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        創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理工作的舉措分析

        2020-03-27 12:23:05吳安英
        卷宗 2020年3期
        關(guān)鍵詞:工作分析創(chuàng)新管理人事檔案

        摘 要:企業(yè)人事檔案管理工作,在企業(yè)管理中占據(jù)重要位置。本文主要對企業(yè)人事檔案管理工作存在弊病加以分析,并從多方面對企業(yè)人事檔案管理工作創(chuàng)新之策進(jìn)行研究。只有這樣,企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理工作才能得到優(yōu)化,對提升企業(yè)工作效率具有重要作用。

        關(guān)鍵詞:人事檔案;創(chuàng)新管理;工作分析

        伴隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步,市場內(nèi)部的競爭環(huán)境愈演愈烈,企業(yè)如何在復(fù)雜的社會(huì)背景環(huán)境下持續(xù)發(fā)展,不僅是企業(yè)工作難點(diǎn),更對企業(yè)的經(jīng)營與管理提出全新要求。對于企業(yè)的管理工作來說,企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作為企業(yè)管理重要構(gòu)成部分,甚至在一定程度上人事檔案管理工作決定著企業(yè)未來發(fā)展。

        簡單來說,企業(yè)之間的持續(xù)競爭為人才競爭,在企業(yè)的管理工作中,強(qiáng)化企業(yè)的人事檔案管理工作,可以準(zhǔn)確記錄不同人才簡歷、職務(wù)與學(xué)歷、升職等重要信息,亦能在文字上直觀呈現(xiàn)不同人才優(yōu)勢,對企業(yè)發(fā)展極為有利。但是傳統(tǒng)企業(yè)人才管理工作應(yīng)用時(shí)間較久,如何在新時(shí)代發(fā)展背景之下做好企業(yè)的人才管理工作,不僅是企業(yè)管理工作難點(diǎn),亦是本文重點(diǎn)研究內(nèi)容。

        1 企業(yè)人事檔案管理工作存在的弊病

        1.1 人事檔案管理工作未得到重視

        人事檔案管理工作并不能為企業(yè)帶來直觀經(jīng)濟(jì)效益,此種現(xiàn)象勢必會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的相關(guān)管理人員忽視企業(yè)人事檔案管理工作。對于部分企業(yè)來說,由于企業(yè)的人事檔案管理工作人員更換頻繁,甚至?xí)霈F(xiàn)無檔案管理人員“空窗期”[1],致使檔案管理工作呈現(xiàn)混亂局面。一旦出現(xiàn)此種問題,企業(yè)人事檔案管理工作不僅難以發(fā)揮自身作用,甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)管理工作出現(xiàn)諸多脫節(jié)問題。例如,部分企業(yè)員工基本資料遺失、損毀等,這些數(shù)據(jù)信息一旦出現(xiàn)遺失,難以證明企業(yè)職工的入職信息,很容易影響企業(yè)職工基本薪資、福利,甚至在出現(xiàn)人員變動(dòng)時(shí)影響企業(yè)員工養(yǎng)老保險(xiǎn)續(xù)交等問題。再加上企業(yè)管理人員不重視人事檔案管理工作,影響企業(yè)人事檔案管理工作人員的積極性,部分企業(yè)的人事檔案管理人員甚至認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要,在其崗即使出現(xiàn)“小差錯(cuò)”,只需發(fā)現(xiàn)時(shí)及時(shí)修正即可。此種管理現(xiàn)象及思想如不能得到及時(shí)解決,企業(yè)人事管理工作質(zhì)量難以提升,更不能在企業(yè)工作中,充分發(fā)揮自身工作重要性。

        1.2 人事檔案管理無完善制度

        現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展極為迅速,但是部分企業(yè)管理制度并沒有結(jié)合時(shí)代迅速發(fā)展背景對自身工作不足之處加以優(yōu)化,甚至很多企業(yè)的人事檔案管理工作依舊停留在傳統(tǒng)管理方式中,沿襲傳統(tǒng)管理模式;再加上企業(yè)發(fā)展迅速,原本手工人事檔案管理工作難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展變化需求,從而導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量不斷下降。例如在傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理工作中,因企業(yè)人事檔案管理制度不夠完善很容易導(dǎo)致職責(zé)混淆不清,部分工作人員在企業(yè)人事檔案管理工作中不能主動(dòng)承擔(dān)自身工作職責(zé),在具體人事檔案管理工作中出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象,出現(xiàn)“無責(zé)任人”[2]問題。對造成此現(xiàn)象原因加以分析,主要源于人事檔案管理制度不完善,不能在企業(yè)管理工作中對人事管理工作加以約束。管理制度不完善、管理方式落后,勢必會(huì)影響企業(yè)人事檔案管理工作優(yōu)化。

        2 企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新之舉

        2.1 強(qiáng)化人事檔案管理工作意識

        在企業(yè)的人事檔案管理工作中,應(yīng)提升企業(yè)管理者人事檔案管理意識,確保企業(yè)管理者能夠充分意識到人事檔案管理工作重要性。首先,作為企業(yè)管理人員,應(yīng)不斷提升自身綜合素質(zhì),為企業(yè)工作做出表率,不斷學(xué)習(xí)新知識、掌握全新管理方式,并為企業(yè)內(nèi)部不同崗位工作人員創(chuàng)建交流與學(xué)習(xí)空間。只有企業(yè)內(nèi)部正確認(rèn)知人事檔案管理工作重要性,才能在具體工作中提升人事檔案管理工作、充分調(diào)動(dòng)人事檔案管理工作人員積極性。因此在具體工作中,應(yīng)做好人員培訓(xùn)工作,企業(yè)可以聯(lián)合培訓(xùn)部門結(jié)合檔案管理工作最新變化,在工作中從制度、方式、設(shè)備使用等多種角度對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí),在培訓(xùn)前,應(yīng)制定完整的培訓(xùn)計(jì)劃,有意識強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理工作概念,確保人事檔案管理工作者明確自身工作重要意義。最后,企業(yè)管理者應(yīng)以本次培訓(xùn)為重點(diǎn),在培訓(xùn)完成后制定考核內(nèi)容,以小組競賽活動(dòng)創(chuàng)建“檔案管理小能手”,在活動(dòng)中將培訓(xùn)人員分為不同小組,在設(shè)備使用、理念掌握多方面進(jìn)行考察。在活動(dòng)中不僅能提升小組合作能力,更能根據(jù)競賽成績對培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)。

        2.2 構(gòu)建管理制度應(yīng)用全新管理方式

        企業(yè)人事檔案管理制度是規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作開展的重要基礎(chǔ)。在人事檔案管理制度細(xì)則構(gòu)建過程中,應(yīng)明確企業(yè)人事檔案管理工作人員的自身責(zé)任與義務(wù),規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作收集、整理、存檔等具體管理流程。嚴(yán)格的人事檔案管理流程,能夠?yàn)槠髽I(yè)人力資源管理工作提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù),只有這些數(shù)據(jù)精準(zhǔn)、有效、及時(shí)才能作為企業(yè)工作薪資待遇、獎(jiǎng)懲,職級調(diào)整等依據(jù),從而對企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整,實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理“以人定崗”,而不是“以崗定人”[3]。

        最后在企業(yè)人事檔案管理工作中,所存在的管理方式落后。要想進(jìn)一步提高企業(yè)人事檔案管理效率,企業(yè)應(yīng)主動(dòng)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),將企業(yè)人事檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合到一起,將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式,逐漸轉(zhuǎn)換為“云”管理模式。簡單來說,就是借助人事檔案管理系統(tǒng),此舉不僅能提升企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量,更能借助云檢索等相關(guān)功能跨時(shí)間跨區(qū)域查找所需人事檔案,從而實(shí)現(xiàn)人力資源共享,提升企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理效率與服務(wù)水準(zhǔn)。

        3 結(jié)束語

        對當(dāng)前企業(yè)人事管理工作進(jìn)行綜合考量,企業(yè)的人事管理工作在企業(yè)迅速發(fā)展過程中并沒有得到充分重視。因此,針對企業(yè)人事檔案管理制度不完善問題,在具體工作中企業(yè)一定要引入全新管理觀念并結(jié)合企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況,構(gòu)建完整的企業(yè)管理制度。只有結(jié)合多方面因素,對企業(yè)人事檔案管理工作加以優(yōu)化,才能提升企業(yè)人事檔案管理工作效率,進(jìn)一步為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]馬靜媛.人事檔案數(shù)字化管理分析[J].信息與電腦(理論版),2019,31(23):221-222.

        [2]閔定碧.新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(21):137-138.

        [3]蘇燕.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化淺析[J].勞動(dòng)保障世界,2019(24):65.

        作者簡介

        吳安英(1980-),女,漢,江蘇省無錫市,本科,畢業(yè)于長沙理工大學(xué),研究方向:檔案學(xué)。

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