陳朝銀

摘 要：基于事業(yè)單位檔案管理工作特殊性，為提高管理工作水平，需對(duì)其管理工作問題進(jìn)行分析，依循問題開展相關(guān)管理工作。本文結(jié)合當(dāng)前工作實(shí)際，對(duì)提升事業(yè)單位檔案管理工作水平的途徑進(jìn)行初淺探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作水平;開展途徑

1 事業(yè)單位管理問題剖析

1.1 工作模式

事業(yè)單位開展檔案管理工作時(shí)，主要采取檔案館集中管理與相關(guān)機(jī)構(gòu)各自管理的工作模式。其中，檔案館集中管理，主要指將相關(guān)歸檔的紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行合理集中收集，在集中管理工作開展時(shí)，檔案管理工作具有明確的職責(zé)分工，即相關(guān)單位必須各司其職，對(duì)相關(guān)檔案的生成與使用進(jìn)行嚴(yán)密管理，以保證檔案信息資料的安全性與可靠性。在檔案生成單位開展相關(guān)管理工作時(shí)，主要借助相關(guān)的管理程序與管理技術(shù)手段，以保證檔案管理工作開展的質(zhì)量。

1.2 問題分析

為深入分析事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，筆者對(duì)某縣多家事業(yè)單位進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研與訪談，以客觀真實(shí)的反映出該縣事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題。筆者在設(shè)計(jì)調(diào)研內(nèi)容時(shí)，保證調(diào)研內(nèi)容的可計(jì)量化與可操作性，具體調(diào)查內(nèi)容設(shè)計(jì)如下。

1）意識(shí)問題。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，該縣中77%的事業(yè)單位，在檔案安全管理工作開展時(shí)，主要選擇了更新維護(hù)信息系統(tǒng)，其中只有20%的事業(yè)單位開展了信息加密防護(hù)。由此可見，很多事業(yè)單位開展檔案管理工作時(shí)，沒有主動(dòng)意識(shí)到信息安全工作開展的重要性。一部分事業(yè)單位開展檔案管理時(shí)，不斷引進(jìn)相關(guān)新技術(shù)與新設(shè)備，以不斷提升檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)工作效率。但是，工作人員卻對(duì)一些保密檔案信息沒有開展重點(diǎn)保護(hù)，極大的影響到事業(yè)單位工作開展的安全性。

2）制定問題。我國事業(yè)單位工作開展時(shí)，國家政府頒布了一些關(guān)于電子檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與指導(dǎo)意見。但是，由于相關(guān)指導(dǎo)意見的可操作性不強(qiáng)，導(dǎo)致實(shí)際的執(zhí)行效果不佳。基于某縣的調(diào)研工作發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位制定了相關(guān)檔案管理工作要求，但在實(shí)際執(zhí)行工作開展時(shí)，沒有得到深入貫徹，直接影響到事業(yè)單位檔案管理工作開展的質(zhì)量。因此在后續(xù)提升檔案管理工作質(zhì)量時(shí)，需執(zhí)行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)范，以保證管理工作開展的整體可靠性。

3）管理問題。檔案管理工作開展時(shí)，相關(guān)的工作人員應(yīng)當(dāng)各司其職，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作各項(xiàng)工作，以保障事業(yè)單位的安全穩(wěn)定運(yùn)行。但在對(duì)某縣開展事業(yè)單位檔案管理調(diào)研后，發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位，并沒有成立專項(xiàng)的檔案管理工作小組，同時(shí)，檔案管理工作開展過程中也沒有具體人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，充分說明部分事業(yè)單位沒有對(duì)檔案管理工作起到一定重視。如部分檔案管理工作崗位的人員沒有專業(yè)的技能，或者是管理人員的能力達(dá)不到崗位工作需求，直接影響到事業(yè)單位檔案管理工作的開展效果 。

4）人才管理。在事業(yè)單位檔案管理工作開展時(shí)，為提高管理人員的專業(yè)管理工作能力，事業(yè)單位主要通過會(huì)議、座談會(huì)、知識(shí)培訓(xùn)等方式開展，由于長期開展理論培訓(xùn)提升，導(dǎo)致管理工作人員的工作與實(shí)踐應(yīng)用相脫離，沒有很好提高事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平。由于相關(guān)工作人員沒有開展全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，長期學(xué)習(xí)理論知識(shí)沒有很好發(fā)揮出培訓(xùn)工作價(jià)值。同時(shí)，檔案管理業(yè)務(wù)工作開展培訓(xùn)工作時(shí)，由于培訓(xùn)工作的針對(duì)性不強(qiáng)，培訓(xùn)內(nèi)容缺乏連貫性與整體性，導(dǎo)致很多工作人員接受培訓(xùn)時(shí)，無法保證主動(dòng)的學(xué)習(xí)積極性，無法構(gòu)建專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。

2 事業(yè)單位管理提升路徑探索

2.1 人員管理

在事業(yè)單位檔案管理工作開展時(shí)，為充分發(fā)揮出人員管理工作的價(jià)值，需要基于檔案管理工作的具體崗位要求，配置相關(guān)管理工作人員。在人員管理時(shí)，需確保檔案管理工作人員對(duì)相關(guān)單位的檔案管理工作進(jìn)行全面了解，且具有專業(yè)的檔案管理工作技能，可以充分發(fā)揮出自己的職業(yè)技能。

建設(shè)高素質(zhì)人才管理團(tuán)隊(duì)時(shí)，首先對(duì)相關(guān)工作人員的思想開展建設(shè)提升，保證檔案管理工作人員具有一定的思想素質(zhì)，可以受得住工作的枯燥，具有很好的檔案信息保密意識(shí)。其次是提升管理工作人員的技能培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作的質(zhì)量，保證工作人員可以熟練的掌握各種軟件與系統(tǒng)，可以定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行殺毒處理，以提高檔案管理工作開展的效果。最后是從高校不斷引進(jìn)專業(yè)人才，對(duì)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理優(yōu)化調(diào)整，可以持續(xù)不斷的提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。

為保證事業(yè)單位檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，需要構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理崗位培訓(xùn)制度，且保證每一位管理工作人員都有相關(guān)的上崗證。對(duì)管理工作人員開展崗前培訓(xùn)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)通過具體的指導(dǎo)約束培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)工作可以發(fā)揮出一定的工作價(jià)值。

2.2 技術(shù)防護(hù)

在技術(shù)防護(hù)工作開展時(shí)，為提高檔案管理工作的安全性與可靠性，應(yīng)當(dāng)不斷提高技術(shù)防護(hù)安全等級(jí)，同時(shí)，需要適當(dāng)引入保密技術(shù)，提高數(shù)據(jù)信息保存工作的安全性與可靠性。

2.3 硬件升級(jí)

隨著技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案信息管理工作量不斷提高，事業(yè)單位開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)從電子檔案與紙質(zhì)檔案兩個(gè)領(lǐng)域同時(shí)入手，同步推動(dòng)檔案管理工作的質(zhì)量與效果。基于社會(huì)的發(fā)展與事業(yè)單位工作模式的變化，電子檔案使用的更為頻繁，為保證電子檔案保存使用的安全性與可靠性，必須對(duì)其檔案管理工作使用的硬件設(shè)備進(jìn)行管理升級(jí)，如計(jì)算機(jī)設(shè)備的防火、防潮、避雷設(shè)備、防盜系統(tǒng)等。

基于電子檔案不同的載體保存形式，需要開展科學(xué)有效的檔案保護(hù)工作。目前信息化的電子檔案管理工作的形式，主要有光盤、硬盤、儲(chǔ)存器等設(shè)備，由于儲(chǔ)存設(shè)備的物理屬性，需要為儲(chǔ)存設(shè)備恒溫、恒濕，且儲(chǔ)存空間需要遠(yuǎn)離磁場，避免磁感線對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存信息造成嚴(yán)重影響。在對(duì)設(shè)備升級(jí)管理工作開展時(shí)，需要定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱藏安全性能的問題，提高硬件設(shè)備的運(yùn)行安全性與可靠性，為事業(yè)單位檔案管理工作提供硬件設(shè)備保證與支持。

2.4 管理防護(hù)

在管理防護(hù)工作開展時(shí)，為充分發(fā)揮出管理工作的效能，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的事業(yè)單位管理制度，并成立相關(guān)的檔案管理工作小組，基于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的工作指導(dǎo)與調(diào)度，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作要求，提高檔案管理工作質(zhì)量。

領(lǐng)導(dǎo)管理小組開展相關(guān)問題時(shí)，需基于檔案管理工作實(shí)際遇到的問題開展相關(guān)決策，如檔案館的擴(kuò)建、信息系統(tǒng)的建設(shè)、機(jī)房的維護(hù)、防護(hù)系統(tǒng)的升級(jí)等，都需要納入事業(yè)單位年度預(yù)算工作當(dāng)中，保證檔案管理工作具有充足的經(jīng)費(fèi)支持。同時(shí)，將檔案信息安全管理工作的考核數(shù)據(jù)，計(jì)入到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子的年度考核體系當(dāng)中，基于具體的工作數(shù)據(jù)信息，對(duì)檔案管理職責(zé)進(jìn)行評(píng)定，相關(guān)失職人員必須嚴(yán)肅處理，確保事業(yè)單位檔案管理工作開展的整體質(zhì)量 。

2.5 法制完善

盡管我國已經(jīng)出臺(tái)了《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法規(guī)，但由于相關(guān)法律制度過于寬泛，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作沒有明確的界定，間接影響到事業(yè)單位檔案管理工作的有序提升。

為切實(shí)改變這樣的工作局面，需要國家立法部門認(rèn)真研究分析，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理立法的相關(guān)工作進(jìn)程。在對(duì)法律規(guī)范完善優(yōu)化時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)人員管理、設(shè)備管理、軟件配置等工作進(jìn)行細(xì)化約束，通過制定規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理工作開展的質(zhì)量與安全。

3 結(jié)束語

通過對(duì)某縣事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)還存在一些亟待解決的問題和不足。為此筆者提出了幾點(diǎn)改進(jìn)措施，希望可以為我國事業(yè)單位檔案管理工作的改革提供有益參考。

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