī)律性內(nèi)容進(jìn)行歸檔留存，并通過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)手段，才能完成檔案的歷史使命。信息化建設(shè)下的電子檔案是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的便捷高效，能夠通過(guò)便捷的方法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合。同時(shí)信息化建設(shè)對(duì)檔案管理也有了新的要求。做好電子和紙質(zhì)兩種不同載體間的轉(zhuǎn)換、不斷完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬軟件條件，電子檔案的優(yōu)勢(shì)是顯而易見并可行的。

2 檔案信息化管理模式存在的問(wèn)題

2.1 技術(shù)設(shè)備的配置完善度差

隨著技術(shù)的快速發(fā)展與不斷的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也取得了不斷的發(fā)展與提升，各個(gè)領(lǐng)域中都已經(jīng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，為相應(yīng)的人群的相關(guān)的生產(chǎn)生活的便利性起到了推進(jìn)作用。在信息時(shí)代背景下，檔案信息的管理也逐漸滲入了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，并隨著技術(shù)的進(jìn)步，逐漸建立起了不斷完善的信息資源管理的平臺(tái)，這一平臺(tái)的建立，對(duì)檔案信息的安全管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，這就是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。綜合當(dāng)前社會(huì)中的檔案信息管理的展現(xiàn)的狀況看來(lái)，普遍的都暴露出了相關(guān)安全方面的技術(shù)設(shè)備的配置上不完善的問(wèn)題。由于在檔案信息資源安全管理的大平臺(tái)的建立以及維護(hù)上需要投入大量的資金和技術(shù)人員的投入，與企業(yè)的利益相關(guān)性小，因此部分企業(yè)以及私人單位對(duì)該平臺(tái)的沒有投入更多的關(guān)注及資金支出，對(duì)相關(guān)的檔案信息管理的平臺(tái)技術(shù)沒有進(jìn)行更為深入的了解與研究，這就從根本上導(dǎo)致了檔案信息管理在一定程度上蘊(yùn)含著一定的風(fēng)險(xiǎn)。為了最大限度的節(jié)省企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中的成本投入，一些企業(yè)以及單位對(duì)檔案信息管理方面的設(shè)備以及維護(hù)中沒有進(jìn)行資金的全力支持，這就導(dǎo)致了管理中的相關(guān)技術(shù)方面的配置較低，從硬件技術(shù)上制約了檔案信息中的相關(guān)的管理工作開展中也隱含了眾多的安全隱患。

2.2 信息資源系統(tǒng)安全性較低

在信息時(shí)代下的信息資源系統(tǒng)的相關(guān)的安全性相關(guān)的方面有三個(gè)。首先是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)自身的安全的缺陷，該方面的缺陷主要是基于互聯(lián)網(wǎng)自身的開放性與共享性的基本特征。且由于互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)虛擬的空間存在，由此在安全管理工作開展的方面存在著一定的局限性，檔案信息管理應(yīng)用的計(jì)算機(jī)技術(shù)也就包含了同樣的缺陷存在。其次是在檔案管理工作的相關(guān)的開展的人員在操作過(guò)程中違規(guī)帶來(lái)的安全方面的隱患，該種隱患主要是指在檔案信息管理平臺(tái)上，信息內(nèi)容量巨大，人為的操作，難免會(huì)出現(xiàn)一定的工作的失誤。最后是檔案信息管理平臺(tái)遭遇到外部黑客的惡意破壞的隱患，在日常的檔案信息管理工作中，由于相應(yīng)的管理工作人員自身的安全意識(shí)弱，在檔案信息管理的專業(yè)技術(shù)方面也不夠熟練，因此在日常的管理工作過(guò)程中不能有效及時(shí)的對(duì)檔案信息的管理平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行有效的技術(shù)方面的維護(hù)，最終導(dǎo)致檔案信息管理平臺(tái)都有風(fēng)險(xiǎn)的存在。

3 信息時(shí)代電子檔案的安全管理策略

3.1 在實(shí)踐中不斷完善電子檔案監(jiān)督機(jī)制

信息化背景下的檔案管理逐漸過(guò)渡到向社會(huì)、向單位部門及員工服務(wù)的職能，電子檔案安全問(wèn)題至關(guān)重要。應(yīng)進(jìn)一步完善電子檔案管理，建立有效的檔案管理監(jiān)督機(jī)制。首先就要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的密級(jí)劃分，結(jié)合不同的等級(jí)情況操作，在確保數(shù)據(jù)信息安全的前提下，才能達(dá)到電子信息檔案管理規(guī)范化、秩序化的要求。電子檔案的管理人員要依據(jù)檔案內(nèi)容設(shè)置不同的安全等級(jí)保護(hù)程序，積極有效地實(shí)現(xiàn)監(jiān)控，保證操作上合法合規(guī)，注重結(jié)合檔案保密登記，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)規(guī)范化管理，這樣才能進(jìn)一步提升電子檔案的有效利用率，提升電子檔案信息交流的便捷高效性。

3.2 加強(qiáng)檔案安全管理

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案的作用不可小覷，在信息化技術(shù)的強(qiáng)大推動(dòng)下，為檔案管理工作的開展提供了極大的便利性，但是也極容易引發(fā)安全問(wèn)題。因此，必須要做到以下幾點(diǎn)：首先，在檔案信息化管理過(guò)程中，必須要提高對(duì)檔案安全問(wèn)題的高度重視，加強(qiáng)防護(hù)檔案管理系統(tǒng)，確保高度的安全性，并且也要對(duì)防病毒軟件、防黑客攻擊技術(shù)等進(jìn)行靈活運(yùn)用。其次，相關(guān)人員要及時(shí)更新和備份存檔文件，避免檔案文件丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)。對(duì)于技術(shù)人員來(lái)說(shuō)，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)防火墻和身份驗(yàn)證等方式進(jìn)行應(yīng)用，不斷提高檔案管理的安全水平，實(shí)現(xiàn)電子文件的順利傳輸，將保密性優(yōu)勢(shì)充分體現(xiàn)出來(lái)，防止電子文件被非法竊取。最后，企業(yè)還要為檔案管理人員開展一系列的教育培訓(xùn)，將檔案管理工作落實(shí)到位，避免不良行為的出現(xiàn)，一旦查處，要予以嚴(yán)懲，從而將檔案資源安全問(wèn)題的出現(xiàn)概率降至最低。

3.3 強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，推進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)專業(yè)化

一是要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專職檔案管理隊(duì)伍，引進(jìn)專業(yè)人才，強(qiáng)化業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)化的檔案管理理論，積極改進(jìn)服務(wù)方法，完善服務(wù)手段，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，全面提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，為檔案室管理從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二要在不斷探索創(chuàng)新基礎(chǔ)上，及時(shí)總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)做法，積極尋找檔案管理中的創(chuàng)新點(diǎn)和閃光點(diǎn)，并進(jìn)行匯總、整理、優(yōu)化，努力探索出一套適合本企業(yè)工作實(shí)際的現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)要立足現(xiàn)代社會(huì)，就需要對(duì)檔案信息化管理的價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確分析，依靠高效的安全管理制度，提升安全管理水平，發(fā)揮多種安全技術(shù)的作用，為信息技術(shù)作用的發(fā)揮營(yíng)造優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，推動(dòng)檔案管理工作的順利開展。

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